PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

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1 Página 1 de 7 Revisó: Director y Profesional - Catalogación y Clasificación Profesional Selección y Adquisición Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución N OBJETIVO ALCANCE Indicar las actividades necesarias para dar de baja al material bibliográfico de la Biblioteca Central UIS y de las sedes. Este procedimiento aplica a todo el material bibliográfico que se detecte en el inventario como deteriorado, extraviado, perdido y pagado y/o de difícil cobro. NORMATIVIDAD El Rector o el Vicerrector Administrativo emite la resolución para dar de baja el material bibliográfico de la Biblioteca de la Universidad Industrial de Santander. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Ejemplar: Hace referencia a una unidad bibliográfica idéntica a otra (título, autor, edición, año, volumen, páginas). Formato Marc 21: (Maching Readable Cataloging) Formato internacional que contiene la descripción catalográfica del material bibliográfico, específicamente de los libros. Libros deteriorados: Libros que por su grado de deterioro y/o mutilación no justifican la inversión en empaste. Libros extraviados: Libros que después de búsquedas repetidas no aparecen físicamente dentro de la Biblioteca, ni tienen ningún registro de préstamo a domicilio. Libros perdidos y pagados: Son libros prestados y extraviados por los usuarios, y que han sido pagados en Tesorería (al fondo 7039 de reposición de libros), de acuerdo a las tarifas establecidas en el reglamento de la Biblioteca.

2 Página 2 de 7 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Los libros de difícil cobro son aquellos que se encuentran prestados a estudiantes con los que no se tiene forma de contacto ya sea por haber quedado PFU o en caso de fallecimiento. LIBRUIS: Sistema Integrado de Información utilizado en la Biblioteca UIS. Material para dar de baja: Material bibliográfico que se detecte en el inventario como deteriorado, extraviado, perdido y pagado y/o de difícil cobro. Título: Palabra, frase, carácter o conjunto de caracteres que aparecen normalmente en el ítem y que da nombre a éste o a la obra en él contenida (AACR2 def.) Aux Catalogación: Auxiliar Catalogación Sede Central. Auxiliar Sede: Auxiliar de Biblioteca Sede Regional. Coordinador Sede: Coordinador de la Biblioteca Sede Regional. CONSIDERACIONES Para dar cumplimiento a la baja de material bibliográfico, remitirse a los procedimientos BAJA de material, pertenecientes al Proceso Financiero, según sea el caso. El Auxiliar de Catalogación (libros / trabajos de grado) y el Auxiliar de Adquisiciones (publicaciones seriadas) son los responsables de desarrollar este procedimiento, en la sede central. La búsqueda del Material Bibliográfico que va a ser dado de baja debe ser verificada por el Coordinador del Área respectiva junto con los auxiliares del piso, en la sede central. Las bajas de material bibliográfico (en cualquier formato) se hacen una vez recibida la Resolución de Baja emitida por el Rector o el Vicerrector Administrativo)

3 Página 3 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Inicio Recepción de la Resolución Envío de la Resolución a P.T. 1. La Biblioteca recibe la resolución de baja emitida por e Rector o el Vicerrector Administrativo 2. Se envía por correo electrónico al subproceso Procesamiento Técnico la Resolución junto con el archivo del material bibliográfico autorizado para proceder a eliminar los registros de Libruis. Director Biblioteca Director Biblioteca Resolución y Listados de material para dar de BAJA No Se encontró el material? Si 3. Se revisa cada número de inventario en el sistema LIBRUIS, para verificar si se elimina o no el registro, o se ajustan los ejemplares (Ver Anexo 1) Para el caso de las revistas perdidas y deterioradas se chequea en el sistema de información LIBRUIS para verificar que corresponda a lo reportado en el inventario; con el fin de eliminar todo el registro de éstos números de inventario. Auxiliar Catalogación Auxiliar de Selección y Adquisición Coordinador Sede ó Auxiliar Sede Registrar el material como disponible NOTA: Si se encuentra físicamente el material bibliográfico, se registra en el sistema LIBRUIS como disponible y se ubica en la colección correspondiente. Además en el campo observaciones se indica la fecha en que apareció. Fin Verifica información 1

4 Página 4 de 7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 No Existen mas ejemplares? Si Reemplazo por el último Eliminar y ajustar la información 4. Para el caso de material libro, si el libro perdido es ejemplar, se baja de la colección el ejemplar que pasa a reemplazarlo, el cual siempre es el último. NOTA: Cuando el libro perdido es el último ejemplar, o existan únicamente dos ejemplares y se perdió el segundo no se hacen ajustes físicos. 5. Se elimina en LIBRUIS el número de inventario del material deteriorado, extraviado, perdido y pagado y/o de difícil cobro y se realizan los ajustes necesarios (cambio de ejemplar) a los registros que queda en el sistema (Ver anexo 2 para el caso de libros) (Ver anexo 3 para el caso de revistas); físicamente se arregla el libro que lo reemplaza, en la signatura topográfica (sello de Adquisiciones) y finalmente se pasa a Proceso Físico. Auxiliar Catalogación - Coordinador Sede ó Auxiliar Sede Auxiliar Catalogación - Auxiliar Selección y Adquisición Coordinador Sede ó Auxiliar Sede Fin

5 Página 5 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Noviembre 29 de 2007 Creación del Documento 2 Octubre 05 de 2009 Modificación del Documento 3 Mayo 25 de 2011 Revisión y adecuación general del documento, adición de material bibliográfico revistas

6 Página 6 de 7 ANEXOS ANEXO 1: Verificar información. 1 Ingresar al menú principal del sistema integrado de información LIBRUIS. 2 Seleccionar B (Sistema bibliográfico). 3 Seleccionar A (Catalogación) 4 Seleccionar Consulta. 5 En el menú que se despliega seleccionar Palabras claves. 6 Ingresar el material por autor y/o título. ANEXO 2: Eliminar material del sistema (libros) 1 Ingresar al menú principal del sistema integrado de información LIBRUIS. 2 Seleccionar B (Sistema bibliográfico) 3 Seleccionar A (Catalogación) 4 En el menú que se despliega seleccionar Borrar nros de inventarios 5 En Consulta colocar el número de inventario del material que se desea eliminar, oprimir la tecla Enter. Inmediatamente despues el sisitema pregunta si desea eliminar el número de inventario, oprimir S para sí u oprimir 6 N para no. 7 Luego oprimir la tecla Esc. Ajustar datos del material en el sistema 1 Ingresar al menú principal del sistema integrado de información LIBRUIS. 2 Seleccionar B (Sistema bibliográfico) 3 Seleccionar A (Catalogación) 4 En el menú que se despliega seleccionar Maestro material biblio 5 En el menú que se despliega seleccionar Libros 6 En Consulta ingresar en número de inventario del material, luego oprimir Esc 7 Oprimir F3 para pasar ventanas hasta llegar a la última 8 En la última ventana realizar el ajuste correspondiente, cambiando el número del ejemplar.

7 Página 7 de 7 ANEXOS ANEXO 3 Eliminar material del sistema (revistras) 1 Ingresa al Sistema Biblioteca Revistas 2 Seleccionar Borrar Ejemplar 3 Digitar número de inventario 4 Ingresar Cod. Tipo Doc. (S) de publicación seriada 5 Escoger la opción Eliminar del menú superior 6 Digitar la opción S