PROCEDIMIENTO DE COMPRAS UNIVERSIDAD AUTONOMA U.A.M.

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1 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS UNIVERSIDAD AUTONOMA U.A.M. INTRODUCCION En el departamento de Compras y Almacén esperamos que este manual sirva como medio de orientación tanto al personal que labora en estas dependencias, como al personal que ingresa por primera vez a la UAM y así optimizar los recursos humanos con el objeto de obtener el máximo beneficio para la realización del as adquisiciones conforme a los lineamientos y objetivos de la Empresa OBJETIVO: Definir los procedimientos, establecer normas y responsabilidades para la adquisición de elementos devolutivos (activos fijos bienes muebles) y elementos de consumo que se adquieran para la Universidad Autónoma de Manizales y el envío de facturas y/o cuentas al Departamento de Contabilidad. ESTRUCTURA ORGANICA DEL AREA DE COMPRAS Y ALMACEN: Esta área esta conformada por cuatro (4) personas (en el momento) así: Un auxiliar de contabilidad que a su vez apoya la oficina de Compras y Almacén, un Auxiliar de Inventarios, un Jefe de Almacén y un jefe de Compras. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Las áreas responsables según anexo elaboran la requisición de compra, la cual debe estar previamente confrontada con el presupuesto del área. Debe ir firmada por el responsable del área. Compras: - Se recibe la requisición, si posee presupuesto y los espacios requeridos son debidamente diligenciados continua el proceso a almacén - Si no, se niega la solicitud de material o servicio con la nota aclaratoria del porque del rechazo. (En casos especiales se consulta con la Dirección Administrativa y Financiera sobre la posibilidad de realizar apropiación de presupuesto. Si no es aprobado por ninguna de estas áreas igualmente se devuelve con la observación respectiva.

2 Una vez aprobada la requisición pasa a almacén Almacén revisa stock de inventarios, si existe lo entrega; sino realiza la solicitud de compra. La solicitud de compra pasa a compras quien realiza la cotización con base en lass políticas establecidas en la UAM Una vez seleccionadas la s cotizaciones se pasa a elaborar orden de compra La orden de compra es enviada al proveedor para hacer efectivo el despacho de la mercancía Seguimiento de la orden de compra hasta su llegada a almacén. Una vez llegada la mercancía y la factura a almacén, ingresa la factura al sistema cambiando el estado de la orden de compra y la pone como atendida parcial o totalmente Políticas: - toda las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida por la oficina de compras, de lo contrario la universidad no se hace responsable del pago. Ninguna otra persona o área esta autorizada para realizar compras. - la requisición debe efectuarse por parte del área responsable del proyecto, en caso de involucrarse otra área deberá ir firmada por ambas áreas pero cargada al responsable del proyecto - compras debe gestionar la aprobación de las siguientes áreas dependiendo del tipo de compra así: - Todo lo relacionado con tecnología: coordinador de tecnología Todo lo relacionado con obras de planeación y adecuaciones físicas: coordinadora de planeacion física Compras ESPECIALES relacionadas con la academia: dirección académica Compras ESPECIALES relacionadas con el área administrativa: dirección administrativa Compras Mercadeo (Publicidad radia, escrita etc Coordinador de Mercadeo - las requisiciones de elementos y materiales de consumo frecuente, par el normal desempeño de las actividades ( ferretería, cafetería, aseo y materiales especiales de cada área) deberán hacerse los primeros 5 días de cada mes. La papelería se debe solicitar del 15 a 20 de cada mes para ser entregada los primeros días del mes. - no podrán incluirse en una misma requisición elementos de consumo con muebles y equipos - solamente el almacena esta autorizado para recibir los pedidos y las facturas respectivas. En caso de que la mercancía sea entregada en otro

3 lugar que no sea almacén, deberá estar presente una persona del equipo de compras de lo contrario la universidad no se hace responsable - las restricciones de compras hechas a miembros de la UAM y sus familiares serán analizadas según cada caso por el comité de respectivo. - En caso de ser aprobada la requisición será enviada al almacén para hacer entrega del pedido o para la solicitud de compra PROCEDIMIENTOS: 1. REQUISICION DE MATERIALES 1.1. DEFINICION: La Requisición de Materiales (RQ) es el documento por medio del cual se comunica al Almacén los requerimientos de elementos de consumo al igual Que los activos de acuerdo con la necesidad de alguna dependencia de la UAM. Todos los requerimientos de consumo y/o devolutivos, deben ser solicitados en el Almacén mediante REQUISICIÓN DE MATERIALES, la cual debe tener en cuenta:. Persona que solicita. Departamento. Fecha en que formula la requisición. Centro de Costos: nombre y código Número (Que asigna el almacén). Cantidad requerida. Código del artículo: si existe, de lo contrario el almacén lo asigna. Descripción: clara, precisa y detallada del material solicitado. Unidad de medida (pieza, metros, cajas, litros, kilogramos, galón u otras). Nombre y firma de: solicitado (solicitante)- aprobado (responsable del área)- tramitado (almacén). Autorizado para compras especiales: dependiendo de materialidad e importancia de la requisición.. Observaciones: (Sugerir un proveedor, hacer referencia a el rubro presupuesta) Observaciones solicitante: espacio para ubicar comentarios del solicitante sobre le requerimiento, necesidad explicita asignación presupuestal, proveedor sugerido Observaciones compras: espacio designado para hacer aclaraciones, este se encuentra a cargo de los responsables de autorizar o negar la compra según materialidad e importancia El proceso de estudio y análisis de la requisición se iniciará a partir de la fecha de recibo de la misma en el Almacén de acuerdo al número asignado, para lo

4 cual deberá diligenciarse en original (Almacén) y copia (solicitante) para hacer seguimiento de la misma. NOTA: No podrá incluirse en una misma requisición elementos de consumo y activos, en el espacio de observaciones deberá anotarse las prioridades de compra de los elementos solicitados. En ningún caso deberá diligenciarse requisición por elementos solicitados con requisición anterior que no haya sido atendida por el Almacén; en la eventualidad de presentarse esta situación, no se dará validez a requisiciones posteriores, para lo cual se solicita hacer seguimiento a la requisición inicial. 1.2 Antes de autorizarse una compra, deben evaluarse los siguientes aspectos: ASPECTO RESPONSABLE Prioridad y naturaleza de la solicitud. Duplicidad, complemento y/o sustitución Con otras solicitudes Correcta elaboración de la Solicitud interna De compra Correcta asignación presupuestal Correcta elaboración de la Orden De Compra Director, Coordinador o Jefe de Departamento Jefe de Almacén Jefe de Almacén Jefe de Presupuesto Jefe de Compras 2. SOLICITUD INTERNA DE COMPRA 2.1 DEFINICION La Solicitud Interna de Compra es el documento por medio del cual, el Almacén comunica al Departamento de Compras las necesidades de compra de acuerdo con las requisiciones recibidas y a su vez garantizar el stock mínimo de inventarios ORIGEN DE LA SOLICITUD INTENA DE COMPRA Artículos de existencia normal en el Almacén La elaboración de las solicitudes es responsabilidad del Jefe, con base en listados actualizados, cada vez que los artículos lleguen a su punto de pedido.

5 Para esto deben revisar constantemente los registros de existencias de dichos artículos Artículos que no son de existencia normal en el Almacén Estas solicitudes las origina el Jefe de Almacén, previa requisición del área interesada REQUISITOS PARA SU ELABORACION: Todos los materiales a comprar con cargo a cualquier centro de costos, deben ser adquiridos mediante SOLICITUD INTERNA DE COMPRA incluyendo las compras efectuadas con fondos de cajas menores Las solicitudes de compra deben elaborarse completamente (ver anexo Solicitud Interna de Compra) Las solicitudes internas de compra deben elaborarse en original y copia así: Original: Departamento de Compras Copia: Almacén de Materiales 2.4 Creación de Códigos para Artículos Nuevos: Los códigos correspondientes a artículos nuevos deben ser asignados por el Jefe de Almacén únicamente previo conocimiento del jefe de Compras Tanto la solicitud interna de compra como la orden de compra deben contener el código de todos los artículos que se requieran. SOLICITUD DE COTIZACION Puede hacerse vía telefónica, fax o Internet, según los datos inherentes a lo solicitado en la requisición. 3. REQUISICION DE SERVIVIO. 3.1 DEFINICIÓN La Requisición de servicio es el documento por medio del cual alguna dependencia de la Universidad comunica al Departamento de Compras las necesidades de reparaciones, mantenimientos o prestación de servicios (elaboración externa de papelería, trabajos de tipografía, alquiler de equipos, reparaciones).

6 La requisición de servicio debe llevar firma del solicitante y firma autorizada al igual que la requisición de material para su estudio y trámite correspondiente en el Departamento de Compras. El proceso de estudio y análisis de la requisición se iniciará en la fecha de recibo de la misma en el Departamento de Compras de acuerdo con el número asignado, para lo cual deberá diligenciarse en original y una copia así: Original para Contabilidad y la segunda copia para Almacén. La requisición de servicio debe elaborarse completamente (ver anexo Requisición de Servicio) 4. COTIZACIONES 4.1 DEFINICION Las cotizaciones son el mecanismo por medio del cual los proveedores, previa solicitud, informan la disponibilidad de la mercancía para la venta de acuerdo con las condiciones y precios determinados. Esta información sirve de base a la Universidad para asignar la compra. 4.2 ASPECTOS GENERALES Las Cotizaciones se deben referir a elementos con idénticas referencias, marcas, especificaciones técnicas comparables etc. Se deben considerar aspectos tales como: responsabilidad del proveedor frente al IVA, (Régimen Común o simplificado), fletes, etc. aspectos estos que aumentan el costo de los artículos solicitados. 5. REGISTRO DE PROVEEDORES 5.1 DEFINICION Por medio de este registro se inscriben los proveedores, que cumplen con los requisitos establecidos, con el objeto de mantener clasificadas las personas naturales o jurídicas que se puedan considerar como proveedores. 5.2 Normas Generales El departamento de compras debe registrar la inscripción de proveedores locales enviando al departamento de contabilidad la información requerida para la inclusión en el registro interno de proveedores (terceros) Igualmente debe informar las modificaciones o adiciones de sanciones o suspensión de proveedores en el registro interno. información, 5.2 Requisitos para la Inscripción de proveedores

7 Los proveedores para ser admitidos, deben acreditar los siguientes requisitos: a. Nombre y apellido del proponente ó razón social de la persona jurídica y número de identificación tributaria NIT ó Cédula de Ciudadanía. b. Domicilio, dirección, teléfono, fax y ciudad. c. Certificación de algunos clientes d. Tipo de Proveedor e. Presentar fotocopia del RUT 6. ORDEN DE COMPRA 6.1 DEFINICION: La Orden de Compra es el documento con el cual se contrata con terceros el suministro de materiales, insumos, devolutivos y activos 6.2 Procedimiento para la elaboración Toda adquisición de materiales e insumos debe efectuarse mediante Orden de Compra elaborada por el jefe de Compras previo recibo de la correspondiente solicitud de compra, estudio y aprobación de la cotización. Ninguna otro dependencia puede hacerlo. Las Ordenes de Compra se elaboran en original y dos copias así: Original : Proveedor Primera copia : Oficina de Compras Segunda copia: Almacén 6.3 Normas Generales Toda compra de artículos deberá efectuarse a través del Jefe de Compras, si es realizada por otro persona no autorizada, esta se hará acreedora a las sanciones disciplinarias del caso y la Universidad Autónoma de Manizales no se hará cargo del bien adquirido Cuando sea necesario la importación, una vez aprobada la compra es responsabilidad del área de Compras adelantar todos los trámites de envió, nacionalización y pago de la importación etc Se convocara un comité de compras, cuando la Dirección Administrativa y Financiera considere necesario previo análisis del volumen y valor de la compra o cuando no se tenga partida presupuestal. 8. RECEPCION Y COMPROBACION DE MATERIALES Y SUMINISTROS 8.1 Esta función es principalmente de Almacén, quien debe verificar las entregas que hacen los proveedores.

8 8.1.2 Normas Generales El Almacén debe verificar el contenido de la Orden de Compra contra la factura o documento de entrega del proveedor para cerciorarse de que es los que se consigno en la Orden de Compra y que no hay faltantes, fallas, cambios de referencias, valores, especificaciones. Si el material no cumple con las especificaciones técnicas, referencias; por consiguiente no se aprueba la Entrada al Almacén será devuelta al proveedor por cuenta y riesgo de este. Este trámite es responsabilidad del jefe de Almacén Cuando los artículos requeridos sean muy especializados, deben llevar el V.B. del solicitante al momento de recibir. 9. ENTRADA DE ALMACÉN 9.1 DEFINICION Es del documento por medio del cual se incorporan los materiales y suministros a los inventarios de la Universidad Autónoma de Manizales. Es el documento que da lugar a los registros contables. Las compras menores por Caja Menor no tendrán ingreso físico por Almacén de Materiales, pero deben llevar el Vo.Bo. del Coordinador de área. 9.2 Procedimiento para su elaboración Después de aprobada la recepción de la mercancía, el Almacén elabora la entrada correspondiente. La elaboración del ingreso se hace con base en la Información de la Orden de Compra disponible en sus archivos, por lo tanto se debe tomar el número de la respectiva Orden de Compra y se digitan las cantidades recibidas Las entradas de Almacén se deben elaborar en original y copia: Original Copia : Almacén : Departamento de Contabilidad 10. TRASLADO CONSUMO TRASLADO PRESTAMO 10.1 DEFINICION Es el documento con el cual el Almacén hace entrega a los usuarios de los artículos incorporados al inventario. Genera la contabilización correspondiente (gasto).

9 Traslado préstamo es el documento con el cual el Almacén de materiales hace entrega a los usuarios, quienes se responsabilizan del uso correcto y de su debida conservación de los activos fijos El traslado consumo se elabora en original y dos copias así: Original Primera copia Segunda copia : Solicitante : Almacén : Departamento de Contabilidad El traslado préstamo se elabora en original y dos copias así: Original Primera copia Segunda copia : Solicitante : Almacén : Control Activos Fijos La información solicitada en el formato debe especificar: a. Fecha del inventario: cuando se trate de un activo. Es responsabilidad del Control de Activos. b. Código del artículo 11. CERTIFICADO DE MOVILIZACION Y PRESTAMO DE EQUIPOS 11.1DEFINICION Es el documento mediante el cual se controla el paso por las porterías de los activos que van en préstamo de un lado a otro de la UAM El certificado de movilización y préstamo se elabora en original y una copia así: Original Copia : Solicitante o quien realice el movimiento : Almacén ó Dependencia que preste 11.2 Normas Generales Los artículos de Almacén solo se podrán entregar cuando estos hayan sido legalizados con la correspondiente Entrada de Almacén Los egresos deben ser elaborados por el Almacén, simultáneamente con la entrega del material, para lo cual se exigirá la firma de recibido del solicitante. 12. TRAMITE DE CUENTAS Y FACTURAS 12.1 Información necesaria para el trámite de pagos

10 Original y copia de la factura y/o cuenta de cobro, debidamente diligenciado. Nunca podrá efectuarse el pago con fotocopia de factura y/o cuentas de cobro Copia de la Entrada de Almacén para elementos de consumo, activos y devolutivos Los precios y demás condiciones de venta registrados en la factura deben coincidir con lo estipulado en la Orden de Compra Cuando se trate de pagos de facturas y/o cuentas de cobro por prestación de servicios, debe ir acompañada de una copia de la Orden de servicio y la aprobación de al persona que verificó la prestación de este Procedimiento para Trámite de Pagos Toda factura o cuenta de cobro por compra de artículos, por reparaciones y mantenimientos, es recibida en el Almacén donde se radican, e ingresan para ser remitidas a Contabilidad con sus respectivos anexos Las facturas y cuentas de cobro deben ser enviadas por el Departamento de Contabilidad con sus respectivos anexos a Tesorería para su respectivo pago.