ANEXO # 1 ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTORICO

Transcripción

1 ANEXO # 1 ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTORICO Lineamientos para la elaboración de una política sobre preservación de los materiales bibliográficos especiales del Archivo Nacional de Costa Rica Esteban Cabezas Bolaños Agosto 2009

2 Introducción Durante los últimos años diferentes países e instituciones se han interesado y preocupado por la preservación y conservación de diferentes objetos que representan el patrimonio histórico de la humanidad. Dentro de esta gran gama de objetos los documentos bibliográficos y documentales ocupan un lugar de honor, por cuanto en ellos ha quedado plasmado gran parte del pensamiento de los hombres desde mucho tiempo atrás, siendo además un instrumento de expansión del conocimiento accesible a gran parte del mundo. El patrimonio bibliográfico y documental llevan intrínseco la historia de la humanidad; en ellos el hombre ha reflejado desde tiempos inmemorables su quehacer, su desarrollo, su perspectiva de vida y sus proyecciones hacia el futuro. Al leer documentos o libros antiguos, retrocedemos y vemos la historia del hombre en perspectiva, le conocemos y crecemos a partir de sus experiencias vividas. Las Unidades de Información como guardianes y diseminadores de la información, tienen la obligación de conservar y preservar lo que ha sido depositado en ellas para las futuras generaciones. Como patrimonio cultural e histórico de la sociedad, además deben proveer medios para la difusión y utilización de esa información, sin que esto vaya en detrimento de los documentos mismos. Ante esta misión se ha conformado el Comité sobre Preservación y Conservación del Material Bibliográfico y Documental (CoLiRa), adscrito a la Comisión Institucional de Colecciones de la Universidad de Costa Rica con el propósito de definir las políticas institucionales sobre esta temática, así como identificar y diagnosticar las colecciones bibliográficas y documentales que se custodian en la Universidad. El CoLiRa está conformado por la Máster Gisella Rodríguez Villalobos, coordinadora de la Biblioteca de Ciencias de la Salud, la Licenciada. Alcira Cascante Ardón, directora de la Biblioteca de Derecho, el Licenciado. Esteban Cabezas Bolaños, profesor de la Escuela de Historia y el Máster Félix Barboza Retana, profesor y miembro asesor de la Comisión Institucional de Colecciones. En julio del 2007 el CoLiRa dio a conocer una serie de lineamientos sobre organización de colecciones especiales, el presente documento se basa en dichos lineamientos y busca definir políticas institucionales con respecto a la preservación y difusión de colecciones bibliográficas especiales en el Archivo Nacional de Costa Rica. 2

3 Marco Conceptual Preservación del material bibliográfico y documental especial. Entre las colecciones que conserva la biblioteca del Archivo Nacional, hay ejemplares que sobresalen por su valor informativo y material. Es por ello, que llamamos como material bibliográfico y documental especial a aquellas piezas o conjunto de unidades que por su procedencia, contenido informativo y materiales de fabricación sobresalen entre las demás unidades de una biblioteca, archivo o centro de documentación. Al ser diferentes y poseer un valor patrimonial evidentemente superior, se hace necesario el plantear estrategias y asignar mayores recursos que garanticen su adecuada conservación, ya que no podemos tratarlas de la misma manera que al resto de los fondos y colecciones. El concientizar a la administración, al equipo de trabajo, usuarios e investigadores es fundamental para garantizar el éxito y darle continuidad a un plan de preservación. Por otra parte, para este tipo de colecciones los lugares de almacenamiento suelen ser salas cerradas, de acceso reservado únicamente a personal asignado. Para su consulta también se suele utilizar una sala individual acondicionada para tal fin, en donde al usuario se le facilita atriles, guantes de algodón, solo se le permite el acceso con lápiz y libreta de apuntes y en ningún caso se permite fotocopiar el material. De igual manera, ambas áreas deben ser acondicionadas para prevenir daños por factores de deterioro como contaminación ambiental, química, biológica o desastres como incendios, temblores, tormentas o inundaciones. Justificación de la política La conservación y preservación del material bibliotecológico que forma parte del rasgo de identidad del Archivo Nacional de Costa Rica, demandan una atención especial como parte del Patrimonio Institucional. Por lo anterior, es importante definir lineamientos y políticas relacionadas con la preservación de material especial de origen bibliotecológico que se encuentran en la institución. Esto permitirá no solo tener el conocimiento real de las colecciones y contenidos existentes sino la garantía de su conservación como parte del legado del Archivo Nacional a la sociedad costarricense y mundial. 3

4 Fondos Documentales Especiales de Bibliotecas Serán aquellos fondos antiguos que representen el cimiento de la historia del hombre, y que conformen el patrimonio cultural, histórico, artístico, social y cultural de nuestro país. Podrán estar conformados por libros, pliegos, grabados, partituras y mapas. Los que por sus características propias requerirán un tratamiento de preservación especial. Para la identificación de estos materiales podemos definir las siguientes características; se recomienda que para que un material forme parte de un fondo documental especial deberá cumplir con al menos una de estas particularidades: 1. Incunable: Se denomina así a todo libro que fue impreso a lo largo de la centuria en que ingreso a un país la imprenta. En el caso de Costa Rica se considera como tal todo aquel libro publicado entre Edición príncipe: Se le denomina a la primera edición de un libro, cuya impresión fue de número limitado, entre 500 y 1000 y de los cuales no existen reimpresiones en los siguientes cincuenta años a su tiraje. 3. Ediciones limitadas: Se le denomina aquellos impresos elaborados en los últimos cincuenta años, de los cuales se sabe su edición es única y limitada lo que lo convierte en una edición especial. 4. Belleza en presentación: Se le denomina así aquellos que fueron impresos mediante una tipografía especial la cual se caracteriza por su belleza en la ilustración, impresión, calidad del papel y encuadernación con materiales especiales como pergamino, cuero, madera o papel. 5. Libros fuera de impresión: Se le denomina aquellos que fueron censurados, elaborados a mano, mecanografiados o impresos por cualquier medio no industrial cuyo numero es limitado y que tengan una antigüedad de más de cincuenta años. Cuyo contenido informativo es un aporte a las ciencias y las artes, como creaciones intelectuales en una determinada área. 6. Documentos autografiados: Se le denomina aquellos documentos que han sido autografiados por sus autores, propietarios o terceros. El valor se determina de acuerdo a la importancia del libro, la relevancia del autor, del dueño y de terceros. 7. Libros con valor especial: Que posee un valor determinado y fundamentado por una entidad, autoridad, especialista o profesional en una disciplina. Dentro del ámbito propiamente del Archivo Nacional se podrían agregar otros criterios o parámetros como son: 1. Los instrumentos descriptivos que han sido publicados 2. Libros que cuenten la historia del Archivo Nacional de Costa Rica 3. Libros seleccionados de transferencias o donaciones. 4. Libros publicados por funcionarios. 4

5 Un ejemplar de cada edición de leyes, memorias de congresos, manuales y cualquier otra publicación realizada por el Archivo Nacional. Conclusiones y recomendaciones El Archivo Nacional de Costa Rica conserva un patrimonio bibliográfico y documental de gran valor científico cultural. Por esta razón, la institución debe velar por su adecuada preservación, garantizando así, su permanencia para las futuras generaciones. Es necesario crear un catalogo para poder identificar y ubicar el material especial que conserva la Biblioteca del Archivo Nacional de Costa Rica. De igual manera normalizar la metodología para diagnosticar las colecciones y así poder detectar posibles problemas de conservación del material bibliográfico. Fomentar la creación de directrices específicas sobre el uso de este material que garantice su acceso, pero a la vez su preservación en el tiempo. Estimular la donación de material bibliográfico especial, proveniente de colecciones o fondos privados, particulares o de instituciones estatales. 5