EJECUTAR PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN CONTROL DE CAMBIOS. Descripción de la modificación

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4 EJECUTAR PLAN ANUAL DE CÓDIGO: AP VERSION: 02 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Actualización de acuerdo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos. Fecha de la Modificación 16/12/2014 2

5 EJECUTAR PLAN ANUAL DE CÓDIGO: AP VERSION: 02 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 NORMATIVA...4 GLOSARIO...4 CARACTERIZACIÓN...6 RESPONSABILIDADES...8 PROCEDIMIENTO...9 FLUJOGRAMA...13 FORMULARIOS

6 EJECUTAR PLAN ANUAL DE CÓDIGO: AP VERSION: 02 OBJETO Describir el procedimiento para la ejecución de las capacitaciones programadas y no programadas en el Plan Anual de. ALCANCE El procedimiento inicia con solicitud y recepción de propuestas de los proveedores de servicio de capacitación de acuerdo a lo aprobado en Plan Anual de o con la necesidad de solicitar una capacitación que esté fuera del Plan por parte del Responsable de la Unidad Requirente, y culmina con el registro de la asistencia del servidor al evento de capacitación. NORMATIVA Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP). Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público. Reglamento General para la Administración del Talento Humano de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Reglamento de, Adiestramiento y Desarrollo Profesional de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Código de Ética de los Servidores de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. GLOSARIO : Proceso orientado a adquirir o actualizar conocimientos, desarrollar competencias y habilidades de las y los servidores, con la finalidad de impulsar la eficiencia y eficacia de los procesos, y motivar el respeto de los derechos humanos, la práctica de principios de justicia, calidad, calidez, equidad y solidaridad. 4

7 EJECUTAR PLAN ANUAL DE CÓDIGO: AP VERSION: 02 Proveedor: Instituciones que ofrecen servicios de capacitación. Plan Anual de : Plan que consolida la programación de capacitaciones de un año determinado. Responsable del Proveedor del Evento: Persona encargada y comprometida en el desarrollo, dirección y evaluación del evento de capacitación. Responsable de la Unidad Requirente: Son los Intendentes o Directores de la diferentes Unidades que requieren el servicio de capacitación. Responsable de la Unidad Especializada: Son los Intendentes, Directores o Especialistas responsables de la diferentes Unidades Especializadas que tienen el conocimiento y la experiencia sobre el servicio de capacitación. Unidades Especializadas: Son las Intendencias y Direcciones que tienen relación directa, conocimiento técnico especializado y experiencia sobre la capacitación que se solicita. Para las necesidades de capacitación la unidad especializada será la Dirección Nacional del Talento Humano. Unidades Requirentes: Son las Intendencias y Direcciones que necesitan la capacitación (consultoría, desarrollo de programas, etc.). 5

8 CARACTERIZACIÓN 6

9 TIPO DE PROCESO Habilitante de Apoyo FECHA 03/12/15 MACROPROCESO Gestión Administrativa y Financiera VERSIÓN 02 PROCESO Administración del Talento Humano ELABORADO POR Ing. Daniel Mosquera SUBPROCESO Gestión de la APROBADO POR Ing. Jessica Ramírez PROCEDIMIENTO Ejecutar Plan Anual de CONTROLES INDICADORES: # de Capacitaciones ejecutadas/ # de Capacitaciones programadas #de capacitaciones no consideradas en el plan con respaldo presupuestario/ Número de capacitaciones ejecutadas NORMATIVA: Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP). Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público. Reglamento General para la Administración del Talento Humano de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Reglamento de, Adiestramiento y Desarrollo Profesional de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Código de Ética de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos. PROVEEDORES CLIENTES Responsables de las Unidades Requirentes Proveedores de servicios de capacitación ENTRADAS Propuestas de proveedores de capacitación Plan Anual de Aprobado. Requerimiento de necesidades de capacitación no contempladas en el Plan Anual de EJECUTAR PLAN ANUAL DE SALIDAS Asistencia del Servidor Registrad en el Módulo Servidores de la Institución Dirección Nacional del Talento Humano- TECNOLOGICOS: HUMANOS: Sistema de Talento Humano/ Módulo Director Nacional del Talento Humano. Intendente Nacional Administrativo y Financiero. Responsable de la Unidad Requirente.. Talento Humano. Servidor RECURSOS

10 EJECUTAR PLAN ANUAL DE CÓDIGO: AP VERSION: 02 RESPONSABILIDADES RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE Solicitar las necesidades de capacitación no programadas en el Plan Anual de. Recibe, analiza, propone los ajustes que sean necesarios y aprueba la propuesta de capacitación del proveedor. Genera el listado de participantes que asistirán al evento de capacitación. DIRECTOR NACIONAL DEL TALENTO HUMANO Revisar y firmar el informe técnico del evento de capacitación. INTENDENTE NACIONAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Revisar y aprobar el informe técnico del evento de capacitación. ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO 3 Solicitar a los proveedores de servicios de capacitación sus propuestas. Analizar el requerimiento de capacitación. Elaborar el informe técnico del evento de capacitación. Elaborar los términos de referencia del evento de capacitación. ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO Contactar y coordinar con el proveedor la programación y ejecución del evento de capacitación. Ingresar al Sistema de Talento Humano/ Módulo y realizar el registro del evento de, asistentes y registro de asistencia de los mismos. Recibir certificados de asistencia o aprobación de la capacitación efectuada y entregarlo a los servidores. 8

11 EJECUTAR PLAN ANUAL DE CÓDIGO: AP VERSION: 02 PROCEDIMIENTO EVENTOS DENTRO DEL PLAN ANUAL DE ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO 3 1. Solicita a los proveedores de servicios de capacitación sus propuestas, de acuerdo al Plan Anual de aprobado. 2. Remite propuestas de proveedores a los Responsables de la Unidad Especializada, para la revisión, ajuste y aprobación de contenido de la propuesta de capacitación. 3. Solicita listado de participantes que asistirán al evento de capacitación. RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE 4. Recibe, analiza, propone los ajustes que sean necesarios y aprueba la propuesta de capacitación del proveedor. 5. Genera el listado de participantes que asistirán al evento de capacitación. 6. Remite propuesta seleccionada y listado de participantes que asistirán al evento de capacitación al. ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO 3 7. Recibe propuesta seleccionada y listado de participantes que asistirán al evento de capacitación. 8. Elabora y remite el informe técnico 1 del evento de capacitación al Director Nacional del Talento Humano para su revisión y firma. DIRECTOR NACIONAL DEL TALENTO HUMANO 9. Recibe y revisa el informe técnico. 1 El informe técnico de la capacitación debe contener toda la información relativa para el evento: oferente, contenido, horario, lugar e inversión. 9

12 EJECUTAR PLAN ANUAL DE CÓDIGO: AP VERSION: Si existen observaciones en el informe, solicita las modificaciones al. Continúa con la actividad Si no está de acuerdo con la capacitación solicitada, rechaza el informe técnico y lo remite al (Responsable de la Unidad Especializada ) para su comunicación al Responsable de la Unidad Requirente. Fin del Procedimiento Si no existen observaciones y está de acuerdo, firma y remite el informe técnico al Intendente Nacional Administrativo y Financiero para la autorización del inicio de contratación. Continúa con la actividad 10. INTENDENTE NACIONAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO 10. Recibe y revisa el informe técnico Si existen observaciones, solicita las modificaciones al Director Nacional del Talento Humano. Continúa a la actividad Si no existen observaciones, aprueba y remite el informe técnico al. Continúa a la actividad 11. ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO Recibe el informe técnico aprobado. 12. Elabora los términos de referencia del evento de capacitación. 13. Remite el informe, y la propuesta del proveedor del evento de capacitación a la Dirección Nacional Administrativa - Unidad Adquisiciones/ Dirección Regional Administrativa y Financiera. Continúa con el procedimiento AP Preparar Adquisición. 14. Recibe y remite la documentación generada de cualquiera de los procedimientos AP Preparar adquisición o AP Adquirir bienes y servicios por ínfima cuantía, ya sea esta una resolución y contrato o una nota de pedido, al Talento Humano. ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO 15. Recibe la documentación de la contratación del Evento. 10

13 EJECUTAR PLAN ANUAL DE CÓDIGO: AP VERSION: Contacta y coordina con el proveedor de capacitación la programación y la ejecución del evento. 17. Elabora y entrega el listado de los servidores que asistirán al evento y los formularios AP F1 Evaluación de la al proveedor de la capacitación. 18. Ingresa al Sistema de Talento Humano/ Módulo 2 y realiza el registro del evento de. 19. Realiza la asignación de los servidores que deberán asistir a la capacitación a través del Módulo. SERVIDOR 20. Recibe la notificación de asistencia al evento de capacitación. 21. Asiste al evento de capacitación. ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO 22. Registra la asistencia de los servidores al evento de capacitación en el Sistema de Talento Humano - Módulo. Continúa con el Procedimiento AP Evaluar Capacitaciones Ejecutadas. FIN DEL PROCEDIMIENTO 2 En este módulo el usuario podrá generar consultas y reportes de acuerdo a las necesidades de la Dirección Nacional del Talento Humano. 11

14 EJECUTAR PLAN ANUAL DE CÓDIGO: AP VERSION: 02 EVENTOS FUERA DEL PLAN ANUAL DE QUE CUENTAN CON RESPALDO PRESUPUESTARIO 3 RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE 23. Solicita a la Unidad Especializada -, de la Dirección Nacional del Talento Humano, la necesidad de ejecutar capacitaciones no programadas en el Plan Anual de. ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO 3 () 24. Recibe y analiza el requerimiento de capacitación Si es un requerimiento que está debidamente justificado, continúa con la actividad Si es un requerimiento que no está debidamente justificado, comunica al Responsable de la Unidad Requirente la decisión tomada. Fin del Procedimiento. 3 Para las solicitudes que no cuentan con respaldo presupuestario, deberá ejecutarse lo descrito en el procedimiento AP Reformar Plan Anual de Contratación. 12

15 FLUJOGRAMA 13

16 Tipo de Proceso: Habilitante de Apoyo AP Ejecutar Plan Anual de Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera Proceso: Administración del Talento Humano Último cambio: 16/12/ :48:51 PM Versión: 02 Elaborado por 1: Ing. Daniel Mosquera Subproceso: Gestión de la Procedimiento: Ejecutar Plan Anual de AP Elaborar Plan Anual de Necesidad de capacitación no programadas Plan anual de aprobado Solicitar propuestas a los proveedores de capacitación Solicitar la necesidad de capacitaciones no programadas Responsable de la Unidad Requirente Propuestas de Recibir y remitir propuestas de proveedores de servicios de... Recibir y analizar el requerimiento de capacitación Solicitar listado de participantes Requerimiento justificado Requerimiento no está justificado Propuestas de Recibir, analizar y proponer ajustes a propuestas de... Responsable de la Unidad Requirente Comunicar la decisión tomada al Responsable de la U.R. Resultados comunicados Generar listados de los asistentes de la capacitación Responsable de la Unidad Requirente Propuestas de Remitir propuesta y listado de asistentes de l... Responsable de la Unidad Requirente Propuestas de Recibir documentación

17 Informe Técnico Elaborar el informe técnico del evento de capacitación Recibir y revisar el informe técnico Director Nacional del Talento Humano Existen observaciones No está de acuerdo con la capacitación No existen observaciones Solicitar las modificaciones Director Nacional del Talento Humano Rechazar y remitir informe para conocimiento Director Nacional del Talento Humano Firmar y remitir el informe técnico Director Nacional del Talento Humano Modificaciones solicitadas Informe rechazado y comunicado Informe Técnico Recibir y revisar el Informe técnico Intendente Nacional Administrativo y... Existen observaciones No existen observaciones Solicitar las modificaciones Intendente Nacional Administrativo y... Informe Técnico Aprobar y remitir el informe técnico Intendente Nacional Administrativo y... Documentación devuelta Recibir el informe técnico aprobado Términos de referencia Elaborar los términos de referencia Propuestas de Términos de referencia Remitir documentación a la Unidad Financiera Informe Técnico Documentación enviada AP Preparar Adquisición Documentación generada 15

18 Recibir y remitir la documentación Recibir y archivar documentación de la contratación Talento Humano 1 Listado de Servidores Contactar y coordinar con el ente proveedor Talento Humano 1 Entrega el listado de los servidores y los formularios Talento Humano 1 AP F1 EVALUACION DE LA Talento Humano Ingresar al Sistema y realizar el registro Talento Humano 1 Realizar la asignación de los servidores que deberán asistir Talento Humano 1 Recibir la notificación de asistencia al evento Servidor Asistir al evento de capacitación Servidor Talento Humano Registrar la asistencia en el Módulo Talento Humano 1 ejecutada AP Evaluar capacitaciones ejecutadas 16

19 FORMULARIOS 17 Dirección de Organización y Métodos

20 AP F1 EVALUACION DE LA 18