Manual de Procedimientos DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Transcripción

1 Manual de Procedimientos DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

2 Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia Cuautitlán Izcalli PROCEDIMIENTO REGISTRO DE INGRESOS

3 CONTENIDO 1. Objetivo 2. Alcance 3. Referencias 4. Responsabilidades 5. Definiciones 6. Insumos 7. Resultados 8. Interacción con otros procedimientos 9. Políticas 10. Desarrollo 11. Diagramación 12. Medición 13. Formatos e Instructivos 14. Simbología 15. Validación Página 1 de 11

4 1. OBJETIVO Verificar el correcto cobro y vaciado de los ingresos generados por los centros, clínicas y estancias infantiles, así como mantener un adecuado control de los mismos. 2. ALCANCE Mantiene una relación con todos los administrativos de las diferentes áreas del Sistema Municipal DIF por el cobró de las cuotas de los servicios que brinda esta institución, además de el recaudador, con los administrativos de los centros y con el conocimientos de dirección y presidencia del Sistema Municipal DIF. 3. REFERENCIAS Inciso VIII, Art. 49 del reglamento interno del Organismo Público Descentralizado de Asistencia Social de carácter Municipal Denominado Sistema Municipal para el Desarrollo Integral para la Familia, del Municipio de Cuautitlán Izcalli, Estado de México. Ley de ingresos Ley de responsabilidad de los Servidores Públicos 4. RESPONSABILIDADES El auxiliar Administrativo deberá: Capturar, y contabilizar los ingresos generados de las distintas áreas del Sistema Municipal DIF. El Encargado de Ingresos deberá: revisar y analizar el registro de ingresos. Página 2 de 11

5 5. DEFINICIONES - ESTADOS DE CUENTA: Documento emitido por el banco donde se registran todos los movimientos monetarios recaudados por el Sistema Municipal DIF - INGRESOS: Son los recursos que obtiene la institución por brindar sus servicios o por donaciones de personas o empresas. - BAUCHER. Documento expedido por una institución bancaria por concepto de un deposito - RESUMEN DE PÓLIZAS: Documento que comprenden el registro de los ingresos diarios. - TRANSFERENCIA BANCARIA: Modo de mover el dinero de una cuenta bancaria a otra. 6. INSUMOS - Carpetas con las pólizas de ingresos - Estados de cuentas - Resumen de Póliza 7. RESULTADO - Concentrado de ingresos diarios por centro y por concepto - Concentrado Global de Ingresos por póliza - Resumen global mensual de ingresos - Resumen de póliza - Concentrado de depósitos bancarios por fecha y cuenta - Un registro de ingreso actualizado Página 3 de 11

6 8. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS - Conciliación bancaria. - Registro de pólizas bancarias. 9. POLÍTICAS - Utilizar los lineamientos establecidos por el Sistema Municipal DIF. - Señalar o especificar los errores en la hoja de vaciado. - Especificar en la hoja de vaciado el servicio prestado. - Entregar las carpetas completas y armadas correctamente. - Especificar si existe alguna diferencia en las políticas. - Elaborar un resumen de pólizas por cada dos días de ingresos. - Indicar si existe diferencia en las pólizas. - Todo documento deberá de contar con autorización previa, es decir del Contador General y la Tesorería. Página 4 de 11

7 10. DESARROLLO No. 1 2 ÁREA ADMINISTRATIVA / OPERATIVA Auxiliar Administrativo de área de Ingresos Recepción del Encargado de Ingresos ACTIVIDAD Actualizar archivos para el mes a capturar de la siguiente forma: Guardar una copia del archivo con el nombre del mes a registrar. Borrar el vaciado de los datos del mes anterior. Actualizar el consecutivo del mes de registro. Especificar en la hoja de vaciado el servicio prestado, y así las Salvedades encontradas especificadas en la misma. 1. Capturar en el archivo de Ingresos el total del corte y el depósito del mismo dependiendo la cuenta donde se realizó cada ficha de depósito. 3 Auxiliar Administrativo de área de Ingresos 2. Posteriormente capturar cada hoja de vaciado de la siguiente forma: a. Capturar conforme al servicio prestado. b. En caso de Servicio Médico se detalla en diferentes rubros; que servicio médico se efectuó. c. En servicio dental; especificar qué atención se está brindando. d. Y así en cada servicio prestado. e. A si mismo se realiza el conteo de recibos expedidos por cada centro periférico, y de igual manera por cada servicio prestado. f. Al final de cada corte se revisara que exista coincidencia entre los ingresos, corte, y depósitos bancarios. 3. En caso de diferencias se registraran estas y se verificaran con las personas encargadas (Auxiliares) y se procederá a su pronta solución. 4. Al final del día que se captura y se verifica el total de cortes contra depósitos. 5. Al cierre de dos días se realiza una póliza, donde se engloban los diferentes servicios de acuerdo a las cuentas Página 5 de 11

8 4 Auxiliar Administrativo de área de Ingresos 5 Auxiliar Administrativo de área de Ingresos Auxiliar Administrativo de área de Ingresos Auxiliar Administrativo de área de Ingresos Auxiliar Administrativo de área de Ingresos Realiza el conteo de recibos expedidos por cada centro y por cada servicio prestado. Registra los depósitos de acuerdo a la cuenta bancaria. Que corresponda. Al final de cada corte se revisa que exista coincidencia entre los ingresos, corte, y depósitos bancarios. En caso de que se localice una diferencia verificar con las personas encargadas..al cierre de dos días se realizara un resumen de pólizas, donde se englobaran los diferentes servicios de acuerdo a la cuenta establecida por el OSFEM, un concentrado de ingresos por cada resumen de pólizas. Así como se acumularan en el resumen de ingresos del mes. Al final de cada resumen de pólizas que se capture se verifica el total de cortes contra depósitos, así como el cuadre del mismo hasta registrar 15 pólizas. Página 6 de 11

9 11.DIAGRAMACIÓN ENCARGADO DE INGRESOS INICIO ENCARGADO DE INGRESOS Actualizar archivos para el mes a capturar 1 2 Especificar en la hoja de vaciado el servicio prestado, y así las salvedades encontradas especificadas en la misma. 3 Especificar en la hoja de vaciado el servicio prestado, y así las salvedades encontradas especificadas en la misma. A Página 7 de 11

10 ENCARGADO DE INGRESOS ENCARGADO DE INGRESOS A 4 Capturar en el archivo de Ingresos el total del corte y el depósito del mismo dependiendo la cuenta donde se realizó cada ficha de depósito Registrar los depósitos de acuerdo a la cuenta bancaria que corresponda y de acuerdo a un color para su fácil identificación Posteriormente se ingresa cada póliza en el sistema contable PROGRESS 5.Al cierre de dos días se realizara un resumen de pólizas, donde se englobaran los diferentes servicios de acuerdo a la cuenta establecida por el OSFEM 6. Al final de cada resumen de pólizas que se capture se verifica el total de cortes contra depósitos, así como el cuadre del mismo hasta registrar 15 pólizas FIN Página 8 de 11

11 12. MEDICIÓN Actualización de archivos para el mes a capturar Registro de depósitos de acuerdo a la cuenta Bancaria X 100 = % Total de cortes contra depósitos. 13. FORMATOS E INSTRUCTIVOS NO APLICA. Página 9 de 11

12 14. SIMBOLOGÍA Símbolo Representa Inicio o término: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Línea continua: Marca el flujo de la información y los documentos o materiales que se están utilizando en el Área. Su dirección se maneja a través de terminar la línea con una pequeña línea vertical y puede ser utilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier actividad Inspección: El cuadro es utilizado como el símbolo de inspección, verificación, revisión o bien, cuando se examine una acción, un formato o una actividad, así como para consultar o cotejar sin modificar las características de la acción o actividad. Línea de comunicación. Indica que existe un flujo de información, la cual se realiza a través del teléfono. Fuera de flujo. Cuando por necesidades del procedimiento, una determinada actividad o participación ya no es requerida dentro del mismo, se utiliza el signo de fuera de flujo para finalizar su intervención en el procedimiento. Página 10 de 11

13 Página 11 de 11

14 Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia Cuautitlán Izcalli Manual de Procedimientos