GENERACIÓN DE ANTICIPOS DE CRÉDITO

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1 GENERACIÓN DE ANTICIPOS DE CRÉDITO 1 INFORMACIÓN BÁSICA La aplicación de generación de ficheros de anticipos de crédito permite generar fácilmente órdenes para que la Caja anticipe el cobro de créditos y posteriormente efectúe su cobro creando una base de datos de anticipos de crédito particular. Dicha base de datos es de muy fácil creación, ya que permite utilizar los datos introducidos previamente en otros ficheros de anticipos de crédito y almacenados de modo permanente en una base de datos general. Todo ello trabajando en modo local para, en una posterior comunicación con la Caja, enviar el fichero. Las personas que intervienen en esta aplicación son: Presentador: persona que va a presentar el fichero de anticipos. Ordenantes: titulares en cuyo nombre se va a efectuar el cobro. Clientes: personas que van a pagar los créditos. Por ejemplo, un conjunto de empresas proveedoras pueden acordar tener un único presentador que realice las gestiones de anticipos de crédito para todos ellos. En este caso, los ordenantes serían las empresas proveedoras y los clientes serían las empresas que han efectuado compras a crédito a las proveedoras y que tienen que abonar esos créditos en una fecha determinada. En cada fichero de anticipos de crédito hay un solo presentador pero puede haber varios ordenantes cada uno con sus propios clientes. Para comenzar a trabajar hay que crear una nueva base de datos de anticipos de crédito ( ) o abrir una ya existente en el disco ( ). La primera vez que se accede a la aplicación es obligatorio definir un presentador y un ordenante para poder empezar a trabajar (consultar la sección siguiente: Generación de un Fichero). El sistema trabaja con dos tipos de bases de datos: - Unas particulares, que son los propios ficheros de anticipos de crédito. - Una base de datos general y permanente, que contiene los datos de todos los presentadores, ordenantes, clientes y provincias utilizados en cualquier fichero de anticipos creado con anterioridad (los datos más importantes que se introducen en cualquier fichero de anticipos se almacenan automáticamente en esta base de datos general, que es accesible desde el menú Tablas): Generación de Anticipos de Crédito Pág. 1

2 De este modo, al crear un fichero de anticipos de crédito disponemos de todos los datos permanentes introducidos en los anteriores. 2 GENERACIÓN DE UN FICHERO La generación de un fichero supone crear una base de datos particular que contendrá los datos necesarios para posteriormente ser enviados a la Caja y procesados por ésta. Por tanto, el primer paso a realizar será: Crear un nueva base de datos de anticipos de crédito (es decir, un nuevo fichero) a la que habrá que asignar un nombre. O bien, Abrir una base de datos de anticipos de crédito creada previamente y almacenada en el disco para modificar su contenido. En cualquiera de los dos casos, una vez dentro ya de la base de datos particular, habrá que realizar las siguientes acciones: 2-1 DEFINICIÓN DEL PRESENTADOR El primer paso para comenzar el fichero de anticipos de crédito sería definir el nuevo presentador o bien comprobar que ya existe porque ha sido definido con anterioridad. En ambos casos hay que acudir a Datos del Presentador del menú Tablas: Generación de Anticipos de Crédito Pág. 2

3 Añadir Eliminar Actualizar En esta tabla: - Se debe introducir el N.I.F., sufijo (tres dígitos), nombre, código de entidad y código de oficina del presentador. - La parte superior permite: Añadir los datos introducidos que aparecen en pantalla como nuevo presentador a la base de datos general. Eliminar el presentador que aparece en pantalla de la base de datos general, lo cual será posible siempre que no tenga ordenantes a su cargo en ningún fichero de anticipos de crédito. Modificar (actualizar) algún dato del presentador. Para realizar cualquiera de estas funciones no basta entonces con escribir los nuevos datos en pantalla sino que también habrá que pulsar el botón correspondiente (siempre antes de salir de esta ventana con el botón ). - La parte inferior permite moverse entre todos los presentadores existentes: Una vez definido el presentador o comprobada su existencia, salir de la ventana. La selección final del presentador (en caso de existir más de uno) para cada fichero concreto se hará al generar el diskette (paso previo para el envío a la Caja). Consultar Salida de Datos-Envío de un Fichero a la Caja. Generación de Anticipos de Crédito Pág. 3

4 2-2 DEFINICIÓN DEL ORDENANTE Para un mismo presentador, se pueden definir uno o varios ordenantes y, posteriormente, varios clientes para cada ordenante. Para seleccionar un ordenante ya definido anteriormente, basta con acudir a la opción Elegir Ordenante del menú Base de Datos (o simplemente mediante el botón ). Si el ordenante no aparece en esa lista o tiene algún dato erróneo habrá que definirlo acudiendo a Datos del Ordenante del menú Tablas: En esta ventana: - Los datos que se deben introducir son: - Datos personales (NIF, nombre y sufijo) del ordenante. - Código Cuenta Cliente Completa (destino del abono de los anticipos) - Localidad y provincia. - La parte superior permite: Añadir los datos introducidos que aparecen en pantalla como nuevo ordenante a la base de datos general. Eliminar el ordenante que aparece en pantalla de la base de datos general, lo cual será posible siempre que no tenga anticipos a su cargo en ningún fichero de anticipos de crédito. Modificar (actualizar) algún dato del ordenante. Generación de Anticipos de Crédito Pág. 4

5 También se ofrece la posibilidad de buscar algún ordenante en una lista más fácil de consultar. Para realizar cualquiera de estas funciones no basta entonces con escribir los nuevos datos en la pantalla sino que después habrá que pulsar el botón correspondiente (siempre antes de salir de esta ventana con el botón ). - La parte inferior permite moverse entre todos los ordenantes existentes: Una vez acabada la definición, salir de la ventana (con el botón ) y para seleccionar el ordenante repetir el proceso descrito al comienzo de esta sección. Cuando ya se ha seleccionado el ordenante, aparece en la barra superior junto con el importe total de los créditos a anticipar: Seleccionado el ordenante, hay que definir sus clientes (ver apartado siguiente) y después, si se desea, volver a repetir el procedimiento para seleccionar otro nuevo ordenante con sus clientes. Si se desea eliminar un ordenante ir a Eliminar Ordenante del menú Base de Datos (o mediante el botón ). En este caso se eliminará del fichero de anticipos de crédito el ordenante junto con todos sus registros de anticipos (quedarán, en su caso, el resto de los ordenantes seleccionados anteriormente). Para eliminar definitivamente el ordenante (sólo en el caso de que nunca más vaya a tener anticipos de crédito), hay que ir a Datos de Ordenante del menú Tablas y eliminarlo allí, lo cual será posible si no tiene ningún anticipo en ningún fichero de anticipos de crédito). 2-3 DEFINICIÓN DE LOS CLIENTES Una vez seleccionado el ordenante es posible comenzar a introducir clientes concretos para el mismo mediante la opción Añadir del menú Base de Datos (o mediante el botón ): Generación de Anticipos de Crédito Pág. 5

6 Se pueden introducir los datos de un nuevo cliente o bien escoger mediante el botón uno de los existentes en la base de datos permanente, con lo que la mayoría de los campos (todos menos el concepto, el importe y las fechas, que dependerán de cada fichero concreto) quedan rellenados automáticamente con los datos registrados para ese cliente. Los datos necesarios para completar un registro de cliente son: Datos Anticipo de Crédito - Datos del ordenante (se introducen automáticamente). - Códigos de referencia, devolución y referencia interna del anticipo (los dos últimos no son imprescindibles). - Cód. Cuenta Cliente (donde se cobrará el crédito al vencimiento). Es obligatorio introducirla COMPLETA (La aplicación realizará la comprobación del DC). - Nombre del titular de esa cuenta. - Importe del crédito. - Fechas de vencimiento y de origen del crédito. - Concepto principal del crédito. - Domicilio, código postal y plaza del cliente. Generación de Anticipos de Crédito Pág. 6

7 Más Conceptos Permite introducir opcionalmente hasta 16 conceptos incluido el principal referidos al crédito que se va a anticipar. Para añadir o editar algún concepto basta con situarse en la línea correspondiente y escribir cada concepto: Observaciones Permite introducir opcionalmente observaciones internas al crédito (no imprescindibles). Una vez introducidos los datos del cliente, se elige y quedan añadidos a la lista de anticipos de crédito. Además, si el cliente no existía, sus datos principales se incorporan también a la base de datos permanente de clientes. Finalizados todos los registros, se elige y, al volver a la pantalla principal, ya aparecen en la lista todos los clientes que acaban de ser seleccionados en la lista con su Código de referencia y el importe del crédito. 3 GESTIÓN DE LA BASE DE DATOS Generación de Anticipos de Crédito Pág. 7

8 3-1 CRITERIOS DE ORDENACIÓN DE REGISTROS En la pantalla principal del programa de generación de cuadernos 58, se incluye un botón de Ordenar los registros. Al hacer clic sobre este botón se presenta una pantalla con la que el usuario puede definir los criterios de ordenación que desee que se apliquen a los registros de la pantalla y a los listados. Ordenación de Registros Ordenación a aplicar a cada campo Mover hacia arriba (campo seleccionado) Campos no incluidos en el criterio de ordenación Campos incluidos en el criterio de ordenación Agregar a la selección Aceptar y Salir Eliminar selección completa Cancelar Eliminar de la selección Mover hacia abajo (campo seleccionado) Generación de Anticipos de Crédito Pág. 8

9 3-2 ELIMINACIÓN Y MODIFICACIÓN DE REGISTROS DE CLIENTES Para definir los clientes o seleccionar algunos de la base de datos general de clientes, consultar la sección anterior Definición de Clientes. Una vez definidos los clientes es posible seleccionarlos en la tabla principal con el ratón o las teclas de movimiento de modo que el cliente seleccionado se distingue del resto pudiéndose modificar directamente el importe del crédito para ese cliente. Podemos eliminar el cliente del fichero de anticipos de crédito mediante la opción Eliminar del menú Base de Datos (o mediante el botón ). Para eliminarlo definitivamente de la base de datos permanente (sólo en el caso de que nunca más vaya a ser cliente en ningún fichero de anticipos), hay que ir a Datos de Clientes del menú Tablas y eliminarlo allí, lo cual será posible si no tiene ningún crédito en ningún fichero de anticipos de crédito. Podemos igualmente modificar algún dato del cliente mediante la opción Modificar del menú Base de Datos (o mediante el botón ). Es importante tener presente que cualquier modificación quedará también registrada para ese cliente en la base de datos general, excepto en el caso del concepto, el importe y las fechas (que son datos particulares de ese fichero concreto). Si una modificación va a afectar a varios clientes (p.ej. cambiar el concepto del anticipo de crédito a todos los clientes), se recomienda hacer una búsqueda de los clientes y actualizarlos (ver apartado siguiente). 3-3 BÚSQUEDA Y ACTUALIZACIÓN DE REGISTROS DE CLIENTES (Acceso por Búsquedas en Base de Datos del menú Herramientas o mediante ) Permite seleccionar un grupo de clientes del fichero de anticipos de crédito (no de la base de datos general de clientes) según la relación existente entre el contenido del campo seleccionado y el valor o expresión introducido. Por ejemplo: Generación de Anticipos de Crédito Pág. 9

10 Esta búsqueda nos selecciona los clientes cuyo importe sea superior a ptas. Una vez elegido el criterio de selección se elige Realizar Consulta y el sistema muestra el resultado. Después de consultar el sistema permite modificar campos a todos los clientes que cumplen la condición de consulta mediante la opción Actualizar. Se elige el campo que se desea cambiar, la operación que se quiere y el valor o expresión: Esta actualización incluye en todos los clientes seleccionados (es decir, los de importe superior a Ptas) la expresión Valor muy alto en el campo de observaciones. Una vez elegida la expresión de actualización se elige Realizar Actualización y el sistema efectuará los cambios. Para cambiar entre consulta y actualización usar y. Generación de Anticipos de Crédito Pág. 10

11 3-4 CONFIGURACIÓN DE ENTORNO (Acceso por el menú Herramientas). Permite compactar automáticamente la base de datos (recomendado), con dos opciones: - Siempre: se compacta la base en todo momento, para mejorar el espacio en el disco. - Según un intervalo de días: sólo se compacta según la periodicidad indicada (por defecto, cada 7 días). Además hay otras opciones de visualización referentes a: - La barra de herramientas: mostrar, mover y mostrar el texto de ayuda. - La barra de estado: mostrar. 3-5 REPARAR Y COMPACTAR BASE DE DATOS (Acceso por el menú Herramientas). La opción de Reparar permite en algunos casos recuperar una base de datos dañada que se encuentra en una unidad de disco. Basta con elegir la unidad, el directorio y el nombre de la base de datos y pulsar Aceptar. La opción de Compactar permite reducir el espacio que ocupa una base de datos que se encuentra en una unidad de disco. Basta con elegir la unidad, el directorio y el nombre de la base de datos y pulsar Aceptar. Si se desea compactar siempre o periódicamente la base de datos abierta, consultar Configuración de Entorno. 4 SALIDA DE DATOS 4-1 ENVÍO DE UN FICHERO A LA CAJA Las bases de datos de anticipos de crédito generadas por la aplicación permiten ser editadas fácilmente gracias a su formato, pero no se pueden enviar directamente a la Caja ya que los ficheros de anticipos de crédito a enviar a ésta deben tener el formato del cuaderno 58 del CSB (.q58). Para convertir una base de datos a este formato, hay que ir a Generar Diskette del menú Herramientas (o mediante el botón ). Para realizar esta operación consultar más abajo la sección: Archivar la Base de Datos - Generar Diskette. Una vez generado el fichero del formato del cuaderno 58 del CSB, para enviarlo a la Caja consultar Transmisión de Ficheros en el capítulo 4. Generación de Anticipos de Crédito Pág. 11

12 4-2 PRESENTACIÓN EN PANTALLA Se puede obtener en pantalla una presentación de los datos introducidos de tres formas: Mediante la opción Presentación Preliminar del menú Fichero. Mediante la opción Listados del menú Herramientas (enviando el informe a ventana) Mediante el botón. 4-3 SALIDA DE DATOS POR IMPRESORA Para obtener en impresora una presentación de los datos introducidos con el mismo formato que aparece en pantalla en la presentación preliminar hay dos opciones: Enviar un informe a la impresora en la opción Listados del menú Herramientas. Mediante el botón. 4-4 ARCHIVAR LA BASE DE DATOS Existen múltiples formatos para archivar la base de datos. Existen tres posibilidades, según que el contenido de ese fichero sea completo, la opción de Generar Diskette con el formato del cuaderno 58 o generar un fichero de texto con los datos de los anticipos: 1) Fichero Completo En este apartado se incluyen los tres formatos que guardan todos los datos de la base, de modo que luego se puedan importar y se reconstruya la base de datos en su totalidad, si bien dada la importancia del segundo de ellos (Generar Diskette), hay un apartado específico dedicado a él. Generación de Anticipos de Crédito Pág. 12

13 Nombre Creación Datos incluidos Formato Fichero de Anticipos (Automática) Todos.b58 Cuaderno 58 Generar Diskette Todos + Claves CSB.q58 (Necesarias para el envío) Fichero de texto Exportar Datos Todos (beneficiarios).d58 formateado NIF y sufijo (ordenante) 2 Generar Diskette (Acceso por el menú Herramientas o mediante el botón ) La Generación de un Diskette es el paso previo obligatorio para proceder a la transmisión a la Caja, ya que el fichero debe llegar a ésta en el formato del cuaderno 58 (que es el que se genera con esta operación). Los pasos para generar un diskette son: Dar un nombre al fichero con el sufijo.q58 (se recomienda incluir en el nombre una referencia a la fecha o la remesa para identificar los créditos incluidos) y elegir el directorio en el que se va a almacenar (por defecto en el de la aplicación): Seleccionar todos los registros de créditos o sólo los del ordenante activo (el que aparecía en pantalla): Generación de Anticipos de Crédito Pág. 13

14 En caso de existir más de un presentador en la base de datos general, hay que elegir el correspondiente al fichero que se está generando: Introducir la fecha de confección del soporte del diskette: El sistema permite la impresión de una comunicación escrita para dirigir a la Caja: Generación de Anticipos de Crédito Pág. 14

15 Finalmente el sistema muestra el nombre del archivo con el número total de créditos y de registros, de modo que el fichero ya está preparado para su envío: De este modo se ha generado un fichero con el formato del cuaderno 58 del CSB (celecsa.q58) que ya puede ser enviado a la Caja. Wordperfect Texto para Wordperfect.wpd Todos (excepto *) son accesibles desde Presentación preliminar-exportar ( ). El fichero de texto (marcado con *) es accesible desde Listado (menú Herramientas)-Enviar Datos a Fichero. 5 ENTRADA DE DATOS (IMPORTACIÓN) Permite importar los datos de un fichero del disco distinto del actualmente en uso. Al realizar esta operación se pierden todos los datos introducidos en el fichero actual de anticipos de crédito por lo que sólo es recomendable hacerlo con un fichero nuevo vacío. Se pueden importar ficheros con tres formatos, que se corresponden a los tres formatos en los que también se puede exportar (consultar Salida de Datos - Archivar la Base de Datos): Generación de Anticipos de Crédito Pág. 15

16 Nombre Formato Fichero de Adeudos.b58 Formato del Cuaderno 58.q58 Fichero de texto formateado.d58 También es posible visualizar un fichero de cualquier formato sin importar los datos y, por tanto, sin perder los datos actuales. Para ello, ir a Abrir Fichero de Texto del menú Fichero. Generación de Anticipos de Crédito Pág. 16

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