Overview of Procurement and Supply Management Processes for HIV/AIDS and TB Medicines

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1 Overview of Procurement and Supply Management Processes for HIV/AIDS and TB Medicines Francis Aboagye-Nyame Director, SPS Program Workshop on Procurement and Supply Management for HIV and TB Products September 5-7, 2011 Intercontinental Hotel Nairobi, Kenya

2 Outline Stock-outs of HIV/AIDS and TB commodities Pharmaceutical Management Framework Procurement Mechanisms for HIV/AIDS and TB Commodities Supply Chain Management Systems for HIV/AIDS and TB Commodities Issues in Procurement and Supply Chain Management for HIV/AIDS and TB Commodities Summary 2

3 Stock-Out of HIV/AIDS Commodities: What is Known Countries reporting a stock-out of at least one ARV medicine 1 38% in 2009 (94 countries) 34% in 2008 (90 countries) 38% in 2007 (66 countries) Islamic Republic of Iran, Tunisia, Yemen, and several Central and South American countries cited medicine supply interruption as a notable barrier to access antiretroviral therapy (ART) 2 Source: 1. Towards universal access: scaling up priority HIV/AIDS interventions in the health sector. Progress report World Health Organization, United Nations Children s Fund and UNAIDS. 2. Global Report: UNAIDS Report on the Global AIDS Epidemic 2010.

4 Stock-Out of TB Commodities: What is Known 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 45% (9/20) 18% (32/174) 16% (26/167) 20% (35/176) 22% (34/155) Central Level (2007) First-Line Anti-TB Medicines: Percentage of Countries Reporting Stock Outs 9% (2/22) Central Level (2006) 41% (9/22) Peripheral Level (2007) 27% (6/22) Peripheral Level (2006) Global HBC (High Burden Countries) Source: Global Tuberculosis Control: Epidemiology, Strategy, Financing. WHO 2009 Global Tuberculosis Control: Surveillance, Planning, Financing. WHO 2008

5 5

6 Procurement Mechanisms for HIV/AIDS and TB Commodities National procurement systems International competitive bidding, national competitive bidding/others National laws Global Fund Guidelines World Bank Guidelines Global mechanisms Voluntary Pooled Procurement and Capacity Building Services Supply Chain Management System Project Global TB Drug Facility Other UN mechanisms Nonprofit international suppliers working with governments IDA, Mission Pharma, others Donations and grants from private parties and manufacturers 6

7 Issues in Procurement of HIV/AIDS and TB Commodities (1) Absence or inadequate procurement policies, rules, regulations, structures, and formal systems for the procurement of quality-assured pharmaceuticals Compliance with international standards and donor requirements Transparent and competitive processes Product specifications Staff skills and experience in procurement management Funding Insufficient budgetary allocations Procurement, clearing, storage, distribution, etc. Funds released at irregular intervals TRIPS flexibilities not properly utilized by countries 7

8 Issues in Procurement of HIV/AIDS and TB Commodities (2) Global and national markets Limited volumes of pediatric ARVs Limited sources of quality-assured API TRIPS limitations WHO and other prequalification mechanisms limitations Quantification and supply planning issues Lack of pipeline, enrollment, and consumption data Complex and fast changing treatment regimens Push for scale-up Impact of new diagnostic tools and regimens 8

9 Procurement and Supply Chain Management System

10 Efficient Distribution Systems Maintains a constant supply of drugs Keep drugs in good condition throughout the chain Minimizes losses due to spoilage and expiry Rationalizes storage points Uses available transport as efficiently as possible Reduces theft and fraud Provides information for forecasting drug needs 10

11 ARV Supply Chain Uganda Funders Procurement Agents Storage Distribution 11

12 ARV Supply Chain Ethiopia International/Local Source Key Flow of pharmaceuticals Flow of Information National Health Program Units Regional Health Bureau/Zonal Health Department PFSA Central PFSA Hub Woreda Health Office Hospitals Health Centers Health Posts CLIENTS 12

13 2 nd Line TB Supply Chain Peru Flujo de Medicamentos de Segunda Linea para el Tratamiento de TB-MDR Uso Distribucion Adquisicion Seleccion (4) CARE (Con recursos de Fondo Mudial) Compra directa a GLC/ IDA (4.1) CARE Desaduana los medicamentos adquiridos por GLC / IDA (10.1) Paciente completa TX y cura (10.2) Paciente fallece o abandona (1) Estrategia TB / DGSP Elabora protocolos de tramiento para pacientes con TB MDR (2) Estrategia TB Establecen requerimientos de compra (6 / 8.5) Almacen Socios en Salud Recibe y almacena. Entrega Tx para 33 dosis/ paciente (Amx+Cl; Amk; Cap; Moxi) (6) Transporte (10) Centros de Atencion a las personas Enfermera entrega medicamentos a los pacientes (1.1) DIGEMID Elabora Petitorio Nacional de Medicamentos Informa existencias y consumo Consumo (8.3) (1.2) DIGEMID Elabora fichas tecnicas de productos farmaceuticos (8.4) Autoriza entrega almacen Transporte DISA (5) Almacen Central Recibe y almacena medicamentos Transporte (3) OGA/ ORE Compra por subasta a la baja (7 / 8.4) Almacen especializado DISA Recibe (del MINSA en base a casos programados; del SeS en base a aprobados por CER) y distribuye medicamentos Informacion pacientes que finalizan o abandonan (9) Farmacia Centros de Atencion a las Personas Recibe medicamentos para 2-3 meses (en equema completo ) (8.3) Comunica aprobacion Tx (3.2) OGA/ ORE Establece requerimientos solicita presupuesto y compra (8.3) (8.1 / 8.3) CERI Recibe expediente y aprueba tratamiento (regulares / estandarizados Expediente y tratamiento (8) Centros de Atencion a las Personas Identifica caso sospechoso y consulta al CERI. Completa expediente para aprobacion de tratamiento Informacion necesidades (8.1) (3.1) DISA / DIRESA Consolida casos atendidos de establecimientos y estima necesidad (8.2) CER (Nacional) / Unidad Tecnica Evalúa expediente y autoriza medicamentos (casos especiales / individualizados) (8.3) Comunica (x Correo-E) la aprobacion Tx Informacion necesidades Flujo reverso de medicamentos

14 Issues in Supply Chain Management of HIV/AIDS and TB Commodities (1) Management information systems Information to make decisions Policy and legal framework Product registration Selection Treatment protocols Targets vs. service capacity Procurement Forecasting and quantification Procedures and processes Customs and importation clearance 14

15 Issues in Supply Chain Management of HIV/AIDS and TB Commodities (2) Storage Warehousing and storage infrastructure Scale up New technologies Waste management Security Inventory management Inventory parameters Order processing Transportation and distribution 15

16 Issues in Supply Chain Management of HIV/AIDS and TB Commodities (3) Prescribing, Dispensing, and Use Patient Safety Quality Assurance Post-Marketing Surveillance Adverse Drug Events Monitoring 16

17 Considerations Scale up of HIV/AIDS programs Absorptive capacity Infrastructure Funding New Technologies Treatment regimens Cut-off points Diagnostics 17

18 Summary Pharmaceutical systems are complex Multiple interrelated components Decision-making process is complex Many stakeholders are involved Systems operate in a dynamic environment TB and HIV pharmaceutical supply is part of a larger health system International resources for procurement and technical assistance/capacity building are available The pharmaceutical management cycle framework guides the systematic analysis and improvement of pharmaceutical systems 18

19 19 Thank You

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