MANUAL DE USUARIO DE ACCESO A LA WEB

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1 MANUAL DE USUARIO DE ACCESO A LA WEB SERVICIOS DE BENEFICIOS E INCENTIVOS

2 Sodexo ha creado un portal específico para nuestros socios afiliados, con el objetivo de facilitar sus gestiones diarias del servicio. Este manual intenta ayudarle en el proceso de registro y acceso a la web donde puede realizar sus operaciones y consultas más habituales sobre los datos de su negocio. A continuación le mostramos una serie de capturas de pantalla de los distintos procesos con el objetivo de ayudarle. Cómo acceder una vez registrado como usuario en el portal Cambiar mi contraseña Recibir comunicaciones comerciales Modificar mis condiciones y datos personales Actualizar datos de mi establecimiento Actualizar datos de mi establecimiento Consultar mis servicios contratados Consultar el estado de las remesas Generar Albarán Virtual Búsqueda de Albaranes. Búsqueda de facturas (Descarga de facturas) Cambiar la vía de recepción de mis facturas (formato papel/ formato electrónico) Solicitar Material (sobre, albaranes y pegatinas) Mis consultas (Contactar con Sodexo para cualquier incidencia o motivo) Dar de alta un nuevo establecimiento Contratar servicio Tarjeta Restaurante Pass Contratar Pago Flash Ver el estado de mis contratos 2

3 Para tener acceso a la web una vez registrado como usuario debe introducir los campos para el inicio de la sesión con su de usuario y Contraseña. Si ha olvidado su contraseña y quiere recuperarla pinche sobre la opción Ha olvidado su contraseña? se mostrará una pantalla solicitándole su datos para la recuperación, debe introducir el CIF de la empresa y el de usuario con el que se ha registrado en la web. 3

4 Una vez introducido sus datos, en breve recibirá un de recuperación de contraseña con sus datos de acceso. Introduzca su usuario y contraseña para acceder al portal. Una vez dentro, verá la página de INICIO donde podrá acceder al MENÚ PRINCIPAL.. Para cambiar la contraseña, debe ir al menú MI PERFIL y en la opción Mis Datos de Acceso, podrá cambiar la contraseña. 4

5 Si desea recibir información sobre nuevos servicios, así como promociones y acuerdos con terceros que puedan resultarle ventajoso para su negocio, debe ir al menú MI PERFIL y en la opción Comunicaciones Comerciales, marcar la casilla de aceptación (1) y hacer click en el botón de Actualizar. (2) 1 2 En esta opción del menú usted debe tener en cuenta que únicamente puede modificar los datos bancarios asociados al servicio y datos del afiliado (teléfono, y dirección completa), el resto de los cambios deberá comunicárselo al departamento de atención al afiliado en la opción del menú CONTACTO, indicando el tipo de cuestión y el motivo. a) Cómo cambio los datos bancarios asociados al servicio? Desde el menú MIS SERVICIOS (1) elija el servicio (2) y se le mostrará la siguiente pantalla con sus Condiciones generales del Servicio

6 Haga click en el botón Cambiar datos de cuenta (3), aparecerá la siguiente pantalla donde debe indicar cumplimentar los campos de Titular de cuenta y el Nuevo número de cuenta, junto al justificante de la cuenta bancaria que deberá adjuntar desde en el botón Examinar. Una vez finalizado deberá hacer click en el botón de Cambiar cuenta. b) Cómo cambio los datos de afiliado (teléfono, y dirección)? Desde el menú MIS SERVICIOS (1) elija el servicio (2) en Condiciones generales del Servicio, debe hacer click en el botón Modificar Datos de afiliado (4), aparecerá en pantalla un formulario donde podrá modificar los campos de Teléfono, , y Dirección (calle, nº, piso, ciudad, CP y Provincia), donde podrá modificar sus datos y hacer click en el botón Modificar datos. NOTA: Todos los campos que se muestra con (*) son obligatorios 6

7 Para modificar los datos de su/s establecimiento/s podrá acceder desde varias opciones del menú, tenga en cuenta que todos los datos que usted introduzca aparecerán en nuestro Buscador de Restaurantes. 1. Desde el menú MIS SERVICIOS (1) elija el servicio (2) y se le mostrará las Condiciones generales del Servicio, en la parte inferior de la pantalla viene identificado los datos de su/s establecimiento/s. Debe hacer click en el botón Modificar Establecimiento. 2. Desde el menú MI PERFIL - Gestión de mis datos de establecimiento, también podrá acceder a los datos de su establecimiento para modificar, actualizar. En ambas opciones se le mostrará la siguiente pantalla. NOTA: Todos los campos que se muestra con (*) son obligatorios 7

8 Una vez identificado, el establecimiento, podrá modificar o actualizar todos los campos que se les muestra, desde el Tipo de establecimiento, tipo de comida, hasta identificar los servicios de los que dispone su/s establecimiento/s (acceso minusválidos, Reserva mesa, Precio del menú) En esta misma pantalla si desea se muestren fotos de su/s establecimientos para que aparezcan en nuestro Buscador de Restaurantes, puede incluir hasta 3 fotos, para ello en el campo Añadir nueva imagen haga clic en el botón Examinar y las fotos que haya adjuntado se publicarán en nuestro buscador. Si desea consultar sus servicios contratados con Sodexo, podrá verlo, bien a través de la página de INICIO o a través del menú MIS SERVICIOS Para consultar el estado de sus remesas podrá acceder desde varias opciones del menú: 1. Desde el menú MIS SERVICIOS Restaurante Pass Estado de las remesas. 2. Desde las Condiciones generales del Servicio Restaurante Pass, en el apartado de Establecimientos, también podrá acceder a ver el Estado de las remesas. En ambas opciones la pantalla Búsqueda de remesas le mostrará por defecto las 12 últimas remesas. Podrá realizar cualquier tipo de búsqueda que desee, puede buscar por fecha, por establecimiento, incluso agrupar las columnas desde el apartado Mueva aquí una columna para agrupar 8

9 Desde esta misma pantalla podrá notificar si tiene cualquier aclaración sobre la/s factura/s, pinchando en la columna de Consultar pinchando en el botón Notificar Reclamación, donde se le mostrará la siguiente pantalla que deberá cumplimentar el Tipo de Reclamación, desplegando el Check Box eligiendo la opción e indicar el Motivo de Reclamación. Para generar un Albarán Virtual podrá acceder desde el menú en la opción de ALBARAN (1) elija Generar Albarán Virtual (2) En la siguiente pantalla vienen identificados sus datos y deberá seleccionar en la casilla de Código Establecimiento desplegando el Check Box el Código de Establecimiento que quiere generar el albarán. 9

10 Una vez seleccionado el establecimiento deberá introducir en la casilla Número de cheques (cantidad) y el Importe Cheques (valor cheque ), puede introducir tanto cheques como tenga pulsando el botón Añadir donde podrá ver en la parte inferior como se suma el importe total de los cheque, una vez introducido todos los cheques deberá hacer click en el botón Crear Albarán y de forma automática se creará el albarán en formato PDF que podrá guardar. (Ejemplo) Una de las copias del albarán deberá adjuntarlo a la bolsa de seguridad junto con los cheques 10

11 Para realizar la búsqueda de albaranes como le indicamos en la página 9, podrá acceder desde el menú en la opción de ALBARAN (1) elija Búsqueda de Albaranes (3). En la siguiente pantalla le mostrará en la parte superior los campos de búsqueda, donde podrá seleccionar por fecha y por establecimiento, en el caso de que tenga varios establecimientos deberá desplegar el Check Box para seleccionar el establecimiento deseado. Los resultados de la búsqueda se mostrarán en la parte inferior, únicamente le mostrarán los resultados de los últimos 6 meses. Desde el menú en la opción de Facturas podrá ver realizar la búsqueda de sus facturas, descargárselas, guardar e imprimir la/s factura/s que desee. En la siguiente pantalla le mostrará en la parte superior los campos de búsqueda, donde podrá seleccionar por tipo de Factura/Abono, los servicios contratados y por fecha (únicamente se le mostrará los intervalos de los 6 últimos meses). 11

12 . Para descargarse las facturas y guardárselas e imprimirlas deberás pinchar en Descargar. Podrá descargarse los resultados de facturas en formato excel, pinchando en el botón Exportar a Excel, donde podrá guardar el archivo donde desee para su gestión y control. NOTA: Si tiene las facturas en formato electrónico (E-FACTURA) cuando se descargue el archivo de forma automática le mostrará el siguiente mensaje, donde deberá pinchar el botón ACEPTAR. 12

13 NOTA: Si tiene las facturas en formato PAPEL cuando se descargue la factura deberá tener en cuenta que la factura es una COPIA de la factura original. Desde el mismo menú en la opción de Facturas, (indicado en la pág.11) en la parte inferior podrá elegir la vía de recepción de sus facturas en formato papel o en formato electrónico. 13

14 En el menú MATERIAL, le mostrará los datos de su/s establecimiento/s, debe pinchar en el botón Solicitar del establecimiento que quiera que se le envié. En la siguiente pantalla puede solicitar el material que necesite marcando los Check Box y pinchando en el botón Enviar Correo. (podrá ver la pantalla en la opción de NUEVA CONSULTA) Desde el menú MIS CONSULTAS, podrá realizar ponerse en contacto con Sodexo para cualquier motivo: 1. Realizar una Nueva Consulta (Solicitud de material, contratos, Pagos,.. etc) 2. Ver el Histórico de Consultas enviadas a Sodexo NUEVA CONSULTA: Deberá cumplimentar los campos que le muestra la pantalla para que Sodexo pueda atender su consulta. Puede adjuntar un fichero si fuese necesario según la consulta en el botón Examinar. NOTA: Puede realizar las consultas que necesite. 14

15 2 HISTÓRICOS CONSULTAS: Podrá ver el histórico de las consultas que ha enviado a Sodexo, indicando en los campos los criterios de búsqueda (fecha creación, producto, establecimiento, motivo,.etc) Una vez cumplimentado los campos haga clic en el botón Buscar y los resultados de búsqueda se mostrarán en la parte inferior. Desde el menú MIS SERVICIOS Restaurante Pass Alta de nuevo establecimiento, podrá solicitar el Alta de un nuevo establecimiento. Debe cumplimentar el formulario que se muestra a continuación con los datos de su establecimiento, imprescindible marcar las casillas de aceptación de términos legales y hacer click en el botón Solicitar alta. NOTA: Todos los campos que se muestra con (*) son obligatorios 15

16 Para contratar el servicio de Tarjeta Restaurante Pass podrá acceder desde varias opciones del menú: Desde el menú SERVICIOS A CONTRATAR (1) y seleccionar Tarjeta Restaurante Pass. 2. Pinchar sobre la imagen de la parte central de la pantalla del servicio Tarjeta Restaurante Pass (2). En la primera parte de la pantalla que se muestra a continuación podrá visualizar las Condiciones generales (Clausulado del Anexo de Tarjeta) y en la segunda, aparecerán tantos establecimientos como tenga dados de alta. Para poder finalizar el alta en el contrato de Tarjeta, deberá seleccionar al menos un establecimiento donde debe indicar el código de comercio del establecimiento/s seleccionado/s y marcar la casilla de Aceptación de condiciones (sustitutiva de la firma de puño y letra de los contratos físicos) 16

17 Para contratar el Pago Flash Pass podrá acceder desde varias opciones del menú, al igual que lo indicado en la página 11, en el apartado de contratar servicio Tarjeta Restaurante Pass 1. Desde el menú SERVICIOS A CONTRATAR (1) y seleccionar Pago Flash. 2. Pinchar sobre la imagen de la parte central de la pantalla del servicio Pago Flash (3) (Figura pantalla pág.11) En la siguiente pantalla se muestra las Condiciones generales (Cláusulas del Anexo), así como la lista de los establecimientos a título informativo, a los que se aplicarán las condiciones de Pago Flash. Para poder finalizar el alta deberá marcar la casilla de Aceptación de condiciones (sustitutiva de la firma de puño y letra de los contratos físicos). Seguidamente le pedirá confirmación de que el contrato se aplicará a todos sus establecimientos en el caso de que tuviese varios. 17

18 NOTA: Cualquier validación de los servicios a contratar recibirá un de confirmación. En el menú MIS SERVICIOS / MIS CONTRATOS, podrá consultar las cláusulas de los servicios que haya contratado mediante Zonasodexo únicamente, pudiendo visualizar a qué establecimiento pertenece el contrato, en qué estado se encuentra (Pendiente de Validar o de Alta), Nombre de la versión del contrato y fecha de aceptación del mismo, así como las propias cláusulas. 18

19 Una vez que se ha validado el contrato que haya solicitado, a través del menú MIS SERVICIOS / MIS CONTRATOS le aparecerá en la pantalla el cambio de estado: Estado del Contrato [ALTA] 19

20 Cuando acceda a la web de Zonasodexo, podrá ver en el MENÚ PRINCIPAL los servicios han desaparecido en el apartado SERVICIOS A CONTRATAR y aparece en el apartado MIS SERVICIOS. 20

21 Calle Vía de los Poblados 3, Edif. 3-2ª Planta - Parque Empresarial Cristalia Madrid Tel.: Fax

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