Le presentamos Drive. Encuentre sus archivos fácilmente con Drive y mantenga todos sus documentos seguros y protegidos.

Transcripción

1 Le presentamos Drive Con Google Drive, puede almacenar sus archivos en la nube, compartirlos con miembros de su equipo o socios externos y acceder a ellos desde cualquier lugar. Encuentre sus archivos fácilmente con Drive y mantenga todos sus documentos seguros y protegidos. Solo necesita un navegador web o cualquier dispositivo que tenga instalado Drive.

2 Configuración de Drive para administradores En esta guía de Drive. en su computadora. 3. Almacene sus archivos... Qué necesitará Una cuenta de administrador de G Suite 30 minutos

3 Cómo funciona Drive Antes de Google Drive, crear copias de seguridad de sus archivos significaba reemplazar archivos por versiones nuevas en forma manual cada vez que se hacía un cambio. Google Drive simplifica su trabajo sincronizando automáticamente los últimos cambios en su archivo en línea. Así, usted puede acceder a la última versión de sus archivos desde cualquier computadora, tablet o smartphone. Cuando usted modifica un archivo desde cualquier dispositivo, Drive hace ese mismo cambio en todos los demás lugares para ahorrarle esa tarea. También puede trabajar fácilmente en documentos con otros miembros de su equipo y compartir fotos y documentos grandes mediante Drive. Más información: Sincronización de archivos

4 Localice la configuración de Drive Para empezar, activemos algunas funciones clave de Drive para su equipo. 1. Acceda a la Consola del administrador con su dirección de correo electrónico y su contraseña de G Suite. 2. En el panel de control, haga clic en Aplicaciones. 3. Haga clic en G Suite. 4. En la lista de servicios, haga clic en Drive. Haga clic en un paso para navegar.

5 Elija la configuración de acceso y uso sin conexión Primero, elegiremos los parámetros de configuración que permitirán que usted y su equipo accedan a Drive desde cualquier lugar, aunque no tengan acceso a Internet. Desde la página de Drive: 1. Desplácese hacia abajo y haga clic en Acceso a los datos. 2. En la sección Documentos sin conexión, marque la casilla Permitir a los usuarios habilitar documentos sin conexión. 3. Seleccione la opción Permitir a los usuarios descargar, instalar y utilizar Google Drive para Mac/PC. 4. Haga clic en Guardar en la parte inferior de la pantalla.

6 Elija la configuración predeterminada de uso compartido A continuación, asegurémonos de que, cuando alguien cree un documento, este sea el único usuario que pueda acceder a él. Luego puede decidir si quiere darles acceso al elemento de Drive a otros usuarios. Desde la página de Drive: 1. Haga clic en Configuración de uso compartido. 2. En la sección Compartir mediante enlace, seleccione la opción Desactivado para que solo el propietario tenga acceso hasta que decida compartirlo. 3. Haga clic en Guardar. Más información sobre cómo compartir permisos en Drive

7 Comparta fuera de su organización Puede adaptar la configuración de uso compartido a fin de permitir que su equipo comparta documentos fuera de su organización (con clientes, por ejemplo). Desde la página de Drive: 1. Haga clic en Configuración de uso compartido. 2. En la sección Opciones para compartir, seleccione la opción Activado para que los usuarios puedan compartir documentos fuera de la organización. 3. También puede elegir lo siguiente: Advertir a los usuarios cuando estén por compartir contenido con alguien ajeno a la organización. Permitir que los usuarios compartan con personas que no usen una cuenta de Google. 4. No olvide Guardar. Más información sobre cómo compartir permisos en Drive

8 Comience a usar Drive Hay tres formas de acceder a Drive con rapidez y facilidad. 1. Desde un navegador web, a través de drive.google.com en su computadora o cualquier dispositivo. 2. Desde una carpeta común en su computadora de escritorio. Cuando instala Drive en su computadora, se crea en el escritorio una carpeta llamada Google Drive. 3. Desde la Consola del administrador, haciendo clic en el Selector de aplicaciones en la parte superior. No importa cómo acceda a Drive. De hecho, puede usar el modo que le resulte más fácil en el momento. Lo que modifique en Drive, desde su navegador o computadora de escritorio, se sincronizará en todos los dispositivos.

9 Abra Drive en su navegador web 1. Para abrir Drive, vaya a drive.google.com en su navegador y acceda con su nombre de usuario y contraseña de G Suite. 2. Para crear una nueva carpeta, haga clic en Carpeta, ingrese el nombre de la carpeta y haga clic en Crear.

10 Abra Drive en su computadora Cuando instala Drive en su computadora, se crea en el escritorio una carpeta llamada Google Drive. Lo que ponga en esa carpeta se sincronizará automáticamente en la Web en drive.google.com. Si también instala Drive en su teléfono o tablet, los cambios que haga en los archivos de Drive desde cualquier dispositivo se sincronizarán en todos los demás. 1. Para descargar Drive para su computadora de escritorio, vaya a la página de descarga de Drive. 2. Desplácese sobre Descargar Drive y seleccione su dispositivo. 3. Haga clic en Aceptar y descargar. 4. Siga las instrucciones para instalar Drive. Más información: Cómo instalar Google Drive

11 Abra Drive desde el Selector de aplicaciones 1. Para abrir Drive desde la Consola del administrador o desde otro servicio como Gmail, haga clic en el Selector de aplicaciones en la esquina superior derecha de la página. 2. Haga clic en Drive.

12 Suba archivos a Drive desde su navegador Puede almacenar cualquier archivo en Drive: imágenes, dibujos, videos y mucho más. Solo debe almacenar un archivo en Drive una vez para que esté disponible en todos sus dispositivos. 1. Desde su navegador, vaya a drive.google.com y acceda con su nombre de usuario y contraseña de G Suite. 2. Puede arrastrar un archivo o carpeta que desee subir desde su escritorio a la página de Drive. 3. También puede hacer clic en la página de Drive y luego hacer clic con el botón derecho en Subir archivos o Subir carpeta. 4. En adelante, esos archivos estarán en la carpeta de Drive y se sincronizarán con otros dispositivos que también tengan instalado Drive. Más información: Sincronización de archivos en Drive

13 Suba archivos a Drive desde su escritorio 1. Si quiere sincronizar archivos mediante la carpeta de su escritorio, abra una ventana del Explorador (Windows) o del Finder (Mac) y navegue a la carpeta que quiere subir. 2. Abra una segunda ventana y navegue a su carpeta de Google Drive. 3. Arrastre los archivos y las carpetas de la primera ventana a la carpeta de Google Drive de su computadora. 4. En adelante, esos archivos estarán en Drive. Cualquier cambio que les haga se guardará en todos los dispositivos donde haya instalado Drive.

14 Espere a que se sincronicen los archivos Al arrastrar archivos a su carpeta de Drive, estos se suben automáticamente a Drive (y se sincronizan) en la Web (lo que puede demorar unos instantes). Los archivos que muestran sincronizando en Drive. aún se están Los archivos que muestran se sincronizaron correctamente y es posible acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo donde se haya instalado Drive.

15 Organice sus archivos Puede reorganizar sus archivos y crear carpetas nuevas en la carpeta de Drive de su computadora de la misma forma en que trabaja con otros archivos y carpetas en su computadora. Las carpetas nuevas o los cambios en la organización que haga en esta carpeta de Drive se mostrarán automáticamente en todos sus dispositivos. Ahora, estará organizado en todos lados.

16 Abra sus archivos Puede abrir sus archivos directamente desde la carpeta de Google Drive de su computadora ubicada en el escritorio o desde su navegador. Los archivos creados en Documentos de Google se abren en el navegador. Otros archivos de su carpeta de Drive se abrirán en sus aplicaciones normales (como Adobe Reader en el caso de archivos PDF) en su computadora.

17 Actualice archivos de Drive Para actualizar un archivo, haga cualquier modificación y este se sincronizará y actualizará automáticamente en cualquier otro dispositivo con Drive. Y viceversa: los cambios que haga en Drive en la Web se sincronizarán con su computadora. Ahora, sus archivos y carpetas estarán actualizados en todos los dispositivos.

18 Cree archivos nuevos directamente en Drive Ahora que configuró Drive, puede crear archivos nuevos con los editores de Documentos de Google, como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, y trabajar en ellos desde cualquier lugar, en línea o sin conexión. Ya habilitó el acceso sin conexión para sus usuarios a partir de los parámetros de configuración recomendados antes. Así que creemos un nuevo Documento de Google en Drive. 1. Desde Drive en su navegador, haga clic en Nuevo. 2. Desplácese hacia abajo y seleccione Documentos de Google. 3. Se abrirá otra ventana en su navegador. Puede empezar a trabajar en su nuevo documento. Cuando haya terminado, simplemente cierre la ventana. Drive sincroniza los cambios automáticamente. Más información sobre cómo trabajar con Documentos

19 Borre sus archivos Si quita un archivo de Drive, se quitará de todos los lugares donde tenga instalado Drive. Los archivos quitados se mueven a la carpeta de la Papelera de Drive y siguen ocupando parte de su espacio de almacenamiento total. Si vacía la carpeta de la Papelera, todos esos archivos quitados se borrarán definitivamente.

20 Agregue espacio de almacenamiento Al principio, cada usuario de su cuenta de G Suite tiene 30 GB de almacenamiento para todos sus archivos de Drive, Gmail y Google Fotos. Si le parece que los usuarios podrían necesitar más espacio, puede comprar almacenamiento adicional para uno o más usuarios de su equipo. Si tiene G Suite Business (con cinco usuarios o más), todos tienen almacenamiento ilimitado.

21 Comuníquese con su equipo Ahora que ya configuró Google Drive para su organización, es hora de ayudar a su equipo a comenzar a usarlo. 1. Presente Drive enviando esta plantilla de correo electrónico. 2. Ayude a su equipo a hacer estas tres cosas antes de empezar a usar Drive: Instalar Drive en sus computadoras. Sincronizar y subir archivos a Drive. Acceder a archivos de Google Drive sin conexión.

22 Capacite a su equipo. Para ver más recursos de capacitación, visite el Centro de aprendizaje de G Suite en gsuite.google.es/learning-center. Visitar el Centro de aprendizaje Allí encontrará: Guías del usuario de las funciones empresariales de Drive. Videos de capacitación de Drive. Preguntas frecuentes de los usuarios empresariales.

23 Felicitaciones. Configuró Drive para su organización. Ahora ya sabe cómo hacer lo siguiente: Adaptar la configuración de Drive. Instalar Drive en su computadora. Almacenar sus archivos. Usar Drive. Capacitar a su equipo. Esta guía le resultó útil? Enviar comentarios