ELABORACIÓN DE PAC Y AUTORIZACIÓN DEL GASTO COM-PRO-03

Transcripción

1 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE PAC Y AUTORIZACIÓN DEL GASTO COM-PRO-03 Registro de Revisión y Aprobación ELABORADO POR: Lic. Erwin Edgardo Barrientos Aquino / Coordinador de Directas REVISADO POR: Licda. Ericka Ruiz Martínez / Analista de Procesos Licda. Erzi Espinoza / Directora de Procesos Ludving Oswaldo George Portillo / a.i. Lic. Rodolfo Ayala / Subgerente Administrativo APROBADO POR: Lic. Luis Néstor Madrid González / Gerente CDAG

2 Del proceso: Gestión de Adquisiciones Código: COM-PRO-03 Versión: 2 Página 2 A. Índice de contenido Pág. Secciones 1 Carátula 2 A. Índice de contenido 2 B. Propósito y alcance del procedimiento 2 C. Glosario D. Descripción de actividades y responsables 3 D.1. Solicitud y elaboración de PAC 3 D.2. Aprobación de PAC 3 D.3. Notificaciones correspondientes 4 E. Medición y análisis 5 F. Flujograma B. Propósito y alcance del procedimiento Establecer los lineamientos para la elaboración del Plan Anual de institucional que sirva de base para la autorización del gasto por parte del Comité Ejecutivo, y como guía para las compras a realizar por cada unidad administrativa, en cumplimiento al artículo 4 de la Ley de Contrataciones del Estado y disposiciones que sean emanadas por la Dirección y Normativa de Adquisiciones del Estado para cada año desde la elaboración del PAC hasta la ejecución del mismo en el periodo establecido. C. Glosario 1.- PAC Plan Anual de

3 Del proceso: Gestión de Adquisiciones Código: COM-PRO-03 Versión: 2 Página 3 D. Descripción de actividades y responsables D.1 Solicitud y elaboración de PAC 1. Solicita estimación de necesidades de adquisiciones y contrataciones 2. Elaboración del PAC [E PAC] Enlace PAC Solicita oportunamente por medio escrito a todas las Subgerencias o Direcciones de CDAG, remitir su plan de necesidades de adquisiciones y contrataciones para el período que sea requerido, el cual debe ser elaborado en los formatos establecidos por la Dirección Normativa de Adquisiciones del Estado para cada año. Elabora plan de adquisiciones y contrataciones, siguiendo los lineamientos dados por la Dirección de. 3. Revisión de PAC [S/D] Subgerente ó Área Revisa el PAC, de tener observaciones solventa oportunamente con el enlace PAC, al finalizar lo entrega a la Dirección de para la integración. 4. Revisión e Integración PAC [AC] Analista de Revisa el PAC en cuanto a formatos y contenido correcto de los mismos para su posterior Integración de cada PAC en un único documento, para estimar el total de recursos necesarios para el periodo establecido. 5. Revisión y envío a Gerencia Revisa integración de PAC y envía la información consolidada, con visto bueno del Subgerente Administrativo a la Gerencia para su Aprobación. D.2 Aprobación de PAC 6. Aprobación Gerente Determina de acuerdo a las necesidades y prioridades de la institución autorizar o no todos los rubros solicitados. De no aprobar todo lo incluido o requerir adiciones, lo devuelve a para los ajustes correspondientes, regresando al paso 2. Al estar de acuerdo con el contenido, lo firma de aprobado y eleva a Comité Ejecutivo el monto total del gasto asociado al total del PAC del período determinado, para la autorización del gasto. Con lo anterior se cumple con el inciso f) del artículo 96 de la Ley Nacional de Cultura Física y del Deporte. Continúa en paso Autorización de gasto asociado al PAC [CE] Comité Ejecutivo Autoriza los gastos del período para cumplir con el artículo 142 de la Ley Nacional de Cultura Física y del Deporte, instruyendo a Secretaria General emitir la constancia correspondiente. 8. Certificación de autorización del gasto [SG] Secretaría General Certifica el punto de acta o resolución de Comité Ejecutivo y traslada a Gerencia para ejecución de lo decidido. D.3 Notificaciones correspondientes 9. Notifica autorización Gerente Notifica a la Dirección de la aprobación del plan de adquisiciones y contrataciones y la autorización del gasto asociado al mismo.

4 Del proceso: Gestión de Adquisiciones Código: COM-PRO-03 Versión: 2 Página Recepción y Comunicación del PAC autorizado 11. Notificación a Finanzas Publicas Recibe la notificación de Gerencia y comunica individualmente a las Subgerencias o Direcciones de los rubros que a cada uno les fue aprobado. Se envía copia del PAC aprobado al Ministerio de Finanzas Publicas para conocimiento, así como también se siguen los lineamientos del sistema de Guatecompras establecidos para cada año. 12. Solicitud de Compra [S/D] 13. Elaboración de reporte de gastos [SF] Subgerencias o Direcciones CDAG Subgerencia Financiera Solicitan oportunamente al área de compras el trámite de sus compras aprobadas, siguiendo el procedimiento que corresponda: Compra directa, Caja Chica, Cotización o Licitación. Elabora reporte de gastos periódicamente y presenta a Comité Ejecutivo para conocimiento. E. Monitoreo y análisis 14. Control de ejecución de PAC Unidad Solicitante Controla en archivo electrónico la ejecución de compras autorizadas por su unidad. 15. Envió de Informe de 16. Correcciones al PAC Coordinador De Directas y Coordinador de Cotización y Licitación Dirección de Informa de forma mensual las compras realizadas en el mes anterior a Cada Unidad. Para realizar cualquier modificación cada unidad deberá presentar sin requerimiento previo de la Dirección de su nuevo PAC en los meses de abril, Julio y Octubre el cual debe iniciar el proceso desde el paso No. 2.

5 Del proceso: Gestión de Adquisiciones Código: COM-PRO-03 Versión: 2 Página 5 F. Flujograma D.1 Solicitud y elaboración de PAC 1. Solicita estimación de necesidades de adquisiciones y contrataciones 2. Elaboración del PAC [E PAC] 3. Revisión de PAC [S/D] 4. Revisión e Integración PAC [AC] 5. Revisión y envío a Gerencia D.2 Aprobación de PAC 6. Aprobación 7. Autorización de gasto asociado al PAC [CE] 8. Certificación de autorización del gasto [SG] D.3 Notificaciones correspondientes 9. Notifica autorización del PAC [G] 10. Recepción y Comunicación del PAC autorizado 11. Notificación a Finanzas Publicas 12. Solicitud de Compra [S/D] 13. Elaboración de reporte de gastos [SF] RESPONSABLES 1. [AC] Analista de 2. [CCD] Coordinador de Compra Directa 3. [CE] Comité Ejecutivo [E PAC] Enlace PAC 6. [G] Gerente 7. [S/D] Subgerencias o Direcciones 8. [SF] Subgerencia Financiera 9. [SG] Secretaria General SIMBOLOGÍA: Título de sección Generación de registro Actividad Recepción o archivo de expediente Decisión Repetir pasos o ir a subproceso