MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

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1 Página 1 de 5 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Auxiliar de Cobranzas Superior Inmediato: Jefe o Coordinador de la Dependencia en donde sea asignado el cargo Personal a Cargo: Ninguno Dependencia: En donde se ubique el empleo II. NATURALEZA DEL CARGO Realizar una adecuada gestión de cobro de las obligaciones en mora, apoyar la gestión que se realiza en la dependencia mediante la recepción de documentos, soportes de cartera, control de cobros y elaboración de informes y el seguimiento constante de las tareas asignadas y/o delegadas por el Jefe inmediato. AREA DE CARTERA III. FUNCIONES 1. Realizar gestión de cobro a los clientes, a través de los diferentes medios de contacto establecidos en la Caja. 2. Actualizar la información de los clientes directamente en el sistema (números telefónicos y nuevas direcciones). 3. Atender telefónicamente al cliente, brindando información sobre sus deudas de forma veraz, oportuna y de acuerdo a las restricciones que aplica en el negocio. 4. Transferir a cobro pre jurídico, las deudas que no haya logrado su recuperación dentro del tiempo previsto. 5. Reportar al Jefe Inmediato las incidencias presentadas durante su gestión diaria. 6. Proponer a los clientes, herramientas de recuperación de la deuda, de acuerdo a los criterios establecidos en la Corporación. 7. Llevar el control de las carpetas de los clientes, durante su etapa de cobro y velar por la correcta conservación de los documentos de los clientes. 8. Clasificar, ordenar y relacionar los documentos soportes de las obligaciones en mora de acuerdo a los Procedimientos de la Caja. 9. Asesorar a los usuarios morosos de la Corporación en el trámite legal para reclamación de seguro al desempleo, el cual es expedido por el Área de Crédito COFREM. 10. Realizar las certificaciones que los clientes requieran sobre el estado de las obligaciones con la Caja. 11. Hacer diligenciar y validar la información del formato de actualización de datos de los usuarios. 12. Participar en la continua identificación de los peligros, reportar los actos y condiciones inseguras de la Corporación y los incidentes sin lesión y con lesión.

2 Página 2 de Cumplir con las normas, requisitos, procedimientos en materia de SST y adoptar comportamientos seguros de trabajo y buenas prácticas. 14. Presentar sugerencias en la gestión de cambios, y en la elaboración de normas y procedimientos seguros de trabajo. GENERICAS 1. Clasificar, ordenar y relacionar los documentos soportes de las obligaciones en mora de acuerdo a los procedimientos de la Caja. 2. Realizar la Gestión de cobro administrativo de la cartera, llevando un registro del mismo, mediante visitas personalizadas, vía telefónica mensajes de texto, correos electrónicos y oficios de cobro. 3. Proyectar los oficios de cobro administrativo que le solicite el Jefe de la Dependencia. 4. Verificar y ratificar la información suministrada por los usuarios. 5. Hacer seguimiento a los compromisos de pago adquiridos por las empresas y personas naturales. 6. Organizar, archivar y registrar en el sistema los documentos que soportan la gestión diaria de cobro. 7. Actualizar de forma permanente la base de datos de los usuarios con obligaciones vigentes. 8. Elaborar informes estadísticos de cartera y gestión de cobro. 9. Asesorar a los usuarios morosos de la Corporación en el trámite legal para reclamación de seguro al desempleo, el cual es expedido por el Área de Crédito COFREM. 10. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 11. Participar en la continua identificación de los peligros, reportar los actos y condiciones inseguras de la Corporación y los incidentes sin lesión y con lesión. 12. Cumplir con las normas, requisitos, procedimientos en materia de SST y adoptar comportamientos seguros de trabajo y buenas prácticas. 13. Presentar sugerencias en la gestión de cambios, y en la elaboración de normas y procedimientos seguros de trabajo. 14. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

3 Página 3 de 5 IV. AUTONOMIA -Proporcionar información sobre los créditos en mora a los servicios y usuario. V. RESPONSABILIDAD 1. Responsabilidades por proceso PROCESO RESPONSABILIDAD Control y Aseguramiento de - Realiza Cobros persuasivos de las obligaciones en las Cartera Procedimiento/Informe consolidado de cartera Mora. - Apoya la elaboración del informe de cartera Es responsable de adoptar comportamientos de autocuidado y autoprotección en el desarrollo de sus actividades y procurar el cuidado integral de su salud. Seguridad y Salud en el Trabajo -Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). -Responsable de cumplir los reglamentos, procedimientos, requisitos legales y normas en materia de SST y participar en las actividades de capacitación. - Informar oportunamente todo accidente de trabajo y acerca de los peligros y riesgos latentes en su puesto de trabajo. Gestión Documental Gestión de Calidad Gestión por Competencias -Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SG-SST. - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y Salud. - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo.

4 Página 4 de 5 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia No Aplica 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Informes estadísticos de cartera y Gestión de Cobro Jefe Inmediato Mensual Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Jefe Área de Cartera Auxiliar de Cartera Auxiliar de Contabilidad y Finanzas Jefe Área de Crédito Auxiliar de Crédito Analista Financiero Auxiliar Financiero Gestor Comercial Asesor Comercial Auxiliar de Oficina Coordinador de Zona Afiliados 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: Equipo de computo b. Dinero, títulos o documentos Informes de Cartera y Gestión de Cobro c. Nivel de Confidencialidad Alto

5 Página 5 de 5 EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS ESENCIALES VI. REQUISITOS DEL CARGO Técnico en Ciencias Administrativas o Sociales y/o estudiante de VI semestre de pregrado. - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia - Gestión de cobro - Servicio al cliente - Administración de documentos Un (1) año de experiencia - Contabilidad básica - Base de datos - Office - Internet Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2014 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Orientación al servicio 10 X Adaptabilidad al cambio 10 X Planeación y organización del trabajo 10 X Iniciativa 15 X Habilidad tecnológica 15 X Manejo técnico de la información 20 X Gestión de cobro 20 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Jefe de División de Gestión Humana Jorge Arturo Leyva Pedraza Cargo: Director Administrativo Héctor Orlando Solano Novoa Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Henry Rojas Betancourth Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)