No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de ca de Panamá

Transcripción

1 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de <Repú ca de Panamá bli

2 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de LORÍA GENERAL CONTRA

3 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EN HOSPITALES DEL MINSA CON CONSEJO DIRECTIVO SEPTIEMBRE-2011

4 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EN HOSPITALES DEL MINSA CON CONSEJO DIRECTIVO SEPTIEMBRE-2011

5 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Despacho Superior GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD HARMODIO MADRID G. Director CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe LEÓN WONG Supervisor HERNANDO MORALES REYES Analista Administrativo

6 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de República de Panamá MINISTERIO DE SALUD FRANKLIN VERGARA Ministro JULIO SANTAMARÍA Viceministro FÉLIX BONILLA Secretario General RAMÓN CUERVO Director Administrativo EIBAR ORTEGA Director de Finanzas

7 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de HOSPITAL SAN MIGUEL ARCÁNGEL SERAFÍN SÁNCHEZ Director Médico General CÉSAR MORANT Subdirector Médico General RICARDO BONILLA Asesoría Legal NEREIDA MOCK Jefa de Infraestructura IBELIS GUTIÉRREZ Jefa de Finanzas NILKA DE FERNÁNDEZ Jefa de Administración GUSTAVO ROJAS Jefe de Informática

8 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de EQUIPO TÉCNICO CONTRALORÍA GENERAL HERNANDO MORALES REYES Analista Administrativo ELVIA ÁBREGO Analista de Sistemas de Contabilidad MINISTERIO DE SALUD ROSSANA S. DE MILLER Subdirectora Nacional de Finanzas EDNA McCLEARY Jefa de Contabilidad ROSA BERDIALES Jefa de la Sección de Costos HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO AGUSTÍN JIMÉNEZ Jefe de Contabilidad ANTONIO SORIANO Jefe de Presupuesto YERELIN ESPINOZA Jefe de Tesorería RENÉ RIVERA Jefe de Farmacia FELIPE RODRÍGUEZ Doctor en Nefrología

9 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de INDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES A. Base Legal B. Objetivo del Manual C. Ámbito de Aplicación II. CONTROLES INTERNOS A. Marco Conceptual B. Presupuesto C. Tesorería D. Contabilidad E. Materiales, Suministros y Activos Fijos F. Administración de Recursos Humanos G. Sistemas Computarizados III. IV. PROCEDIMIENTOS A. Adquisición, Pago al Contado y Recepción de Bienes y Servicios por Orden de Compra Mapa de Proceso B. Adquisición, Recepción y Pago al Crédito de Bienes y Servicios por Orden de Compra Mapa de Proceso C. Adquisición, Recepción y Pago por Tercerización de Servicios a Través de Contrato Mapa de Proceso REGIMEN DE FORMULARIOS 1. Nota de solicitud de bienes o servicios 2. Acta de Aceptación de Tercerización de Servicios 3. Requisición (REQ) 4. Orden de Compra (OC) 5. Recepción de Almacén (REA) 6. Evaluación de Servicios Brindados (ESB) 7. Acta de Aceptación de Servicios (AAS) 8. Gestión de Cobro (GC) 9. Recibo de Recepción de Gestión de Cobro (RRGC) 10. Cheque (CHQ) V. GLOSARIO

10 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con el Ministerio de Salud (en lo sucesivo MINSA) y el HOSPITAL SAN MIGUEL ARCÁNGEL (en lo sucesivo H-SMA), en uso de las atribuciones conferidas por la Constitución Política y demás disposiciones legales vigentes, han producido, homologado y aprobado la herramienta de instrucción denominada, PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS EN HOSPITALES DEL MINISTERIO DE SALUD CON CONSEJOS DIRECTIVOS. El desarrollo de este documento responde a la iniciativa gubernamental de regular y fiscalizar hospitales del MINSA a través de la figura administrativa denominada Consejo Directivo (en lo sucesivo HCD), en función de lo cual se persigue optimizar y reducir costos con la ejecución de procesos estandarizados e implementar y poner en ejecución estructuras orgánicas, cargos y funciones estandarizados. Por consiguiente, en esta herramienta de instrucción se consideran procesos debidamente delimitados y racionalizados, controles internos específicos y procedimientos narrativos a nivel de actores, a través de los cuales, se describe de manera sencilla y clara las acciones a ejecutar y cumplir por los mismos, con el objetivo de garantizar adecuados y ágiles procesos de ejecución operacional y de rendición de cuentas, en lo relacionado con las adquisiciones de bienes y servicios que se ejecuten para garantizar la oportuna, eficiente y sostenida prestación de productos y servicios de salud, en cada HCD que opere a nivel nacional. En consecuencia, es responsabilidad de las máximas autoridades de cada HCD y del MINSA, cumplir y hacer cumplir oportuna y sosteniblemente las pautas y regulaciones aquí contenidas. La estructura organizativa de este documento está conformada por cinco capítulos. El primer capítulo contiene las generalidades, el segundo controles internos, el tercero procedimientos narrativos y mapas de proceso, el cuarto corresponde al régimen de formularios y el quinto capítulo es el pertinente al glosario. Finalmente, es importante destacar que los cambios en el quehacer gubernamental, así como la creación y modificación de leyes obligan a que los diferentes entes se mantengan en constantes ajustes, a lo que no escapan, las normas, procesos, controles y procedimientos contenidos en este documento. Por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General, recomendaciones que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas, conlleven a modificaciones que lo fortalezcan. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

11 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de I. GENERALIDADES A. Base Legal Constitución Política de la República de Panamá. Código Fiscal, Artículo 1089, 1090, 1091 y 1092 (de los empleados y agentes de manejo). Ley Núm.24 de enero de 1963, Por medio de la cual se crea el Colegio Nacional de Farmacéuticos y se reglamenta el funcionamiento de los establecimientos farmacéuticos. Ley Núm.23 de 16 de febrero de 1954, Por medio de la cual se reglamenta la importación, manejo y uso de las drogas, enervantes, estupefacientes o narcóticos y productos que las contengan, y se disponen sanciones para los infractores de las mismas. Ley Núm.35 de 8 de mayo de 1973, Por medio de la cual se crea el Fondo de Administración de Hospitales del Estado. Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Ley Núm.27 de 1 de mayo de 1998, Por la que se autoriza la creación y organización de la empresa de utilidad pública Coordinadora Nacional de la Salud, y se dictan normas con relación a esta empresa. Ley Núm.1 de 10 de enero de 2001, Sobre Medicamentos y otros Productos para la Salud Humana. Ley Núm.68 de 20 de noviembre de 2003, Que regula los derechos y obligaciones de los pacientes, en materia de información y de decisión libre e informada. Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, Que regula la Contratación Pública Ley Núm.1 de 3 de febrero de 2010, Que constituye al Hospital San Miguel Arcángel como una entidad de gestión pública. Ley de Presupuesto vigente. Decreto Ejecutivo No. 366 de 28 de diciembre de 2006, Que reglamenta la Ley 22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y dicta otra disposición. Decreto Núm.214-DGA (De 8 de octubre de 1999) Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Decreto Ejecutivo Núm. 178 de 12 de julio de 2001, Que reglamenta la Ley Núm. 1 de 10 de enero de 2001, Sobre Medicamentos y otros Productos para la Salud Humana. Decreto Núm DMySC de 26 de junio de 2007, Por el cual se crea el Departamento de Procedimiento de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. Decreto Núm.444-DFG de 7 de diciembre de 2010, Por el cual se asignan las funciones de Coordinación y Fortalecimiento de las Oficinas de Auditoría Interna del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General. Circular Núm.004/DNAF/DAF de 13 de diciembre de 1999, que instruye que los fondos de gestión generados por los Hospitales del Estado deben depositarse en la cuenta Fondo de Administración de Hospitales, en el Banco Nacional. Circular Núm DMySC de 12 de octubre de 2009, Por medio de la cual se oficializa el documento Gestión de Cobro.

12 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de B. Objetivo del Manual Establecer regulaciones y controles internos que garanticen un proceso de adquisición de bienes y servicios expedito, eficiente y económico en los HCD. C. Ámbito de aplicación Funcionarios, entidades gubernamentales y organizaciones privadas vinculados con la adquisición, recepción y pago de los bienes y servicios en los HCD. II. CONTROLES INTERNOS NOTA ORIENTADORA: La numeración que está precedida de las letras NCI, corresponden a las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá (Gaceta Oficial 23,946). En cuanto a la numeración precedida por las letras, corresponden a los controles internos específicos según actor procesal, por medio de los cuales se delimita y establece de manera sencilla quien debe hacerlo y como, para propiciar una comprensión mejorada del tema y dejar poco margen a dudas en cuanto al cumplimiento de las precitadas Normas. A. MARCO CONCEPTUAL NCI Responsabilidad por el diseño, funcionamiento y evaluación de la estructura de control interno Los titulares de los HCD son responsables de garantizar que se implemente y haga cumplir, a través de las unidades administrativas y los funcionarios formalmente designados para tales fines, los procedimientos y controles internos plasmados en este documento. Las unidades de Auditoria Interna del HCD son responsables de la revisión y evaluación de la estructura del control interno relacionada con el manejo y control de fondos y bienes en el HCD, sin perjuicio de las atribuciones que la Constitución y la Ley le confieren a la Contraloría General de la República en esta materia. La Contraloría General de la República, a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos es responsable de asesorar a las unidades administrativas vinculadas a los procedimiento(s) y controles internos, así como de ejecutar un proceso periódico de seguimiento a su aplicabilidad que permita actualizar el mismo, en función de cambios en materia jurídica; optimización de procesos relacionados y/o deficiencia(s) de control interno comunicada(s) por la Unidad de Auditoría Interna institucional y/o por las Direcciones de Auditoría General y Fiscalización General de la Contraloría General. B. PRESUPUESTO NCI Controles para la Programación Presupuestaria: Las entidades establecerán procedimientos de control interno para la programación de la ejecución presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestarias aprobadas. 2.1 El Titular de la Sección de Presupuesto institucional, será responsable de programar adecuadamente la ejecución presupuestaria del gasto por medio de la selección y ordenamiento de las asignaciones de los programas, actividades y proyectos que serán ejecutadas, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.

13 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de C. TESORERÍA El Titular de la Sección de Presupuesto Institucional en coordinación con el de la Sección de Tesorería serán responsables de implementar los controles necesarios para asegurar que las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios sean razonables, así como que los gastos priorizados e ineludibles hayan sido convenientemente identificados para su eficaz cobertura. El Titular de la Sección de Presupuesto institucional y el(los) funcionario(s) designado(s) formalmente para la ejecución de los registros, serán solidariamente responsables de garantizar la oportuna ejecución de los compromisos presupuestarios, para garantizar la disponibilidad que propicie la ejecución de los pagos, así como de priorizar gastos durante períodos de restricción, en función de las metas físicas establecidas por la entidad. NCI NCI Conciliaciones Bancarias: Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los estados de cuentas bancarios. En el caso de las sub-cuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de Tesorería El titular del Departamento de Finanzas es responsable de garantizar una oportuna y confiable conciliación de los saldos contables de la cuenta Bancos con los estados de cuentas bancarios, considerando para tal fin los cheques pagados (en tránsito) y los girados y no pagados (en cartera). El Director Administrativo del HCD y el Titular del Departamento de Finanzas son solidariamente responsables de designar al funcionario responsable de la revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, para lo cual debe considerar que el funcionario no esté vinculado con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de fondos y/o registro de operaciones. 4 Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores: Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, así como respecto de la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia. 4.1 El Jefe de la Sección de Tesorería, es responsable de garantizar la ejecución de los siguientes controles: Llevar registros de la numeración de los cheques utilizados para efectuar los pagos a través del fondo institucional. Solicitar los cheques a la Dirección Administrativa o quien se delegue para tales fines de forma escrita, únicamente cuando estén próximos a agotarse los que se tengan en existencia, para lo cual deberá incluir en dicha solicitud escrita, la numeración de los cheques que aún queden en existencia. Emitir los cheques en orden correlativo y cronológico y no reservar cheques en blanco para operaciones futuras. Impedir la adulteración de montos consignados por medio de sellos protectores y usar caja fuerte o muebles con cerradura y llave para custodiar cheques en cartera y no utilizados. Llevar registros adecuados de los cheques en cartera que faciliten los arqueos y la revisión de conciliaciones. Contar con mecanismos de comunicación rápida para bloquear cuentas bancarias en casos de cheques extraviados y anular los cheques invalidados con el sello pertinente y perforándolos luego de haber sido debidamente sellados.

14 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de NCI NCI NCI El Jefe de la Sección de Tesorería del HCD, es responsable de aceptar como válido para gestionar pagos, únicamente el Formulario 8: Gestión de cobro (en lo sucesivo GC), puesto que contra el uso del mismo no procede ningún recurso en la vía gubernativa y el mismo es de uso obligatorio a nivel nacional para todas las instituciones estatales. El Jefe del Departamento de Finanzas y el Jefe de la Sección de Tesorería del HCD, son solidariamente responsables de aceptar como válido únicamente Formulario 8: Gestión de cobro (en lo sucesivo GC), para gestionar pagos a través del FONDO INSTITUCIONAL. También será responsable de efectuar los pagos requeridos dentro de los tiempos establecidos en el documento contractual por medio del cual se ejecute la adquisición, contados a partir de la presentación de la GC, o en su defecto, dentro del tiempo que se estipule en los contratos, así como en los convenios marcos cuando los bienes estén vinculados a este tipo de contrataciones. 5 Uso de Formularios para el Movimiento de Fondos: Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membretados y pre-numerados por cada entidad para uso en la Tesorería. 5.1 El Jefe de la Sección de Tesorería del HCD es responsable de garantizar que el Formulario 9: Recibo de Recepción de Gestión de Cobro (en lo sucesivo RRGC), cuente con la numeración secuencial y el membrete institucional, previo a que lo entregue al proveedor al recibir del mismo la GC y la documentación sustentadora pertinente, o en su defecto, tener un libro control que permita definir y colocar manualmente tal numeración a la copia de la GC que se le devuelva al proveedor. 6 Uso de Sello Restrictivo para Documentos Pagados por la Tesorería: Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo pagado con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización. 6.1 Para pagos a través del Formulario 10: Cheque (en lo sucesivo CHQ) : El Jefe de la Sección Tesorería del HCD es responsable de garantizar que el(los) funcionario(s) que delegue formalmente para tal fin, coloquen el sello restrictivo pagado en la GC, comprobante del CHQ y toda la documentación sustentadora, luego que el proveedor firme el comprobante del cheque al entregársele el CHQ y que el funcionario formalmente delegado para tales fines, actualice en el sistema de control pertinente al status de CHQ entregado cuando esta acción se cumpla con cada beneficiario de CHQ pagado. 7 Transferencia de Fondos por Medios Electrónicos: Toda transferencia de fondos por medios electrónicos debe estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad. 7.1 El Jefe del Departamento de Finanzas y el Jefe de la Sección de Tesorería son solidariamente responsables de garantizar que se ejecuten pagos por transferencia electrónica, a través del(los) funcionario(s) delegado(s) formalmente para tales fines, únicamente cuando el proveedor cumpla con los requisitos para este tipo de pagos (abrir o contar o con una cuenta bancaria, llenar el formulario de afiliación de proveedores, adjuntar copia de cédula del representante legal y entregar el formulario en su banco o en la receptoría de la DT- MEF), así como que haya presentado oportuna y adecuadamente la documentación pertinente (Gestión de Cobro, Original(es) de factura(s) con su(s) correspondiente(s) recibido(s) conforme, así como que la entidad cumpla con la verificación del Paz y Salvo de la CSS, Paz y Salvo del Tesoro Nacional o Institucional, previo al momento de ejecutar este tipo de pago.

15 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de NCI El Titular de la Unidad de Tesorería del HCD o su equivalente es responsable de ejecutar los pagos por transferencia electrónica, a través de las unidades administrativas y funcionarios formalmente delegados para tales fines, cuando el proveedor cumpla con los requisitos y la verificación antes mencionada, así como que la GC muestre los sellos y firmas pertinentes al cumplimiento del trámite interno de la entidad (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad, Autorización Institucional) y los sellos pertinentes a la fiscalización y el refrendo por parte de la Contraloría General. 8 Requisitos de los comprobantes de Pago Recibidos por Entidades Públicas: Las Tesorerías antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones contraídas con proveedores, deben exigir la presentación de comprobantes de pago establecidos por Ley. 8.1 El proveedor debe presentar la GC, adjunto a la documentación legalmente requerida para reclamar el o los pagos por bienes o servicios brindados de forma oportuna sin borrones y/o tachones, ya que el incumplimiento de lo antes mencionado interrumpirá el tiempo que pueda cuantificarse para ejecutar los pagos por parte de los HCD.

16 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de D. CONTABILIDAD NCI Aplicación de los Principios y Normas de Contabilidad Gubernamental: La contabilidad gubernamental debe utilizar principios y normas de contabilidad gubernamental para el registro de las operaciones y la preparación de información financiera. 9.1 El Jefe de la Sección de Contabilidad del HCD, y los funcionarios formalmente delegados para tales fines, son solidariamente responsables de que se efectúen de forma oportuna y correcta los registros contables que correspondan a los hechos de manejo de fondos y bienes, para lo cual debe utilizar el plan de cuentas gubernamental aprobado para este tipo de nosocomios. NCI NCI Conciliación de Saldos: Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera por el Área Contable, con la situación real El Jefe del Departamento de Finanzas es responsable de informar a la unidad de Auditoría Interna al inicio de cada mes los saldos resultantes y las fechas en que se efectuaron las conciliaciones, inmediatamente culmine los registros de ajustes contables que conlleven a la precitada conciliación de saldos. 11 Integración Contable de las Operaciones Financieras La contabilidad gubernamental debe constituir el elemento integrador de todo proceso que tenga incidencia financiera. Constituye la base de datos de un sistema de información financiera El Jefe del Departamento de Finanzas y el Jefe de la Sección de Contabilidad del HCD son solidariamente responsables de garantizar la validez, oportunidad y confiabilidad en los informes que integren las transacciones de presupuesto, almacén, tesorería y otras áreas, a través del sistema tecnológico correspondiente, así como que la información que presenten aporte una seguridad razonable al proceso de toma de decisiones de la Dirección General del HCD y que sea relevante para ser utilizada de forma oportuna y confiable por otros usuarios, tales como Auditoría Interna o Externa, otras entidades, organismos oficiales, Órgano Legislativo y la Contraloría General de la República. NCI NCI Documentación Sustentadora: Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentadora que los respalde, para su verificación posterior El Jefe de la Sección de Contabilidad del HCD, a través del (los) funcionario(s) designados formalmente para tales ejecutorias, son solidariamente responsables que todos los asientos contables que se ejecuten en dicha unidad se encuentren sustentados en los documentos legalmente establecidos para tales fines, así como que sean debida y archivados de manera adecuada. 13 Oportunidad en el Registro y Presentación de Información Financiera: Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decisión pertinentes.

17 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de El Jefe del Departamento de Finanzas y el Jefe de la Sección de Contabilidad del HCD son solidariamente responsables de garantizar y verificar con oportunidad la entrega de la documentación requerida para ejecutar los registros contables, y agilizar el proceso de recepción de la GC, con la finalidad de cumplir con los tiempos requeridos para hacer efectivos los pagos de forma correcta y evitar el pago de multas por retrasos en dichos pagos.

18 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de E. MATERIALES, SUMINISTROS Y ACTIVOS FIJOS NCI NCI Unidad de Almacén: Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados El Jefe del Almacén General y el regente farmacéutico del depósito de productos medicamentosos y otros productos son responsables de ejecutar las acciones conducentes para garantizar la efectiva y correcta verificación, recepción, registro, almacenamiento y control de los bienes y productos medicamentosos y otros que se manejen y custodien en sus instalaciones, para cumplir con el criterio de unidad de almacén, sin menoscabo que por la naturaleza y razón de ser deban mantenerse bajo determinadas y especiales formas de almacenamiento en el lugar físico que se denomina depósito de farmacia. 15 Toma de Inventario Físico: Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación El Jefe del Almacén General, así como el regente farmacéutico del depósito de productos medicamentosos y otros productos son responsables de garantizar, que los registros en kardex, el sistema de inventario y los bienes físicos existentes, sean coincidentes con los valores que se obtengan al cruzar la información con los registros contables de tales bienes a determinada fecha La Dirección médica o quien ésta delegue para tales fines, es responsable de garantizar la existencia de procedimientos escritos para ejecutar tal inventario físico, así como que el personal participante en tal evento sea independiente de aquellos que registran y manejan los bienes, salvo para efectos de identificación. El Auditor interno es responsable de evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos para la toma de inventario físico, es decir, solo debe participar en calidad de observador del efectivo cumplimiento de tales procedimientos, con el objetivo de garantizar su independencia y objetividad para cuanto deba presentar el pertinente informe sobre los resultados obtenidos en tales inventarios. NCI Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo: La Administración de la Entidad debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil La Dirección médica, a través de la unidad designada formalmente para la organización y administración de los activos, es responsable de desarrollar y cumplir un plan de mantenimiento periódico de los activos fijos institucionales, ya sean los de uso administrativo como los utilizados en las áreas de atención de los pacientes hospitalarios, así como de contar con una planeación que permita ejecutar oportunamente el reemplazo y descarte de los bienes. NCI Acceso, Uso y Custodia de los Bienes: Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia, de ser el caso.

19 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de El Jefe del Almacén General es responsable de garantizar la existencia de equipos de seguridad que brinden protección contra robos e incendios, así como de propiciar la ejecución de fumigaciones periódicas, revisiones del sistema eléctrico y de extintores, sin menoscabo de las responsabilidades que le competen en cuanto a hacer cumplir las mejores prácticas relacionadas con la utilización de sistemas de clasificación, codificación y localización de cada uno de los bienes que se encuentren en el almacén tanto a nivel de kardex, como del sistema de control de inventario. De igual forma es responsable de garantizar que el acceso al área del almacén esté restringida solo a funcionarios competentes y que los mismos estén cumpliendo sus pertinentes turnos cuando se encuentren en dichas instalaciones. El regente del depósito de productos medicamentosos es responsable de garantizar la recepción y verificación de los productos medicamentosos y otros productos, debe confirmar el cumplimiento de las normas sanitarias vigentes, comprobar el cumplimiento de las especificaciones pactadas y detectar la contaminación o daños, previo a recibir conforme. Es responsable también de efectuar oportunamente los registros en kardex y en el sistema de inventario, almacenar los productos medicamentosos y otros productos según grupo, acomodar los mismos según el método PEPS, cumplir con las indicaciones de estiba del fabricante, controlar la preservación y retirar oportunamente los productos medicamentosos y otros productos cuando su condición no permita su uso y garantizar que el acceso al área del almacén esté restringida solo a funcionarios competentes y autorizados de acuerdo a los turnos cuando se encuentren en dichas instalaciones El almacenista del Almacén General y el almacenista del Depósito de Farmacia son responsables en sus diversas áreas de organizar, clasificar, codificar y estibar los artículos de consumo no depreciables y los productos medicamentosos y otros productos, utilizando únicamente las codificaciones aprobadas por la Unidad de Compras a través del pertinente catálogo, así como de evitar o informar oportunamente sobre la presencia de personal extraño al que para tales fines, se haya asignado en el HCD. El almacenista del Almacén General es responsable también de organizar, clasificar, codificar y estibar los bienes de activo fijo, para lo cual deberá utilizar únicamente las codificaciones consideradas en el Manual de Bienes Patrimoniales aprobado por el Ministerio de Economía y Finanzas (en lo sucesivo MEF). NCI La Unidad de Auditoría Interna, es responsable de definir e informar oportunamente al Despacho del Director Médico General sobre las diferencias detectadas a través de inventarios sorpresivos que se efectúen a los bienes en existencia en los almacenes del HCD, a través de las actas generalmente utilizados para tales fines. 18 Protección de Bienes de Activo Fijo: Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos El Jefe de Administración, es responsable de garantizar que los activos fijos institucionales estén debidamente asegurados por las pertinentes pólizas de seguro, así como verificar que sus coberturas se encuentren vigentes permanentemente. También es responsable de garantizar que la prestación del servicio de seguridad hospitalaria a través de tercerización (outosourcing), sea prestado de forma permanente e ininterrumpida para garantizar la custodia y seguridad física de los activos fijos del HCD.

20 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de El Jefe de Bienes Patrimoniales y las unidades administrativas a las que se les asignen activos fijos, son responsables de garantizar la existencia permanente de adecuados y oportunos registros sobre el movimiento, traspaso y traslado de los bienes de activo fijo con la finalidad de delimitar responsabilidades y detectar a los funcionarios bajo cuya responsabilidad se hayan infringido daños o se hayan perdido bienes públicos, con la finalidad de aplicar las sanciones administrativas que sean pertinentes, sin menoscabo de las responsabilidades penales que competa por la comisión de tales actos o por la omisión de sus responsabilidades como responsables por la custodia de los mismos. La Unidad de Auditoría Interna es responsable de efectuar las evaluaciones y definir las responsabilidades inherentes al manejo, control o uso inadecuado de los bienes del HCD, para lo cual emitirá el pertinente Informe de Auditoría en el cual se detallarán los alcances que le corresponden a cada uno de los funcionarios involucrados en tales usos indebidos. Dicho Informe de Auditoría será entregado al Director Médico General, quien canalizará a través de la Unidad de Recursos Humanos y Asesoría Jurídica, su tramitación al MINSA para la aplicación de lo que competa según lo consignado en el reglamento interno de institucional, sin menoscabo de las responsabilidades penales que a tales actos corresponda.

21 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de F. ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO NCI Aplicación de la Tercerización en las Entidades: Deben establecerse procedimientos de control para evaluar la eficiencia y calidad de los servicios que contraten las entidades bajo la modalidad de tercerización (outsourcing) El Departamento de Administración del HCD es responsable de aplicar las evaluaciones que correspondan según lo pactado en los contratos para los servicios de Seguridad Hospitalaria, Limpieza Hospitalaria, Gases Médicos y Ambulancia, así como en función de lo requerido por CONSALUD, la CSS, producto de lo cual generará el Formulario 6: Evaluación del Servicio Brindado (en lo sucesivo ESB), para en consecuencia de los resultados obtenidos en dicha evaluación, generar el pertinente Formulario 7: Acta de Aceptación de Servicios (en lo sucesivo AAS) en donde se demuestre la aceptación conforme o en su defecto las cláusulas incumplidas, el (los) porcentaje(s) de sanción aplicado, el monto de la sanción y monto real por el que debe presentar la factura y el Formulario 8: Gestión de Cobro (en lo sucesivo GC) el contratista. El Departamento de Infraestructura del HCD a través del Jefe de la Sección de Servicios Generales es responsable de inspeccionar los resultados aportados por el contratista, así como de generar las pertinentes AAS, como constancia de la recepción por los Servicios de Mantenimiento de Acondicionadores de Aire y Ascensores, en la cual se muestre la aceptación conforme o en su defecto las cláusula(s) contractual(es) incumplida(s), el porcentaje de sanción a aplicar y los montos tanto de la sanción como del monto real por el que debe presentar la factura y la GC el contratista. El Jefe de la Sección de Nutrición y Dietética es responsable de aplicar las evaluaciones que correspondan según lo pactado en los contratos para el Servicio de Cafetería, así como en función de lo requerido por CONSALUD y la CSS, producto de lo cual generará la ESB en consecuencia de los resultados obtenidos en la misma, genere el AAS a través de la cual se demuestre la aceptación conforme o en su defecto las cláusulas incumplidas, el (los) porcentaje(s) de sanción aplicado, el monto de la sanción y monto real por el que debe presentar la factura y la GC el contratista al MINSA, todas vez que tales pagos son efectuados a nivel central en dicha entidad.

22 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de G. SISTEMAS COMPUTARIZADOS NCI NCI Organización del Área Informática: La dirección debe establecer políticas para la organización adecuada del área de Informática que permita cumplir sus actividades con eficiencia y eficacia, contribuyendo al desarrollo de las operaciones de la entidad El Director General del HCD y el titular del Departamento de Informática, son solidariamente responsables de garantizar que el área donde estén ubicados los equipos tecnológicos de respaldo (Servidores), así como el área en que se ubiquen las terminales remotas que efectúan los diversos registros requeridos en el HCD, reúnan los requisitos mínimos aceptables para el óptimo funcionamiento de los mismos y con las medidas de seguridad que garanticen acceso sólo a los funcionarios que por el desempeño de sus funciones deban tener acceso a tales equipos. 22 Controles de datos Fuente, de Operación y de Salida: Deben diseñarse controles con el propósito de salvaguardar los datos fuente de origen, operaciones de proceso y salida de información, con la finalidad de preservar la integridad de la información procesada por la entidad El Director General y el Jefe del Departamento de Informática del HCD, son solidariamente responsables de establecer los pertinentes controles de operación, para lo cual se deberán establecer procedimientos estandarizados y formales que se actualicen periódicamente en función de los cuales se asigne y monitoree la efectiva ejecución de los trabajos requeridos. También son responsables de describir las políticas a aplicar, para definir y asignar las contraseñas de acceso requeridas para cada uno de los actores que interactúen con los diversos sistemas, así como los pertinentes controles de datos fuente de origen, en función de lo cual, las claves que se otorguen podrán se utilizarán para: 1- Consulta de datos 2- Captura, modificación y eliminación de datos y 3- Captura, modificación, consulta y eliminación de datos. De igual manera, son responsables de establecer los controles de salida, en función de lo cual deberá implementar copias de la información en otros locales, identificar a las personas que entregan el documento de salida, así como a las personas que reciban la información. NCI Mantenimiento de Equipos de Computación: La dirección de cada entidad debe establecer políticas respecto al mantenimiento de los equipos de computación que permitan optimizar su rendimiento El Jefe del Departamento de Informática del HCD, es responsable de garantizar el mantenimiento de los equipos de computación con la finalidad de optimizar el funcionamiento de los dispositivos informáticos y proteger la información que está en ellos, para lo cual debe implementar políticas de mantenimiento correctivo y preventivo. En cuanto al mantenimiento correctivo es responsable de contar con personal calificado o un directorio de proveedores especializados con capacidad técnica óptima para resolver desperfectos en el menor tiempo posible. En cuanto al mantenimiento preventivo es responsable de establecer las políticas que permitan contar con una apropiada programación del mantenimiento preventivo, con la finalidad de minimizar los efectos de las tareas del mantenimiento correctivo.

23 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de III. PROCEDIMIENTOS A. Adquisición, Pago al Contado y Recepción de Bienes y Servicios por Orden de Compra en el HCD MINISTERIO DE SALUD HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO 1- UNIDAD SOLICITANTE O RECEPTORA DEL SERVICIO Las unidades de Almacén, Farmacia, Informática e Infraestructura y Biomédica, son responsables de generar el Formulario 3: Requisición (en lo sucesivo REQ) (de bienes o servicios) que se tramiten en el resto de las áreas administrativas y de producción del HCD. En consecuencia, todas las unidades administrativas distintas a las antes mencionadas deben generar y remitir a la pertinente unidad productora de requisiciones el Formulario 1: Nota de Solicitud de Bienes y Servicios, para solicitar los bienes y servicios que requiera. Los bienes y servicios que deben ser solicitados a las pertinentes unidades gestoras de requisiciones son los siguientes: INFRAESTRUCTURA YBIOMÉDICA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN 2- JEFATURA Verifica y firma la REQ luego de corroborar que las mismas cumplen con los criterios legalmente establecidos para tal documentación.

24 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de a- DIRECCIÓN O SUBDIRECCIÓN MÉDICA En función del tipo de bien o servicio presentado en las requisiciones, se direccionan las mismas, es decir, la aprobación de las requisiciones de productos medicamentosos y otros productos e insumos de laboratorios se canalizan y aprueban a través de la Sud-dirección Médica, o en la Unidad administrativa que la Dirección Médica designe formalmente como responsable secundario de la precitada designación. El resto de las requisiciones, deben ser canalizadas y aprobadas en la Dirección Médica. Esto incluye las requisiciones de bienes o servicios extraordinarios, las cuales deben ser aprobadas por el Director Médico como representante del Comité de Compras. DEPARTAMENTO DE FINANZAS 3- SECCIÓN DE PRESUPUESTO Consulta la disponibilidad presupuestaria, establece, registra y bloquea la(s) partida(s) presupuestaria(s) que corresponda(n), sella y firma la requisición como constancia de lo actuado. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN SECCION DE COMPRAS 4- JEFE DE COMPRAS Verifica, firma y asigna la REQ al cotizador que corresponda, en función del área productiva de requisiciones que le haya sido designada (Almacén, Farmacia, Informática Administración e Infraestructura). Coloca fecha y firma como constancia de la asignación de cada requisición que entregue a cada cotizador. COTIZADOR Verifica información contenida en la REQ, verifica que los bienes o servicios solicitados cuenten con precios referenciales, que no estén considerados en el listado de precios establecidos, que no se encuentren en los catálogos de Panamacompra, y que no estén considerados en algún convenio marco vigente. Luego de cumplir con estas verificaciones ejecutará las siguientes acciones: Cuando las adquisiciones sean menores o iguales a trescientos balboas (B/ ) adquirirá sin cotización. Cuando las adquisiciones sean mayores a trescientos balboas (B/ ) y no excedan los mil balboas (B/.1,000.00), adjuntará como mínimo una cotización. (véase procedimiento de caja menuda vigente, establecido por la Contraloría General de la República). Cuando se trate de adquisiciones mayores a B/.1, (véase procedimiento de caja menuda vigente, establecido por la Contraloría General de la República), seleccionará el tipo de acto público, accederá Panamá-compra, publicará la convocatoria del precitado acto público, realizará el acto público, confeccionará al cuadro de cotizaciones, seleccionará la mejor propuesta, confeccionará resolución de adjudicación, adjudicará, accederá Panamá-compra, publicará la adjudicación y generará e imprimirá el Formulario 4: Orden de Compra (en lo sucesivo OC) en original y tres(3) copias.

25 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de JEFE DE COMPRAS Verifica y firma la OC, adjunta la REQ y remite documentación. 4a- UNIDAD SOLICITANTE O RECEPTORA DEL SERVICIO Cuando se requieran opiniones técnicas, ya sea para la adquisición de bienes o servicios, la unidad que sea pertinente en función del objeto de adquisición de que se trate emitirá, a solicitud de la unidad de Compras, previo a la convocatoria al acto público el pertinente criterio técnico lo cual propiciará la confección de un pliego de cargos debidamente fortalecido, lo cual permitirá garantizar una seguridad razonable de una óptima adquisición de bienes y servicios al H SMA. NOTA: De igual forma al momento de recibir bienes y servicios, que requieran de opinión técnica, los mismos deberán ser evaluados por las unidades técnicas pertinentes, previo a ser recibidos conforme. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN 5- JEFATURA Verifica que la OC esté debidamente confeccionada, para lo cual efectuará un minucioso escrutinio de los requisitos mínimos aceptables de información y documentación que la sustenten, previo a colocar su firma como constancia del Visto Bueno otorgado bajo su responsabilidad para cada OC que se remita a la unidad de presupuesto. DEPARTAMENTO DE FINANZAS 6- SECCIÓN DE PRESUPUESTO Accede OC, verifica la existencia del bloqueo presupuestario previo, ejecuta el registro presupuestario pertinente, sella y firma la OC como constancia de lo actuado. 7- SECCION DE CONTABILIDAD Registra asiento contable del compromiso-devengado y del gasto de manera simultánea cuando se trate de Servicios. Cuando se trate de bienes, efectuará únicamente el registro del asiento contable del compromiso-devengado, para posteriormente cuando de cuente con el recibido conforme por la recepción real de los bienes en el almacén se ejecute el asiento contable pertinente al incremento del inventario. 8- JEFATURA Firma la OC, autoriza el pago y la emisión del Formulario 10: Cheque (en lo sucesivo CHQ), firma talonario del cheque luego de verificar la efectividad de lo actuado al verificar la coincidencia entre el monto de la OC y el CHQ, así como luego de comprobar la existencia de las firmas de los funcionarios que confeccionaron y revisaron el mismo.

26 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de SECCIÓN DE TESORERÍA TESORERO Confecciona cheque, verifica corrección en lo actuado, coloca fecha y firma en el talonario como constancia de su injerencia y responsabilidad, adjunta al cheque del expediente de la OC y entrega documentación para revisión. JEFE DE SECCIÓN O SUPERVISOR Accede expediente de OC y cheque verifica corrección en lo actuado, firma talonario de cheque como constancia de la injerencia y responsabilidad de su participación en la producción óptima del cheque en comento y entrega para la validación final. 10- SECCIÓN DE CONTABILIDAD Ejecuta el asiento contable de lo pagado, genera y archiva el comprobante de diario pertinente y remite documentación a la Dirección Médica. 10a- SECCIÓN DE PRESUPUESTO El sistema actualiza presupuestariamente lo pagado, en función de la ejecución del asiento contable antes mencionado. 11- DIRECCIÓN O SUBDIRECCIÓN MÉDICA Recibe documentación firma OC y CHQ. HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 12- OFICINA DE FISCALIZACIÓN Ejerce fiscalización, refrenda OC y firma CHQ. HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO DEPARTAMENTO DE FINANZAS 13- SECCIÓN DE TESORERÍA Recibe documentación, retiene temporalmente el CHQ y remite OC y documentación sustentadora de la adquisición a la Unidad de Compras DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN 14- SECCIÓN DE COMPRAS JEFE DE COMPRAS Verifica OC y expediente de la adquisición, asigna archivo del expediente de la adquisición y desglose de la OC al cotizador que corresponda en función de la delegación según área productiva de requisiciones. COTIZADOR Faxea la OC al proveedor, le comunica telefónicamente que debe entregar los bienes o prestar el servicio considerando para tal fin la fecha pactada, retiene y archiva el expediente de la adquisición, retiene la 2ª. Copia de la OC, entrega el original, 1ª y 3ª copia de la OC al almacén o a la Unidad receptora del servicio.

27 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de a- ALMACÉN O UNIDAD RECEPTORA DEL SERVICIO RECEPCIONISTA DE ALMACÉN o FUNCIONARIO RECEPTOR DE SERVICIOS Archiva temporalmente el original, 1ª y 3ª copia de la OC en OC PENDIENTES DE RECEPCIÓN. 15- PROVEEDOR Entrega los bienes o presta el servicio, entrega la factura en original y copia, recibe original de la factura y original y 3ª copia de la OC selladas y firmadas como constancia del recibido conforme. Retiene 3ª. copia de la OC, presenta factura y OC originales, paz y salvo de la CSS y del MEF vigentes y otra documentación que le sea requerida para retirar el cheque. 15a- ALMACÉN O UNIDAD RECEPTORA DEL SERVICIO a) ALMACÉN DE PRODUCTOS MEDICAMENTOSOS Y OTROS PRODUCTOS NOTA: Cuando se trate de PRODUCTOS MEDICAMENTOSOS Y OTROS PRODUCTOS, se deberá entender que estructural y funcionalmente tal responsabilidad recae única y exclusivamente en el Departamento de Farmacia, en consecuencia, sus funcionarios ejecutarán las siguientes acciones, las cuales no constituyen limitación a otras aplicables o que se aprueben con posterioridad a este Manual: a) Recibir y verificar los productos medicamentosos y otros productos, el almacenista del depósito de farmacia cumplirá con las siguientes acciones: Confirmar el cumplimiento de las normas sanitarias vigentes, revisa la Certificación de cumplimiento y comprueba lo siguiente: Coincidencia del nombre del envase con el existente en la Certificación de cumplimiento. Forma farmacéutica del producto (comprimidos, cápsulas, inyectables, jarabe, crema). Número de Lote, nombre del fabricante y país de procedencia. Número de Registro Sanitario de Panamá. Cuando sean narcóticos y drogas debe exigirse la entrega del vale de productos medicamentosos y otros productos de control, sellado por la Dirección de Farmacia y Drogas. Nombre genérico o denominación común internacional del medicamento. Que el etiquetado de los envases, además de otros idiomas, esté en español. Comprobar el cumplimiento de las especificaciones pactadas, comprueba el cumplimiento de las especificaciones de la requisición que origina la orden de compra, cotejando lo siguiente: Que el código y la descripción del producto sean acordes con lo indicado en el listado de productos medicamentosos y otros productos del hospital.

28 No B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de La fecha de expiración del producto. Costo unitario y total de la factura. Detectar contaminación o daño en los productos medicamentosos y otros productos, inspecciona lo siguiente: Que los sellos de las tapas de los envases estén intactos. Que los envases no tengan ningún tipo de fisuras o rajaduras. Que no exista ningún tipo de derrame o manchas en los envases. Que no exista decoloración en las etiquetas de los envases. NOTA: Si alguno de los productos medicamentosos y otros productos no cumplen con lo establecido se debe solicitar autorización a la Administración para recibir el resto de los renglones facturados. Si el incumplimiento es de orden sanitario (se refiere a cuando se presenta un producto procedente de un país distinto a lo pactado y mostrado en la OC), al almacenista deberá rechazar su recepción sin que medie autorización alguna. Luego de recibir conforme los productos medicamentosos y otros productos contra la OC, el almacenista del depósito de farmacia firma la factura, retiene la copia de la factura y la adjunta a la 1ª copia de la OC, genera original y copia del Formulario 5: Recepción de Almacén (en lo sucesivo REA), archiva 1ª. copia de la OC adjunto a la copia de la factura original y la copia de la Recepción de Almacén en OC RECIBIDAS. Devuelve al proveedor los originales de la factura y de la OC debidamente selladas y firmadas y entrega el original de la REA para la firma del Jefe del depósito de almacén de farmacia, luego de lo cual la misma se remite a la Unidad de Contabilidad para el pertinente registro contable del incremento del inventario. Acto seguido, efectúa las siguientes operaciones: Llenar la tarjeta de control de existencia y el sistema de control de inventario de cada producto medicamento y otro producto, el almacenista ejecutará las siguientes acciones: Utilizar como documentos las facturas (para entradas) y las solicitudes de productos medicamentosos y otros productos (para salidas). Anotar (Kardex) y digitar (sistema tecnológico de control) la fecha, número de documento (entrada/salida), proveedor (entrada), almacén que se surte (salida) y las cantidades que entran o salen. Cuando se trate del sistema tecnológico de control se debe introducir el costo de cada producto para que a través del mismo se genere el costo unitario promedio ponderado que regirá para las subsecuentes salidas. b) Almacenar los productos medicamentosos y otros productos, el almacenista del depósito de farmacia, cumplirá con las siguientes acciones: Clasificar por grupo los productos medicamentosos y otros productos, como se indica a continuación: