Universidad Tecnológica de Querétaro Voluntad Conocimiento Servicio

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1 Universidad Tecnológica de Querétaro Voluntad Conocimiento Servicio BASE DE DATOS (Herramienta para administración de bienes y servicios) Grupo SID Reporte de Estadía que para obtener el título de Técnico Superior Universitario en Administración Presenta: Brenda Viridiana Hernández Rico Santiago de Querétaro Agosto del

2 Universidad Tecnológica de Querétaro Voluntad Conocimiento Servicio BASE DE DATOS (Herramienta para administración de bienes y servicios) Grupo SID Reporte de Estadía que para obtener el título de Técnico Superior Universitario en Administración Presenta: Brenda Viridiana Hernández Rico Arq. Rosa Ma. Corona Castro Asesor de la empresa Ma. Del Carmen Castro Carro Asesor de la UTEQ Santiago de Querétaro Agosto del

3 AGRADECIMIENTOS A Dios por regalarme vida, salud, fortaleza y estar a mi lado siempre. A mi mamá que siempre ha demostrado una gran fortaleza, que ha estado conmigo en todo momento, regalándome amor, cariño y comprensión. Si algo he aprendido de ti todos estos años es a ser luchadora, gracias por tu sacrificio y esfuerzo, pero sobre todo, gracias por ser mi mamá. A mi tía Carmelita que siempre ha sido como una segunda madre para mí, gracias tía por que sin tu apoyo no estaría aquí y ahora cumpliendo mis sueños. A mis hermanas: Sandra, porque además de ser mí hermana siempre ha sido mi mejor amiga y consejera en todo momento, pero sobre todo mi ejemplo a seguir. Paola, que a pesar de ser la más pequeña de la familia ha demostrado una gran madurez y me ha enseñado que todo lo que se quiere hacer,se puede, siempre y cuando uno se lo proponga. A mi novio Luis Enrique que ha estado a mi lado compartiendo conmigo buenos y malos momentos y ha estado apoyándome en esta etapa de mi vida. A Rubén que me ha brindado siempre su amistad y su apoyo incondicional. A mis compañeros y amigos de la Universidad. A mis profesores que día con día me regalaron una chispa de aprendizaje. A mis tutores la profa. Ma. del Carmen Castro y el Prof. Arturo Corona por su apoyo. A la Universidad que me vio crecer profesionalmente. Y la empresa Grupo SID que me permitió realizar mi estadía dentro de sus instalaciones. 3

4 ÍNDICE AGRADECIMIENTOS ÍNDICE INTRODUCCIÓN CAPÍTULO I. ANTECEDENTES GENERALES DE LA EMPRESA 1.1 Antecedentes históricos Misión Visión Política de Calidad Valores Funciones Organigrama del área de compras CAPÍTULO II. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 2.1 Planteamiento del problema Antecedentes del problema Planteamiento del problema

5 2.1.3 Ubicación y delimitación del problema Definición del proyecto Justificación Marco conceptual Objetivo del proyecto Alcance CAPÍTULO III. DESARROLLO DEL PROYECTO 3.1 Elaboración del proyecto CONCLUSIONES Conclusiones BIBLIOGRAFIA Bibliografía y/o páginas consultadas en Internet ANEXOS 5

6 INTRODUCCIÓN Este proyecto consta de la integración y actualización de bases de datos, cuyo objetivo principal es ahorrar tiempo y esfuerzo, favoreciendo un uso responsable de la información. Se explicará el manejo y la importancia de la hoja electrónica de cálculo, mediante ventajas y aplicaciones, debido a que en la actualidad la mayoría de las organizaciones utilizan las hojas electrónicas de cálculo por las aplicaciones que se les puede dar en diversos campos. Las bases de datos están enfocadas a favorecer distintas actividades en el desarrollo de tareas relacionadas con el ámbito laboral. La información, el conocimiento y la comunicación se encuentran estrechamente relacionados. Es por ello que ahora las bases de datos son utilizadas como instrumentos de trabajo, debido a la facilidad y rapidez en el acceso de información. Por medio de estas se pueden resolver problemas elementales a través de un manejo adecuado, preciso y responsable. Este proyecto se realizó para un control apropiado de información importante y elemental para la empresa. 6

7 CAPÍTULO I ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 7

8 Capítulo I Antecedentes de la empresa 1.1 Antecedentes de la empresa GRUPO SID fue fundado en 1975 con el nombre comercial de Transportes SUVI S. A. De C. V. Para 1985 contaba con una flota de 40 camiones, siendo una de las flotas más grandes dedicadas a la industria cementera. En 1991 Transportes SIVI cambió sus oficinas centrales para la ciudad de Querétaro. Dando crecimiento y la diversificación de la empresa en 1997 se crea el corporativo de Grupo SUVI, con la finalidad de administrar todos los negocios que la misma demanda requería. En 1999 Grupo SUVI hace un cambio muy importante de imagen creando de esta manera Grupo SID Sistemas Integrales de Distribución, con sus oficinas corporativas establecidas en ciudad de Querétaro y negocios a través de la República Mexicana. Desde el inicio de nuestras operaciones se ha mantenido un importante crecimiento. Nuestro grupo proporciona servicios que satisfacen con excelencia las necesidades de nuestros clientes. DIVISIÓN DE TRANSPORTE. El día de hoy Grupo SID consta de una flota de más de 600 unidades en la DIVISIÓN DE TRANSPORTE y más de 3000 empleados trabajando para empresas internacionales lideres en su giro, cuenta con una organización sólidamente establecida, siempre a la vanguardia en tecnología y con las mismas estrategias que han llevado a esta empresa a ser una de las principales en su ramo. 10 8

9 1.2 Misión Ser el mejor grupo de servicios logísticos que proporcione soluciones a las necesidades de nuestros clientes, con personal calificado y comprometido, buscando innovación tecnológica, manteniendo un crecimiento rentable y sostenido. 1.3 Visión Ser líder de clase mundial en soluciones integrales de logística. 1.4 Política de calidad Cumplir con los requisitos establecidos de nuestros clientes, a través de un servicio innovador de excelencia y mejorando continuamente nuestro sistema de gestión de calidad. 1.5 Valores ACTITUD DE SERVICIO: Es nuestra pasión por atender las necesidades y expectativas de nuestros clientes para asegurar su total satisfacción. HONESTIDAD: Es el respeto de los principios morales que norman nuestro comportamiento. AUSTERIDAD: Es el uso racional y eficiente de los recursos de la organización. RESPONSABILIDAD: Es el compromiso de conocer y cumplir nuestros deberes y obligaciones. INNOVACIÓN: Es el cambio constante que convierte la imaginación en acciones que mejoran nuestros servicios. DISCIPLINA: Es el cumplimiento constante de nuestras políticas y procedimientos. CALIDAD: La excelencia en el servicio. RENTABILIDAD: Es la generación de recursos que nos permitan financiar el desarrollo y alcanzar los rendimientos requeridos por los accionistas. TRABAJO EN EQUIPO: Sumar talentos y esfuerzos como una forma de trabajo. 11 9

10 RESPETO: Reconocer el valor de nuestra gente, clientes y proveedores como personas y organizaciones con ideas y principios propios. EXCELENCIA: Es el desarrollo más completo posible de las capacidades individuales de cada persona y la motivación para emplear las cualidades desarrolladas al servicio de los demás

11 1.6 Funciones GERENCIA DE COMPRAS, SERVICIOS Y OBRAS Evaluar los procesos de abastecimiento en función de la optimización e la aplicación de los recursos. Determinar estrategias de abastecimiento que maximicen la rentabilidad de la empresa. Establecer criterios de análisis que logren una optima negociación en el proceso de abastecimiento. Administración de recursos que apoyan el desempeño de funciones del personal. COMPRADOR CORPORATIVO Determinar estrategias de abastecimiento que maximicen la rentabilidad de la empresa. Establecer criterios que logren la óptima negociación en las actividades de gestión de almacén. Aplicar el desarrollo de proveedores y técnicas de negociación en las actividades de gestión de almacén. COMPRADOR Procesar los requerimientos capturados por los usuarios en el modulo de compras abasteciendo mediante compras varias a las áreas de almacenaje y transporte. ARCHIVO Resguarda y mantiene toda la evidencia documentada y generada por los departamentos del grupo SID. RECEPCIÒN Recibe toda llamada entrante y su debida canalización con el personal de la organización. Manejo del conmutador para realizar llamadas locales y a las bases. MENSAJERO Entrega y envío de documentos

12 1.7 Organigrama del área de Compras, Servicios y Obras DIRECCIÓN FINANZAS SUBDIRECCIÓN COMPRAS, SERVICIOS Y OBRAS GERENCIA DE COMPRAS, SERVICIOS Y OBRAS COMPRADORAS COMPRADOR CORPORATIVO RECEPCIÓN MENSAJERO ENCARGADO DE MANTRENIMIENTO ENCARGADO ARCHIVO AUXILIAR AUXILIAR 14 12

13 CAPÍTULO II DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 13 15

14 Capítulo II Descripción del proyecto 2.1 Planteamiento del problema Antecedentes del problema En la empresa Grupo SID, el departamento de Compras, realiza diversas actividades de compras varias, obras y servicios para el abastecimiento en las áreas de almacenaje y transporte, así como también la negociación directa con proveedores. Estos conforman una parte importante dentro del departamento, ya que proporcionan bienes y servicios que se requieren dentro de la empresa. Las personas que se encuentran laborando dentro del área, llevan un determinado control para efectuar operaciones y tomar decisiones, con ello determinar si las compras son necesarias o no. La problemática se encuentra en que no se tiene la información de forma eficiente y ordenada para análisis y proceso de la misma, así como actualizada Planteamiento del problema Elaboración y actualización de bases de datos para obtener información más completa y precisa poniendo especial énfasis en la responsabilidad, el orden y la calidad ya que la información es un elemento importante, para el análisis y control

15 2.1.3 Ubicación y delimitación del problema Se ha observado la necesidad de la elaboración y actualización de las bases de datos del área de compras, que contenga datos específicos, necesarios y que sean ampliamente suficientes. Esto será benéfico para el usuario de la base de datos, ya que será utilizado como instrumento de trabajo para el área en general Definición del proyecto La Base de Datos (Herramienta para administración de bienes y servicios) va a recaudar información, con el fin de optimizar tiempo y llevar un control con exactitud

16 2.2 Justificación Se han detectado problemas con la información. Para ello se han creado objetivos para crear y actualizar bases de datos, que contenga datos para que el departamento de compras lleve un registro, el cual será de gran utilidad para reducir procedimientos y recaudar información y operaciones con facilidad, con esta herramienta se agilizará la consulta de información. 2.3 Marco conceptual La base de datos, es un conjunto de datos sobre la empresa, que se almacenan y posteriormente pueden ser utilizados o modificados según el usuario. La base de datos será realizada en Microsoft Excel, esta es una aplicación para manejar hojas de cálculo en la cual se pueden añadir datos importantes con cierto grado de seguridad, así como también es de gran ayuda para mantener una organización adecuada y precisa, es una herramienta eficaz que ayuda a importar y explorar conjuntos de datos significativamente ampliados. La base de datos cuenta hojas electrónicas de cálculo, en cual se utilizará la aplicación de fórmulas y funciones, operaciones de edición, inserción, formato y protección de la información así como solución de problemas, favoreciendo un uso eficiente y responsable de la información. En la hoja electrónica de cálculo también se van a introducir, organizar, modificar y procesar datos de la empresa. Así mismo se permitirá elaborar reportes con el formato requerido y agregarles gráficos, texto y colores, que serán de gran utilidad para manipular y resaltar información relevante. Microsoft Excel proporciona varias hojas de cálculo, las cuales tienen una estructura tabular en forma de tabla compuesta por filas y columnas

17 Las principales ventajas que nos ofrece la base de datos en Microsoft Excel son: Introducir datos ( numéricos y de texto) Organizar y manejar la información de manera eficiente. Realizar cálculos de manera rápida y precisa a través del uso de formulas y funciones. Recalcular automáticamente (al modificar datos) Elaborar gráficos y diagramas para presentar y visualizar la información. Imprimir resultados y configurar la impresión de acuerdo a nuestras necesidades. Tomar decisiones con base a la información y los resultados obtenidos. Excel puede también ordenar criterios por orden alfabético y numérico, ascendente y descendente el cual presenta una gran ventaja de modo que por más extensa que sea nuestra información, los datos que se requieren o se necesitan se localicen de forma inmediata y sencilla. Planeación de la hoja electrónica de cálculo (proceso de información) 1.- Entrada de datos Recopilación y captura de los datos que se van a procesar 2.- Procesos Determinación de los cálculos y las formulas que se emplearan para procesar los datos 3.- Salida Obtención de los resultados o información de salida 17 19

18 2.4 Objetivos del proyecto Creación y actualización de bases de datos Optimización de tiempo Disponibilidad de datos si existen modificaciones Información oportuna Rapidez Integridad de los datos Seguridad 2.5 Alcance Este proyecto de base de datos afectara a las siguientes áreas: A Compras y servicios, ya que esta función verifica el cumplimiento de: Selección adecuada de los proveedores Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material Determinación desde el punto de pedido y reorden Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar: Compras innecesarias, excesivas y caras Adquirir materiales innecesarios Retrasos en los programas de otras áreas. A Cuentas por pagar ya que realiza la revisión de cotizaciones de la orden de compra y genera su pago. Y contabilidad, debido a que este departamento es el encargado de revisar la documentación generada por Cuentas por pagar y Compras y servicios, y maneja un control sobre los gastos que se realizan

19 CAPÍTULO III DESARROLLO DEL PROYECTO 21 19

20 Capítulo III Desarrollo del proyecto 3.1 Elaboración del proyecto (Base de datos) Tomando en cuenta el caso práctico Nextel, se inició la elaboración del proyecto mediante la investigación de varios factores acordes a los teléfonos Nextel. Observando la información en la base de datos, contenía datos como: Región, razón social, flotilla, ID, teléfono, usuario, CURP

21 Se necesitaba obtener información actual y general, para ello se incrementaron campos de tal forma que se recaudara toda la información que se requiere. Por lo tanto se agregó una cuenta y subcuenta que se le designó a cada empresa para distinguir a cada una de ellas y encontrar la información con mayor facilidad y de forma más rápida y exacta, así como la administración

22 Fue necesario incrementar columnas las cuales contendrán datos importantes, además del usuario y la empresa, también del equipo y del servicio que Nextel proporciona. Como lo son: Modelo, SIM, número de serie, IMEI, plan contratado, plazo, fecha de inicio, fin de plazo y status. Esto con el fin de llevar un control optimo acerca del equipo y sus renovaciones

23 Para ello pedimos a Nextel que nos facilitara unas listas sobre el estado actual de los equipos requeridos y contratados por la empresa, el plan de cada uno de ellos la fecha de activación y fin de plazo. Esta información se le agrego a la base de datos para complementar y tener los datos actualizados. Acerca del estado asual de los equipos. Cuando se realiza alguna renovación de equipo o existe algún cambió de usuario se hace un responsiva la cual la firma la persona responsable del equipo en uso

24 De la base de datos se toma la información correspondiente al equipo; el modelo, IMEI, SIM y numero de serie para posteriormente capturarlos. Esta carta es firmada y las nuevas responsivas que se otorgan a los cambios y renovaciones se archivan por empresa y en orden ascendente, desechando las responsivas de fechas anteriores y dejando solo las más recientes

25 Se colocaron los datos en las celdas correspondientes, de tal forma que todos los datos queden registrados y guardados. Los campos se ordenaron de mayor a menor importancia, estando lleno el formato, se tomo la iniciativa de corroborar que estos fueran verídicos y se decidió marcar a algunos usuarios por medio de un Nextel perteneciente al área de compras para verificar o en su caso modificar y actualizar

26 Al término de esta investigación se filtraron los datos para mayor facilidad en el manejo de estos. Esto nos trae grandes ventajas para cuando se requiera proporcionar al proveedor los datos que le sean necesarios del usuario y el usuario obtenga los datos precisos del equipo y el servicio que se le brinda. 2826

27 Cuando se requiera realizar renovaciones, altas, cambios de equipo por daños que se ocasionen y vencimiento de plazos, se podrán realizar los cambios necesarios y modificaciones en la base de datos se podrá consultar también la relación de empleados que ya cuentan con el servicio, puesto y ciudad donde se localizan

28 La empresa les proporciona a algunos empleados teléfonos Nextel, ya que es beneficio para que la comunicación sea constante, y exista un buen funcionamiento debido a que varios empleados se encuentran alejados de la ciudad. La base de datos recaudo información personal de cada uno de los beneficiarios, así como también del equipo que se les ha proporcionado. Con el fin de optimizar tiempo y llevar un control con precisión. Esta base de datos servirá a la empresa principalmente para ahorrar tiempo y mantener orden. Podrá ser renovada constantemente debido a la facilidad de acceso y si es necesario podrá ser manejarla con seguridad ya que estos son datos confidenciales de la empresa

29 CONCLUSIONES 29 31

30 CONCLUSIÓN Este proyecto se realizó con el propósito de que la función de base de datos sea perfectible, por lo que se obtendrán resultados óptimos, proporcionara grandes beneficios para el área de compras y para la empresa en general. Ya está en funcionamiento como una herramienta administrativa de trabajo, cambiará trabajo y esfuerzo por eficacia y calidad. Proporcionará información organizada y actualizada, con ello se cuidará de manera total el control sobre las compras, cubriendo así todas las expectativas planteadas al principio de este proyecto. 3230

31 BIBLIOGRAF ÍA 33 31

32 BIBLIOGRAFÍA Pérez Martínez Ma. Josefina, Informática II, Alfaomega, México DF, Cortes Ferreira Gonzalo, Informática paso a paso, Alfaomega, México DF, Marvin Bryan, Manual de Excel 4, Mc Graw Hill, España,

33 ANEXOS 33