Seguimiento, Control y Avance de Proyectos

Transcripción

1 1. SECCIÓN DE FIRMAS Autor (es): Nombre: Puesto: L. A. Adalberto Catalán Alcántara Coordinador Administrativo Firma y Fecha Revisión: Nombre: Ing. Jorge A. Catalán Alcántara Puesto: Gerente Administrativo Firma y Fecha Nombre: Puesto: Ing. Ignacio Ramírez Zarza Gerente de Operaciones Firma y Fecha Aprobación: Nombre: Puesto: I. Q. Juan Tobón Sandoval Resp. Sistema de Calidad Firma y Fecha Página 1 de 10

2 2. OBJETIVO Este procedimiento tiene como finalidad establecer los lineamientos para el Seguimiento, Control y Reporte del avance de los proyectos de SDLC. 3. ALCANCE Este Procedimiento aplica para todos los responsables de cualquier perfil que tengan a su cargo un proyecto de cualquier naturaleza y que laboren para la empresa SDLC Business Solutions, incluyendo el centro de trabajo actual y los que en el futuro se establezcan. 4. RESPONSABILIDADES Gerente Administrativo. Revisar y firmar este Procedimiento. Sugerir mejoras al Procedimiento. Gerente de Operaciones. Revisar y firmar este Procedimiento. Sugerir mejoras al Procedimiento. Responsables de Proyecto. Cumplir y aplicar los lineamientos de este procedimiento. Capacitar constantemente al personal a su cargo para adoptar este estándar. Mantener y extender este Procedimiento cuando sea necesario. Coordinador Administrativo. Elaborar y Actualizar procedimiento. Capacitar al personal que maneja proyectos. Responsable del Sistema de Calidad. Verificar que se cumplan los requisitos regulatorios y políticas internas de la organización. Verificar que se cumpla cabalmente con el procedimiento PO-ADM-01. Aprobar y firmar este Procedimiento. Página 2 de 10

3 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS No Aplica. 6. CONDICIONES GENERALES Todo seguimiento, control y reportes de avance, deben estar apegados a este Procedimiento. La periodicidad de presentación del Reporte de Avance Interno debe hacerse semanalmente, si no se puede hacer presencial, debe actualizarse el avance y enviarse al responsable del proyecto, quien debe actualizar las carpetas de administración del proyecto correspondientes. La frecuencia de presentación del Reporte de Avance Externo, se debe hacer 2 veces al mes o cuando menos 1 vez al mes, y la programación de este reporte de avance debe establecerse en el plan de trabajo. Queda estrictamente prohibido imprimir, copiar o reproducir parcial o totalmente cualquier Documento Controlado vigente, obsoleto o cancelado, por fotocopia o por cualquier otro medio. Queda igualmente prohibido extraer cualquier procedimiento de la empresa o comunicar su contenido a cualquier persona ajena a la misma, a excepción de alguna autoridad o cliente que lo solicite, previa autorización de alguna de las gerencias de la empresa. Página 3 de 10

4 7. PROCESO 7.1. DIAGRAMA DE FLUJO Reporte Avance interno Inicio Reporte Avance externo Actualización de Avance 7.2 Exportación de Datos 7.3 Crear/Actualizar archivo de reporte de avance 7.4 Gantt Actualización de Semáforos Externos 7.7 NO Uso Interno? SI Crear/Actualizar Avance Real 7.5 Actualización de Semáforos Internos 7.6 Conversión/ Entrega de Reporte PDF 7.8 Presentación? SI Elaboración/ Actualización de Presentación 7.9 NO Elaboración y emisión de Minuta 7.10 Fin Página 4 de 10

5 7.2. ACTUALIZACIÓN DE AVANCE Actualizar el archivo Microsoft Office Project o Gantt (A1-PO-ADM-01) con el porcentaje de avance real, esta información debe asentarse en el campo identificado como % completado bajo los siguientes criterios: El manejo de la planeación del proyecto tiene destinado el nivel 01 para el avance total del proyecto, el avance es calculado automáticamente por el programa Microsoft Office Project, por lo tanto; no debemos actualizar nada a este nivel. Actualizar el porcentaje de avance real, a las tareas de último nivel, es decir aquellas tareas que estén bajo la tutela de un nivel superior. Por ejemplo (en verde): 01 Nivel destinado al control total del proyecto 02 Microsoft Office Project actualiza automáticamente el avance 03 Microsoft Office Project actualiza automáticamente el avance 04 Actualizar la tarea con el porcentaje real de avance 04 Actualizar la tarea con el porcentaje real de avance 02 Microsoft Office Project actualiza automáticamente el avance 03 Actualizar la tarea con el porcentaje real de avance 03 Actualizar la tarea con el porcentaje real de avance 7.3. EXPORTACIÓN DE DATOS Exportar o extraer los datos del archivo Microsoft Office Project o Gantt Anexo A1 a un archivo de Microsoft Office Excel de trabajo o de paso, el detalle del proceso de migración de datos se encuentra especificado en el documento Instrucción de Trabajo IT-ADM-01. Los datos que se seleccionan desde Microsoft Office Project son los siguientes: Id Nombre de la Tarea Duración Página 5 de 10

6 Comienzo Fin % Completado Nombres de los recursos Resguardar el archivo Anexo A1 de acuerdo al procedimiento IT-CAL-03 Control de Versiones Finales de Documentos Entregables CREAR/ACTUALIZAR ARCHIVO DE REPORTE DE AVANCE Crear/Actualizar el archivo para el Reporte de Avance del Proyecto identificado como Anexo A2-PO- ADM-01, para lograr este objetivo, se toma como entrada el archivo generado en la exportación de datos (7.3. Exportación de Datos), este archivo de entrada se considera como de trabajo o de paso y no será considerado para retención. La secuencia de pasos para este proceso es: Seleccionar los datos del archivo de paso, desde la celda A1 hasta la celda que contenga el último dato. Realizar la instrucción de copiado (Copy). Ir al Anexo A2 y ejecutar la instrucción de pegado (Paste) en la primera hoja del Libro de Microsoft Office Excel identificado como Datos Exportados, automáticamente se actualizan los datos de la segunda hoja del Libro de Microsoft Office Excel identificada como Reporte de Avance. Actualizar las variables contenidas (Encabezado, pie de página, semáforos) en la hoja del Libro de Microsoft Office Excel Reporte de Avance. Formatear el contenido de la hoja del Libro de Microsoft Office Excel Reporte de Avance. Resguardar el archivo Anexo A2 de acuerdo al procedimiento IT-CAL-03 Control de Versiones Finales de Documentos Entregables CREAR/ACTUALIZAR AVANCE REAL Crear/Actualizar el archivo Anexo A3 (Administración de Proyecto) que servirá de base para el reporte de avance interno y para determinar información para la medición de la Evaluación del Desempeño. La secuencia de pasos es la siguiente: Crear/Actualizar el <Nombre del Proyecto>. Crear/Actualizar el <Nombre del Líder de Proyecto>. Crear/Actualizar el <Nombre del Cliente>. Página 6 de 10

7 Crear/Actualizar la Fecha del reporte de avance <DD-MMM-AAAA>. Dentro del campo Calendario, Crear/Actualizar los títulos de meses y semanas del proyecto. El área de Resumen General se actualiza automáticamente, por lo tanto no teclear datos aquí. El área de Actividades relevantes dentro del proyecto, ilustrar con imágenes aquello que se desee resaltar y que sea impactante para el proyecto. El área de Registro de Valores / Resultados solamente actualizar datos en el campo Real, el campo Plan no debe alterarse ya que se trata de valores planeados que son protegidos. Nota: Los valores del campo Plan serán establecidos por el Nivel Superior Jerárquico del responsable del proyecto. El área Problemas con impacto al Proyecto sirve para dar seguimiento a los problemas que se vayan presentando durante la ejecución y serán acumulativas en este reporte independientemente que ya se hayan solucionado Resguardar el archivo Anexo A3 de acuerdo al procedimiento IT-CAL-03 Control de Versiones Finales de Documentos Entregables ACTUALIZACIÓN DE SEMAFOROS INTERNOS Asignar colores a los semáforos resultantes del estado de avance del proyecto para reportar internamente y esta estandarizado bajo los siguientes colores: Actualizar los semáforos con los colores establecidos al archivo resultante del proceso 7.5 Crear/Actualizar Avance Real y se deja al criterio del responsable del proyecto la herramienta o técnica de pintado de semáforos. Página 7 de 10

8 7.7. ACTUALIZACIÓN DE SEMAFOROS EXTERNOS Asignar colores a los semáforos resultantes del estado de avance del proyecto para reportar externamente (Clientes) de acuerdo al estándar mostrado: Actualizar el semáforo de colores al archivo resultante del proceso 7.4 Crear/Actualizar archivo de Reporte de avance y se deja al criterio del responsable del proyecto la herramienta o técnica de pintado de semáforos CONVERSIÓN/ENTREGA DE REPORTE PDF Realizar un copiado en PDF del archivo resultante del paso 7.4 Crear/Actualizar archivo de Reporte de avance para considerarlo como entregable externo, para ello realizar los siguientes pasos: Dentro del programa Microsoft Office Excel seleccionar la opción Guardar como y escoger PDF o XPS. Asignar un Nombre de archivo en formato PDF. En el campo Tipo colocar el texto PDF (*.pdf). En Herramientas oprimir pestaña Publicar. Salir y corroborar la generación del archivo en PDF. Entregar el archivo en PDF a un usuario externo a través de correo electrónico o físicamente en medio magnético, cuando este sea solicitado o cuando las necesidades del proyecto así lo requieran. Este archivo no tendrá característica de retención ya que solamente se emite como necesidad para los clientes. Página 8 de 10

9 7.9. ELABORACIÓN/ACTUALIZACIÓN DE PRESENTACIÓN Elaborar/Actualizar la presentación de Power Point con las siguientes observaciones: Si hubo cambios en el organigrama del proyecto, actualizar el Slide correspondiente. Elaborar/Actualizar el avance a nivel tarea (Detalle) y los semáforos. Elaborar/Actualizar el avance general. Elaborar/Actualizar la lista de problemas. Elaborar/Actualizar el grafico que represente el avance real del proyecto. Elaborar/Actualizar la situación actual del proyecto Utilizar la plantilla o anexo A4-PO-ADM ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE MINUTA Elaborar la minuta que refleje la situación actual y los compromisos a cumplir, completando los requisitos del Anexo A5-PO-ADM-01, seguir los pasos mostrados abajo: Convertir la minuta del formato Microsoft Office Word a PDF. Enviar a todos los participantes en la reunión un ejemplar en formato PDF. Realizar el proceso de retención del documento Anexo A5-PO-ADM-01 de acuerdo al proceso de retención de documentos establecido. 8. REFERENCIAS/BIBLIOGRAFÍA No Aplica. 9. ANEXOS/DOCUMENTOS RELACIONADOS 9.1. Anexos Anexo 1 Archivo de Plan de Proyecto (Gantt). Anexo 2 Archivo de Reporte de Avance de Proyecto. Anexo 3 Archivo de Administración de Proyecto. Anexo 4 Archivo de Presentación de Avance de Proyecto. Anexo 5 Minuta. Página 9 de 10

10 9.2. Documentos relacionados IT-ADM-01 Exportación de datos de Microsoft Office Project a Microsoft Office Excel. PO-ADM-01 Política Integral. PO-CAL-01 Elaboración y Administración de Documentos Controlados. 10. HISTÓRICO DEL DOCUMENTO Versión Fecha de Aprobación 00 No Aplica Documento Nuevo Motivo del Cambio Página 10 de 10