TABLA DE RETENCIÒN DOCUMENTAL - TRD

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1 TABLA DE RETENCIÒN DOCUMENTAL - TRD FECHA EFECTIVA: 2015/07/17 CÒDIGO: F-D2-21 MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL VERSIÒN No. 2 PÀGINA 1 DE 1 SERIES TRANSVERSALES O SERIES COMUNES RELATIVAS A LOS REGISTROS PÚBLICOS ENTIDAD PRODUCTORA: CAMARA DE COMERCIO DE TUMACO 1 9 g ACCIONES CONSTITUCIONALES c ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 1 9 X i Demanda i Requerimiento Evento de Cierre del Expediente: Fallo i Notificación i Sentencia i Recurso i Fallo c ACCIONES DE TUTELA 1 9 X i Demanda i Notificación Evento de Cierre del Expediente: Fallo i Respuesta i Sentencia i Recurso i Escrito de impugnación i Fallo c ACCIONES POPULARES 1 9 X i Demanda i Notificación Evento de Cierre del Expediente: Fallo i Citación i Traslado i Contestación

2 i Acta de audiencia i Medida cautelar i Audiencia i Prueba i Declaración i Sentencia i Recurso i Fallo 2 9 g ACCIONES PUBLICAS c ACCIONES JUDICIALES 1 9 X i Acción judicial c ACCIONES ADMINISTRATIVAS 1 9 X i Acción administrativa g ACTAS c ACTAS DE ELIMINACION DOCUMENTAL 5 15 X X i Acta Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo c ACTAS DEL COMITÉ DE GESTION DOCUMENTAL 5 15 X X i Acta Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo c ACTAS DEL COMITÉ DE AFILIADOS 5 15 X X

3 i Acta Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo c ACTAS DE LA COMISION DE LA MESA 5 15 X X i Acta Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo c ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA 5 15 X X i Acta Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo g AFILIADOS c HISTORIAL DE AFILIADOS 1 4 X i Solicitud de afiliación i Acta i Constancia de pago i Solicitud de desafiliación i Declaración de desafiliación Evento de Cierre del Expediente: Desafiliación g BOLETINES c BOLETINES NOTICIA MERCANTIL 5 15 X X i Boletín Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo g CERTIFICADOS c CERTIFICADOS ELECTRONICOS DE REGISTROS PUBLICOS 1 2 X

4 i Certificado borrará el soporte electrónico de acuerdo con las políticas ambientales g COSTUMBRE MERCALTILES c ESTUDIOS DE COSTUMBRES MERCANTILES 5 15 X X i Estudio i Solicitud i Certificado g CONVENIOS c CONVENIOS INSTITUCIONALES 1 9 X i Propuesta i Convenio i Pólizas i Acta i Informe g DERECHOS DE PETICION c DERECHOS DE PETICION 1 2 X i Derecho de petición i Respuesta 4 Evento de 9 Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo Evento de Cierre del Expediente: Cancelación Convenio g ELECCIONES Y DESIGNACIONES c DESIGNACIONES DE MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 7 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones c ELECCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 7 X i Aviso i Inscripción i Listado de candidatos i Listado de candidatos seleccionados Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones

5 i Censo electoral c ELECCIONES DEL REVISOR FISCAL 1 7 X i Aviso i Inscripción i Listado de candidatos i Listado de candidatos seleccionados i Censo electoral g INFORMES c INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 1 19 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones 5 Una vez cumplido 9 el tiempo de retención en el archivo central se i Informe g REGISTROS PUBLICOS c REGISTROS MERCANTILES Y VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR i Formulario de inscripción matricula y/o renovación i Acta i Acto administrativo i Certificado de la Registraduría - Evidencias SIPREF i Constancia de inscripción i Contrato i Documento privado i Impuesto de registro i Escritura pública i Estados financieros i Oficio de medida cautelar 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado.

6 i Peticiones, quejas y reclamos i Pre-Rut i Providencia judicial i Recibo de caja i Recursos administrativos i Rut c REGISTROS UNICOS DE PROPONENTES 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro i Formulario de inscripción matricula y/o renovación i Contratos de homologación de cuentas por utilizar un plan de cuentas diferente al establecido en el decreto 2649 en la que consta que el proponente forma parte de situación de control o grupo empresarial en la que consta que el proponente no forma parte de ninguna situación de control ni grupo empresarial i Constancia i Declaración i Acto administrativo i Providencia i Recibo de caja i Rut, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado c REGISTROS NACIONALES DE TURISMO 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro i Rut i Recibo de caja i Recibo Pago de multa i Sanciones i Acto administrativo i Estados financieros conservará en medio electrónico, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado.

7 c REGISTROS DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO NACIONALES Y EXTRANJERAS ENTIDADES SOLIDARIAS Y VEEDURIAS CIUDADANAS i Formulario de inscripción matricula y/o renovación i Acta i Acto administrativo de vigencia de cédula i Constancia de inscripción i Documento privado i Escritura pública i Impuesto de registro i Oficio de medida cautelar i Peticiones, quejas y reclamos i Pre-Rut i Providencia judicial i Recibo de caja i Recursos administrativos i Rut REGISTROS ÚNICOS NACIONALES DE ENTIDADES OPERADORAS DE c LIBRANZA i Formulario único virtual i Contrato 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro, 7 siempre y 9 cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado. 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado. CONVENCIONES CD: Código de Dependencia S: Código de Serie documental CT: Conservación Total SB: Subserie documental E : Eliminación g Serie documental D: Digitalización c Subserie documental S: Selección

8 i Tipo documental 8 9

9 REVISÓ APROBÓ Nombre Firma Rocio Alexandra Delgado Velasaco Comité de Gestion Documental (Acta No. 006) 9 9 cargo Auxiliar Administrativa III-Lider en Gestión Documental Fecha Agosto 28 de 215 Septiembre 4 de 20154