FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES

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1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes de alumnos de 1er y 2º ciclo 2. Unidad productora Administraciones de Campus (Getafe y Leganés) 3. Objeto de la gestión administrativa Recoger la trayectoria académica de cada alumno dentro de la Universidad 4. Años que abarca la serie Tipo de soporte Papel Electrónico: existe la aplicación informática SIGMA 6. Volumen de la serie 40 metros lineales, aproximadamente, en todo el período 7. Documentos que integran la serie Documentos acreditativos de que el alumno reúne las condiciones para el acceso: - Copia del título correspondiente al acceso o documentación justificante de haber abonado el título que utiliza para el acceso (Bachillerato, F.P., o titulado) - Resguardo de haber abonado el traslado de expediente a la Universidad Carlos III de Madrid, en caso de haber hecho la selectividad en otra Universidad, o que el alumno proceda de otra Universidad - Certificación Académica Oficial enviada por la Universidad de origen (en caso de traslado) - Resolución de admisión por recurso ante el Rector para acceder a la carrera Documentos identificativos del alumno: - Fotocopia D.N.I. - Fotografía Documentos de matrícula: - Instancia de matrícula - Resguardo de la tasa de matrícula correspondiente al año en que se matricula, para alumnos de nuevo ingreso (1er curso) Documentos relativos a incidencias, peticiones, etc. relativas al alumno a lo largo de su vida académica: - Solicitud de dispensa de convocatoria 1

2 - Notificación de dispensa de convocatoria - Solicitud de Certificación Académica Personal - Reclamación de pago de matrícula - Devolución de tasas (incluye impreso de solicitud, resguardo de liquidación, comunicación del Jefe de Sección de Alumnos al interesado) - Resolución de convalidación de asignaturas - Resolución de informe favorable de la Comisión de Evaluación, compensando la asignatura por agotar la última convocatoria - Resolución por la que se autoriza al alumno a cursar asignaturas de tres cursos consecutivos - Resolución de autorización de cambio de asignaturas cuatrimestrales de libre elección Documentos de finalización de vida académica en la Universidad: - Solicitud de traslado de expediente - Resolución de admisión de otra Universidad - Certificación de estudios terminados (solicitud, liquidación de tasas, certificado) - Fotocopia de solicitud de título 8. Ordenación Alfabético por titulación y apellidos y nombre del alumno en la Administración de Campus de Getafe. Numérica, por número de identificación de alumno (NIA) en la Administración de Campus de Leganés. 9. Legislación Ley 30/92 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común Real Decreto 1.497/87, de 27 de noviembre, por el que se establecen directrices generales comunes de los planes de estudios de títulos universitarios de carácter oficial y validez en todo el territorio nacional. Estatutos de la Universidad Carlos III de Madrid Normas generales del tiempo de permanencia del alumnado en la Universidad Carlos III de Madrid, matriculación, dispensa de convocatoria y anulación de matrícula aprobadas por Resolución de la Comisión Gestora 10/92 de 31 de marzo, modificadas parcialmente por la Resolución de 15 de febrero de Procedimiento administrativo En el momento de realizar la matrícula, el alumno aporta la documentación siguiente: - Copia del título correspondiente al acceso o documentación justificante de haber abonado el título que utiliza para el acceso (Bachillerato, F.P., o titulado) - Resguardo de haber abonado el traslado de expediente a la Universidad Carlos III de Madrid (alumnos de nuevo ingreso: por haber hecho la selectividad en otra Universidad, o por traslado) - Certificación Académica Oficial enviada por la Universidad de origen (traslado) - Resolución de admisión por recurso ante el Rector para acceder a la carrera - Fotocopia D.N.I. - Fotografía - Instancia de matrícula, para alumnos de nuevo ingreso (1er curso) - Resguardo de la tasa de matrícula correspondiente al año en que se matricula (1er curso) Con esos documentos la Administración de Campus correspondiente abre un expediente individual del alumno, que se ordena alfabéticamente por titulación y apellidos y nombre del alumno (Administración de Campus de Getafe), o secuencialmente de acuerdo con el número de identificación de alumno que proporciona la aplicación informática SIGMA (Administración de Campus de Leganés). En ese expediente individual se van recogiendo los documentos referentes a incidencias y peticiones del alumno 2

3 a lo largo de su vida académica (solicitud de dispensa de convocatoria, solicitud de certificación académica personal, etc.). Cuando se produce la baja de un alumno, su expediente se archiva aparte de los que permanecen activos. Las bajas incluyen una doble tipología: - bajas de alumnos sin titular: puede ser por traslado (en ese caso se incluye en su expediente la solicitud de traslado más la carta de admisión de la nueva Universidad), o bien por abandono genérico. En ambas circunstancias el expediente puede reactivarse en cualquier momento. - bajas de alumnos titulados: se incluye en su expediente de alumno el certificado de estudios terminados y la fotocopia de solicitud de título. Algunos documentos incorporados al expediente implican el pago de tasas por parte del alumno: matrícula, certificación académica personal, solicitudes de traslado de expediente y certificado de estudios terminados. 11. Ubicación de la serie Administraciones de Campus (Getafe y Leganés) 12. Series antecedentes o relacionadas Relacionadas: - Expedientes de matriculación de 1er y 2º ciclo - Expedientes de dispensa de convocatoria - Expedientes de convalidación - Expedientes de preinscripción a 1er y 2º ciclo - Actas de exámenes - Libro registro de títulos 13. Documentos recapitulativos 14. Documentos duplicados - Expedientes de matrícula - Resoluciones (Decanato) 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión: 5 cursos académicos desde la baja del alumno. Valor administrativo: 50 años a partir de la fecha de baja del alumno. Valor histórico: a partir de los 50 años, únicamente los expedientes de aquellos alumnos que han sido baja por conseguir la titulación por la Universidad Carlos III de Madrid. El valor administrativo de los expedientes de bajas por abandono genérico de alumnos sin titular existe a lo largo de la vida del alumno, de ahí que se le aplique un plazo de 50 años desde la fecha en la que causó baja. El mismo período debe aplicarse a los expedientes de bajas de alumnos titulados, puesto que en cualquier momento a lo largo de su vida pueden solicitar una certificación académica personal o un traslado de expediente a otra Universidad (por ejemplo, para proseguir estudios de tercer ciclo en esta u otra Universidad). En cuanto a su valor histórico, el Archivo General propone que éste sea permanente únicamente para los expedientes de alumnos titulados en la Universidad. 3

4 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión Libre X Restringido (50 años) Los datos personales incorporados al expediente del alumno justifican un período de reserva. El Archivo General propone a la Comisión un plazo de 50 años desde la baja del alumno, independientemente del hecho de que la baja sea por traslado, por abandono genérico o por titulado. 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial El Archivo General propone a la Comisión conservar permanentemente los expedientes de alumnos titulados por la Universidad. 18. Observaciones La existencia de dos estados secuenciales del ciclo de vida de los expedientes de alumnos (activos y bajas), aconseja trasladar inmediatamente los expedientes de alumnos que son baja a una instalación de archivo diferenciada de los que se mantienen en estado activo, organizados por curso académico, titulación y apellidos y nombre del alumno, a la espera de que se cumpla el plazo de permanencia en los archivos de gestión (5 cursos académicos) para su posterior transferencia al Archivo General. Por otra parte, la coexistencia de dos procedimientos de ordenación distintos de los expedientes de alumnos activos en cada Administración de Campus subraya la necesidad de unificar criterios de ordenación, siendo el más indicado, para su recuperación posterior, el consistente en titulación y apellidos y nombre del alumno, al que se añadirá el de curso académico en que se produce la baja una vez que ésta sea efectiva. También la triple tipología de las bajas aconseja diferenciar desde el momento en que éstas se producen entre bajas por traslado, bajas por abandono genérico y bajas por titulados. En tercer lugar, pese a la existencia de la aplicación informática SIGMA, como regidora de la gestión académica integral en la Universidad, el Archivo General considera oportuno incluir en un programa de documentos esenciales las certificaciones académicas oficiales de los alumnos titulados por la Universidad Carlos III de Madrid, como medida de protección ante la eventual pérdida de datos contenidos en la aplicación SIGMA que pudiera poner en peligro los intereses de la Universidad y sus alumnos. El programa de documentos esenciales se plasmará anualmente en un volcado de certificaciones académicas oficiales ordenados por titulación y apellidos y nombre de aquellos alumnos titulados ese curso y su transferencia a un soporte microfilm, diligenciado por el Secretario General, de conservación indefinida. El Archivo General impulsa esta medida de protección considerando su óptima relación costeefectividad. 4

5 B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión: 5 cursos académicos desde la baja del alumno. Valor administrativo: 50 años a partir de la fecha de baja del alumno. Valor histórico: a partir de los 50 años desde la fecha de la baja del alumno, toda la serie. 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios Libre X Restringido (50 años) 21. Resolución de disposición final Eliminación Muestreo X Conservación permanente Conservación parcial La Comisión dictamina que si bien los expedientes de aquellos alumnos que han obtenido titulación por la Universidad Carlos III de Madrid deben tener preferencia, en cuanto a su conservación permanente, sobre aquellos expedientes de alumnos que han sido baja por abandono genérico o traslado a otra Universidad, la amplitud del valor administrativo (50 años) aconseja demorar la resolución de disposición final en atención a los cambios en el ordenamiento jurídico e innovaciones tecnológicas que se prevé alterarán notablemente los soportes de conservación y el tratamiento de la información, con anterioridad a que prescriba el plazo de valor administrativo de las primeras fracciones de esta serie documental. 22. Observaciones La Comisión observa que no debe incluirse en el expediente del alumno el tipo documental de Solicitud de Certificación Académica Personal, por cuanto su información no es significativa y su redundancia repercute en engrosar innecesariamente el expediente del alumno. La Comisión considera primordial unificar criterios de ordenación de la serie de expedientes de alumnos en ambos campus, siendo el más indicado, para su recuperación posterior, el consistente en titulación y apellidos y nombre del alumno, al que se añadirá el de curso académico en que se produce la baja una vez que ésta sea efectiva. También la triple tipología de las bajas aconseja diferenciar desde el momento en que éstas se producen entre bajas por traslado, bajas por abandono genérico y bajas por titulados La Comisión respalda la iniciativa del Archivo General de incluir en un programa de documentos esenciales las certificaciones académicas oficiales de los alumnos titulados por la Universidad Carlos III de Madrid. C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente 3/ Sesión 31 de enero de 1997 (1/97) 25. Asistentes Presidente: Luciano Parejo, quien delega en el Vicepresidente de la Comisión Vicepresidente: Joaquim Llansó, que actúa como Presidente 5

6 Vocales: Enrique Villalba, Alberto Palomar, José Furones, José Ramón Cruz Excusan su presencia los vocales Antonio Rodríguez de las Heras y Rosa Barbeitos, quienes previamente han hecho llegar sus observaciones sobre el expediente al Vicepresidente de la Comisión. Invitada: Piedad Sánchez (Administradora del Campus de Getafe). 26. Fecha del dictamen de la Comisión 31 enero Firmas 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno: 12 febrero

7 D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 7

8 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Serie: Expedientes de alumnos ANEXO 8