REGLAMENTARIA ÁREAS RECEPTORAS: OFICINAS, CENTROS DE OPERACIÓN BANCARIA, GERENCIAS ZONALES Y REGIONALES Y DEPENDENCIAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL

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1 CIRCULAR: CÓDIGO Y NO.: NIT ÁREA(S) EMISORA(S): TEMA: PRESIDENCIA REGLAMENTARIA ÁREAS RECEPTORAS: OFICINAS, CENTROS DE OPERACIÓN BANCARIA, GERENCIAS ZONALES Y REGIONALES Y DEPENDENCIAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL CM FECHA DE EMISIÓN: MAYO 20 DE 2005 VINCULACIÓN, PERMANENCIA Y CONTROL DE CLIENTES CON ACTIVIDAD DE PROFESIONALES DE COMPRA Y VENTA DE DIVISAS ESTA CIRCULAR ANULA O MODIFICA LA(S) SIGUIENTE(S) CIRCULAR(ES): ANULA: CIRCULARES REGLAMENTARIAS AD-103 DE 2002 Y AD-011 DE 2003 FECHA DE RECEPCIÓN: GU/Abr-2005 Teniendo en cuenta las políticas del Gobierno Nacional relativas a la regulación y control del mercado libre cambiario y las normas señaladas más adelante, en especial la Resolución No de enero 20 de 2005 de la DIAN, sobre los requisitos y condiciones para la autorización como profesionales de compra y venta divisas de las personas residentes en el país, la Dirección General del Banco ha dispuesto autorizar el ingreso de nuevos clientes con esta actividad, para lo cual se deben atender las siguientes instrucciones: 1. OBJETO Establecer requisitos especiales exigibles como condiciones previas a la autorización de ingreso y para la permanencia como clientes del Banco Agrario de Colombia, de las personas naturales o jurídicas residentes en el país, dedicadas de manera profesional a la actividad económica de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero. 2. JUSTIFICACIÓN Administrar el riesgo de las operaciones que realicen esta clase especial de clientes con la Entidad, para garantizar el cumplimiento de los principios de confiabilidad, seguridad y transparencia de las transacciones, y prevenir que el Banco sea utilizado para el manejo, inversión, aprovechamiento u ocultamiento de dinero proveniente de actividades delictivas relacionadas con el lavado de activos o el terrorismo. 3. MARCO LEGAL. Se consideran profesionales de compra y venta de divisas los residentes en el país que compran y venden divisas en efectivo y cheques de viajero, con autorización de la División de Programas de Fiscalización de la Subdirección de Control Cambiario de la DIAN y con inscripción de dicho objeto en el Registro Mercantil, en cumplimiento de lo establecido en las Resoluciones Externas No. 8 de mayo 5 de 2000 (artículo 75), No. 3 de junio 7 de 2002 (artículo 2) y No. 6 de julio 23 de 2004 (artículos 1º y 3º) de la Junta Directiva del Banco de la República, y en la Circular Externa 0170 de octubre 10 de 2002 y Resolución de enero 20 de 2005 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN. Gerencia de Prevención del Lavado de Activos

2 4. CONDICIONES GENERALES PARA LA VINCULACIÓN Y PERMANENCIA COMO CLIENTES DEL BANCO. Por las características que presentan las operaciones de este segmento del mercado, es imperativo tener un adecuado conocimiento del cliente. En consecuencia, las personas que se encuentran vinculadas o pretendan vincularse como clientes del Banco, en ejercicio de la actividad de profesionales de compra y venta de divisas, deben reunir integralmente los requisitos que se establecen a continuación: 4.1. Diligenciar la solicitud de vinculación y cumplir los requisitos establecidos por el Banco para la apertura de cuentas corrientes, según el tipo de persona Contar con revisoría fiscal, la cual debe ser efectuada por una persona jurídica que reúna las siguientes características: a) Experiencia en el sector financiero o en la aplicación de normas del régimen cambiario en casas de cambio, sociedades comisionistas de bolsa o profesionales de compra y venta de divisas y que acredite por lo menos un año de ejercicio en esta clase de revisorías. b) Demostrar ingresos para el último año, no inferiores a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv). Lo anterior debe acreditarse con la presentación de una constancia expedida por la firma de revisoría fiscal, sobre la vigencia del contrato de auditoría con el profesional de compra y venta de divisas (la cual debe ser confirmada por la oficina), adjuntando certificado de cámara de comercio, estados financieros, copia de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal que firme, expedido por la Junta Central de Contadores con antelación no mayor de un mes Estar vinculado como cliente a una casa de cambio debidamente autorizada por la Superintendencia Bancaria y adicionalmente, a una asociación de profesionales de compra y venta de divisas. Lo anterior debe ser acreditado mediante la presentación de una certificación expedida por la casa de cambio sobre el registro y control de sus operaciones como cliente, con fecha de vinculación y con la certificación de la asociación a la cual esté vinculado Suscribir un convenio de transporte de efectivo, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Vicepresidencia Comercial del Banco, con el propósito de asegurar que el traslado de fondos de efectivo se realice a través de trasportadora, proveyendo seguridad y evitando afectar negativamente el servicio de caja a los demás clientes y usuarios de la oficina. Para ello, debe anexar una copia del convenio suscrito con la transportadora de valores. Banco Agrario de Colombia S. A. Página 2 de 7 Gerencia de Prevención del Lavado de Activos

3 4.5. Presentar copia del acto administrativo de autorización de la División de Programas de Fiscalización de la Subdirección de Control Cambiario de la DIAN, que acredite el cumplimiento de los requisitos y condiciones para operar Presentar una copia del acta de nombramiento del Empleado de Cumplimiento, junto con la copia de su documento de identidad. (Esta persona hace las veces de Oficial de Cumplimiento en la actividad y operación del profesional de compra y venta de divisas) Suscribir compromiso de cumplimiento ante el Banco de atender las siguientes condiciones, cuyo incumplimiento ocasionará que le sea saldada la respectiva cuenta (ver Anexo 1): a) Manejar exclusivamente la cuenta para atender el giro ordinario del negocio de compra y venta de divisas o cheques de viajero. b) No sobrepasar los depósitos mensuales en la cuenta, de un equivalente de 8 veces el valor del patrimonio declarado al cierre del año inmediato anterior. c) Realizar el giro de cheques, de acuerdo con las siguientes condiciones: Los cheques girados contra la cuenta por la compra de divisas, deben expedirse a nombre del vendedor de las divisas, con cruce y negociabilidad restringida. Solo puede girar cheques para ser pagados por ventanilla, hasta por el valor equivalente en pesos a USD 3.000, calculado a la tasa de cambio de cierre del mes inmediatamente anterior. No se podrán girar cheques para pagar por ventanilla a favor de sí mismo o de sus empleados. El aprovisionamiento de efectivo debe realizarlo a través de la transportadora de valores con la que haya suscrito convenio. d) Facilitar y entregar información cuando sea solicitada por el Oficial de Cumplimiento o el Director de la oficina, para justificar las operaciones realizadas con o a través del Banco, entregando si es preciso, una relación consolidada de sus clientes y el valor de sus operaciones. Adicionalmente, entregar un informe certificado por el Revisor Fiscal sobre lo adecuado de los procedimientos seguidos, en relación con los controles para la prevención del lavado de activos. e) Informar de manera permanente e inmediata, mientras permanezca la relación comercial con el Banco, lo referente a: El cambio de dirección y teléfono. El cambio del representante legal, Empleado de Cumplimiento o firma de revisoría fiscal. Cualquier variación de la conformación de los socios o del capital social (la cual debe ser elevada a escritura pública). La vinculación a otra entidad financiera, con indicación del nombre de la entidad, fecha, tipo y número de la cuenta. Banco Agrario de Colombia S. A. Página 3 de 7 Gerencia de Prevención del Lavado de Activos

4 4.8. Concepto previo favorable de la vinculación emitido por el Oficial de Cumplimiento del Banco Agrario de Colombia. 5. CONDICIONES GENERALES DE OPERACIÓN DE LA CUENTA 5.1 Para el manejo de los fondos provenientes de su actividad, el profesional del cambio de divisas en efectivo y cheque de viajero que se vincule a partir de la fecha, solo podrá disponer de una cuenta corriente, la que será radicada en la oficina que elija. 5.2 Con el propósito de facilitar la identificación y control de esta clase de cuentas, se deben crear en el módulo de Cuentas Corrientes, de la siguiente manera: PC - y a continuación, los apellidos y nombres o la razón social del titular. No obstante, en el modulo de Clientes, sí debe registrarse el nombre o razón social, tal como aparece en el documento de identidad del titular. 6. CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACION DE LA CUENTA. 6.1 Una vez que la oficina tenga el concepto del Oficial de Cumplimiento, el Director podrá autorizar la apertura, dejando la cuenta bloqueada para movimientos debito y crédito, y emitirá la constancia de trámite de apertura correspondiente. Cuando el cliente acredite la autorización de la DIAN se podrá desbloquear la cuenta. 6.2 Para los profesionales de compra y venta de divisas con antigüedad mayor de 2 años en esta actividad (la cual debe acreditarse con el registro en la respectiva cámara de comercio), el Director podrá autorizar la apertura y operación de la cuenta, quedando pendiente el documento de inscripción y autorización como profesional de cambio ante la DIAN, que se cita en el numeral 4.5, de la presente Circular. 6.3 El Director de la oficina en la que se dio apertura de la cuenta, tendrá como plazo para exigir y recibir la copia del acto administrativo de autorización por la DIAN al profesional de cambio, hasta el 20 de julio de Pasada esta fecha sin que se cumpla este requisito, de inmediato procederá a informar al cliente que el Banco le saldará la cuenta a partir del 22 de julio de 2005, por el incumplimiento de dicho requisito Para las solicitudes de apertura de cuentas corrientes con posterioridad a la fecha señalada en el numeral anterior, una vez la oficina tenga el concepto del Oficial de Cumplimiento, el Director podrá autorizar la apertura dejando la cuenta bloqueada para movimientos debitos y créditos y emitirá la constancia de trámite de apertura correspondiente. Cuando el cliente acredite la autorización de la DIAN se podrá desbloquear la cuenta. No obstante, pasado el término de 30 días calendario sin que se haya cumplido con este requisito, el Director deberá saldar la cuenta. Banco Agrario de Colombia S. A. Página 4 de 7 Gerencia de Prevención del Lavado de Activos

5 7. CONCEPTO PREVIO DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO. Para la emisión del concepto que debe dar el Oficial de Cumplimiento y que se cita en el numeral 4.8, el Director de la oficina en la que se radique la solicitud de la cuenta, procederá a efectuar la entrevista personal al solicitante y a verificar la información aportada y luego remitirá toda la documentación a la Gerencia de Prevención del Lavado de Activos. 8. CIERRE DE CUENTAS. En el evento en que detecten cuentas abiertas que se utilizan para operaciones con características propias de la actividad de profesionales de compra y venta de divisas, sin estar registradas en el Banco como tales, según la reglamentación, el Director de la oficina o el Oficial de Cumplimiento, ordenará saldarlas de manera inmediata. Cuando el Oficial de Cumplimiento observe que la apertura de la cuenta se presentó por inobservancia de las políticas del Banco sobre el tema, reportará el hecho a la Oficina de Control Disciplinario Interno para su investigación. 9. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE. Se reitera que el funcionario responsable del cumplimiento del mecanismo de control de conocimiento del cliente y del control de las operaciones para la detección y reporte de operaciones sospechosas es el Director de la oficina, por lo tanto su comportamiento debe enmarcarse siempre dentro de los parámetros de la debida diligencia en el cumplimiento de los procedimientos del SIPLA, guardando la confidencialidad de la información y advirtiendo de inmediato cualquier señal de alerta para contrarrestar el riesgo de que el Banco sea utilizado en el manejo de fondos originados en actividades ilícitas o con destino a la financiación del terrorismo. Vigencia : A partir de mayo 27 de 2005 Consultas y aclaraciones : Gerencia de Prevención del Lavado de Activos N de hojas remitidas : 7: 5 de la Circular, 1 del Acta de Lectura y Compromiso y 1 del anexo Anexo 1 : Compromiso de Cumplimiento del Profesional de Compra y Venta de Divisas Cordialmente, JORGE RESTREPO PALACIOS Presidente Banco Agrario de Colombia S. A. Página 5 de 7 Gerencia de Prevención del Lavado de Activos

6 ACTA DE LECTURA Y COMPROMISO DE CIRCULARES Y MANUALES Oficina o Dependencia Ciudad Fecha Los funcionarios de esta oficina o dependencia, certificamos que hemos leído y comprendido la presente circular y sus documentos anexos. Igualmente, certificamos que los objetivos, el contenido, reglamentación y procedimientos son claros, así como su efecto en el servicio al cliente y en la seguridad de las operaciones del Banco. Por lo anterior, firmamos en señal de compromiso de cumplimiento y aplicación: NOMBRE CARGO FIRMA Nombre del Director o Gerente: Firma: NOTA: Una vez firmada esta acta, debe conservarse en la oficina o dependencia, bajo la custodia del Director o Gerente. Banco Agrario de Colombia S. A. Página 6 de 7 Gerencia de Prevención del Lavado de Activos

7 ANEXO 1 COMPROMISO DE CUMPLIMIENTO DEL PROFESIONAL DE COMPRA Y VENTA DE DIVISAS El suscrito,, identificado con la cédula de ciudadanía número de, en mi condición de representante legal del Profesional de Compra y Venta de Divisas y Cheques de Viajero, registrado en la cámara de comercio de, con el nombre de, con NIT, manifiesto que asumo de manera integral las políticas internas del BANCO AGRARIO DE COLOMBIA, S. A., para ser vinculado como cliente y por lo tanto mientras permanezca la relación comercial declaro que cumpliré las obligaciones que a continuación se señalan, manifestando que su incumplimiento ocasionará que el Banco salde la respectiva cuenta cuando se infrinja de nuestra parte cualquiera de los siguientes compromisos: PRIMERO.- Solo será manejada la cuenta con la finalidad exclusiva para consignar o girar sobre esta lo relativo al giro ordinario del negocio de la compra y venta de divisas o cheques de viajero. SEGUNDO.- En el giro de cheques contra la cuenta serán observadas las siguientes condiciones: A) Los cheques girados contra la cuenta contendrán el nombre del beneficiario (vendedor) de las divisas, con cláusula que restrinja su libre negociabilidad y para abono en cuenta (cruce restringido especial) únicamente. B) Los cheques girados a favor del primer beneficiario y para ser pagados por ventanilla solo serán aquellos cuya cuantía no sobrepasen el equivalente en pesos a la suma de USD (tres mil dólares de USA), calculado a la tasa de cambio de cierre del mes inmediatamente anterior. C) Para la provisión de efectivo utilizaré el procedimiento establecido en el convenio de trasporte de efectivo. En consecuencia y con el propósito de la provisión de efectivo no se girarán cheques para ser pagaderos por ventanilla, ya sea a favor de quien represente al titular de la cuenta o de empleados de la empresa. TERCERO.- De manera diligente estaré atento a evitar que los depósitos mensuales en la cuenta sobrepasen el equivalente de ocho (8) veces el patrimonio declarado como Profesional de Compra Venta de Divisas al cierre del año inmediato anterior. CUARTO.- Facilitaré y entregaré la información solicitada por el Oficial de Cumplimiento o el Director de la Oficina para justificar las operaciones realizadas con o a través del Banco, para lo cual entregaré cuando sea requerido, una relación consolidada de clientes y el valor de sus operaciones, así mismo los informes certificados por el Revisor Fiscal sobre lo adecuado de los procedimientos seguidos en relación con los controles para la prevención del lavado de activos. QUINTO.- Acreditaré e informaré de manera permanente e inmediata y mientras permanezca la relación comercial con el Banco Agrario de Colombia, S.A. sobre: A) La apertura de cuentas corrientes y de ahorros en otras entidades financieras, indicando el nombre de la entidad, fecha y tipo y número de cuenta. B) El cambio de dirección y teléfono. C) El cambio del representante legal, Empleado de Cumplimiento o firma de revisoría fiscal. D) Cualquier variación de la conformación de los socios o del capital social, elevada a escritura pública. Se suscribe el presente compromiso de cumplimiento a los días del mes de de dos mil. C.C. No. Representante Legal de Banco Agrario de Colombia S. A. Página 7 de 7 Gerencia de Prevención del Lavado de Activos

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