ELABORACIÓN DE INFORMES Y PANELES EN EL SISTEMA CRM SALESFORCE

Transcripción

1 ELABORACIÓN DE INFORMES Y PANELES EN EL SISTEMA CRM SALESFORCE 1

2 ÍNDICE Página Objetivo General....3 Módulo I SISTEMA CRM - SALESFORCE Qué es? Cómo ingresar? Módulo II Elaboración de Informes y Paneles 1.- Concepto de Informe y Panel Mapa Conceptual Diagrama de Flujo Proceso para la Elaboración de Informes Proceso para la Elaboración de Paneles

3 OBJETIVO GENERAL Qué el usuario conozca o refuerce sus conocimientos referentes a qué es el sistema CRM - SALESFORCE, como ingresar al mismo, los campos que contiene un ticket así como el proceso para la elaboración de los informes necesarios para el desarrollo de sus actividades. 3

4 MÓDULO I SISTEMA CRM - SALESFORCE 4

5 Qué es? CRM - Customer Relationship Management Salesforce (que adaptada su traducción a la función gubernamental, pudiera traducirse como Administración de Relaciones con el Ciudadano), es una estrategia utilizada para enviar y gestionar información a distintas Dependencias así como a sus distintas áreas, permitiendo optimizar recursos y tiempo. Con el uso del CRM, se asegura la satisfacción y cumplimiento de su objetivo, gracias a la mejora de los procesos en tiempo real. 5

6 Cómo ingresar? 1.-Desde la barra de navegación de internet, teclee la siguiente dirección y dé click en la flecha verde (buscar). 2.-Ingrese en usuario: el asignado y su contraseña. Después dé click en Login o presione la tecla Enter. 6

7 MÓDULO II ELABORACIÓN DE INFORMES Y PANELES 7

8 1.- CONCEPTO DE INFORME Y PANEL Un Informe es el resumen de información agrupado en filas y columnas organizadas que cumplen determinados criterios acorde a las necesidades del usuario. Un informe te muestra los datos en formatos fáciles de comprender y compartir las perspectivas resultantes, permitiéndole tomar decisiones fundamentadas. Un Panel es la representación gráfica de un Informe previamente generado, ya sea de tipo Resumen o Tabular. 8

9 2.- MAPA CONCEPTUAL Cómo crear un informe 9

10 2.- MAPA CONCEPTUAL Cómo crear un panel 10

11 3.- DIAGRAMA DE FLUJO Cómo crear un informe 11

12 3.- DIAGRAMA DE FLUJO Cómo crear un panel 12

13 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES Paso 1.- Identifica los campos que se utilizarán para la elaboración del Informe (encerrados en rojo). Como ejemplo se muestra ticket en vialidad secundaria. 13

14 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES Paso 1.- Identifica los campos que se utilizarán para la elaboración del Informe (encerrados en rojo). Como ejemplo se muestra ticket en vialidad secundaria. 14

15 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES Paso 1.- Identifica los campos que se utilizarán para la elaboración del Informe (encerrados en rojo). Como ejemplo se muestra ticket en vialidad secundaria. 15

16 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES Paso 2.- Da clic en la ficha Informes, para que ingreses a la pantalla Informes y paneles ; posteriormente da clic en el botón Informe nuevo. 16

17 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES Paso 3.- Da clic en el signo de más (+) de la carpeta de Informes de servicio de atención al cliente y elige la opción de Tickets, da clic en el botón Crear. a) Da clic en el signo de más (+) para desplegar la lista de opciones a elegir. b) Elije la opción Tickets. c) Da clic en el botón Crear. 17

18 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES Paso 4.- Visualizarás 3 secciones: Campos, Filtros y Vista previa, utiliza las secciones Campos y Filtros para seleccionar, arrastrar y filtrar la información que requieras. a) Teclea sobre la barra de búsqueda el nombre de cada uno de los campos querequieres para realizar tu Informe. (Visualizarás que en la parte inferior se mostrarán las opciones a elegir con las letras tecleadas). b) Selecciona y arrastra cada campo a la sección Filtros hasta que el campo te lo marque con un cuadro verde con palomita. 18

19 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES Paso 4.- Visualizarás 3 secciones: Campos, Filtros y Vista previa, utiliza las secciones Campos y Filtros para seleccionar, arrastrar y filtrar la información que requieras. c) Da clic en la lupa para Selecciona e Inserta la opción según corresponda al valor del campo que deseas filtrar. d) Una vez insertado el valor, da clic en el botón Aceptar para aplicar el filtro. NOTA: Realiza el proceso anterior para cada uno de los campos que utilizarás como filtro. 19

20 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES Paso 5.- En la sección Vista previa, da clic en el botón Mostrar y selecciona Detalles para que veas los mismos. Paso 6.- Da clic en el botón Eliminar todas las columnas para que limpies los detalles generados anteriormente. Nota: Te mostrará un mensaje preguntando si estas seguro de querer borrar las columnas, presiona el botón Aceptar. 20

21 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES Paso 7.- En la sección Campos registra en el buscador el nombre de cada uno de los campos que requieres aparezcan en la sección Vista previa. Selecciona y arrastra cada campo a la sección Vista previa hasta que el campo te lo marque con un cuadro verde con palomita. Paso 8.- En la sección Vista previa, da clic en el botón Formato tabular para que elijas la forma en que deseas se visualice el informe, y reacomoda los campos acorde a tus necesidades. 21

22 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES TABULAR. Organiza la información por columnas. RESÚMEN. Permite agrupar la información por categoría, usando uno de los campos que colocamos en la sección Vista previa, mostrando tickets totales por categoría y de manera general. Utilizando este tipo de formato, la información resultante se puede utilizar para crear un Panel. 22

23 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES MATRIZ. Permite agrupar y resumir datos tanto por filas como por columnas, mostrando tickets totales por categoría y de manera general. Se puede utilizar para crear un Panel. 23

24 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES Paso 9.- Da clic en el botón Guardar para registrar el nombre del informe, así como su descripción; posteriormente selecciona el botón guardar y ejecutar informe para que puedas visualizarlo. a) Da clic en el botón Guardar. b) Visualizarás el siguiente recuadro, registra el nombre del informe. Coloca una breve descripción de lo que trata el informe. c) Selecciona el botón Guardar y ejecutar informe para que lo visualices. 24

25 4.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES Visualización del Informe En caso de requerir modificar los datos del Informe, presiona el botón Personalizar. 25

26 5.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE PANELES Paso 1.- Da clic en la ficha Informes, para que ingreses a la pantalla Informes y paneles ; posteriormente da clic en el botón Panel nuevo. 26

27 5.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE PANELES Paso 2.- Visualizarás como aparece activado el botón Componentes, selecciona el tipo de gráfico que requieres y arrástralo a la primera sección del lado derecho. (Puedes crear varios gráficos en un mismo Panel). 27

28 5.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE PANELES Suelta el cursor cuando aparezca el gráfico con cuadro verde y palomita. Visualizarás como aparece de la siguiente forma: 28

29 5.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE PANELES Paso 3.- Da clic en el botón Orígenes de Datos y realiza la búsqueda del informe que requieres graficar. Paso 4.- Selecciona y Arrastra el nombre del informe a la sección donde aparece el gráfico y suelta el cursor cuando aparezca el cuadro verde con palomita. 29

30 5.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE PANELES Paso 5.- Registra el título que llevará tu gráfico y en caso de requerirse registra también encabezado y pie de página. (Si necesitas realizar adecuaciones al formato del gráfico, da clic en la llave que aparece en el mismo). Da doble clic sobre la leyenda Modificar título y teclea el título con el que nombrarás el gráfico. * NOTA: En caso de ser necesario, da clic sobre la llave para abrir el Editor de componentes y realizar adecuaciones al formato del gráfico. Ver la siguiente diapositiva. Da doble clic sobre las leyendas Modificar encabezado * y Modificar pie de página en caso de que requieras documentarlos. 30

31 5.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE PANELES En el Editor de componentes puedes darle un formato personalizado a tu Panel: 1.- Selecciona un tipo de gráfico distinto. En la sección Formato puedes: 2.- Ordenar la representación de los datos en el gráfico de forma ascendente o descendente por el valor numérico o por orden alfabético. 3.- También puedes colocar la descripción de cada color (leyenda) abajo, a la derecha o sobre el gráfico NOTA: Una vez se halla terminado de dar formato al Panel, da clic en el botón Aceptar. 31

32 5.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE PANELES Paso 6.- Da clic en el botón Guardar para registrar el título del panel y elije la carpeta donde requieres se guarde; posteriormente selecciona el botón Guardar y ejecutar Panel para que puedas visualizarlo. a) Da clic en el botón Guardar. b) Registrar el título del panel y elije la carpeta donde requieres se guarde. c) Da clic sobre el botón Guardar y ejecutar Panel para guardar y visualizar el Panel. 32

33 5.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE PANELES Visualización del Panel Botón Modificar. Sirve para ingresar al formato del Panel y realizar modificaciones. Botón Duplicar. Sirve para crear otro Panel con las mismas características, y puedes realizar modificaciones ya que ingresas al formato del Panel. (Las modificaciones que realices no se aplican al primer Panel). Botón Actualizar. Sirve para actualizar la información contenida en el o los informes que hallas utilizado en la creación del Panel; recuerda que los tickets están en seguimiento y los valores cambian dependiendo del momento en que se actualiza la información. 33

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35 CONTROL DE CAMBIOS NIVEL DE VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 0 Creación del Manual de usuario. Febrero Eliminación del formato de vialidad secundaria e integración del Mapa Conceptual y Diagrama de Proceso. Noviembre