DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

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1 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Vinculación de Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Carnetización de egresados Solicitud personal Descripción de actividades - Carnetización de egresados Solicitud personal Diagrama de flujo - Carnetización de egresados Solicitud por página web Descripción de actividades Carnetización de egresados Solicitud por página web Diagrama de flujo Carnetización de egresados Solicitud en eventos Descripción de actividades - Carnetización de egresados Solicitud en eventos DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Vinculación de 1. OBJETIVO Prestar el servicio de carnetización a los egresados para que puedan acceder fácilmente al campus a través de los molinetes, como todos los miembros de la comunidad uniandina. 2. ALCANCE El proceso inicia con identificación de asistentes de la siguiente cohorte, con solicitud por parte de los egresados, ya sea personal, por la página web o durante eventos; y concluye en el momento en el que el egresado recibe el carné en físico. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Lineamientos Tiempos en Carnetización personal en ventanilla: - Tiempo de atención personal promedio: 7 minutos por persona Tiempos estimados para Carnetización por solicitud en página web: - Tiempo para descargar Archivo de Solicitudes web: 5 días hábiles desde el día de envío por parte del egresado - Tiempo de impresión de carnés: 2 días hábiles a partir del envío de archivo a validar por parte de Seguridad - Tiempo de envío de paquetes a egresados: 3 días hábiles a partir del día de recibo de los plásticos impresos por parte de Seguridad - Tiempo total de proceso: 10 días hábiles Tiempos en Carnetización en eventos: - Tiempo de atención por persona: 4 minutos Manual de estándares y calidad de datos en y Manual de procedimientos y políticas: Son la guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de y son publicados en el Share Point de la Vicerrectoría para consulta de los funcionarios interesados cuando se requiera. Estación de Carnetización: La máquina portátil de impresión de carnés, así como los insumos tienen prioridad de uso para la Vicerrectoría de Desarrollo y. Por acuerdo mutuo, se encuentran bajo la administración de la Jefatura de Seguridad y Servicios Básicos. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Vinculación de 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Jefe del Programa de Uniandino siempre Responsabilidades Gestor Base de Datos: Validar el proceso y llevar estadísticas del servicio. : Para la carnetización por solicitud personal: Se registra directamente en Salesforce generando un caso por egresado, adjuntando en cada uno los soportes correspondientes de autorización de uso de datos y la fotografía. Para la carnetización en eventos: Se presta el servicio individual de carnetización y se realiza una sola carga en Salesforce de los soportes de autorización de uso de datos y fotografías. En este caso es necesario archivar cada fotografía con el enlace del perfil de cada egresado atendido, ya que no se crea un caso por egresado. Para las solicitudes web: Consolidar la solicitud de carné y la carpeta de fotografías, y enviar al responsable en el departamento de Seguridad para validación, impresión y activación. Programar el envío de estos carnés y confirmar recibido 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 4.3. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados Solicitud personal 4.4. Descripción de actividades - Carnetización de egresados Solicitud personal ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de carné personal en oficina de atención a egresados Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado Carné de egresado en físico Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Vinculación de ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Solicitar el carné personalmente El egresado solicita carné personalmente en la oficina de atención a egresados. 2 Verificar si tiene o no carné Verificar si el egresado tiene carné expedido anteriormente con base en el número de cédula, el código Uniandes o los nombres completos. 3 Verificar tipo de solicitud En caso de que en el sistema aparezca un registro del egresado con carné, se indaga qué tipo de solicitud es: 1. Cambio 2. Reposición 4 Registrar en Se registra en la solicitud si es por reposición, para llevar un control del número de plásticos entregados por egresado. 5 Actualizar datos Se actualizan datos personales y datos laborales del egresado. Ingresar todos los datos según lo establecido en manual de estándares banner. 6 Generar caso en Salesforce Se registra en el sistema un caso de visita del egresado incluyendo el tipo de solicitud y su estado ( en trámite : cuando el carné se está generando pero aún no ha sido entregado, o resuelto : cuando el carné ya ha sido entregado al egresado). En este caso, al final del día, el estado de las solicitudes personales es resuelto. Salesforce CRM 7 Diligenciar formatos de solicitud Se deben diligenciar dos formatos: 1. Solicitud y entrega de carne 2. Autorización de uso de datos personales 1- Formato de solicitud 2- Formato de autorización de datos 8 Registrar formato de autorización de uso de datos Escanear formato de autorización de datos, cargarlo a salesfoce y archivar el documento físico. Salesforce CRM 9 Registrar datos de carné y tomar foto Se registran los datos del carné: nombre, cedula, grado (solo uno), año de grado. Y se toma y edita la foto para el software de la estación de carnetizazión. Datacard 10 Archivar foto La foto se archiva con un número de serial en Salesforce, como un Salesforce CRM Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Vinculación de Verificar acceso a servicios virtuales Reactivar Imprimir y activar carné 14 Recibir carné documento adjunto en el caso de visita del egresado. Se verifican servicios: 1. El estado de la cuenta de correo electrónico del egresado: activa o inactiva. 2. Los demás servicios de interés del egresado. Se crea o reactiva la cuenta en el portal web de egresados. Al finalizar, se verifica la correcta activación con el acceso a servicios virtuales. Se imprime del carné. Una vez impreso, el carné queda automáticamente activado. Auxiliar Administrativo en departamento de Seguridad y Portal de y Portal de Datacard Carné El egresado recibe en sus manos su carné físico. Carné 4.5. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados Solicitud por página web 4.6. Descripción de actividades Carnetización de egresados Solicitud por página web ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de carné de egresado a través de la página web Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado Carné de egresado en físico Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Solicitar carné vía web El egresado envía la solicitud del carné a través de la página web de egresados Adicionalmente deben incluir la siguiente información: Nombre completo Cédula Grado Fotografía Página web de Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Vinculación de 2 Descargar archivo de solicitudes y fotos Cada 5 días hábiles se descargan del sistema en Excel, todas las solicitudes reportadas y el archivo completo de fotos de los egresados del Sistema de Administrador. Admin. En la página web de Archivo de solicitudes 3 Verificar si la información está completa en la solicitud Con base en el archivo de solicitudes, se debe verificar que los campos de solicitud estén completos y que la foto cumpla con el formato requerido (medidas, fondo blanco, foto de sólo la cara). Archivo de solicitudes 4 Contactar a egresado En caso de que haya información pendiente en la solicitud o de que la foto no cumpla con el formato requerido, se contacta al egresado por correo o por teléfono para que la envíe por correo directamente al Auxiliar de. 5 Estandarizar archivo de solicitudes El archivo de solicitudes debe ser estandarizado y ajustado a los formatos requeridos por el área de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica). Archivo en Excel estandarizado 6 Archivar fotos Cada foto se archiva con un número de serial más el número de cédula en una carpeta para envío a Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica). 7 Consolidar y enviar archivo Se genera una carpeta completa que incluya toda la información de las solicitudes más el archivo de las fotos. El nombre de la carpeta lleva la fecha de la semana en la que se descargó el archivo de solicitudes y se envía a un Auxiliar Administrativo del área de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica). Carpeta de solicitudes Excel y fotos 8 Imprimir carnés activados Hay dos opciones: - Se ordena la impresión del carné desde la oficina de atención a egresados - En un plazo máximo de 5 días, se imprimen los carnés activados. Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica) Datacard Carnés 9 Recoger y confirmar número de carnés impresos Recoger los carnés impresos entregados por el Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica), y verificar que el Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Vinculación de número de solicitudes entregadas coincida con el número de carnés impresos recibidos. 10 Crear archivo de envío Se crea una base de datos con toda la información referente a los carnés que serán enviados por correo físico. Archivo de envío 11 Preparar el envío Se prepara cada sobre de envío con un folleto de egresados, el carné, y/o portacarné. 12 Entregar sobres a proveedor de envío Entregar al proveedor encargado de ejecutar el envío. 13 Verificar estado de envíos Se debe verificar 5 días hábiles después si los envíos sí ocurrieron y si hubo alguna devolución. 14 Recibir el carné Se recibe el sobre en la dirección de envío. Carné 15 Recibir carnés devueltos En caso de que haya carnés devueltos, el proveedor de envíos se lo entrega al. 16 Contactar a egresado y verificar Se debe contactar a los egresados con los que hubo devolución, para determinar qué sucedió y cómo proceder. 17 Remitir carnés devueltos a Seguridad y Servicios Básicos Se envían los carnés devueltos a un Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica). 18 Archivar carnés devueltos Se deben archivar todos los carnés devueltos y hasta que el egresado solicite su carné personalmente. Auxiliar Administrativo 19 Remitir al egresado a la oficina de Seguridad Se remite al egresado a la oficina de Seguridad para que recoja su carné. 20 Entregar carné Se le entrega el carné impreso al egresado. Auxiliar Administrativo Carné 4.7. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados Solicitud en eventos 4.8. Descripción de actividades Carnetización de egresados Solicitud en eventos Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Vinculación de ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Evento en el que se ofrece servicio de carnetización a egresados Dirección de Admisiones y Registro, Unidad Académica o Administrativa de la Universidad o Asociación de o, o externo Carné de egresado en físico y Reportes Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Solicitar lista de asistentes al evento Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento. Lista de asistentes 2 Validar datos de asistentes y actualizar lista Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad, estudiantes o egresados de otro programa. Allí se identifica egresados a atender. Lista de uniandinos inscritos consolidada 3 Cargar listas en computadores del evento A todos los computadores que serán usados para el proceso de carnetización en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada. 4 Notificar necesidad de estación de carnetización Se notifica a Seguridad que se requiere la estación de carnetización con los insumos necesarios (plásticos con serial y cinta de impresión). 5 Solicitar carné en evento Los egresados hacen efectiva la solicitud del carné en el punto de carnetización del evento. 6 Verificar tipo de solicitud Se verifica el estado del egresado en : Primera vez, cambio o reposición. 7 Registrar en Las solicitudes por reposición son registradas en para llevar un control. 8 Diligenciar formatos de solicitud de servicios Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorización de uso de datos personales Formatos 9 Registrar datos y tomar foto Se registran los datos del carné: nombre, cedula, grado (solo uno, el egresado elige), año de grado y se toma y edita la foto. / Auxiliar de Labores Ocasionales Datacard 10 Archivar foto La foto se archiva con el número de cédula del egresado en la carpeta creada para el evento. / Auxiliar de Labores Ocasionales Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Vinculación de 11 Generar el carné Se imprime el carné y se registra el código badge del carné en archivo en la carpeta creada para el evento. Carné 12 Entregar carné Se entrega el carné en físico al egresado. 13 Recibir carné El egresado recibe su carné en físico en su mano. Carné 14 Consolidar archivos de fotos y códigos badge Se consolidan todas las fotos y todos los códigos badge generados en el evento, en un solo archivo. Si se usan varios equipos, se consolida la información de la carpeta creada para el evento. 15 Generar y enviar reportes Se generan dos reportes al final de cada evento: 1. Reporte con códigos badge registrados para la activación de cada carné. Se entrega al Seguridad con el archivo de fotos. 2. Reporte de registro de entrega de carné en. Se le entrega a gestor de sistemas de información: códigos, cédulas, número de categoría para cargar archivo en, fecha y nombre del evento). 1 Reporte para Seguridad y Servicios Básicos 2- Reporte para Sistemas de Información 6. DEFINICIONES Datacard: Software de carnetización que permite la gestión de bases de datos, el diseño y la impresión en tarjetas plásticas y debe estar instalado en los computadores que interactúan con la impresión. Formato de autorización de uso de datos: Formato a través del cual cada egresado autorizan a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad. Hay uno por egresado. Formato de solicitud y entrega del carné: Formato utilizado para la entrega física del carné. Es una autorización para que Seguridad y Servicios Básicos haga efectiva la entrega del carné y quede soporte de recibido por parte del egresado, cuando no lo imprime la unidad de. Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 Carnetización de egresados MACROPROCESO Programas Conducentes a Título NIVEL 2 Vinculación de NIVEL 1 Seguimiento a Formato de servicios para egresados: Formato en el que el egresado registra servicios solicitados y que unifica la información por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carné, como la autorización de uso de datos personales. Salesforce CRM: Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente. Esta aplicación permite almacenar y organizar información de los clientes, en este caso, de los egresados, que facilita la gestión institucional de estas relaciones. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. Formato de autorización de datos Formato de solicitud Formato de acta de entrega del carné Manual de estándares y calidad de datos en Manual de procedimientos y políticas 8. INDICADORES FICHA DEL INDICADOR NÚMERO DE CARNÉS DE EGRESADOS ACTIVOS Código del indicador IND Responsable del indicador Gestor de Bases de Datos Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso Método de Medición Extraer de las fuentes de datos, información referente a egresados con carné activos, y egresados totales de la Universidad Consolidar la información sobre la cantidad de egresados carnetizados y total de egresados de la Universidad Calcular indicador Unidad de Medida % Fórmula número de egresados carnetizados/número total de egresados Variables Número de egresados carnetizados: número total de egresados con carné activo Dirección de Planeación y Evaluación 10

11 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Vinculación de Número total de egresados: personas que tienen título profesional en pregrado, especialización, maestría o doctorado en la Universidad Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Observaciones Que los egresados no sean profesores, empleados o estudiantes Informes de Saleforce, reportes de carnetización web, archivo consolidado de eventos de egresados Por egresado Anual No aplica. No aplica. 9. RIESGOS OPERATIVO Errores en la digitación de datos para la impresión del carné. Error en la base de datos utilizada para verificar información de egresados. CALIDAD DE SERVICIO Por el número de solicitantes de carné vs el número de personas prestando el servicio de carnetización. SEGURIDAD De suplantación en el caso de las solicitudes web. ADMINISTRATIVO En el registro de datos básicos del egresado. No aplica. LEGAL 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 05/04/ Publicación 12/08/ Dirección de Planeación y Evaluación 11

12 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Vinculación de 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de Procesos 05/04/2015 REVISÓ Larissa Joya Olarte Jefe Programa de 22/05/2015 Caroline Cuervo Auxiliar Atención 22/05/2015 APROBÓ Larissa Joya Olarte Jefe Programa de 07/07/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 12