Nombre del documento: Procedimiento gobernador para el control de registros de calidad. Referencia a punto de la norma ISO-9001:2000: 4.2.

Transcripción

1 Procedimiento gobernador para el control de de Página 1 de Propósito Establecer los lineamientos generales para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los de que proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad. 2.0 Alcance 2.1 Este procedimiento aplica a todos los electrónicos y/o físicos, derivados de los procesos definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de las Unidades s. 2.2 Este documento aplica a todas las Unidades s de la Subsecretaría de Planeación y Coordinación involucradas en el Sistema de Gestión de la Calidad. 3.0 Políticas de operación. 3.1 Todo registro de se emitirá a partir de manuales, planes, procedimientos instrucciones de trabajo en los diferentes procesos incluidos en el Sistema de Gestión de la Calidad. 3.2 El personal involucrado en alguna actividad deberá conocer el procedimiento adecuado y formatos (si existen) para el correcto desarrollo de la misma. 3.3 Todos los espacios del formato o registro de deberán ser llenados, si en algún caso no es necesario llenar un espacio del registro de, se deberá escribir N/A, No Aplica o cancelarlo con una línea. 3.4 Ningún registro de deberán contener tachaduras, correcciones ni enmendaduras, en caso de que se aplique una corrección deberá ir acompañada de la firma de su jefe inmediato. Los de podrán ser llenados a pluma (tinta negra o azul). 3.5 En los casos que los deban controlarse por folio, y si se tiene la necesidad de realizar alguna corrección, se deberán cancelar completamente indicando la frase Cancelado y deberá archivarse y conservarse con el fin de mantener un control adecuado sobre todos los de de las áreas. 3.6 Si algún(os) espacio(s) del registro de no son necesario(s) para el desarrollo del proceso, estos deberán ser analizados y en su defecto borrarlos del registro de, utilizando el Procedimiento Gobernador de Control de Documentos. 3.7 Los anexos o formatos serán codificados indicando el código del documento controlado seguido de un guión y un número consecutivo del 01 al nn, por ejemplo: Anexo 9.1 del procedimiento gobernador para control de de : OOM-CA-PG Las modificaciones a los anexos o formatos se harán de acuerdo a los criterios estipulados en la Guía Técnica para la elaboración de procedimientos, considerando que si el formato cambia de revisión esto no implicará que el procedimiento cambie en su revisión y viceversa.

2 Procedimiento gobernador para el control de de Página 2 de 7 4 Diagrama de proceso de Control de Registros de Calidad Usuario del Registro Inicio 1 Definen los de del área 2 Desarrolla bitácora de de Calidad Genera los de acuerdo a lo establecido en el sistema de gestión de 3 Realiza verificación trimestral del control de 5 4 Controla los No Se requieren acciones para corregir fallas en el control? Sí 6 Define acciones en conjunto con el responsable del área Aplica acciones y evita recurrencia 7 Fin

3 Procedimiento gobernador para el control de de Página 3 de 7 5. Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas 1.-Definen los de del área 2.-Desarrollo bitácora de 3.-Genera los de acuerdo a lo establecido en el sistema de gestión de 4.-Controla los Actividad 1.1 Establece los de a utilizarse en el desarrollo de sus actividades, considerando la documentación utilizada en el área. 2.1 Registra en la Bitácora de Registros de Calidad -01 del área, indicando: Documentos utilizados como de (nombre, codificación y número de revisión). Documento controlado interno vigente a partir del cual se originan (nombre y codificación). Forma de archivo e indexación. Tiempo de conservación para los mismos. Disposición de los de al concluir el periodo de retención. 2.2 En los casos que existan modificaciones a los datos contenidos en la bitácora de de, los usuarios de los deberán comunicarlas al responsable de con el fin de que se realicen las modificaciones adecuadas Llena los de de acuerdo a lo estipulado en los procedimientos e instructivos de trabajo y en las políticas mencionadas en este procedimiento gobernador. 4.1 Almacena los de de acuerdo a lo planteado en la Bitácora de Registros de Calidad -01 (por ejemplo: en forma consecutiva, por cliente, por actividad, etc.). En el caso de electrónicos realiza respaldos de acuerdo a las necesidades y frecuencia particular en cada Unidad. de en conjunto con el usuario de los de

4 Procedimiento gobernador para el control de de Página 4 de 7 (continúa...) 4.- Controla los 4.2. Protege los de de manera que se asegure que: En caso de en papel: Sean legibles (aún en copia fotostática). No se deterioren ni se rompan. Se encuentren a salvo de humedad, fuego u otro agente que los pueda deteriorar. En caso de electrónicos: Protección contra: escritura, borrado o pérdida, lectura (si es el caso) y virus. Se encuentren a salvo de humedad, fuego u otro agente que los pueda deteriorar Dispone de los de una vez que se haya concluido el tiempo de retención de los mismos, de acuerdo a lo definido en la Bitácora de Registros de Calidad Realiza verificación del control de 5.1. Realiza cuando menos una revisión trimestral, de manera muestral, al archivo de los para constatar que se sigue de manera consistente su conservación y archivo, esta revisión se hará con base a la Bitácora de Registros de Calidad -01 y al Reporte de Verificación de los Registros de Calidad -001 (A) e incluirá: de Legibilidad de los documentos. Forma de almacenamiento (por folio, por consecutivo, por fecha, etc.). Protección de los. Tiempo de retención de los. Disposición de los. Correcto llenado de los. Que tenga las firmas requeridas. Que todos los espacios sean llenados. Que no presenten correcciones ni tachaduras.

5 Procedimiento gobernador para el control de de Página 5 de 7 (continúa...) 5.-Realiza verificación del control de 5.2. Para hacer la revisión obtiene una copia de la Bitácora de Registros de Calidad -01 actualizada, esta será utilizada como una lista de verificación, al final de la revisión los encargados de hacer esta revisión indicarán en la parte inferior de la lista su nombre, firma y la fecha en la que se realizó dicha revisión. Revisión Trimestral Realizó Revisó 5.3. Revisa los de de acuerdo a los criterios indicados en la Bitácora de Registros de Calidad -01, en esta se indicará en la columna Estado de Revisión una cruz en C. si el registro fue controlado de manera eficaz o una cruz en NC si existiera alguna discrepancia en los documentos. de Estado de Revisión C NC 6.-Define acciones en conjunto con el responsable del área 7.-Aplica acciones y evita recurrencia del área Conserva las bitácoras de de en el año en curso Se definen acciones en caso de encontrar fallas Detectan las áreas de oportunidad para corrección de fallas y las difunden al personal del área en la cuál se encontró la falla 7.1. Aplica las acciones pertinentes si encontrara alguna omisión en las consideraciones planteadas anteriormente. de en conjunto con el usuario de los

6 Procedimiento gobernador para el control de de Página 6 de Documentos de referencia. Documentos Manual de gestión de la. Guía técnica para la elaboración de procedimientos Procedimiento Gobernador de Control de Documentos Código (cuando aplique) De acuerdo a cada UR No Aplica OOM-CA-PG Registros. Registros Tiempo de conservación de conservarlo Código de registro o identificación única Bitácora de Registros de Calidad 1 año s de control de de -01 Reporte de Verificación de los Registros de Calidad 1 año s de control de de -01 (A) 8.0 Glosario 8.1 Documento Controlado: Es todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la de los productos o servicios proporcionado. 8.2 Registro de Calidad: Documento con el cual se conserva evidencia de que los procesos del sistema de gestión de se realizan de manera estándar conforme a lo especificado en los procedimientos. 8.3 Tiempo de retención: Periodo de tiempo que se debe conservar el registro, antes de su disposición. 8.4 Disposición de los : Acción tomada sobre los una vez concluido el tiempo de retención definido (ejemplo. destrucción, archivo muerto, depuración de archivos, etcétera). 8.5 Bitácora de Registros de Calidad: Es el documento en el que se establece el nombre del registro, código, nivel de revisión, tipo, procedimiento al que pertenece, tiempo de retención y su disposición (anexo 9.1). 8.6 Eficaz: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. 8.7 Disposición Final de los : Una vez que el archivo muerto ha concluido el tiempo legal de conservación o el establecido, puede tener por disposición final el envío a un archivo general o la destrucción del mismo.

7 Procedimiento gobernador para el control de de Página 7 de Anexos 9.1 Bitácora de de (-01) 9.2 Reporte de verificación de los de (OOM-CA-PG-001) (A) 10.0 Cambios a esta revisión. Número de revisión Fecha de la actualización Enero de 2004 Junio de 2004 Noviembre 2004 Descripción del cambio Creación del Sistema de Gestión de la Calidad. Se incluye el Reporte de Verificación de los Registros de Calidad -001 (A). Se corrigió la numeración del apartado 2.1 y 2.2 de la página 3 CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Revisó : Autorizó: Nombre Lorena Díaz Loyola Alejandro Tejado Dondé Alejandro Tejado Dondé Firma Fecha Noviembre / 2004 Noviembre / 2004 Noviembre / 2004