< METODOLOGÍA PARA IMPLEMENTAR PRÁCTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO EN UNA CADENA LOGÍSTICA PORTUARIA >

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1 < METODOLOGÍA PARA IMPLEMENTAR PRÁCTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO EN UNA CADENA LOGÍSTICA PORTUARIA > <LUIS M. ASCENCIO CARREÑO, ROSA G. GONZÁLEZ-RAMÍREZ, LORENA BEARZOTTI> Pontificia Universidad Católica de Valparaíso Av. Brasil 2241 Piso 5, Valparaíso, Chile. +56(32) Fax: +56(32) <IRMA JULIETA GUERRERO> EGADE ITESM Campus Monterrey Ave. Fundadores y Rufino Tamayo, Monterrey, México. Tel: +52(81) Ext Resumen La cadena logística portuaria (CLP) enfrenta importantes desafíos de integración con las cadenas de suministro globales, las cuales buscan mejorar sus ganancias mediante el control de la variabilidad que afecta a los costos logísticos derivados de las operaciones internacionales. Internamente, la cadena logística portuaria debe focalizar sus esfuerzos en la reducción de variabilidad de sus operaciones mediante una mejor coordinación entre sus etapas físicas y documentales, dada la gran multiplicidad de actores públicos y privados, basándose en los procedimientos inter-empresariales que en la Administración de la Cadena de Suministro (SCM por sus siglas en inglés) han probado ser fuente de ventaja competitiva. En este artículo se presenta una propuesta de diseño e implementación de un sistema de gestión de logística colaborativa (SGL) para una cadena logística portuaria, que tiene como objetivo la optimización de operaciones colaborativas basadas en procesos inter-empresariales en el ámbito portuario. Esta iniciativa se enmarca dentro del programa de investigación y desarrollo "Metodologías y Sistemas para la Optimización de la cadena logística portuaria" que desarrolla la PUCV en alianza con diversos puertos de Chile. El SGL ha sido diseñado utilizando conceptos y prácticas de SCM tales como alianzas estratégicas inter-empresariales, procesos de negocios logísticos y tecnologías de la información y comunicaciones. El SGL ha sido conceptualizado para el modelo portuario chileno, el cual se caracteriza por disponer de dos etapas de servicios de infraestructura de transporte: Terminales marítimos en primera y segunda línea portuaria, y un antepuerto o zona de extensión logística de apoyo (ZELA) conectada al puerto por un corredor.

2 La arquitectura del SGL comprende tres capas: una capa basada en procesos de negocios logísticos tácticos y operacionales (modelo de control de operaciones colaborativas, gestión de la demanda, gestión de vehículos y gestión de ordenes de importación y exportación); una capa tecnológica que implementa las soluciones en un ambiente de sistemas colaborativos; y una capa de gobernanza o de implementación institucional basada en la existencia de una comunidad portuaria y equipos de tareas y partners tecnológicos. Palabras claves <Cadena Logística Portuaria, Supply Chain Management, Facilitación del Comercio y el Transporte> 1. Introducción A la luz del fenómeno de globalización, e-commerce y las tendencias actuales de customización masiva, la administración logística global juega un papel fundamental en las operaciones de comercio exterior. Retrasos en los tiempos de tránsito tienen un alto impacto en la competitividad de las organizaciones y un importante peso en los costos logísticos (Feng & Yuan, 2007). Consecuentemente, las compañías están explorando seriamente el potencial de los conceptos de Administración de la Cadena de Suministro, o "Supply Chain Management" (SCM). Una eficiente gestión de la cadena de suministro es una estrategia esencial para el éxito de una empresa en mercados globales, permitiendo que sus productos puedan llegar a los mercados de manera más ágil y a menores costos logísticos (Gunasekaran, Lai & Cheng, 2008; Morash & Clinton, 1997; Steffanson, 2006). De acuerdo con Gurav, (2004), el transporte se ha convertido en una función de negocios crítica porque los costos de transporte representan un gran porcentaje del costo de los bienes. En este sentido, Rodrigue y Notteboom, (2009) señalan que las terminales tanto marítimas como terrestres han alcanzado un rol más activo en las cadenas de suministro, así como mayores niveles de integración que van más allá de su rol convencional de nodos de transferencia de mercancías. Así mismo, la globalización ha introducido mayores requerimientos a los existentes en las cadenas de suministro nacionales, en un ambiente de continuo cambio y volatilidad (Notteboom & Rodrigue, 2007). La existencia de una gran cantidad de actores públicos y privados que intervienen en las operaciones de transporte y logística de carga de comercio exterior, crea importantes problemas de coordinación entre terminales y sus principales usuarios, además de requerir la ejecución de un número no menor de trámites y transacciones, muchas de ellas soportadas en papel. Estos aspectos inciden fuertemente en la eficiencia logística tanto de la industria del transporte de carga, como en los costos de la distribución física internacional de exportadores e importadores, generando grandes congestiones en los accesos a las terminales, así como demoras y largos tiempos de espera en los diferentes nodos de la red logística de comercio exterior. Por otro lado, existen grandes presiones por lograr mayor productividad de la actividad portuaria para rentabilizar las fuertes inversiones hechas por los concesionarios de servicios de infraestructura portuaria. Todos estos aspectos han contribuido a incrementar la presión en las operaciones portuarias y los constantes cambios estructurales logísticos, haciendo que las terminales portuarias tengan un importante rol como miembros de una cadena de suministro totalmente integrada (Beresford et al., 2003). Los puertos requieren estar orientados hacia la cadena de suministro para lograr satisfacer las necesidades y requerimientos cada vez más exigentes de sus clientes, y poder cumplir con su rol como eslabón intermodal en la cadena de transporte. Varios autores han destacado la importancia que tiene la orientación de los puertos a SCM y el reconocimiento de que los puertos cada vez están más integrados a las cadenas logísticas,

3 siendo así relevante para los usuarios del sistema portuario el poder recibir servicios customizados y de valor agregado aún a costos más altos (Robinson (2002), Paixao y Marlow, (2003), Bichou y Gray (2004), Notteboom y Rodrigue (2005)). Tongzon, et al. (2009) presentan un estudio para analizar qué tan orientados están los puertos y terminales hacia un enfoque de SCM. Para ello, los autores diseñaron un cuestionario que aplicaron en el Puerto de Incheon para medir el grado de orientación hacia SCM desde dos perspectivas: la del operador de terminales y la del usuario, considerando en este último caso a la empresa naviera, y hacen un análisis sobre las discrepancias entre ambas perspectivas, además de analizar si el grado de orientación hacia SCM de una terminal de contenedores tiene impacto o no en su desempeño. Una de las principales conclusiones del estudio fue que existía una baja orientación hacia SCM desde ambas perspectivas, y que una de las principales causas era la dificultad de lograr una integración en la cadena de suministro debido principalmente a la necesidad de compartir información y generar cohesión y confianza entre los diferentes actores público-privados. En el estudio de diagnóstico que se realizó la Conformación de la Comunidad Logística del Puerto de San Antonio, Chile (Ascencio, et al., 2010), se realizó un análisis de la cohesión entre los actores de la cadena logística portuaria y los niveles de satisfacción en la calidad del servicio de los usuarios del puerto. Como resultado del estudio se observó que aquellos actores que mantenían una frecuencia alta en la relación tenían mayores niveles de satisfacción, a diferencia de los actores cuya relación solía ser con menor frecuencia. También se observó que existía poca confiabilidad y credibilidad en los servicios de la terminal, depósitos de contenedores y almacenes, así como niveles de insatisfacción en la relación precio-calidad de los servicios que ofrece el puerto, considerando tanto terminales, como depósitos y almacenes. Además, a partir del trabajo de sesiones grupales con actores representativos de la cadena logística portuaria, se identificaron una serie de limitaciones y áreas de oportunidad para el puerto, donde se destacaba la necesidad de un ente coordinador y mayor integración y colaboración entre los actores, lo que dio pauta a la conformación de la Comunidad Logística como un lugar de encuentro para buscar mejores prácticas y hacer frente a los desafíos que enfrenta el Puerto de San Antonio. Almotairi y Lumsden, (2009) presentan un análisis teórico sobre conceptos fundamentales para una plataforma logístico-portuaria y su relación con SCM basados en teoría de sistemas. Una plataforma logístico-portuaria es un grupo de empresas que trabajan en un ambiente de cercana colaboración para posicionarse estratégicamente e incrementar la eficiencia operativa para cada empresa involucrada y así lograr ventajas competitivas en toda la cadena de suministro. De esta manera, la autoridad portuaria interactúa con los actores involucrados en la logística del comercio exterior, tales como generadores de carga, operadores logísticos, agentes fiscalizadores, transportistas terrestres, empresas navieras, etc., para identificar y trabajar en los principales aspectos que afectan el desempeño logístico del sistema portuario (Notteboom y Winkelmans, 2001). Los autores identificaron tres principales sistemas: el sistema logístico portuario, el sistema de transporte multimodal y el sistema de información y comunicaciones, los cuales están fuertemente interrelacionados entre sí, y proponen un marco conceptual para comprender dichas interrelaciones. En este artículo se presenta una propuesta de diseño e implementación de un sistema de gestión de logística colaborativa (SGL) para una cadena logística portuaria, que tiene como objetivo la optimización de operaciones colaborativas basadas en procesos inter-empresariales en el ámbito portuario. Esta iniciativa se enmarca dentro del programa de investigación y desarrollo "Metodologías y Sistemas para la Optimización de la cadena logística portuaria" que desarrolla la PUCV en alianza con diversos puertos de Chile. El SGL ha sido diseñado utilizando conceptos y prácticas de SCM tales como alianzas estratégicas inter-empresariales, procesos de negocios logísticos y tecnologías de la información y

4 comunicaciones. El SGL ha sido conceptualizado para el modelo portuario chileno, el cual se caracteriza por disponer de dos etapas de servicios de infraestructura de transporte: Terminales marítimos en primera y segunda línea portuaria, y un antepuerto o zona de extensión logística de apoyo (ZELA) conectada al puerto por un corredor. La arquitectura del SGL comprende tres capas: una capa basada en procesos de negocios logísticos tácticos y operacionales (modelo de control de operaciones colaborativas, gestión de la demanda, gestión de vehículos y gestión de ordenes de importación y exportación); una capa tecnológica que implementa las soluciones en un ambiente de sistemas colaborativos; y una capa de gobernanza o de implementación institucional basada en la existencia de una comunidad portuaria y equipos de tareas y partners tecnológicos. El artículo se organiza de la siguiente manera: la Sección 2 presenta la metodología general del proyecto de investigación y desarrollo y los alcances para el caso de estudio. La Sección 3 presenta la propuesta del Modelo de Gestión Logística Colaborativo y sus principales procesos de negocios logísticos. La Sección 4 presenta una propuesta para la Implementación del Sistema de Gestión Colaborativo y finalmente en la Sección 5 se resumen las principales conclusiones del trabajo y propuestas para futuras investigaciones derivadas del estudio. 2. Metodología de Trabajo La propuesta de diseño e implementación de un sistema de gestión logística colaborativa tiene como objetivo la optimización de operaciones colaborativas en el marco de las interacciones de comercio exterior y transporte de la cadena logística portuaria, y que involucran a actores tanto públicos como privados. En su fase de investigación, el programa se focalizó en estudiar, analizar y diagnosticar el grado de integración actual de los procesos inter-empresariales de la cadena logística portuaria bajo estudio. Una vez conceptualizada la práctica actual del puerto, ésta se contrastó con documentación de mejores prácticas y tendencias en la gestión logística de sistemas portuarios de clase mundial, cuyo foco de atención se ha focalizado en la implementación a gran escala de Sistemas Port Community Systems (PCS) y estructuras institucionalizadas de comunidades portuarias multi-actor. En esta fase también se documentaron casos de éxito de la aplicación de prácticas del SCM en industrias de alta competitividad, tales como el Retail textil, Automoción y Supermercados. Dichos antecedentes sirvieron para identificar las actuales brechas de gestión logística y potenciales ámbitos de intervención en la cadena logística portuaria. Luego del entendimiento del negocio actual del puerto y sus desafíos en materia de gestión logística, la etapa de investigación aplicó conceptos de análisis de rediseño de procesos e investigación operativa para diseñar nuevas estructuras de procesos de negocios con un enfoque colaborativo, siguiendo los lineamientos del SCM y requerimientos específicos de la cadena logística portuaria bajo estudio. El SGL propone una arquitectura de negocio basada en la implementación de procesos inter-empresariales de tipo tácticos y operativos, coordinados por un modelo de control de operaciones que orqueste el trabajo de la cadena logística portuaria en sus piezas críticas, con el objetivo de reducir la variabilidad del sistema y por ende, aumentar la eficiencia del flujo físico de transportes y cargas en su fase portuaria. A nivel táctico, el SGL desarrolla el concepto de gestión de demanda del ámbito terrestre de la cadena logística portuaria, y que se deriva de las necesidades futuras de

5 embarque y desembarque de contenedores en un horizonte temporal acotado, y que constituye la carga de trabajo para todo el sistema en su conjunto. En su fase de desarrollo, se realizó un diseño de ingeniería de software para lo que se denominó como Sistema Gestión Logística (SGL), que contiene la esencia de las reglas de negocio del modelo de gestión logística colaborativa para la cadena logística portuaria en estudio y la arquitectura de los módulos de gestión de demanda, gestión de vehículos y gestión de órdenes. Finalmente, se propone una estrategia para la implementación de los resultados del trabajo previamente mencionado, que incorpora una mejora en la conceptualización de los ámbitos de negocio intervenidos y una gobernanza para el proyecto de gestión del cambio, que involucra a la comunidad portuaria y los actores del sistema portuario. 3. Propuesta para la implementación de un Sistema de Gestión Logística Colaborativaa para la Cadena Logística Portuaria 3.1 Sistema de Gestión Logística Colaborativa (SGL) Las soluciones tecnológicas y de procesos propuestos para el sistema de gestión logística colaborativo de la CLP se inserta en un Modelo de Referencia para las operaciones de la cadena logística portuaria, enfoque de gestión que busca ordenar y coordinar los esfuerzos de planificación, programación, ejecución y control de los flujos físicos y de información relevantes en una cadena logística portuaria (ver figura1). Figura 1: Modelo de Referencia para las Operaciones de la Cadena Logística Portuaria Fuente: Elaboración Propia. El Modelo de referencia propuesto o se basa en un sistema portuario de dos etapas: Pre-Terminales extraportuarios y Terminales del sistema portuario. Esta configuración física

6 de un puerto es una característica de se repite en varios sistemas portuarios chilenos, los cuales por falta de espacios en primera y segunda línea portuaria, han debido desarrollar zonas extraportuarias o antepuertos (Pre-Terminales), cuya función es absorber el flujo de camiones que necesitan acceder a Terminales para realizar un retiro o entrega de contenedores. El Modelo integra tres ciclos de negocio interrelacionados: el ciclo de planificación portuaria, cuyo horizonte temporal es de un máximo de una semana y/o 21 turnos de operación portuaria de 8 horas cada uno; el Ciclo de Programación de recursos con un horizonte de 2 días y/o 6 turnos; y el ciclo de ejecución y control cuyo foco de atención es la gestión de ordenes de atención y control de camiones, carga y documentación asociada. Cada problemática de la cadena logística portuaria abordada se puede agrupar en dos Niveles de gestión negocios: Nivel Táctico y Nivel Operativo. El nivel táctico plantea la gestión de las problemáticas de negocios basada en la anticipación y planificación de eventos, con un cierto horizonte de tiempo de mediano y corto plazo. Esta forma de gestión permite prever el escenario de operación más probable y en consecuencia ajustar los recursos escasos de que dispone a nivel del sistema portuario. El nivel operativo se enfoca en la gestión del día a día (muy corto plazo) de los eventos, como por ejemplo activar un trámite aduanero o controlar un camión y su carga a la salida del sistema portuario. La tabla siguiente muestra el foco de acción de cada una de las soluciones de procesos inter-empresariales y tecnológicas propuestas en cada problemáticas de la cadena logística portuaria. Dicha tabla contextualiza dónde, cómo y qué factores condicionan la implantación de cada solución, de manera tal de enfocar los esfuerzos futuros. Tabla 1: Ámbito de impacto de las soluciones de procesos y tecnologías del Sistema de Gestión Logística Colaborativa (SGL). Nivel Gestión SGL de del Gestión de Ordenes Gestión de Demanda Gestión de Vehículos Táctico No Abordado Sistema de Gestión de Demanda Sistema de Planificación Terrestre Operativo Sistema de Gestión de ordenes de Expo/Impo No Abordado Sistema de Gestión de vehículos en sistema portuario Fuente: Elaboración Propia. Desde un punto de vista de clasificación informática de las soluciones propuestas que conforman el Sistema de Gestión Logística Colaborativa (SGL), éstas responden a dos categorías de sistemas: Sistemas Transaccionales y Sistemas Analíticos Los sistemas transaccionales se encargan de capturar, almacenar y comunicar todos los datos básicos relacionados con los flujos de materiales y de información, como por ejemplo, una autorización aduanera, un control de avance de vehículos, una solicitud de

7 avance, etc. Bajo esta categoría están los sistemas de gestión de demanda y sistema de planificación terrestre. Los sistemas analíticos utilizan modelos heurísticos y/o de optimización para analizar la evolución futura de una particularidad del negocio, considerando distintos tipos de restricciones, costos y la estructura real del mismo. Por lo general trabajan con información agregada, sobre la base de un tratamiento de datos básicos. Bajo esta categoría están los sistemas de gestión de órdenes de Exportación e Importación, y el sistema de gestión de vehículos en sistemas portuarios. 3.2 Propuesta para un Sistema de Gestión de la Demanda (SGD) En el puerto bajo estudio, se observó que las actividades que conforman la Gestión de la Demanda en el sistema portuario se orientan básicamente a su fase de proyección y entrega de información útil (carga de trabajo esperada) para los actores coordinadores y fiscalizadores. Los actores coordinadores utilizan esta información para programar sus recursos (áreas y personal) en el corto y mediano plazo, al igual que los entes fiscalizadores, que anticipan cargas de trabajo para asignar personal en sus distintas funciones. Sin embargo, quedan pendientes las actividades de coordinación entre todos los actores que forman parte de la cadena de valor de las cargas de importación y exportación, las cuales deben ser abordadas para perfeccionar la toma de decisiones por recursos de cada uno y en su conjunto. En adelante, entiéndase como faena, todos los servicios que provee la terminal para los procesos de importación y exportación, tales como: aforos de carga, recepción de carga, consolidación, desconsolidación, despacho de carga, etc. Existen limitantes en la estandarización de información base para generar los pronósticos de carga de trabajo, falta de coordinación de actividades entre actores operadores y coordinadores para hacer frente a situaciones de alta demanda en el sistema portuario (estacionalidad y días punta durante el año), modelos cuantitativos con un alto error de estimación y carencia de credibilidad y oportunidad de los resultados de los mismos. Es por ello que se propone avanzar en cambios en el manejo de información a nivel de coordinación de terminales y programación de faenas, puesto que con una mejor estandarización de los datos que componen estas actividades, más una plataforma o tecnológica-colaborativa se logrará integrar las distintas actividades dispersas en el sistema portuario que manejan la información operacional de detalle sobre faenas y naves. El SGD propuesto da soporte a los procesos de Planificación y Programación en el nodo portuario, como una herramienta de apoyo a la toma de decisiones en las empresas que participen en operaciones de pre-terminal (ejemplo Zona de Extensión de Actividades Logísticas, ZEAL, en Puerto de Valparaíso) y terminal, constituyéndose como un punto de encuentro entre los diferentes actores encargados de la atención del flujo o carga de trabajo, para generar y discutir información que les permita mejorar su coordinación y toma de decisiones colaborativas. A su vez, la propuesta para el SGD apoya el análisis de escenarios de planificación y programación de recursos en áreas comunes, mediante la generación de proyecciones de demanda a mediano y corto plazo v/s capacidad de atención. Para lograr una coordinación de actividades en terminales, el SGD apoya la programación de recursos pertenecientes a los programadores de faenas de terminales mediante el análisis de escenarios de demanda y capacidad de atención; la programación de recursos compartidos pertenecientes a los terminales mediante el análisis de escenarios de demanda y capacidad de atención; la estandarización de información sobre la programación de faenas; la facilitación del acceso y mantención de la información de faenas programadas a actores coordinadores y operadores

8 de Terminal; y da apoyo con Inteligencia de negocio para proyectar la carga de trabajo para los escenarios de programación de faenas. A continuación se muestra un diagrama con el esquema de los principales procesos de negocios involucrados en el SGD, el cual contempla tres subsistemas: planificación semanal de áreas comunes terrestres, programación de faenas en tres turnos de trabajo y programación de áreas comunes terrestres, para una posterior coordinación de faenas de terminales y asignación de recursos de organismos fiscalizadores. Figura 2: Esquema de los principales procesos de negocios involucrados en el SGD Fuente: Elaboración Propia. 3.3 Solución para Gestión de Vehículos (SGV) La solución tecnológica y de procesos para la Gestión de Vehículos en sistemas portuarios (SGV) se inserta en la problemática de negocios denominada Gestión integrada del sistema portuario, enfoque de gestión que busca ordenar y coordinar los esfuerzos de planificación, programación, ejecución y control de los flujos físicos y de información relevantes en un sistema portuario. En particular, la SGV deberá dar soporte de negocio en el ciclo de Ejecución y Control en el sistema portuario, es decir, debe constituirse en una herramienta de apoyo para las empresas responsables de la coordinación del flujo vehicular entre las etapas de Pre-terminal y Terminales, tal como se indica en la figura 3. Figura 3: La Gestión de Vehículos dentro del Sistema de Gestión Integrada del Sistema Portuario

9 Fuente: Elaboración Propia. El ámbito de acción de Gestión de Vehículos se enfoca en la coordinación de arribos y despachos de camiones que se dan entre el sistema de distribución terrestre y el sistema portuario, actividades que hacen un uso intensivo de recursos en áreas comunes y áreas de terminales, y que además pueden constituirse en un factor que mejore problemáticas asociadas a la congestión de camiones en el sistema portuario. En la actualidad, el sistema portuario del caso de estudio presenta situaciones de descoordinación en origen y en el puerto, que repercuten en variables de servicio al cliente final tales como tiempo de permanencia de vehículos, costos (lucro cesante) y calidad de atención. La sincronía entre las actividades de coordinación y operación con el flujo de camiones en el ámbito interno del sistema portuario se ve dificultada, entre otros, por una falta de estandarización en los procedimientos y reglas que rigen las solicitudes y avance de camiones en los diversos circuitos logísticos de camiones, carencia de responsabilidad en el uso de áreas comunes de estacionamiento de vehículos, ineficiencias en la operación de faenas, falta de apoyo computacional al proceso y flujo vehicular impactado por trámites documentales. La propuesta de rediseño de la Gestión de Vehículos en un Sistema Portuario se sustenta en un principio basado en la filosofía Just in Time en el cual se utiliza un sistema para la ejecución y control del flujo basado en un arrastre, astre, tirón o tiraje, es decir, la última etapa del proceso es la que activa los requerimientos de materiales o flujos para las etapas anteriores, logrando un avance de las cantidades justas y en el preciso momento en que se las necesita. Para ello se propuso el diseño de un servicio de programación de atenciones (citas) en terminales portuarias que permita gestionar la dinámica diaria de inscripciones y reservas de atención para la recepción y despacho de contenedores desde y hacia la terminal portuaria, equilibrando los recursos disponibles con la demanda de viajes de transporte para movilizar contenedores, a través de ventanas de atención por día y por servicio marítimo. Este mecanismo de coordinación busca asegurar un nivel de congestión controlado o en el Sistema y una disminución en la varianza del tiempo total de flujo de los camiones, mediante el uso de información en tiempo real tal como el nivel de utilización de calzos, situación documental de camiones, estado de solicitudes, estado de las faenas, etc., apoyando la toma de decisiones respecto de la solicitud y avance de camiones. La administración del flujo vehicular en el sistema portuario debe ser vista como una tarea compartida entre los actores operadores y coordinadores, pues la eficiencia y

10 productividad con la cual ejecutan sus actividades repercuten en los factores críticos para el usuario o cliente externo, en términos de tiempos de espera de carga y camión, costos asociados y calidad del servicio. Esta tarea compartida debe realizarse en forma coordinada, apoyándose en mejores prácticas de control, nivelación del flujo y mínimo costo de operación. El trabajo coordinado entre los actores necesita de información y datos que permitan apoyar la toma de decisiones en los diversos instantes de tiempo. Para ello la solución propuesta ha definido que los datos relevantes son, en primer lugar, la información en tiempo real de camiones y cargas que permitan definir el estado del camión en el sistema portuario, el estado de las faenas activas, el estado de la utilización de calzos (asignados, de amortiguación y tránsito) y por último, el estado de las solicitudes para el despacho de camiones hacia las respectivas faenas. Las actividades de seguimiento deben proveer de información básica de control, tanto de camiones como de status del sistema portuario, que permitan ejecutar una sincronización eficiente de vehículos en las distintas etapas y destinos requeridos. 3.4 Solución para Gestión de Órdenes (SGO) La solución tecnológica y de procesos para la Gestión de Ordenes en sistemas portuarios (SGO) se inserta en la problemática de negocios denominada Gestión integrada del sistema portuario, enfoque de gestión que busca ordenar y coordinar los esfuerzos de planificación, programación, ejecución y control de los flujos físicos y de información relevantes en un sistema portuario. En particular, la solución SGO deberá dar soporte de negocio en el ciclo de Ejecución y Control en el sistema portuario, es decir, debe constituirse en una herramienta que permita administrar el intercambio de información entre actores de manera tal de permitirles lograr un trámite anticipado que permita agilizar el flujo físico de la carga en puerto, facilitando las actividades de ejecución y control de las diversas empresas presentes en las etapas de Pre-terminal y Terminales, como se muestra en la siguiente figura: Figura 4: La Gestión de Órdenes dentro del Sistema de Gestión Integrada del Sistema Portuario Fuente: Elaboración Propia.

11 La solución a la problemática de la gestión de órdenes por servicios portuarios se enfoca en la facilitación e integración de información entre éstos servicios y las necesidades logísticas de la distribución física internacional, en términos de agilización de tiempos, reducción de costos y mejoramiento de calidad de la atención. Para lograr esto se identificaron las principales órdenes presentes en el sistema portuario, las cuales se abordan metodológica y prácticamente en ciclos o etapas de satisfacción (solicitud, confirmación, realización y cierre), entregando un marco conceptual para su análisis, diagnóstico y rediseño. Los principales problemas en este ámbito dan cuenta de una lentitud en retiros y recepción de cargas por esperas de trámites documentales, la ausencia de gestión integrada de la información como filosofía de trabajo para potenciar el negocio y las actividades documentales dentro de los flujos físicos en puerto. La propuesta de rediseño de la Gestión de Ordenes en un sistema portuario se sustenta en principios tales como la independencia de los flujos físicos y los documentales, tramitación anticipada referentes a la carga, Documento Único Electrónico de Coordinación (DUEC), disponibilidad de información integrada y plataforma de comunicación entre actores. Las soluciones presentadas se orientan a minimizar los efectos en el sistema portuario de problemas tales como la lentitud en retiro y recepción de carga por esperas por trámites documentales, la ausencia de gestión integrada de la información como filosofía de trabajo para potenciar el negocio y la no dependencia de los flujos físicos (carga como vehicular) con los documentales. Básicamente se propone ordenar la conceptualización de la gestión de órdenes en el sistema portuario mediante dos principios: características de una orden por servicio, y etapas del ciclo de satisfacción de una orden por servicio. El primer principio hace mención a detectar las órdenes relevantes para los clientes externos del puerto y que, mediante su optimización, se logren beneficios desde el punto de vista de los tiempos, costos y calidad de servicio. Estas órdenes hacen mención a aquella parte de los procesos de importación y exportación que modelan las actividades de despacho y recepción de carga respectivamente. Una vez detectadas las órdenes, éstas se modelan, analizar y rediseñan con base en etapas del ciclo de trabajo, diferenciando las fases de solicitud, confirmación, realización y cierre para una mayor comprensión de los factores y actividades que toman parte en la satisfacción de los servicios portuarios. La independencia de los flujos físicos y documentales surge como respuesta a las problemáticas de lentitud en los procesos de importación y exportación. La tramitación anticipada responde a la necesidad de diferenciar las etapas de solicitudes y confirmaciones de las de realización, puesto que minimizan el trámite documental mientras se desarrolla el flujo físico de la carga. El Documento Único Electrónico de Coordinación (DUEC) es un elemento fundamental para la integración de datos entre los distintos actores y la realización de sus actividades. Este documento electrónico busca minimizar la utilización de documentos en papel, minimizar dobles digitaciones de datos y visualizar los estados físicos y documentales por parte de los actores externos e internos del sistema portuario. Básicamente la solución SGO debe dar soporte de información a las etapas de tramitación anticipada (Solicitud y Confirmación previas a la etapa portuaria de la carga), y de visualización del estado de la orden (Realización y Cierre en etapa portuaria), para que los actores internos del puerto puedan contar con información para la toma de decisiones de ejecución y control.

12 4. Estrategia de Implementación del Sistema de Gestión Logística Colaborativa. Dada la complejidad que podría involucrar la implementación de cambios importantes en la forma de operar de una cadena logística portuaria, se propone generar un órgano resolutivo y de gestión basado en la colaboración de organizaciones afines al proyecto y que permita ejecutar todas las actividades necesarias para la correcta implementación de los resultados. Para lo anterior se propone generar grupos de trabajo focalizados en tres ejes de desarrollo que se presentan en la Tabla 2. La conformación y creación de estos grupos se podría derivar de alguna institución u organización mayor que agrupe a la comunidad portuaria, como la Comunidad Logística de San Antonio, COLSA, instancia de dialogo entre los integrantes de la comunidad de interés que discute cambios y mejoramientos documentales en este puerto. Grupo de Trabajo Tabla 2: Grupos de trabajo para la Implementación de soluciones. Función Específica Estratégico Diseñar la estrategia de negocio sobre la cual montar una plataforma de servicios e- business basada en el sistema de gestión de órdenes de expo/impo. Reingeniería Tecnológico Llevar a cabo las tareas de cambio de procesos y procedimientos para las distintas problemáticas abordadas para la cadena logística portuaria Definir el modelo tecnológico mediante el cual se implementen las reingenierías de procesos validadas por el equipo anterior, y ajustar todos los parámetros base de las soluciones derivadas. Fuente: Elaboración Propia. 4.1 Grupo de Trabajo Estratégico Como se mencionó en la estrategia de Implementación, este grupo debe focalizarse en la implementación de las soluciones para la comunidad portuaria, es decir, en aquella que involucra la interacción tanto de las empresas portuarias como en las usuarias y organismos fiscalizadores. El grupo Estratégico busca la creación y puesta en marcha de una Plataforma basada en comercio electrónico (e-business) en red en la comunidad portuaria, que permita mejorar la rapidez, fluidez y seguridad en los intercambios documentales entre los distintos miembros de la comunidad, contribuyendo de esta forma a mejorar la competitividad del puerto en su conjunto. Lo anterior involucra resolver en forma preliminar todos los temas en el ámbito de negocio y jurídicos que serán el marco para la incorporación, desarrollo y evolución de los resultados encontrados. Este grupo es instrumental, es decir, sólo tiene vigencia hasta que se defina un Plan de negocio basado en este trabajo previo y que permita a futuro gestionar la plataforma o solución bajo un esquema comercial y de servicios definido jurídicamente. Como principales tareas a ejecutar para la implementación de las soluciones de comunidad portuaria se tiene el análisis de la Comunidad Portuaria, definición de aspectos legales, definición de servicios, definición del Modelo de Negocios y de un Plan de Negocios. El grupo de trabajo debe estar compuesto por representantes de los distintos actores de la comunidad portuaria tales como: Empresa Portuaria (Ente Público), Empresa Concesionaria de Terminal (Ente Privado), Representante de Empresas Muellaje del Puerto (Ente Privado), Servicio Nacional de Aduana (Ente Público), Representante de Otros Organismos Fiscalizadores (Ente Público), Representante de Agencias de Aduana (Ente

13 Privado) y Representante de Agencias de Naves (Ente Privado). Adicionalmente, se puede considerar otras organizaciones a participar tales como Asociaciones de Exportadores, Asociaciones de Importadores, Asociaciones de Agentes de Carga, Tesorería General de la República, Banco Central, Bancos Comerciales, etc. 4.2 Grupo de Reingenierías El objetivo global de este grupo de trabajo es establecer los cambios técnicos de reingeniería documental y de procedimientos necesarios para los distintos procesos de negocios que serán impactados en la etapa de implementación de las soluciones. Como está abierta la posibilidad de que existan reingenierías que no requieran un proceso de mejora tecnológica, el grupo está encargado de diseñar los protocolos necesarios de normas y procedimientos complementarios. Estos grupos de trabajo están enfocados a los dos aspectos de negocios definidos en la estrategia de implementación, tal como se muestra en la siguiente tabla: Tabla 3: Grupos de trabajo por Eje del Plan Maestro Eje de Plan Maestro Soluciones para la Comunidad Portuaria Soluciones para el Sistema Portuario Grupo de Reingeniería Comunitario Grupo de Trabajo Grupo Estratégico Grupo Reingeniería Comunitario Grupo Tecnología e-business Grupo Reingeniería Portuario Grupo Tecnología Portuaria Fuente: Elaboración Propia. Este grupo de trabajo debe enfocarse a ejecutar las actividades de análisis de procesos actuales y reingenierías documentales que serán rediseñados. Se propone que se utilicen recursos humanos provenientes de las empresas y representantes del Grupo Estratégico, aunque su carácter es eminentemente técnico, es decir, se deben abordar en detalle particularidades específicas de documentos y procesos a rediseñar. Además, y dada la complejidad de los procesos de negocios a ser abordados por este Grupo, se propone dividirlo en dos focos de trabajo: (a) Grupo Reingeniería para la Gestión de Ordenes Exportación y (b) Grupo Reingeniería para la Gestión de Ordenes Importación Grupo de Reingeniería Portuario Este grupo de trabajo estará abocado a ejecutar las actividades de análisis de procesos actuales y reingeniería procedimentales que serán rediseñadas, donde las soluciones tienen la característica de comprometer cambios en procesos y tecnologías en un núcleo cerrado de organizaciones, las cuales se ocupan de proveer los servicios logísticos básicos de un puerto tales como Recepción de carga, estacionamiento de camiones, coordinación vehicular, movimiento de materiales, almacenamiento y transferencias de carga, entre otras. Por lo anterior, este grupo de trabajo se debe focalizar en contribuir a implementar las soluciones en un ambiente colaborativo y de sincronización, aspectos claves para mejorar la productividad de los recursos portuarios y calidad de los servicios percibidos por los usuarios del puerto. Los organismos involucrados en la implementación de las reingenierías son la Empresa Portuaria, la Empresa Concesionaria de terminales, Representantes de Empresas

14 de Muellaje del Puerto y Organismos fiscalizadores con presencia física en el Puerto. Dados los ámbitos de negocios que serán impactados en el sistema portuario, se propone dividir al grupo en dos focos de trabajo: (a) Grupo Reingeniería para la Gestión de Demanda y (b) Grupo Reingeniería para la Gestión de Vehículos Coordinación y Tareas a realizar Se propone designar a un ente coordinador para todos los grupos de reingeniería, el cual debería estar a cargo del personal de la empresa portuaria, en su calidad de ente público. La coordinación debe cumplir con las siguientes funciones: -Convocar a las reuniones de trabajo de los Grupos de Reingeniería. -La redacción de las actas correspondientes a cada reunión plenaria y/o Reingeniería. -Propiciar la recopilación de documentación para su análisis en cada grupo de trabajo. -Solicitar a cada miembro pleno la nómica de personas que se asignará a las correspondientes reuniones de trabajo. -Aplicar técnicas de trabajo en el grupo. -Propiciar un entendimiento de trabajo con los Grupos Tecnológicos. 4.3 Grupo Tecnológico Este grupo de trabajo está enfocado en la ejecución de las actividades de estudio de las tecnologías de información de la comunidad y sistema portuario, en la cuantificación del volumen de transacciones que soporta cada solución tecnológica, la cuantificación del nivel de inversiones según un modelo tecnológico específico y la implantación de las soluciones en ambientes de prueba y ambientes productivos. Se proponen dos grupos, el grupo de tecnología e-business y el grupo de tecnología portuaria, tal como se muestra en la tabla Grupo Tecnología e-business Este grupo debe encargarse de analizar, diseñar, adquirir, probar e implementar una solución de comercio electrónico que satisfaga las necesidades de los procesos rediseñados (Grupo de reingenierías) y las del plan de negocio (Grupo Estratégico). Como punto de partida, este grupo de trabajo debe hacer uso de las soluciones propuestas en el Sistema de Gestión de órdenes de Exportación e Importación. Se propone conformar este grupo con los principales ejecutivos de informática de los organismos que participan en el Grupo Estratégico y de Reingeniería, todos coordinados por un ejecutivo de perfil técnico y de negocios de la empresa portuaria Grupo Tecnología Portuaria Este grupo debe encargarse de analizar, diseñar, adquirir, probar e implementar las soluciones en los ámbitos de Gestión de Demanda y Gestión de vehículos en un sistema portuario, que satisfaga las necesidades de los procesos rediseñados por el Grupo de reingenierías correspondiente. Como punto de partida, este grupo de trabajo hará uso de las soluciones derivadas del Sistema de Gestión de Demanda, Sistema de Gestión de Vehículos y Sistema de Planificación Terrestre. Se propone conformar este grupo con los

15 principales ejecutivos de informática de los organismos que participan en el Grupo Reingeniería de gestión de demanda y de gestión de vehículos, todos coordinados por un ejecutivo de perfil técnico y operativo de la empresa portuaria 5. Conclusiones e Investigación Futura En este artículo se presenta la propuesta de un Sistema de Gestión Logística Colaborativa para la Cadena Logístico-Portuaria que se focaliza en tres grandes ámbitos: Gestión de Demanda, Planificación y Gestión de Vehículos y Gestión de Órdenes. El modelo propuesto busca ofrecer una solución tecnológica para la comunidad logística portuaria, de carácter neutral y no-invasiva al negocio individual de los actores logísticos para ofrecer servicios de apoyo para la facilitación de las operaciones logísticas de terminales portuarias y la optimización de fletes de transporte terrestre de contenedores. Los potenciales beneficios son altos, por lo que la implementación de este modelo significaría incrementos sustanciales en la productividad y desempeño logístico del comercio exterior chileno. Adicionalmente a lo expuesto, es importante incorporar a los servicios emplazados en segunda línea portuaria, tales como una zona de extensión de actividades logísticas, truck center / ferro-center en el sistema de gestión de demanda, con la finalidad de trabajar con información de la demanda y coordinar de mejor manera el uso de recursos y áreas comunes. Esta solución también puede extenderse a otras infraestructuras logísticas, como los depósitos de contenedores vacios. Es importante avanzar con la implementación de sistemas avanzados de citas en terminales portuarias, que permitan dar un mejor uso a los medios de transporte a través de un matching de fletes, lo cual además contribuye con la descongestión de accesos al puerto, disminución de esperas y tiempos improductivos, además de una disminución de la emisión de dióxido de carbono, haciendo un puerto más sustentable y amigable con el medio ambiente. Respecto al a gestión de órdenes, es fundamental implementar el DUEC coordinado con los actores logísticos y de fiscalización para una facilitación y estandarización de la documentación requerida. Referencias Almotairi B. & Lumsden K. (2009). Port logistics platform integration in supply chain management. International Journal of Shipping and Transport Logistics, Vol. 1, No. 2, pp Ascencio, L.M., González-Ramírez, R.G., Torrejón, P. (2010). Documento Técnico No. 2 para la Comunidad Logística de San Antonio. Pontificia Universidad Católica de Valparaíso. Beresford AKC, Araujo De Souza, Pettit SJ. (2003). Liner Shipping Companies and Terminal Operators: Globalisation or Internationalisation?, International Journal of Maritime Economics and Logistics, 2003 Vol. 5, pp Bichou, K. & Gray, R. (2005). A critical review of conventional terminology for classifying seaports. Transportation Research Part A: Policy and Practice. Vol. 39, No. 1, pp Boile M., Janakiraman S., Tehofinais S., Naniopoulos A., (2007). Modeling Empty Container Matching Opportunities through a Virtual Container Yard. Transportation Research Forum, Annual Forum.

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