Instrucciones para uso del Sistema LCE Versión 5.0 (28 de Febrero 2014)

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1 SENCE Instrucciones para uso del Sistema LCE Versión 5.0 (28 de Febrero 2014) Equipo LCE 28/02/2024 Página 1 Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitación

2 CONTENIDO Introducción... 3 Cursos fuera del alcance del Sistema LCE... 3 Cómo modificar datos directamente en el Sistema LCE... 3 Modificar relatores o alumnos... 4 Modificar horarios... 4 Consolidar libros de clases (franquicia tributaria)... 4 Cómo actuar ante contingencias en el uso del LCE... 4 Para empezar, recuerde que:... 4 Si no se cuenta oportunamente con el libro de clases electrónico... 5 Si no se cuenta con computador o se presenta una falla en éste o en la aplicación off line... 5 Relatores extranjeros (sin rut)... 5 Alumno sin huella... 6 Para no usar huellero en algunas instalaciones... 6 Atrasos e inasistencias... 6 Cómo calcular la asistencia total... 6 Cierre automático de cursos... 7 Página 2

3 Introducción Este documento tiene como propósito ilustrar la forma en que deberán operar los profesionales de SENCE y de los OTEC, OTIC y empresas ante situaciones emergentes del "Libro de Clases Electrónico" (LCE). No reemplaza sino que complementa las instrucciones formales (Resoluciones) y los manuales del sistema. Se ha actualizado al 28 de Febrero de 2014, una vez liberada la versión 5 del sistema. Los profesionales señalados deben estudiar y discutir el material de capacitación disponible en el sitio web del LCE, así como descargar, instalar y usar la aplicación. De esta manera, estarán en condiciones de resolver la mayoría de las dudas sobre su uso. Cursos fuera del alcance del Sistema LCE La lista de cursos exentos de usar el sistema a esta fecha es: Cursos a distancia Cursos e-learning (tienen su propio sistema de control) Cursos mixtos, en que la componente presencial (horas teóricas más horas prácticas) tiene menos horas que la componente no presencial (horas a distancia más horas e-learning). Los cursos mixtos en que la componente presencial tiene las mismas o más horas que la componente no presencial se controlan con el sistema LCE solo para su componente presencial. Cursos "CFT" o "Nivelación de Estudios" Cursos en recintos de Gendarmería Cómo modificar datos directamente en el Sistema LCE El Sistema LCE carga los nuevos cursos y actualiza los relatores, alumnos y fechas de inicio y término cada 20 minutos con información proveniente de los demás sistemas de SENCE, que a su vez se actualizan mediante los procesos habituales de cada programa. Así, los libros de clases estarán disponibles para su descarga permanentemente. El Sistema LCE no cambia la forma de realizar actualizaciones en un curso, incluyendo agregar o eliminar relatores y alumnos. Se debe proceder de la misma manera en que hasta ahora se ha hecho, de acuerdo a las reglas de cada Programa. Para hacer modificaciones se debe proceder como sigue: Página 3

4 Modificar relatores o alumnos Se permite modificar relatores y alumnos directamente en el sistema LCE, sólo para efectos de tomar asistencia usando el sistema. Esto NO exime al OTEC o empresa de informar la contingencia a SENCE (ver sección "Contingencias en el uso del LCE") y seguir los procedimientos estándar de actualización según sea el programa y la situación. Modificar horarios Desde la versión 4 el horario de los cursos no se registra en el sistema LCE, lo que facilita tomar asistencia. El SENCE o el OTIC, en su caso, verificarán posteriormente si se respetaron los horarios autorizados para cada curso. Consolidar libros de clases (franquicia tributaria) Para facilitar la toma de asistencia de los cursos de Franquicia Tributaria, es posible consolidar varios libros de clase en uno solo (deben tener el mismo Código Sence). Desde la versión 3 existe la posibilidad de "des-consolidar" para corregir errores de consolidación. Cómo actuar ante contingencias en el uso del LCE Para empezar, recuerde que: La fecha y hora de los computadores en que toma asistencia debe ser la correcta. El curso debe estar cargado en LCE y con sus datos correctos (Fechas, alumnos, relatores). Se debe corregir si corresponde. Debe descargar los cursos en el computador donde tomará asistencia. Debe dar inicio al bloque de capacitación cuando sea la hora de inicio de la clase. (Botón Iniciar Bloque ) Los alumnos y el relator deben marcar entrada y salida en cada bloque de capacitación. Si alguien no marca salida, se usa la duración del bloque horario para crear un registro automático, pero identificando "no marcó salida". La persona a cargo de descargar el Libro de Clases y pasar lista debe estar creada en el Sistema (lengüeta "Operadores" del Módulo de Configuración) y tener su contraseña de contingencia. La persona a cargo debe contar con permisos (botón Descargar Personal autorizado ). Página 4

5 Debe descargar nuevamente el libro en la aplicación de Toma de Asistencia si se quiere que las rectificaciones se actualicen. Es útil subir las asistencias frecuentemente al servidor y verificar. Una vez asegurado lo anterior, Si no se cuenta oportunamente con el libro de clases electrónico Crear una "Hoja de Asistencia en Contingencia" y pasar lista con ella. Este proceso no requiere contactar a la mesa de ayuda. La creación de una "Hoja de Asistencia en Contingencia" requiere llenar un encabezado para identificar el curso, registrar los RUT de los asistentes y sus huellas (4 repeticiones de huella la primera vez) y en lo demás es similar a la forma tradicional de pasar lista. Una vez disponible el Libro de Clases Electrónico, el Otec debe informar las asistencias tomadas con la "Hoja de Asistencia en Contingencia" y asociar esta Hoja a su correspondiente Libro, disponible desde la versión 4. Una vez que el curso está disponible en el LCE, se descarga a la aplicación off line de Toma de Asistencia y se sigue tomando asistencia con el curso descargado. Si no se cuenta con computador o se presenta una falla en éste o en la aplicación off line Contactar a la brevedad telefónicamente (o por otro medio disponible) a la Dirección Regional de SENCE, explicar el caso y solicitar autorización para usar un libro de clases en papel (firmas). Esto se debe realizar para cada bloque horario que deba dictarse bajo esta condición excepcional. En cada libro de firmas en papel deberá constar el nombre, cargo, teléfono y correo electrónico de la persona en Sence que autorizó su uso y la fecha de la autorización. Desde la liberación de la versión 5 el Lunes 17 de Febrero de 2014, el OTEC o empresa deberá transcribir estas asistencias al sistema LCE con posterioridad (registro retroactivo de asistencia) y conservar el libro de firmas en papel para posterior fiscalización. Para ello, el funcionario de SENCE que autorizó, habilitará esta opción en el sistema LCE para el curso y bloque horario correspondiente. Relatores extranjeros (sin rut) La persona a cargo de tomar asistencia deberá registrar los datos del pasaporte del relator que no tenga RUT. Página 5

6 Alumno sin huella Si un alumno no tiene huella registrada, el sistema le pedirá "enrolarlo". Si el sistema no logra leer correctamente su huella, se podrá registrar su asistencia de manera excepcional usando la funcionalidad de "Autorización Especial". PARA NO USAR HUELLERO EN ALGUNAS INSTALACIONES Excepcionalmente, la institución que dicta cursos (Otec o empresa) podrá solicitar al Director Regional de Sence que algunas instalaciones queden autorizadas para no usar el huellero por razones fundadas 2 durante un período máximo de un año. Para ello deben ingresar su solicitud con todos los documentos de respaldo que corresponda, a Oficina de Partes de la Dirección Regional y obtener la autorización. En estos casos, el Otec o empresa que dicta el curso deberá usar un libro de clases en papel (firmas) para cada bloque horario. En cada libro de firmas en papel (uno por bloque horario) deberá constar el nombre, cargo, teléfono y correo electrónico de la persona en Sence que autorizó su uso y la fecha de la autorización. El Otec (o empresa) debe conservar los libros de firmas en papel para posterior fiscalización. Desde la liberación de la versión 5 el Lunes 17 de Febrero de 2014, el OTEC o empresa deberá transcribir estas asistencias al sistema LCE con posterioridad (registro retroactivo de asistencia) y conservar los libros de firmas en papel para posterior fiscalización. Para ello, el funcionario de SENCE que autorizó, habilitará esta opción en el sistema LCE para el curso y todos los bloques horarios correspondientes. Atrasos e inasistencias El sistema LCE graba la hora efectiva (del computador) en que se registra la asistencia, sea con huella o con autorización especial, sea que el alumno marcó a la hora o atrasado. Se considera un tiempo de cortesía de 20 minutos en cada bloque horario. Esto es, si el atraso a un bloque es menor a 20 minutos, no se descuenta ese tiempo al calcular la asistencia. Si es mayor, se descuenta. Para cumplir su propósito de garantizar el registro de asistencia fidedigno, desde la versión 5 no es posible modificar en el sistema LCE los datos de asistencia grabados en origen. Por lo tanto, no es posible corregir en este sistema atrasos o inasistencias que el OTEC (o empresa) considera incorrectos. Para ello, se debe usar los procedimientos que cada programa ha dispuesto para justificaciones de atrasos e inasistencias, lo que NO es parte del sistema LCE. Cómo calcular la asistencia total Página 6

7 Para convertir la asistencia efectiva en asistencia definitiva a pagar o liquidar, el OTIC, OTEC o empresa deberá proceder de la forma habitual, complementando la información del Sistema LCE con la información adicional que cada Programa considere (por ejemplo, atrasos e inasistencias justificadas o declaraciones juradas, si aplica). El "Certificado de Asistencia" de LCE sólo registra la asistencia efectiva, pero el certificado a pagar se debe confeccionar considerando éste insumo y además las reglas de las respectivas bases de licitación o manuales que cada Programa considere (por ejemplo, autorización de atrasos e inasistencias justificadas o declaraciones juradas, si aplica). Desde la versión 5 el sistema LCE genera un certificado de asistencia efectiva que no es posible editar. Este es el certificado válido junto a los señalados documentos adicionales que cada programa considera- que se usa para el proceso de liquidación o pago. Desde el 10 de Marzo de 2014 se eliminará la posibilidad de editar los certificados de asistencia, quedando sólo la registrada con huella o con los mecanismos excepcionales dispuestos (registro especial o retroactivo). También desde esa fecha, el certificado se deberá firmar electrónicamente. El administrador global del OTEC o empresa definirá qué usuarios tienen derechos de firma. La firma electrónica de los certificados será obligatoria desde esa fecha, momento en el cual el sistema completo será sin papeles. El sistema LCE no permite modificar los datos registrados en origen, no administra ni registra justificaciones de atrasos ni de inasistencias ni modifica en nada la forma de proceder para el pago o liquidación del curso, el pago de anticipos, los descuentos en la liquidación final, el pago por intermediación laboral, el pago de subsidios (cálculo semanal) ni ningún otro proceso. Lo único que debe tenerse presente es que el soporte o respaldo de la información de asistencia efectiva (que se usa como insumo en esos y otros procesos) ahora estará en el sistema LCE y no en papel. Cierre automático de cursos El Sistema del Libro Electrónico cerrará automáticamente los cursos de Franquicia Tributaria cuando se cumpla el plazo de 60 días corridos para pago o liquidación (el día 61 desde la fecha de término de la acción). Para los cursos correspondientes a programas sociales y Formación en el Puesto de Trabajo, su cierre automático será cuando cumpla 15 días corridos desde el término del curso. El sistema LCE mantiene disponible una lista de los cursos que están por cerrar (siguientes diez días), para asegurar que están con sus datos completos, pues una vez cerrados no es posible enmendarlos. Página 7

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