EVALUACIÓN DE LAS CONDICIONES Y CUMPLIMIENTO DE LAS BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO -BPA- DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES. Director: Director:

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1 EVALUACIÓN DE LAS CONDICIONES Y CUMPLIMIENTO DE LAS BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO -BPA- DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES DAS/DISTRITO Jefatura de Área de Salud: Director: Distrito: Director: Nombre del Entrevistado Cargo del entrevistado: Años en el cargo: Nombre y Cargo del Evaluador: Fecha de Evaluación: No. de Evaluación: Lectura de: Temperatura Humedad C % Instrucciones: Evaluar los siguientes criterios marcando con una X según el cumplimiento de cada uno. Si la casilla No Aplica "N/A" esta de color gris, se debe limitar a calificar "SI" o "NO". 1 DESCRIPCIÓN Documentación 1.1 Manual o Procedimientos Existe manual de procesos operativos que especifique los procedimientos de recepción, almacenamiento, manejo de inventarios, despacho y distribución de medicamentos y productos afines Cuenta con algún instructivo de Buenas Prácticas de Almacenamiento Cuenta con la Norma Técnica para la Gestión de Medicamentos en Áreas de Salud Cuenta con el procedimiento para la baja de medicamentos y productos afines, vencidos y en desuso, (Acuerdo No ). Cuenta con el procedimiento sobre manejo de donaciones. (Norma Técnica ó Norma Técnica ) Cuenta el área donde se almacena medicamentos y productos afines con copia de los certificados de calidad con firma y sello del proveedor de los medicamentos adquiridos por unidad ejecutora. *Nota: Para poder calificar con "SI" deben tener en físico o versión digital las Normativas y Procedimientos a los cuales se hace referencia 1/6

2 1.2 Formatos/Registros Cuenta con tarjeta de control de suministros Kardex, autorizadas con sello por Contraloría General de Cuentas (físico o electrónico), actualizada y el último registro corresponde al conteo físico. *Realizar muestreo en 5% del listado básico Se cumple con la Normativa de Donaciones (Norma técnica ) de dar ingreso a la tarjeta de control de suministro Kardex, los medicamentos donados. Utiliza formatos/registros para el ingreso de medicamentos? (indicar en observaciones cuál utiliza) Utiliza formatos/registros para la entrega de medicamentos? (indicar en observaciones cuál utiliza) Utiliza formatos/registros para el control de la temperatura del área donde se almacena medicamento y productos afines y se encuentran actualizados? Utiliza formatos/registros para el control de temperatura de los refrigeradores en donde se almacenan medicamentos y productos afines y se encuentran actualizados? Utiliza formatos/registros para el control de humedad del área donde se almacenan medicamentos y productos afines y se encuentran actualizados? Utiliza formatos/registros para el control de limpieza del área donde se almacenan medicamentos y productos afines y se encuentra actualizado? Utiliza formatos/registros para el control de mantenimiento del extinguidor y se encuentra actualizado? 2 Infraestructura y ambiente de trabajo a evaluar en el área de almacenamiento del servicio 2.1 Áreas para el manejo de medicamentos y productos afines Existe una área exclusiva de almacenamiento de medicamentos y productos afines debidamente identificada El área donde se almacena medicamentos y productos afines cuenta con un área para realizar actividades administrativas. El área donde se almacena medicamentos y productos afines cuenta con área de recepción y despacho de medicamentos debidamente identificada. Se encuentran los suministros de limpieza y de oficina para uso del área donde se almacena medicamentos y productos afines fuera del área de medicamentos y productos afines El personal del área donde se almacena medicamentos y productos afines, tiene fácil acceso a los servicios para uso personal (lavamanos, servicio sanitario (funcional), comedor, u otros) 2/6

3 2.2 Infraestructura El área donde se almacena medicamentos y productos afines están libres de filtraciones de agua. (paredes y techos) Las instalaciones del área donde se almacena medicamentos y productos afines están libres de humedad (hongos, manchas) en techos, pisos y paredes La pintura de las paredes refleja un adecuado mantenimiento de las mismas Ventilación Iluminación El piso de las instalaciones se encuentra en buen estado (sin grietas, sin manchas, hendiduras, sin hongos) Las instalaciones del área donde se almacena medicamentos y productos afines cuentan con ventilación natural. (Si no cumple pase a la casilla 2.3.2). Si el área donde se almacena medicamentos y productos afines no cuentan con ventilación natural, tienen ventiladores o aire acondicionado funcionando que sea adecuado a la región para cumplir con las especificaciones de temperatura y humedad. El área donde se almacena medicamentos y productos afines cuenta con equipo en buen estado para monitorear las condiciones de temperatura (Termómetro). El área donde se almacena medicamentos y productos afines cuenta con equipo en buen estado para monitorear las condiciones de humedad (Higrómetro). Las instalaciones del área donde se almacena medicamentos y productos afines cuenta con iluminación funcional. Las instalaciones están protegidas contra la luz solar directa (ventanas pintadas, cortinas o persianas u otro material). 2.5 Conexiones eléctricas Todas las instalaciones eléctricas están debidamente aisladas (cables eléctricos no expuestos) Cuenta con algún plan de contigencia en caso de falta de energía eléctrica para mantener la cadena de frío de los medicamentos y productos afines. (planta eléctrica, baterías de hielo). 3/6

4 2.6 Limpieza El área donde se almacena medicamentos y productos afines esta libre de alimentos, plaguicidas, agua estancada y otros productos no acorde al área que puedan causar contaminación Se cuenta con un sistema de control de roedores e insectos (tratamientos físicos y/o químicos) Cuenta con jabón para manos o alcohol en gel para la higiene personal de quienes manipulan medicamentos y productos afines Cuenta con toallas de papel para el secado de manos. 2.7 Orden Se tiene establecido un horario para la recepción de medicamentos y productos afines, y éste se tiene a la vista Se tiene establecido un horario para el despacho de medicamentos y productos afines, y éste se tiene a la vista. Los medicamentos e insumos están clasificados: en orden alfabético o terapéutico o forma farmacéutica. (Indicar en observaciones cuál utiliza) Se encuentran todos los productos debidamente identificados en las estanterías con nombre genérico, concentración, presentación, número de lote y fecha de vencimiento Los medicamentos y productos afines están debidamente estibados sobre tarimas/estanterías, no directamente al suelo. Aplica criterios definidos para el almacenamiento y ubicación adecuada de medicamentos e insumos (frágil manejo, temperaturas controladas, productos pesados, medicamento de alto costo y controlados). Se encuentran los medicamentos e insumos vencidos debidamente identificados y almacenados en un área dentro del almacén separada de los demás medicamentos e insumos La estiba en tarimas no excede de 2.5 metros de alto o de acuerdo a la especificación del proveedor La estiba y la colocación de los medicamentos y productos afines se encuentran separados de la pared y del suelo a un mínimo 10cm como lo dicta la norma. 4/6

5 2.8 Seguridad Industrial y física Las puertas y ventanas del área donde se almacena medicamentos y productos afines están aseguradas con chapas/balcones/candados/pasador/entre otros Existe en el área donde se almacena medicamentos y productos afines equipo contra incendio (extinguidores funcionales de acuerdo a las especificaciones y manejo de medicamentos y afines). Existe en el área donde se almacena medicamentos y productos afines rutas de evacuación y pasillos libres identificados. Existe en el área donde se almacena medicamentos y productos afines rótulos de señalización: lavarse las manos, restricciones de acceso, no alimentos Preservación del Producto 3.1 Preservación del producto El personal encargado del área donde se almacena medicamentos y productos afines, cuenta con equipo de protección personal como batas, cinturones, guantes especiales para carga u otros. Temperatura del área donde se almacena medicamentos y productos afines está a no más de 30 C al momento de la visita Temperatura de refrigeración es de C al momento de la visita, para el caso de algunas vacunas C Humedad Relativa menor o igual a 70% al momento de la visita El medicamento con fecha de expiración más cercana está ubicado de forma que sea despachado primero (PEPE primero en expirar primero en entregar) Se revisan los medicamentos al momento de su ingreso (empaque primario, secundario y/o terciario) Lleva control de fechas de vencimiento visual (semáforo con fechas) y se encuentra actualizado Lleva control de fechas de vencimiento a través de un reporte y que se encuentra actualizado El personal encargado de la manipulación para el despacho de medicamentos, utilizan guantes descartables, mascarilla y recipiente para conteo de medicamento (azafate, caja plástica, entre otros) El personal que manipula el medicamento para su despacho, cuentan con bolsas o frascos para almacenar el medicamento fraccionado o reenvasado Las bolsas o frascos donde almacenan el medicamento fraccionado o reenvasado, esta identificado con nombre, número de lote y fecha de vencimiento 5/6

6 3.2 Equipo para la preservación del producto El área donde se almacena medicamentos y productos afines cuenta con tarimas en buen estado (no quebradas, con clavos no expuestos, no húmedad) El área donde se almacena medicamentos y productos afines cuenta con estanterías/vitrinas en buen estado (no oxidadas, no lastimadas, estables) Cuentan con refrigerador funcional para almacenar o guardar medicamento que necesita cadena de frío El equipo de refrigeración se utiliza únicamente para almacenar medicamentos y productos afines El área donde se almacena medicamentos y productos afines cuenta con escaleras o troquet. 4 Equipo Administrativo Equipo y mobiliario 4.1 Cuenta con computadora funcional disponible para la gestión de medicamentos y productos afines. 4.2 Cuenta con impresora funcional disponible para la gestión de medicamentos y productos afines. 4.3 Cuenta con sistemas de información de logística para el control de insumos (Base de datos excel o modulo automatizado). 4.4 Cuenta con escritorios, archivos, sillas secretariales de acuerdo al número de empleados. : Posterior al llenado de esta guía de chequeo, ingrese la información requerida en la hoja de calificación de BPA de DAS-DMS para obtener gráficas por cada sección evaluada. NOTAS: Firma del responsable de la bodega y sello Firma de la persona que realizó la supervisión 6/6