ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CON SERIALES

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1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CON SERIALES Los documentos que afectan seriales son documentos contables en los cuales se relacionan productos que en su catálogo se encuentre la marcación de Utiliza seriales. A continuación se describe como elaborar una factura de venta con productos que manejan seriales. Cuál es la ruta para elaborar una factura de venta? Para elaborar facturas de venta es posible utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Documentos Factura de venta.

2 Al momento de ingresar a esta opción el sistema habilita una pantalla en la cual es necesario seleccionar el tipo de factura elaborar: Una vez seleccionado el documento a elaborar el sistema solicita los siguientes datos: a. DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Estos son: La fecha de elaboración del documento. Nit: Corresponde al tercero al cual se le va a elaborar la factura de venta, este puede estar previamente creado o desde la elaboración del documento es posible realizar su creación. Centro de costos: Es necesario asignar uno, por esta razón la empresa debe tener creado mínimo uno como principal. Vendedor: El sistema trae en forma automática el asociado en el catálogo del tercero. Datos del cliente: Estos son datos de ubicación que se ingresaron al programa al momento de crear el tercero y se verán reflejados en la impresión del documento.

3 Cupo: Es el cupo de crédito asignado en la creación del catálogo de terceros. Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el saldo pendiente de recaudar. Mora: Solo muestra valores si se encuentran facturas vencidas y pendientes de pago. Saldo: Es el valor que el cliente debe a la fecha en cartera (toma las facturas vencidas y por vencer). Importante: Los campos de cupo, disponible, mora y saldo el sistema trae la información de manera automática y dependiendo de la parametrización realizada en el catálogo de terceros. b. DATOS DE TRANSACCIONES: En esta pantalla se incluyen cada uno de los productos que se le van a vender al cliente, el centro de costos, la bodega, entre otros.

4 Saldo: Corresponde al saldo en cantidades que el producto tiene en la bodega seleccionada, el sistema trae automáticamente esta cifra. Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de unidades del inventario por cada una de las bodegas. Cantidad: Digitar el número de unidades a facturar, después de esto se habilita la siguiente ventana:

5 En ella es necesario seleccionar el serial del producto que se esta facturando. Importante: Si en el registro de control fue seleccionada la casilla el sistema obliga a incluir tantos seriales como cantidades de producto se han ingresado en la elaboración del documento. Para ello es necesario seleccionar cada uno de los seriales y el sistema permite esto únicamente si se encuentra en estado Disponible ; por cada uno de ellos el sistema solicita: Número IMEI: Si en el programa se definió la utilización de este código, al momento de seleccionar el serial, también solicitara este código el cual es único e irrepetible Garantía (Días): Digitar el número de días de garantía que tiene el producto. Vencimiento: Hace referencia a la fecha de vencimiento de la garantía. Importante: SIIGO calcula en forma automática esta fecha y toma como base la fecha de elaboración del documento, suma el número de días de garantía y el sistema asigna la fecha de vencimiento.

6 Valor unitario (Lista de Precios): Digitar el valor unitario del producto o en caso de manejar listas de precios el sistema trae estos valores automáticamente; si el cliente tiene asociada la lista de precios 13 se habilita la siguiente ventana para seleccionar el valor correspondiente. c. DESCUENTOS Y CARGOS: Es posible asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los impuestos y el sistema realiza el cálculo en forma automática. Al momento de terminar de ingresar todos los productos que se van a incluir en la factura de venta, es necesario grabar esos datos, labor que se realizar con la tecla de función F1 o el icono de la bandera. Luego el sistema solicita confirmación de los porcentajes para el cálculo de la autoretención del CREE.

7 d. VENCIMIENTOS O FORMAS DE PAGO: En la siguiente ventana se incluye información de como el cliente va a cancelar la factura, es decir, la forma de pago, las cuotas, las fechas de vencimiento y el valor de cada cuota. A continuación el sistema pregunta sí el documento esta correcto y por último se realiza la contabilización del documento y es posible enviarlo a impresión.

8 Importante: El sistema traerá automáticamente el número de la factura de venta si en la parametrización del documento se marcó el campo Numeracion Automatica, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo.

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