Procedimiento para hechos detectados después de la actividad de validación y/o verificación

Transcripción

1 . Procedimiento para hechos detectados después de la actividad de validación y/o verificación Modificado por: Gestoría de Calidad Revisado por: Director Aprobado por: Director DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO APROBADO RESPONSABLE Se modificó el procedimiento, en donde se referencia a otros procedimientos del sistema de gestión. Cambio de versión 01 a 02. Se amplió el alcance del procedimiento, contemplando que se pueden presentar hechos posteriores a la emisión y entrega de la Declaración de Validación y/o Verificación por parte del Comité de Evaluación de la Conformidad. Cambio de versión 02 a 03. Se le cambia la palabra UCN-EARTH por EARTH-UCN. Cambio de versión 03 a 04. Se mencionan los formularios F-03 y F-43 y se elimina el P-04. Además se elimina la mención que se le hace al Comité Evaluador de la Conformidad y en su lugar se menciona el Revisor Independiente. Cambio de versión 04 a 05. Dirección Dirección Dirección Dirección Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad

2 Página 2 de 9 1. OBJETIVO Describir el proceso que realiza la EARTH-UCN como acción apropiada cuando se detectan hechos que pudieran afectar sustancialmente la declaración de validación o verificación después de la emisión de la declaración de validación o verificación. 2. ALCANCE Aplica a la declaración de validación o verificación emitida después de una actividad de V/V o después de emitida la declaración de aprobada por el Revisor Independiente, cuando el cliente, la parte responsable el Programa de GEI detectan hechos que podrían afectar la declaración. 3. DEFINICIONES Cliente: Organización ó Proponente del proyecto que solicita la validación o la verificación. Parte responsable: persona o personas responsables de proporcionar la declaración sobre los GEI y la información de soporte sobre los GEI. Alcance de validación y/ verificación: Ámbito que cubre la contra una determinada norma y sus distintos elementos: Sistema de gestión, procesos y ubicación geográfica. Duración de actividad de : Tiempo efectivo en día validador/verificador que se requiere para llevar a cabo una actividad de validación y/o verificación. Día validador/verificador: Es la duración normal de 8 horas de trabajo de un LE, V/V, ó ET, incluyendo los tiempos de comidas.

3 Página 3 de 9 Número de personal efectivo: Consiste en todo el personal tiempo completo involucrado dentro del alcance de. El personal contratado temporalmente y el personal de tiempo parcial presente durante la actividad de se incluye en este mismo. Multisitio: Se define como organización que tiene identificada la función central (Oficinas centrales) en las cuales se realizan actividades de planificación, control y gestión y una red de oficinas (sitios) en las cuales tales actividades son total o parcialmente llevadas a cabo. Ejemplos: entidades bancarias con sucursales, actividades agrícolas con ubicaciones geográficas diferentes que pertenecen a un mismo grupo, franquicias. EARTH-UCN: Escuela de Agricultura de la Región Tropical Húmeda, Unidad de Carbono Neutro. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. Usuario Previsto: Individuo u organización definido por quienes informan de lo relacionado con los GEI, como aquel que utiliza dicha información para la toma de decisiones. No conformidad: incumplimiento de un requisito Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Validación: comprobación de que las metas proyectadas que plantea un plan de proyecto de reducción y/o remoción de GEI en su etapa de planificación son posibles de lograr. Verificación: comprobación de que los datos e información de una organización o proyecto de GEI implementados sean correctos.

4 Página 4 de 9 Equipo de : uno o más validadores y/o verificadores que llevan a cabo una con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. También se le llama equipo evaluador. Validador: persona o personas competentes e independientes con la responsabilidad de llevar a cabo la validación e informar de sus resultados. Verificador: persona o personas competentes e independientes con la responsabilidad de llevar a cabo la verificación e informar sobre el proceso de verificación. Experto técnico (ET): persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo de. Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades de manera idónea para ejecutar sus funciones. Líder de Equipo (LE): persona con la competencia para liderar una actividad de validación y/o verificación a quien se le ha asignado la responsabilidad de esta actividad. GEI: gases de efecto invernadero, componente gaseoso de la atmósfera, tanto natural como antropogénico, que absorbe y emite radiación a longitudes de onda específicas dentro del espectro de radiación infrarroja emitida por la superficie de la Tierra, la atmósfera y las nubes. Apelación: solicitud del cliente o parte responsable al organismo de validación o de verificación, de reconsiderar la decisión que tomó en relación con la validación o la verificación. Queja: expresión de insatisfacción, diferente de la apelación, presentada por una persona u organización a un organismo de validación o de verificación o al organismo de acreditación, relacionada con las actividades de dicho organismo, para la que se espera una respuesta.

5 Página 5 de 9 Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE-ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-1) e INTE-ISO Gases de efecto invernadero Requisitos para los organismos que realizan la validación y la verificación de los gases de efecto invernadero (E-11). 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS 4.1. Documentos Internos F-03 Control de asistencia F-07 Plan para actividades de in situ F-08 Informe F-43 Presentación del plan de acciones correctivas y verificación por parte de la EARTH- UCN. P-03 Proceso de planificación de actividades de Documentos Externos E-03 INTE-ISO Gases Efecto Invernadero Parte 1: Especificación con orientación, a nivel de las organizaciones, para la cuantificación y el informe de las emociones y remociones de GEI. E-04 INTE-ISO Gases Efecto Invernadero Parte 2: Especificación con orientación a nivel de proyecto, para la cuantificación, el seguimiento, y el informe de la reducción de emisiones o el aumento de remociones de GEI. E-05 INTE-ISO Gases Efecto Invernadero Parte 3: Especificación con orientación para la validación y verificación de declaraciones sobre gases de efecto invernadero.

6 Página 6 de 9 E-11 INTE-ISO Requisitos para los organismos que realizan la validación y la verificación de los gases de efecto invernadero. E-18 INTE :2011 Sistema de gestión para demostrar la C- neutralidad. Requisito. 5. RESPONSABILIDADES Las responsabilidades se detallan en cada actividad mencionada en este documento. La simbología utilizada para designar a los responsables es la siguiente: Dirección: [DU] Gestoría de Calidad: [GC] Líder de equipo: [LE] 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 6.1. Descripción del proceso El proceso inicia cuando el cliente, la parte responsable o al Programa de GEI detectan hechos que podrían afectar la declaración preliminar de la actividad de validación/verificación (AV/V) o la declaración de después de emitida y aprobada por el Revisor Independiente. Nota 1: para hechos detectados, no considerados o con algún grado de confusión en la Declaración preliminar de validación o verificación del F-08 Informe, deben ser considerados para emitir una declaración posterior, por lo cual se debe implementar procesos para emitir una modificación del F-08 Informe de la actividad, o bien si es del cierre de no conformidades encontradas en el pasado se puede dejar evidencia del cierre en el F-43 Presentación del plan de acciones correctivas y verificación por

7 Página 7 de 9 parte de la EARTH-UCN y emitir una declaración de validación o verificación modificada que trate específicamente la razón para la modificación si fuera el caso. Nota 2: para hechos detectados después de emitida y aprobada la declaración de validación y/o verificación por el Revisor Independiente, deben ser considerados para iniciar un proceso de en el que se estudie el hecho detectado Se debe iniciar un proceso en donde se consideren diferentes vías bajo las cuales se debe atender el hecho detectado, las cuales podrían ser: a) Revisión documental extraordinaria por parte del equipo de. b) Revisión documental y visita in situ extraordinaria por parte del equipo de validación y/o verificación. Nota 1: en los casos en donde sea un hecho detectado por el programa de GEI, y se le deba solicitar a la organización o proponente del proyecto hacer una visita in situ, se le debe de informar al cliente sobre la visita, en caso contrario, será el Director de la EARTH-UCN junto con el equipo seleccionado quien determinará según el hecho detectado, si se requiere o no hacer visita in situ. Nota 2: La selección del equipo de que realice la revisión documental y visita in situ (extraordinaria) como respuesta de los hechos detectados, se hará siguiendo los puntos al del procedimiento P-03 Proceso de planificación de actividades de. Nota 3: Cuando sea un hecho detectado, el equipo seleccionado podría ser el mismo que género la declaración preliminar, o ser modificado, según las necesidades del hecho detectado. En caso de que sea el mismo equipo, solamente se le deberá informar a la organización que dicho equipo los estará visitando y la razón de la visita.

8 Página 8 de Consideraciones generales para la modificación de la declaración de validación y/o verificación Según los posibles hechos detectados por el cliente, la parte responsable o el Programa de GEI posterior a la actividad de (Declaratoria preliminar de V/V), o posteriores a la entrega de la declaración de aprobada por el Revisor Independiente, que según su criterio deben ser modificados en la Declaratoria, él LE y su equipo deben: a) Realizar una revisión del(os) hecho(s) detectados en la declaración preliminar de VV o en la declaratoria final, que según su criterio deben ser modificados. b) Realiza una revisión documental de la información (de la organización o proyecto de GEI) y en caso necesario efectuar una visitación al sitio. Podría acompañarse de un experto técnico, en caso de ser necesario En los casos en donde solo se requiera hacer la revisión documental él LE y su equipo debe: a) Determinar si la declaración de Validación y/o Verificación es sustancialmente afectada por el (los) hecho(s) detectados según los hallazgos y generar la modificación en el F-08 Informe En los casos donde se requiera hacer visita in situ se debe generar evidencia de la visita, por lo que el equipo verificador deberá pasar el F-03 Control de asistencia y en caso de ser necesario deberá generar un F-07 Plan para actividades de in situ. Nota 1: Él LE y su equipo después de realizar la visita in situ, deben cotejar los resultados obtenidos en el F-08 Informe anterior con los generados en el nuevo F-08 Informe por hechos detectados, lo anterior para hechos detectados posteriores a la declaratoria preliminar, o bien generar el cierre según corresponda en el F-43 Presentación del plan de acciones correctivas y verificación por parte de la EARTH-UCN.

9 Página 9 de 9 Nota 2: Este procedimiento aplica tanto para validación y/o verificaciones iniciales como de seguimiento, en el cual se dé un hecho detectado posterior a dicha actividad. 7. Anexo N/A