DOCUMENTO CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS 2.0

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1 2014 DOCUMENTO CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS 2.0 SEMINARIO ANDRÉS BELLO OFICINA DE PLANEACIÓN Y OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO ÁREA DE PLANEACIÓN Y INSTITUTO CARO Y CUERVO 28/04/2014

2 TITULO Nombre de la entidad Director o Representante Legal Página 2 de 12 Caracterización de usuarios del Seminario Andrés Bello y las áreas misionales del Instituto Caro y Cuervo (Funcionarios, Académicos, Estudiantes de postgrado, Egresados y Grupos de Investigación internos y externos. DATOS BASICOS DE LA ENTIDAD INSTITUTO CARO Y CUERVO CARMEN MILLAN Cargo Directora General Teléfono Fijo Ext Correo Electrónico Dirección Oficina y Cuidad Nombre del enlace Cargo Calle 10 N La Candelaria - Bogotá D.C. DATOS ENLACE SEMINARIO ANDRÉS BELLO Javier Fandiño Lizárraga Decano Teléfono fijo Ext. 127 Correo Electrónico Dirección Oficina y Ciudad Calle 10 N La Candelaria - Bogotá D.C. MISIÓN DE LA ENTIDAD El ICC propone y ejecuta políticas para documentar, consolidar y enriquecer el patrimonio idiomático de la Nación, desarrollando y promoviendo la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de las diversas formas de comunicación a través del lenguaje, la literatura y la cultura hispanoamericana (Acta 002 del 19 de febrero de 2008). VISIÓN DE LA ENTIDAD En 2019, el ICC habrá fortalecido y consolidado su reconocimiento como un centro de altos estudios, innovador en la investigación, formación y apropiación social del conocimiento en sus áreas misionales, y habrá hecho aportes significativos al reconocimiento de la legitimidad de las diversas formas de comunicación para la convivencia en la diversidad. AREA MISIONAL Sub áreas Usuarios SEMINARIO ANDRÉS BELLO Biblioteca Rivas Saconni Secretaria Académica SAB Área de Investigaciones Funcionarios, Académicos, Estudiantes de postgrado, Egresados, y Grupos de Investigación internos y externos.

3 Página 3 de 12 Sumario: Este documento tiene por objeto caracterizar los usuarios del Seminario Andrés Bello, unidad académica del Instituto Caro y Cuervo, (Funcionarios, Académicos, Estudiantes de postgrado, Egresados, Grupos de Investigación internos y externos) con el fin de conocer sus intereses de formación y así pode ampliar la oferta académica Palabras Claves: Caracterización de usuarios, Gobierno en línea, Seminario Andrés Bello programas académicos, usuarios, ciudadanos, oficina asesora de Planeación. Formato: DOC Lenguaje: Español Dependencias: Oficina de Planeación y Sistemas Seminario Andrés Bello Código: N/A Versión: 2.0 Estado : Categoría: Documento técnico Autor (es): Cesar Iradiel García Castellanos Firma Versión Final Revisó: Aprobó: Paola Gaitán Coord. Planeación Camilo Hoyos - Dirección General (e) CONTROL DE CAMBIOS Versión 1 Versión 2.0 fecha: 28/04/2014 fecha: 20/05/2014 Responsable: Cesar García Responsable: Cesar García Creación Documento Modificación GEL

4 Página 4 de 12 Historia Creado en 1942 mediante la Ley 5. a del 25 de agosto de En 1970 se puntualiza que el ICC es un establecimiento público del orden nacional de investigación científica y de carácter docente cuyos objetivos son cultivar la investigación científica en los campos de la lingüística, la f ilología, la literatura, las humanidades y la historia de la cultura colombiana, y fomentar estos estudios mediante la difusión de los mismos y la enseñanza superior para la formación de profesores y especialistas en las mencionadas disciplinas (Decreto 1442 de 1970, por el cual se aprueban los Estatutos del Instituto Caro y Cuervo). El ICC hace parte del Ministerio de Cultura y, conforme a este cambio de la concepción de cultura, se propone promover y desarrollar la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de las lenguas en el territorio nacional y de sus literaturas, con miras a fortalecer su uso y reconocimiento con base en su prestigio social y su valoración estética. Con este fin, el ICC asesora al Estado colombiano y contribuye en la elaboración de políticas para el fortalecimiento y conservación del patrimonio inmaterial de la nación (Acuerdo 002 de 2010). En sus setenta años de historia, el ICC ha adquirido un alto renombre internacional gracias a la calidad de sus investigaciones y proyectos, que lo han hecho merecedor de múltiples reconocimientos, como el Premio Príncipe de Asturias (1999) por la terminación del Diccionario de construcción y régimen de la lengua castellana, el Premio Bartolomé de Las Casas (2001) y el Premio Elio Antonio de Nebrija (2002). En la actualidad, el ICC trabaja en cooperación con otras instituciones gubernamentales y académicas, mediante la firma de convenios marco y específicos, en la formulación de proyectos que le permiten llevar a cabo sus objetivos. OBJETIVO INSTITUCIONAL El Instituto Caro y Cuervo tiene por objeto promover y desarrollar la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de las lenguas del territorio nacional y de sus literaturas, con miras a fortalecer su uso y reconocimiento con base en su prestigio social y valoración estética. Con este fin, el Instituto Caro y Cuervo asesora al estado colombiano y contribuye en la elaboración de políticas para el fortalecimiento conservación del patrimonio inmaterial de la Nación. De igual manera, preserva, compila, publica y distribuye documentos escritos y audiovisuales, así como elementos del patrimonio material, para contribuir con la conservación de la historia de la cultura colombiana. OBJETIVO GENERAL DE LA Elaborar la caracterización de ciudadanos, usuarios o grupos de interés con el fin de identificar las necesidades y motivaciones de los mismos al acceder los diferentes servicios y programas del Seminario Andrés Bello unidad académica del ICC y de las demás áreas misióneles. La caracterización debe permitir, identificar la variable (geográficas, demográficas, intrínsecas y de comportamiento o su equivalente cuando se trate de grupos conformados por organizaciones con las que se van a evaluar los usuarios. OBJETIVOS ESPECIFICOS Aplicar la metodología establecida por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones MINTIC, a través del Programa Gobierno en línea Guía de Caracterización de Usuarios, con el fin de identificar el tipo de población que accede a los programas de formación académica en la modalidad de postgrado o los servicios

5 Página 5 de 12 adicionales de las áreas misiónelas como lo son la Biblioteca Rivas Saconni y el Área de Investigaciones e identificar los elementos clave, para mejorar la relación que existe entre la Entidad y los usuarios, logrando fortalecer su percepción de confianza hacia la Entidad. Así mismo se busca: Mejorar el diseño o adecuación de la oferta institucional, Identificar las características y necesidades de los usuarios del Instituto, de acuerdo con el área misional y de servicio. El establecimiento de una estrategia de implementación o mejora de canales de atención y diseño de una estrategia de comunicaciones e información para la ciudadanía. El diseño de una estrategia de rendición de cuentas. La adecuada implementación de políticas públicas. GESTIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS. El SAB trabaja en el diseño e implementación de programas de formación avanzada (Especialización, maestría y doctorado) en los campos de la lingüística, la literatura y los estudios culturales de América Latina. Así mismo tiene como objetivo ofrecer, entre otros, cursos libres y diplomados sobre lenguas clásicas, filología románica, literatura y lingüística aplicada con la intención de favorecer la reflexión sobre las dinámicas de las lenguas Usuarios: Funcionarios, académicos, estudiantes de postgrado del SAB, egresados, grupos de investigación internos y externos. Servicios Académicos: Inscripción en línea Inscripción presencial Matricula académica Grados Biblioteca Rivas Saconni Asesoría grupos de investigación Información Académica e Investigativa PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Seminario Andrés Bello del Instituto Caro y Cuervo, dentro de su oferta académica históricamente ha ofrecido programas en literatura y lingüística, sin embargo entiende que para ampliar esta oferta con nuevos programas debe conocer la formación a nivel profesional de sus estudiantes y de sus posibles estudiantes y demás usuarios, e identificar posibles nuevos programas de formación. NICHO SELECCIONADO El Seminario Andrés Bello como unidad docente del ICC, realiza la presente caracterización de usuarios a los estudiantes, docentes e investigadores que participan de los programas de formación formal e informal. Para este caso se ha realizado una muestra de 6491 usuarios del SAB, entre estudiantes, docentes, investigadores internos y externos, personal de planta y por contrato del ICC.

6 Página 6 de 12 FECHA DE LA CARACTERIZACIÓN La fecha en la que se lleva a cabo la caracterización de usuarios del Seminario Andrés Bello unidad académica del ICC, se realizara entre el tres (3) de marzo de 2014 hasta el 12 de junio de POLITICA DE LA CARACTERIZACIÓN Adecuar la oferta institucional y la estrategia de servicio al ciudadano (procesos y procedimientos, procesos de cualificación de servidores públicos, oferta de canales de atención y de información) METODOLOGIA Y FUENTE DE DATOS La fuente de datos con la que se realizará la caracterización de usuarios del Seminario Andrés Bello y las demás áreas misionales asociadas a la academia del ICC, es tomada de la base de datos de la Secretaria Académica del SAB, a través de las plataformas de información Programa Academusoft Plataforma KOHA Biblioteca. FECHA DE LA MUESTRA Desde el primero de Agosto de 2013, hasta el 31 de marzo de 2014 BENEFICIOS ADICIONALES La caracterización de los usuarios del Seminario Andrés Bello y de las demás áreas misionales permitirá establecer una estrategia que reúna las diferentes acciones y actividades que propendan a mejorar la atención a los ciudadanos identificados. Mejorar el diseño o adecuación de la oferta institucional, Identificar las características y necesidades de los usuarios del Instituto, de acuerdo con el área misional y de servicio. El establecimiento de una estrategia de implementación o mejora de canales de atención y diseño de una estrategia de comunicaciones e información para la ciudadanía. El diseño de una estrategia de rendición de cuentas. La adecuada implementación de políticas públicas. NORMATIVIDAD El desarrollo de la caracterización de usuarios permitirá dar cumplimiento en su totalidad o parcialmente a las siguientes normas. Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Decreto 2623 de 2009 por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano CONPES 3649 de 2010 Política Nacional de Servicio al Ciudadano Ley 1437 de 2011.Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Decreto 019 de 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública. Decreto 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley1474 de 2011 Adopta una metodología y "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano"

7 Página 7 de 12 Decreto 2693 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011,Y se dictan otras disposiciones" Documento CONPES 3785 de 2013 Política Nacional de Servicio al Ciudadano ESTÁNDARES Y BUENAS PRÁCTICAS RELACIONADOS: Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en la Entidades del orden Nacional de la República de Colombia Guía para la caracterización de usuarios de las entidades públicas. CARACTERISTICAS DE LOS USUARIOS Funcionarios. Estudiantes de Postgrado Egresados. Docentes Grupos de Investigación internos Grupos de Investigación externo Personal de planta administrativa vinculada formalmente al Instituto Caro y Cuervo. Es un estudiante que este matriculado en un programa académico de Posgrado, estos son actividades curriculares conducentes a un titulo que se realizan con posterioridad a la obtención de un grado universitario, con nivel académico superior al de los estudios profesionales y corresponden a una de las siguientes categorías: especializaciones, maestrías o doctorados Son egresados aquellos individuos que hayan cursado y aprobado uno o más programas de posgrado Son académicos especializados a nivel de doctorado encargados de la formación nivel de postgrado El Grupo de Investigación es la unidad básica de la investigación colectiva; involucra a dos o más Investigadores, al menos uno de ellos de planta, en torno a un área del conocimiento, a través de uno o más proyectos de investigación activos. El Grupo de Investigación es la unidad básica de la investigación colectiva; involucra a dos o más Investigadores, registrados en COLCIENCIAS, a través de uno o más proyectos de investigación activos.

8 Página 8 de 12 FASES DE LA DEL SEMINARIO ANDRÉS BELLO DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO 1. Identifique los objetivos y alcance - 07 de marzo al 30 de marzo de Establezca el nivel de desagregación requerido de la información y las categorías de variables que harán parte del ejercicio de caracterización 01 de abril al 10 de abril de Priorice variables 11 de abril al 28 de abril de Identifique las metodologías de recolección de la información 21 de abril al 31 de abril de Diseñar la estrategia de intervención con base en el análisis de los grupos de ciudadanos, usuarios o grupos de interés con características similares (segmentos) 01 de mayo al 20 de mayo de 2014 Fecha de publicación 12 de junio de 2014

9 Página 9 de 12 IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE VARIABLES VARIABLE TIPO MEDIBLES ASOCIATIVAS ECONOMICAS RELEVANTES CONSISTENTES TOTAL Geográficos Ubicación Genero Edad Demográficos Estrato Características de la población Nivel Académico Área de formación Intereses Intrínsecas Comportamiento Acceso a canales Uso de Canales Niveles de Uso Beneficios En la primera fase de la caracterización de usuarios del SAB, se concretó analizar las variables de tipo Geográfico, demográfico, Intrínsecas y de comportamiento establecidas en la tabla anterior, las cuales nos permitirán alcanzar los objetivos propuestos de caracterizar a los usuarios del Seminario Andrés Bello en su nivel académico y áreas de formación y así poder establecer las necesidades, requerimientos e interés de nuevos programas de formación. De la misma manera permitirá establecer cuáles son los canales de información establecidos por el ICC, más utilizados y establecer planes de mejora para que la información sea más accesible y oportuna a los usuarios. También se podrá elaborar, aplicar y analizar los diferentes instrumentos de recolección de información de los ciudadanos, usuarios o grupos de interés a caracterizar y realizar, las agrupaciones poblacionales necesarias de acuerdo con la iniciativa, trámite o servicio escogido por la Entidad.

10 Página 10 de 12 VARIABLES CARACTERIZACIÓN USUARIOS SEMINARIO ANDRÉS BELLO DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO Nombres y apellidos Genero F M Edad Correo electrónico Estrato Ciudad de residencia Teléfono de contacto Características de la Población Funcionario Investigador Docente Egresado estudiante Entidad Externa Publico General Otro Cuál? NIVEL ACADÉMICO Profesión pregrado Universidad pregrado Profesión postgrado Universidad postgrado Conoce usted los programas académicos del SAB? SI NO Es egresado del SAB? SI NO Qué carrera curso en el SAB? Conoce usted los servicios de biblioteca asociados SI NO al SAB? Ha hecho uso de los servicios de biblioteca? SI NO Qué temas consulta? Conoce usted la página web del Instituto Caro y SI NO Cuervo? Ha visitado la biblioteca digital? SI NO Facebook Chat Institucional Cuál de las redes sociales del ICC utiliza más? Twitter Página Web Institucional MySpace correo electrónico Conoce usted las sedes del Instituto Caro y Cuervo? SI NO Cuándo visita las sedes del ICC, que tramite o servicio realiza? Solicitud de información Tramite Académico Visita Guiada Servicios de Biblioteca

11 Página 11 de 12 RESULTADOS Total de usuarios atendidos entre agosto de 2013 y marzo de 2014: 6491 VARIABLE PERFIL Genero Edad los usuarios que desean acceder a los programas de formación del SAB y sus área de apoyo como la biblioteca está dividido así: Mujeres: 48.15% - Hombres: % La proporción de usuarios que desean acceder a los programas de formación del SAB, según rango de edades es: % 30% 30% 25% Estrato Ciudad Características de la Población Nivel de Académico Información Institucional El estrato más representativo de los usuarios que acceden o desean acceder a los programas de formación del SAB, es el 3, seguidos de los estratos 1 y 2 respectivamente. el 87% de los usuarios de los servicios del SAB, o que desean acceder a sus programas de formación son de la ciudad de Bogotá, seguido con un 10% de otras ciudades del país y un 3% de personas fuera del país (países más relevantes - España México Estados Unidos). La mayor proporción de usuarios que se benefician de los procesos de formación del SAB, son quienes se registran con matricula académica estudiantes con un 45%, seguido de público en general con un 25% y un 30% quienes participan de conferencias y talleres que no requieren matricula. los docentes y egresados son otra muestra representativa del acceso a los servicios académicos como la biblioteca con un 7% y 14% de participación respectivamente El 77% de los usuarios del SAB, cursan o han cursado 1 programa de pregrado y el 23% cursan o han cursado un programa de postgrado. las profesiones que mas predominan son las relacionadas con las Ciencias Humanas- Lenguas modernas, Literatura, lingüística y afines con un 78%, seguido de las ciencias Humanas filosofía -antropología y afines con un 12% y el restante 10% relacionadas con las ciencias administrativas El 95% de los usuarios dice conocer los programas de formación del SAB y sus servicios académicos y un 5% que no los conoce.

12 Página 12 de 12 Uso de herramientas informáticas Facebook 22% Twitter 12% MySpace 0% Chat Institucional 14% Página Web Institucional 59% correo electrónico 98% Teléfono 92% ESTRATEGIA DE PLAN DE MEJORA La caracterización del Seminario Andrés Bello busca aumentar en un 30% el índice de inscripciones a los programas de maestría en literatura, lingüística y estudios editoriales e identificar que nuevas opciones de programas relacionados con las ciencias sociales y humanas buscan los usuarios. También se busca incrementar en un 20% la consulta de la oferta académica a través de los canales de comunicación establecidos por el ICC y ampliación de información relevante Actualización: Los procesos de actualización de la caracterización de usuarios se realizaran anuales, ya que los programas de formación del Seminario Andrés Bello del Instituto Caro y Cuervo son bianuales con inscripciones intercaladas año a años entre los programas establecidos.

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