UNIVERSIDAD DE MONTERREY Documentación Institucional

Transcripción

1 1 1. Objetivo Dar a conocer el procedimiento que se lleva a cabo para efectuar el pago a proveedores de la de la Universidad de Monterrey. 2. Alcance Aplica al Departamento de Adquisiciones de la. 3. Glosario 3.1. Factura sujeta a liquidación: es una copia de la factura o factura pro forma que el proveedor deja mientras es tramitado su pago Forma de Solicitud de cheque: es el formato oficial con duplicado existente en la universidad para solicitar un cheque Forma de liquidación de cheque: es el formato oficial con duplicado existente en la universidad para saldar enteramente un cheque, giro, depósito o cargo en tarjeta de crédito que se expidió con la condición de justificarlo en cuanto se tenga la factura original Tarjeta de crédito: La biblioteca adquiere material bibliográfico utilizando únicamente la tarjeta American Express del Director de Informática. 4. Responsabilidades Es responsabilidad del departamento de adquisiciones: 4.1. Llevar el control del presupuesto ejercido durante el semestre en curso, así como de 4.2. Justificar todos y cada uno de los gastos realizados por él en la biblioteca a más tardar en tres meses después de expedido el pago Mantener vigentes las suscripciones de publicaciones periódicas con las que actualmente cuenta la universidad hasta que algún comité biblos decida darla de baja o se encuentre fuera de impresión. 5. Procedimiento 5.1. Caso 1: Compra de material normal Recibir la factura o pro forma de parte del proveedor Revisar que los datos de la factura sean los correctos. De no ser así se le regresa al proveedor para que la corrija. Los datos que deben ser incluidos en la factura son los siguientes: Nombre de la Universidad Firmas de Aprobación: DISE DB Elaboró: P. Orozco R. Control de Documentos:

2 Dirección Fecha RFC de la Universidad (en caso de ser extranjero el proveedor no es necesario) Cédula impresa del proveedor Solicitar a la secretaria de biblioteca la elaboración de la solicitud de cheque y copia de la factura. La solicitud de cheque se llena con los siguientes datos: Departamento solicitante Fecha Monto solicitante aclarando la forma de pago (giro o depósito si es necesario) A nombre de quien se expide el pago (en caso de depósito se incluyen los datos de la cuenta de banco) Concepto del pago (adquisición de libros, renovación o suscripción de publicaciones periódica o de base de datos en línea) Marcar cuando se liquida ese pago (adjunto el total, diez días después de recibir el cheque o contra comprobante fiscalmente válido) Firma y nombre del responsable del centro de costos Enviar la factura a la dirección de para su autorización Entregar la solicitud de cheque y la factura o pro forma en el departamento de contraloría y recibir una copia de la solicitud Registrar en una bitácora de pagos los siguientes datos: Número de solicitud Fecha en que fue recibida en el departamento de contraloría Nombre del acreedor Costo en moneda extranjera, paridad y monto en pesos mexicanos Número de factura Indicar si está sujeta a liquidación Indicar si es depósito bancario Número de liquidación (cuando es liquidada) 5.2. Caso 2: Renovación o suscripción de publicación periódica o base de datos en línea En caso de ser renovación o suscripción de publicación periódica o base de datos en línea, además de lo anterior, hacer lo siguiente: Llenar un formato llamado registro de pagos en donde se incluyan los siguientes elementos: Título de la publicación adquirida Departamento solicitante Firmas de Aprobación: DISE DB Elaboró: P. Orozco R. Control de Documentos:

3 Costo en moneda nacional Armar expediente provisional con copia de factura y de solicitud de cheque Recibir, después de 15 días hábiles, la forma de pago que puede ser cheque, giro o depósito y obtener copia fotostática de ello Elaborar comprobante de pago para que el proveedor firme de recibido. Incluir los siguientes datos en el comprobante de pago: Número de cheque o giro Fecha del cheque o giro Nombre del acreedor Cantidad que se le paga en número y con letra Número de facturas que se le están pagando Firma de la persona que recibe el pago. En caso de ser enviado por correo, firma del personal de adquisiciones con un sello con la leyenda de pagado, con copia para el expediente Entregar o enviar la forma de pago, ya sea personalmente o por correo especial Si quedó la factura sujeta a liquidación, esperar a que el proveedor envíe la original tan pronto reciba su pago Armar y cerrar el expediente en caso de haber obtenido factura original. Éste se compone de los siguientes documentos en este orden: Copia de la requisición de cheque Copia de la factura Copia de forma de pago Comprobante firmado por el proveedor o copia del enviado por mensajería Liquidación de cheque Recibir factura original Revisar que los datos de la factura sean los correctos, de no ser así se le regresa al proveedor para que la corrija. Los datos que deben ser incluidos en la factura son los siguientes: a. Nombre de la Universidad b. Dirección c. Fecha d. RFC de la Universidad (sólo en caso de proveedor nacional) e. Cédula impresa del proveedor (sólo en caso de proveedor nacional) Solicitar a la secretaria de biblioteca la elaboración de la liquidación de gastos y copia de la factura La liquidación de gastos se llena con los siguientes datos: a. Departamento solicitante b. Fecha

4 4 c. Número de cheque o giro (o aclarar que es un depósito o tarjeta de crédito) d. A nombre de quien se expidió el pago e. Fecha del cheque o giro o depósito f. Concepto del pago g. Marcar la forma de liquidación de gastos ( por el total del cheque, con sobrante depositado en tesorería anexando la copia que ahí emiten o diferencia a favor del acreedor) h. Firma y nombre del responsable del centro de costos Enviar a la Dirección de la forma de liquidación de gastos para su autorización Se entrega la liquidación de gastos y la factura en el departamento de contraloría y se recibe una copia de la liquidación Se registra en la bitácora de pagos el número de liquidación Armar y cerrar el expediente en el siguiente orden: a. Copia de la requisición de cheque b. Copia de la factura o pro forma c. Copia de forma de pago d. Comprobante firmado por el proveedor o copia del enviado por mensajería e. Copia de la liquidación de gastos f. Copia de la factura Liquidación con la tarjeta american express Confrontar el estado de cuenta de american express con las facturas que se recibieron en el transcurso del mes anterior. Marcar en el estado de cuenta cuales facturas se han recibido y por tanto pueden ser liquidadas Obtener copia fotostática de la factura, así como de la hoja del estado de cuenta en donde aparece el cargo de esa factura Solicitar a la secretaria de biblioteca la elaboración de la liquidación de gastos y copia de la factura La liquidación de gastos se llena con los siguientes datos: a. Departamento solicitante b. Fecha c. Aclarar que es un cargo en la tarjeta de crédito d. A nombre de quien se expidió el pago e. Fecha en que se realizó el cargo f. Concepto del pago g. Marcar en la forma de liquidación de gastos el monto comprobado de

5 5 dicha cantidad h. Firma y nombre del responsable del centro de costos Enviar a la Dirección de la forma de liquidación de gastos para su autorización Entregar la liquidación de gastos, la factura y la copia del estado de cuenta en el Departamento de Contraloría y recibir una copia de la liquidación Registrar en la bitácora de pagos lo siguiente: a. Número de liquidación de gastos b. Fecha en que fue recibida en el departamento de contraloría c. Nombre del acreedor d. Costo en moneda extranjera, paridad y monto en pesos mexicanos e. Número de factura Armar y cerrar el expediente con los siguientes documentos en este orden: 6 Figuras 6.1. Ver diagrama en la siguiente hoja a. Copia de la liquidación de gastos b. Copia de la factura c. Copia del estado de la tarjeta de crédito

6 6 Inicio Recibir factura Elaboración de solicitud de cheque Autorización de solicitud de cheque Entregar solicitud de cheque en Contraloría Llenar registro de pagos Registro en bitácora de pagos Armar expediente provisional Recibir forma de pago Elaborar comprobante de pago Entregar o enviar pago Factura sujeta a liquidación Si Proveedor envía factura original Recibir factura corregida NO Cerrar expediente 1 Quedo pendiente de liquidar NO FIN Si Liquidación de cheque Liquidar cheque o AMEX AMEX Cheque

7 7 Cheque AMEX 1 Recibir factura original Liquidar AMEX Confrontar estado de cuenta Elaboración de liquidación de gastos Copia de factura y estado de cuenta Autorización de liquidación de gastos Entregar liquidación de gastos Contraloría Registro bitácora de pagos Armar y cerrar expediente FIN 7. Vigencia 7.1 Este documento se revisará cada año