PROCESO DE PLANIFICACIÓN INTEGRADA DE LA CADENA DE SUMINISTROS (S&OP y S&OE)

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1 "La paciencia es la escalera de los filósofos y la humildad, la puerta de entrada a su jardín", Nicolás Valois PROCESO DE PLANIFICACIÓN INTEGRADA DE LA CADENA DE SUMINISTROS (S&OP y S&OE) La Cadena de Suministro, en su rol de palanca generadora de valor, se encuentra constantemente presionada por compromisos comerciales contraídos, presencia continua en mercados objetivos y niveles de servicios competitivos, junto a un control exhaustivo de costos, con el fin de aportar a la rentabilidad global del negocio. Para cumplir este objetivo, transformándose en un soporte al crecimiento del negocio de largo plazo, se requiere de un proceso de planificación estructurado que integre todos los agentes relevantes de la Cadena de Suministros (comercial, abastecimiento, producción, logística, entre otros), con objetivos alineados (locales y globales) y con instancias de coordinación oportuna. Todo lo anterior basado en reglas y prácticas de trabajo predefinidas, dentro de una organización especializada, sustentada en sistemas de planificación de vanguardia. Para abordar este desafío, Cyliani ha desarrollado, y puesto en práctica, una metodología que permite establecer las brechas con respecto a las mejores prácticas y desplegar iniciativas necesarias para hacer evolucionar el proceso de planificación hacia estándares de clase mundial, que permitan cumplir los objetivos estratégicos de negocio de nuestros clientes. Nuestro enfoque integral de proyecto permite implantar y poner en marcha un proceso de planificación integrada, basado en un modelo operativo de referencia que consolida las mejores prácticas asociadas a la cadena de suministros, denominado SCOR (Supply Chain Operations Reference Model, Supply Chain Council Inc.).

2 Enfoque del Proyecto Proceso de Planificación Integrada FASE I FASE II FASE III Evaluación Situación Actual Modelo Futuro / Plan Seguimiento de Puesta en Marcha Dónde estamos? Dónde queremos estar? Cómo llegamos a donde queremos? Evaluación y Diagnóstico de la Cadena Logística Actual Tareas Ejecutar reuniones, entrevistas y visitas Aplicar metodología y pasos según SCOR Profundizar en áreas de foco; ejemplo: Forecast de Ventas Identificar áreas de oportunidad y mejoras Procesar, Analizar y discutir resultados Diagnosticar situación actual Estrategia y Proceso Futuro de Planificación de la Cadena Logística / Plan de Implementación Tareas Alinear objetivos estratégicos al nuevo modelo Formular el proceso futuro de Planificación de la Cadena de Abastecimiento Definir iniciativas a realizar a partir de las oportunidades identificadas (estratégicas y operativas) Priorizar los esfuerzos, estimar recursos y beneficios para la ejecución de las iniciativas Delinear el Plan de Implementación Seguimiento de Puesta en Marcha de Proceso de planificación Tareas Dirigir reuniones de S&OP y S&OE Monitorear evolución de indicadores Tomar acciones correctivas Calibrar planificación mediante modelo de optimización Los síntomas evidentes de un proceso de planificación inmaduro son la simultaneidad de altos niveles de inventario y bajos niveles de servicio. Esta paradoja de la gestión, responde a falencias estructurales en el grado de integración y transversalidad del proceso de planificación, lo que produce una desconexión entre el ritmo real de la demanda y la marcha de las operaciones de abastecimiento, producción, logística, logística-reversa y comercial. A través de la identificación, cuestionamiento y transformación de las reglas de proceso, será posible construir un escenario donde la Cadena de Suministro opere como una sola entidad, reduciendo la variabilidad en los tiempos de respuesta entre etapas y del proceso global. Metodología Aplicada El Modelo SCOR ha sido desarrollado para describir las actividades de negocios asociadas con todas las etapas para satisfacer la demanda de los clientes. Se compone de un conjunto de secciones y se encuentra organizado en cinco procesos de gestión primarios: Planificación, Abastecimiento, Producción, Despacho y Retorno. El Modelo SCOR provee un marco estándar que permite vincular procesos de negocios, métricas, mejores prácticas y tecnologías.

3 La experiencia nos ha demostrado que la transformación del proceso de planificación requiere abordar, simultáneamente, iniciativas dentro de tres ámbitos de la realidad cliente: organización, procesos y tecnología. Esto permite asegurar la sustentabilidad de cambio, mediante la preparación y convencimiento de la organización para el mismo y soportándolo en una herramienta tecnológica "ad-hoc". Las brechas entre la situación actual y el modelo objetivo serán analizadas en base a las siguientes dimensiones: Procesos: prácticas y procedimientos que permiten ejecutar las actividades consideradas. Tecnología: herramientas y sus características que soportar sus procesos. Organización: estructura organizacional, roles y responsabilidades, cultura organizacional. FASE I Enfoque del Proyecto Proceso de Planificación Integrada Evaluación Situación Actual Entregables Diagnóstico de Procesos, Estructura y Tecnologías de Información Actividades Levantamiento de Procesos, Estructura y TI Conformación de equipo de trabajo. Revisión de documentación disponible sobre procesos, estructura y tecnologías de información. Reuniones de trabajo y seguimiento en terreno de procesos As Is, de acuerdo a alcance definido. Análisis de base de datos histórica. Gaps con respecto a "Best Practices" Identificar brechas de procesos, estructura y tecnología en relación a Modelo SCOR y otras referencias de la industria. Diagnóstico Diagnóstico de acuerdo a "Best Practices" de la industria Análisis causa efecto de brechas identificadas.

4 Entregables Fase I Levantamiento de Macro Procesos Caracterización de la situación actual, según nivel de especialización y agregación. Descripción detallada de los procesos que componen la Planificación de la Cadena de Suministros. Ficha Resumen por Proceso Caracterización de la situación actual con un detalle a nivel de proceso. Descripción de objetivos, inputs, outputs, herramientas de soporte del proceso, reglas de negocio y clientes internos. Diagrama de Flujo y Descripción de Procesos Caracterizacion de la situación actual a nivel de flujo de proceso. Descricpción de las interacciones del proceso con otras áreas de la empresa. Apoyo gráfico a la ficha resumenn del proceso. Representación de la Red Logística Representación gráfica de la red logística. Identificación de arcos y nodos de la red, tales como proveedores, plantas, centros de distribución, clientes, productos e insumos. Tablas RACI por cada rol que interviene en el Proceso Nivel de responsabilidad (Responsable, Aprueba, Consultado, Informado) asignado en la cadena de suministro para cada actividad contemplada en el proceso de planificación. Soporte Tecnológico en el Proceso Actual Identificación del soporte tecnológico que apoya cada actividad dentro del proceso. Permite conocer la situación actual desde el punto de vista de las herramientas tecnológicas de apoyo. Identificación de Brechas en relación al Modelo SCOR Identificación, para cada actividad dentro del proceso, de las brechas existentes con respecto al Modelo SCOR. Grado de adopción de mejores prácticas Diagrama de Ishikawa (causa-efecto) para principales problemas detectados Representación gráfica del problema a analizar, donde se definen las causas, efectos y las soluciones detectadas para cada proceso.

5 FASE II Enfoque del Proyecto Proceso de Planificación Integrada Modelo Futuro / Plan Entregables Estrategia Logística Formalización Proceso Planificación Identificación de Soluciones Tecnológicas Prioritarias Recomendaciones de Organización / Definición de Perfiles de Cargos Claves Plan Priorizado de Iniciativas y Estrategia de Gestión del Cambio Actividades Definición Estrategia Logística Desarrollo de mapa estratégico para la Cadena de Suministro. Definición de conjunto balanceado de indicadores y metas a alcanzar. Diseño de Proceso de Planificación Diseño de nuevo Proceso de Planificación de la Cadena de Suministro (definición de actividades, entradas, salidas, reglas y políticas, recursos). Definición de calendario y ciclo de actividades de planificación. Definición de roles y responsabilidades. Identificación de soluciones tecnológicas de apoyo al nuevo proceso. Recomendaciones de organización / Definición de perfiles para cargos claves. Plan de Acción Definir plan de implementación y estrategia de gestión del cambio. Entregables Fase II Mapa Estratégico para la Cadena de Suministro Definición de objetivos estratégicos para la Cadena de Suministro, alineados con la estrategia corporativa, buscando satisfacer los intereses de accionistas, clientes, procesos y organización. Definición de Cuadro de Mando para la Cadena de Suministro Diseño de tablero de control con un conjunto balanceado de indicadores de gestión para la Cadena de Suministro, acorde con el mapa estratégico. Descripción Macro de Nuevos Procesos Descripción detallada de nuevos procesos de planificación, que abarca desde el proceso de planificación de demanda, abastecimiento, producción y distribución. Diagrama de Flujos y Descripción Detallada de Nuevos Procesos Descripción gráfica detallada a través de un diagrama de flujo de los procesos de planificación, donde se identifican las actividades de entrada, procesos y actividades de salida, incluyendo las personas responsables de cada proceso.

6 Entregables Fase II (Cont.) Calendario Anual para Ciclo de Planificación Calendario para un ciclo anual de planificación, considerando las actividades mensuales y semanales de planificación. Identificación de actividades de S&OP y S&OE. Ciclo Mensual de Sales & Operations Planning y Sales & Operations Execution Descripción gráfica de procesos de planificación mensual de S&OP y semanal de S&OE identificando los inputs y outputs para cada actividad, junto con el área de planificación responsable para cada actividad. Definición de Alcance S&OP y S&OE Definición de alcance, responsables, temas a tratar para las actividades de S&OP y S&OE. Definición de Roles y Responsabilidades Descripción detallada de las actividades de S&OP y S&OE y el rol que juega cada integrante de la reunión, junto con las responsabilidades y entregables definidos. Pauta Temporizada para Reunión de S&OP y S&OE Diseño de un template que permite seguir una reunión de S&OP y S&OE, de forma de asignar el tiempo en forma eficiente a cada actividad dentro de cada reunión. Identificación de TI de Soporte a Nuevo Proceso Identificación de herramientas de soporte a los nuevos procesos definidos, que permitan automatizar los procesos definidos. Alternativas de Organización para Nuevo Proceso Identificación de alternativas de estructuras organizativas que se ajusten a la cultura organizativa de la empresa, que va desde un sistema totalmente descentralizado a uno centralizado global. Cambio en Roles y Responsabilidades Identificación de cambio de roles y responsabilidades de las áreas de planificación desde una situación base actual a una situación futura. Tablas RACI para nuevos Roles Identificación de nuevos niveles de responsabilidad para los roles definidos en las áreas de planificación. Perfiles de Cargo para Nuevos Roles Definición de perfiles para los nuevos roles propuestos. Identificación del cargo, requisitos del cargo, principales actividades y responsabilidades junto con sus variables de desempeño. Plan Priorizado de Alternativas Plan de alternativas calendarizado tomando en cuenta los objetivos del negocio y las capacidades de ejecución. Segmentación de Stakeholders para Estrategia de Gestión del Cambio Identificación y segmentación de stakeholders de acuerdo a su poder de influencia y apoyo al proyecto, que permita generar una estrategia para abordar el cambio dentro de la empresa. Estrategia de Gestión del Cambio Segmentada por Stakeholders Definición de actividades de comunicación y capacitación para cada segmento de stakeholder identificado.

7 Enfoque del Proyecto Proceso de Planificación Integrada FASE III Seguimiento de Puesta en Marcha Actividades Desarrollo de Modelo de Optimización Desarrollo de Modelo de Optimización para calibrar resultados de proceso de planificación. Entregables Minutas Semanales de Seguimiento Evolución de Indicadores Seguimiento de Puesta en Marcha de nuevo Proceso de Planificación Dirección por parte de Cyliani de dos ciclos mensuales de planificación. Revisión de indicadores definidos y toma de acciones. Revisión de planes de Distribución, Producción y Abastecimiento y comparación con modelo de optimización. Entregables Fase II Minuta de Reunión S&OP y S&OE Template que permite registrar acuerdos, decisiones, actividades y responsables de cada reunión de S&OP y S&OE. Permite llevar un registro de las actividades de los períodos pasados. Matriz Causa - Efecto - Solución para Problemas Template que permite registrar en las reuniones de S&OP y S&OE los problemas que se presenten en la planificación, identificando los efectos y asignando un responsable de resolver dicho problema. Seguimiento de Evolución de Indicadores Seguimiento de KPI's asignado a las áreas de planificación para conocer su evolución a lo largo del tiempo. Calibración de Planificación mediante Modelo de Optimización Matemático Herramienta que permite comparar los resultados entregados por la planificación y que permite además realizar simulaciones que permitan conocer resultados de nuevos escenarios. Tablero de Control Tablero de Control de Indicadores clave de desempeño de la cadena de suministro.

8 El plan de trabajo presentado, permitirá en un plazo no mayor a cuatro meses, establecer en forma permanente los pilares para la conformación de un proceso de planificación transversal, integrado y alineado con los objetivos corporativos. Beneficios Esperados En base a nuestra experiencia, la ejecución de un proyecto de esta naturaleza y alcance, aspira a generar los siguientes beneficios: Procesos estandarizados con resultados predecibles y tableros de control operativos. Reglas de negocio y operación, actualizadas y formalizadas. Mayor flexibilidad en términos de procesos y organización. Disminución del tiempo de obtención de soluciones. Facilidad para escalar proceso a otras ubicaciones geográficas. Mejoramiento del proceso administrativo y mayor control. Reducción de dependencia de personas específicas. Preservación del conocimiento. Acerca de Cyliani Constituida el año 2003, a partir de la experiencia de más de 15 años de consultoría a medianas y grandes empresas, Cyliani optimiza los procesos de negocios de sus clientes mediante la incorporación de las mejores prácticas de rediseño, el uso de herramientas de optimización matemática y la puesta en marcha de sistemas computacionales de avanzada. Conformada por un equipo de profesionales especializados en Supply Chain Management, que consolidan una amplia experiencia en proyectos de transformación para grandes empresas de diferentes sectores industriales. Nuestros servicios se distribuyen en cuatro ámbitos de acción aplicados a la cadena de suministros: 1. Optimización de Procesos 2. Consultoría en Supply Chain Management 3. Real-Time Supply Chain 4. Simulación de Procesos Lo invitamos a comunicarse con nosotros, ya sea para obtener mayor detalle de nuestras capacidades y experiencia, como para discutir e identificar oportunidades de desarrollo de su cadena de suministros. Se despide atentamente, Juan Pablo Gimeno Socio Fundador

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