Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías

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1 Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Proceso Subproceso Recursos Materiales MAB- Administrar bienes MAB-020 Administrar la flota (A) = Automatizable a través de SIPAR 1

2 Índice 1 Introducción Objetivo del documento Arquitectura del Proceso Descripción del Descripción general del subproceso Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAB-020 Administrar la flota Recibir vehículos Solicitar recursos para pagos y registro ante la SETRAVI Regularizar los vehículos Recibir petición de asignación o préstamo de vehículo Evaluar petición de asignación o préstamo (A) Determinar tipo de vehículo para adquirir (A) Determinar cantidad de vehículos a adquirir Determinar asignaciones Notificar rechazo de asignación Asignar vehículo y notificar Administrar parque (A) Analizar desempeño de la flota Evaluar la baja de la unidad Dar de baja vehículos Verificar la existencia de multas Solicitar liquidación de multas al responsable Recibir comprobante de pago realizado Turnar caso a contraloría Diagrama del subproceso Anexo de formatos Petición de asignación de vehículos Petición de préstamo de vehículos Documentos anexos (A) = Automatizable a través de SIPAR 2

3 1 Introducción 1.1 Objetivo del documento. El documento de proceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso MAB-020 Administrar la flota. 1.2 Arquitectura del Proceso El subproceso MAB-020 Administrar la flota forma parte del proceso MAB-Administrar bienes dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Materiales Recursos Materiales Adquirir bienes y servicios MABS Administrar bienes MAB Administrar mantenimiento MAPM Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones MABS-010 Administrar Legalidad de Contratos MABS-050 Administrar Inventarios MAB-010 Actualizar Pólizas y Administrar Siniestros MAB-030 Planear y Calendarizar el Mantenimiento MAPM-010 Atender solicitudes de adquisición MABS-020 Recibir, Revisar y Aceptar Bienes y Servicios MABS-060 Administrar la Flota Vehicular MAB-020 Disponer y Dar de Baja Bienes MAB-040 Atender Solicitudes de Mantenimiento MAPM-020 Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos MABS-030 Administrar Proveedores MABS-070 Administrar y Controlar las Actividades de Mantenimiento MAPM-030 Comprar bienes y servicios MABS-040 (A) = Automatizable a través de SIPAR 3

4 2 Descripción del 2.1 Descripción general del subproceso El subproceso de Administrar la flota comienza con la entrada de vehículos a la dependencia y/o peticiones es de las áreas, y continúa con la regularización, registro y asignación de los mismos hasta el análisis del desempeño de distintos temas como mantenimiento y rendimiento de combustible. 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAB-020 Administrar la flota Recibir vehículos ID (1) MABS Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Notificación de vehículo recibido Recibir el vehículo mediante la realización de las siguientes tareas: Realizar una revisión física, revisar los documentos es (número de serie, número de motor, carta factura, etc.) y documentar el inventario que contenga el vehículo (refacciones, cables, etc.) 1.- Autos nuevos Realizar una revisión física contra la orden de compra. 2.- Autos usados (donaciones, transferencias, comodato, etc) Realizar una revisión física contra los documentos que amparan la donación. Adicionalmente, realizar una revisión de adeudos para verificar multas, pagos (A) = Automatizable a través de SIPAR 4

5 pendientes o recargos que puedan estar asociados al vehículo. 3.- Reasignación de autos En caso que el auto sea regresado por el área usuaria para su reasignación, se debe realizar una revisión física contra los documentos de inventario de cuando fue asignado. Vehículo recibido Operador de flota Solicitar recursos para pagos y registro ante la SETRAVI ID (2) Solicitar a Finanzas los recursos para el pago de derechos de alta para autos nuevos y usados ante la Secretaria de Transporte y Vialidad (SETRAVI) o las autoridades correspondientes para las demás localidades. Dichos pagos incluyen: Pago de tenencia correspondiente Alta o regularización (en caso de perdida placa)) Placas y engomado Tarjeta de circulación Solicitar a Finanzas otros recursos para pagos como: (A) = Automatizable a través de SIPAR 5

6 Verificación Multas (en caso que aplica) Recursos solicitados FECG-020: Ejercer presupuesto Pago de derechos es solicitados Supervisor de flota Regularizar los vehículos ID (3) No Aplica Regularizar los vehículos mediante las siguientes tareas: Reunir la documentación para el alta, verificación del vehículo, el pago de placas, permisos de circulación, tenencias y multas ante la Secretaria de Transporte y Vialidad (SETRAVI) o las autoridades correspondientes para las demás localidades. (A) = Automatizable a través de SIPAR 6

7 Vehículos regularizados, continua con actividad #8 Documentos regularizados de la unidad : (placas, permisos de circulación, certificados de verificación, tenencias pagadas.) Supervisor de flota Recibir petición de asignación o préstamo de vehículo ID (4) Petición de asignación identificada Recibir las peticiones de asignación o préstamo de unidades por parte de las áreas administrativas justificando plenamente las necesidades es del área. 1.- Solicitudes de préstamo Cada una de las áreas deberá revisar con su enlace administrativo si existen vehículos que cubran su necesidad para periodos cortos antes de enviar una petición de préstamo a la Administración de la flota. (A) = Automatizable a través de SIPAR 7

8 Petición de asignación recibida (ver formato 4.1 y 4.2) Operador de flota Evaluar petición de asignación o préstamo (A) ID (5) No Aplica Evaluar la petición del área conforme a sus necesidades es para la asignación y/o préstamo de unidades, y revisar la existencia de vehículos registrados en la plantilla autorizada de unidades. Petición evaluada, continua con actividad #8 Información de peticiones consolidada #7 Autorizador de flota (A) = Automatizable a través de SIPAR 8

9 2.2.6 Determinar tipo de vehículo para adquirir (A) ID (6) MABS Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (información de referencia) Determinar el tipo de vehículo a adquirir mediante las siguientes tareas: Identificar el tipo de uso o las necesidades para vehículos a adquirir en la Secretaría y compararla con el desempeño (información histórica del SIPAR) de la flota, analizar el mercado con base a estas necesidades, y analizar la información referente a las especificaciones técnicas para elaborar un cuadro comparativo. Con este cuadro, comparar las necesidades de las áreas y desarrollar un cálculo económico tomando en cuenta factores como costo de mantenimiento, consumo de gasolina y especificaciones técnicas del vehículo. Al final, con base en estos factores, determinar el tipo de vehiculo a comprar. Tipo de vehículo determinado Autorizador de flota (A) = Automatizable a través de SIPAR 9

10 2.2.7 Determinar cantidad de vehículos a adquirir ID (7) Información de peticiones consolidada, viene de actividad #5 Determinar la cantidad de vehículos a adquirir, tomando en cuenta las necesidades o peticiones validas de las áreas que no fueron asignadas, las bajas próximas de vehículos y el ciclo de vida de las unidades para su sustitución. Adquisición de vehículo solicitada MABS-020: Administrar Solicitudes de Adquisición Cantidad de vehículos determinada MABS-010 Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Cantidad de vehículos determinada Autorizador de flota Determinar asignaciones ID (8) Vehículos regularizados, viene de actividad #3 Petición evaluada, viene de actividad #5 (A) = Automatizable a través de SIPAR 10

11 Determinar asignaciones y préstamos para aquellas peticiones que hayan sido evaluadas como procedentes, en caso que existan vehículos disponibles. Para el caso de vehículos de reciente adquisición que no hayan sido asignados todavía, se deberá elaborar una tabla de asignaciones de vehículos. Esta tabla de asignaciones es autorizada por el Oficial Mayor. 1.- Falta de vehículos para asignar En caso que el número de vehículos dentro del parque sea menor, al número de vehículos solicitados, asignar las unidades a aquellas áreas administrativas con vehículos cuyo costo de mantenimiento sea mayor y con las necesidades de mayor prioridad para la estrategia de la dependencia. 2.- Prestamos En caso de préstamos por periodos cortos de tiempo, revisar la existencia de vehículos para el apoyo en el tiempo solicitado. Si existen vehículos disponibles, se deberá prestar al área solicitante. Asignaciones autorizadas, continua con actividad #10 Asignaciones no autorizadas Documento con la tabla de asignaciones Autorizador de flota (A) = Automatizable a través de SIPAR 11

12 2.2.9 Notificar rechazo de asignación ID (9) Notificar al área solicitante los motivos de su rechazo, en caso que las peticiones de asignación o préstamo no hayan sido autorizadas por falta de vehículo Notificación enviada, termina Operador de flota Asignar vehículo y notificar ID (10) Asignaciones autorizadas, viene de actividad #8 Asignar vehículos mediante un oficio la asignación o sustitución de la unidad al área correspondiente. Al entregar la unidad, documentar el inventario y (A) = Automatizable a través de SIPAR 12

13 firmar de resguardo. Notificar al área responsable de activo fijo para que realice el resguardo en el Sistema integral de procesos de recursos (SIPAR). Entregar el vehículo con toda la documentación correspondiente: Póliza de seguros Tarjeta de circulación Póliza de garantía y manual del usuario 1.- Préstamo de vehículos Se deberá documentar y revisar el inventario de la unidad al recibir y entregar el vehículo al solicitante. En este caso no existirán resguardos asignados. Resguardo asignado FRC-020 Realizar la contabilidad de activos fijos Vehículo asignado y notificado Documento de entrega/recepción de vehículos Operador de flota Administrar parque (A) ID (11) MABS-030 Actualizar Pólizas y Administrar Siniestros Registro de vehículo actualizado Administrar el parque mediante las siguientes tareas: (A) = Automatizable a través de SIPAR 13

14 Dar seguimiento, regularizar y controlar por medio del SIPAR toda aquella información relacionada con la flota. Llevar el registro y control de asignaciones de unidades y dotaciones de combustible (tarjetas), responsables de resguardo de vehículos, servicios de mantenimiento y el consumo de gasolina de las unidades. Registrar y verificar información con respecto a la regularización de los vehículos, seguros, incidentes, verificaciones, multas, pagos pendientes (tenencia y revista ) o recargos que puedan estar asociados al vehículo. Adicionalmente, verificar que el expediente se encuentre completo y actualizado. La información actualizada que debe contener el expediente es el siguiente: Número de placa Número de Serie Datos de la Unidad Administrativa asignada Número de motor Tipo de motor (numero de cilindros y tipo de transmisión) Número y copia de Factura Color Nombre del proveedor Valor de Adquisición Tipo de vehículo, marca y modelo Numero de póliza y nombre de aseguradora Nombre del resguardante Bitácora Número de activo fijo Documentación de inventario físico (A) = Automatizable a través de SIPAR 14

15 Parque administrado, continúa con actividad #15 Supervisor de flota Analizar desempeño de la flota ID (12) Analizar información de rendimientos, costo de combustible, servicios de mantenimiento, y accidentes. Analizar detalles como kilómetros recorridos, costo de mantenimiento por km., consumo por km., litros totales cargados por unidad y periodo. Analizar toda la información relacionada para conocer el desempeño de la flota y comparar entre los diferentes tipos de unidades, necesidades y áreas, etc. Desempeño analizado (A) = Automatizable a través de SIPAR 15

16 Planeador de flota Evaluar la baja de la unidad ID (13) Evaluar si se debe o no dar de baja la unida, una vez analizado el desempeño de cada una de las unidades de la flota. Costos altos de mantenimiento, consumos de gasolina mayores a los normales y vida útil del vehiculo finalizada son los principales factores para determinar la baja de la unidad. Programa de mantenimiento requerido MAPM-010 Planear y calendarizar el mantenimiento Baja de vehículo detectada Autorizador de flota Dar de baja vehículos ID (14) (A) = Automatizable a través de SIPAR 16

17 Dar de baja vehículos mediante las siguientes tareas: Elaborar el listado de vehículos a dar de baja. Notificar la entrega de los vehículos a las áreas que tienen asignado una unidad que será dada de baja. Reunir la documentación necesaria (tenencias, copia de factura, certificados de verificación, permisos de circulación (en su caso), etc. para tramitar la baja ante la SETRAVI o las autoridades correspondientes para las demás localidades. Solicitar los recursos para el pago de la baja, y entregar vehículo y documentación para la disposición final. Vehículo a disponer registrado MAB-040- Disponer y dar de baja bienes Área notificada, termina Lista de vehículos para enajenación Supervisor de flota (A) = Automatizable a través de SIPAR 17

18 Verificar la existencia de multas ID (15) Parque administrado, viene de actividad #11 Verificar la existencia de multas para cada una de las unidades dentro de la flota. En caso de existir multas imputables a la dependencia, realizar el pago correspondiente Multa pagada, termina Multa no pagada Supervisor de flota Solicitar liquidación de multas al responsable ID (16) Solicitar la liquidación de multas y/o recargos por medio de un oficio al responsable del vehículo. (A) = Automatizable a través de SIPAR 18

19 Pago no recibido, continua con actividad #18 Pago recibido Documento de multas y cargos es Operador de flota Recibir comprobante de pago realizado ID (17) Recibir el comprobante de pago de multa y recargos (en su caso) y firma de comprobante de recepción. Anexar este comprobante como parte del expediente. Comprobante recibido, termina (A) = Automatizable a través de SIPAR 19

20 Operador de flota Turnar caso a contraloría ID (16) Pago no recibido, viene de actividad #16 Turnar el caso al Órgano Interno de Control (OIC) cuando no se acuerde el pago de multas y/o recargos (en su caso). La contraloría intervendrá con el área de relaciones laborales para que el responsable de las multas lleve a cabo los pagos. Anexar copia de la notificación al OIC como parte del expediente. Caso turnado, termina Operador de flota (A) = Automatizable a través de SIPAR 20

21 3 Diagrama del subproceso Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Petición de asignación identificada Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Programa Anual de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios... Recibir petición de asignación o prestámo d... Operador de flota Notificación de vehículo recibido Determinar tipo de vehículo para adquirir Tipo de vehículo determinado Autorizador de flota Petición de asignación recibida Evaluar petición de asignación o préstamo Autorizador de flota Recibir vehiculos Vehículo recibido Operador de flota Solicitar recursos para pagos y registro ant... Supervisor de flota Información de peticiones consolidada Petición evaluada Pago de derechos es solicitado Recursos solicitados Ejercer presupuesto Determinar cantidad de vehiculos a adquirir Autorizador de flota Documentos regularizados Regularizar los vehículos Supervisor de flota (A) = Automatizable a través de SIPAR 21

22 Cantidad de vehículos determinada Adquisición de vehículo solicitada Cantidad de vehiculos determinada Vehículos regularizados Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Atender solicitudes de adquisición Documento con la tabla de asignaciones Determinar asignaciones Autorizador de flota Asiganciones autorizada Asignaciones no autorizada Documento de entrega/recepción de vehículos Asignar vehículo y notificar Operador de flota Notificar rechazo de asignación Operador de flota Resguardo asignado Vehículo asignado y notificado Notificación enviada Realizar la contabilidad de activos fijos Registro de vehículo actualizado Actualizar pólizas y administrar siniestros Administrar parque Supervisor de flota (A) = Automatizable a través de SIPAR 22

23 Parque administrado Analizar desempeño de la flota Planeador de flota Verificar la existencia de multas Supervisor de flota Desempeño analizado Evaluar baja de la unidad Autorizador de flota Multa no pagada Multa pagada Documento de multas y cargos es Solicitar liquidacion de multas al responsable Operador de flota Baja de vehiculo detectada Lista de vehíules para enajenación Dar de baja vehiculos Supervisor de flota Pago no recibido Pago recibido Turnar caso a contraloria Operador de flota Recibir comprobante de pago realizado Operador de flota Programa de mantenimiento requerido Vehículo a disponer registrado Área notificada Caso turnado Comprobante recibido Planear y calendarizar el mantenimiento Disponer y dar de baja bienes (A) = Automatizable a través de SIPAR 23

24 4 Anexo de formatos 4.1 Petición de asignación de vehículos Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Comunicar la necesidad de un vehiculo asignado por un periodo largo de tiempo Correo electrónico El formato contiene los siguientes datos: - Justificación del requerimiento - Área - Fecha requerida del vehiculo - Firma y nombre del responsable 4.2 Petición de préstamo de vehículos Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Comunicar la necesidad de un vehiculo a préstamo por un periodo corto de tiempo Correo electrónico El formato contiene los siguientes datos: - Justificación del requerimiento - Área - Fecha y hora requerida del vehiculo - Fecha y hora de entrega del vehiculo - Firma y nombre del responsable (A) = Automatizable a través de SIPAR 24

25 5 Documentos anexos (A) = Automatizable a través de SIPAR 25

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