MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS TESORERIA MUNICIPAL H. AYUNTAMIENTO DE SAN PEDRO CHOLULA, PUEBLA.

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS TESORERIA MUNICIPAL H. AYUNTAMIENTO DE SAN PEDRO CHOLULA, PUEBLA. Lic. José Juan Espinosa Torres. Presidente Municipal Constitucional. L.A.E. Nadia I. Cabrera Camacho. Tesorera Municipal. 1

2 MANUAL DE ORGANIZACIÓN TESORERIA MUNICIPAL ÍNDICE Pagina 1.Manual de Organización y Procedimientos Mensaje del Presidente Municipal 5 3. Presentación Misión,Visión y Valores Políticas Generales.8 6. Estructura orgánica Organigrama Marco Jurídico Atribuciones y Funciones Tesorería Estructura OrgánicaInterna 19 Organigrama interno Estudios, proyectos y programas.. 20 Descripciones de puestos internos Ingresos Estructura Orgánica 24 Organigrama 25 Estudios, proyectos y programas. 26 PENDIENTE DE REALIZAR Descripciones de puestos.. Catálogo de trámites y/o servicios... Modelo de Procesos Políticas Generales para la administración y funcionamiento de la unidad orgánica. Listado general de los procedimientos. Descripciones narrativas de los procedimientos y diagramas.. Formatos Finanzas Estructura Orgánica Organigrama Estudios, proyectos y programas.. Descripciones de puestos.. Catálogo de trámites y/o servicios... Modelo de Procesos Políticas Generales para la administración y funcionamiento de la unidad orgánica. 2

3 Listado general de los procedimientos. Descripciones narrativas de los procedimientos y diagramas.. Formatos Contabilidad Estructura Orgánica Organigrama Estudios, proyectos y programas.. Descripciones de puestos.. Catálogo de trámites y/o servicios... Modelo de Procesos Políticas Generales para la administración y funcionamiento de la unidad orgánica. Listado general de los procedimientos. Descripciones narrativas de los procedimientos y diagramas.. Formatos.. PENDIENTE POR REESTRUCTURACION DE AREA DE CATASTRO. 14. Catastro Estructura Orgánica Organigrama Estudios, proyectos y programas.. Descripciones de puestos.. Catálogo de trámites y/o servicios... Modelo de Procesos Políticas Generales para la administración y funcionamiento de la unidad orgánica. Listado general de los procedimientos. Descripciones narrativas de los procedimientos y diagramas.. Formatos Patrimonio Estructura Orgánica Organigrama Estudios, proyectos y programas.. Descripciones de puestos.. Catálogo de trámites y/o servicios... Modelo de Procesos Políticas Generales para la administración y funcionamiento de la unidad orgánica. Listado general de los procedimientos. Descripciones narrativas de los procedimientos y diagramas.. Formatos Glosario. 3

4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS El Manual de Organización y Procedimientos es una herramienta institucional e informativa que expone enforma detallada la estructura organizacional, atribuciones y funciones que deberán tenertodas las Unidades Administrativas del Gobierno Municipal; asimismo, describe la normatividad que le aplica, descripciones de puestos, los procedimientos y los lineamientosa seguir para brindar los servicios con calidad. Un Manual de Organización y Procedimientos Presenta una visión de conjunto de la organización. Precisa las funciones encomendadas a cada Unidad Orgánica. Delimita las responsabilidades ycompetencias de todas las UnidadesAdministrativas que componen laorganización, para detectar omisiones yevitar duplicidad de funciones querepercutan en el uso indebido de losrecursos. Muestra las líneas de autoridad. Incluye las descripciones y perfil de lospuestos de cada Unidad Orgánica. Identifica los servicios vitales de cada Unidad Orgánica. Facilita el reclutamiento y la selección de personal. Contribuye a realizar la inducción,adiestramiento y capacitación del personal, ya que se describen en forma detallada lasactividades del puesto. Describe los procedimientos que loconforman y sus operaciones en forma ordenada, secuencial y detallada. Contribuye a implementar formalmente losmétodos y técnicas de trabajo que debenseguirse para la realización de lasactividades. 4

5 Mensaje del Presidente Municipal San Pedro Cholula siempre ha sido un referente histórico, fue y sigue siendo testigo de grandes cambios sociales, aún así ha logrado mantener su magia, en sus barrios, sus iglesias y principalmente en la Gente de Bien que habita el municipio. Por vez primera se tiene la oportunidad de llevar a San Pedro Cholula a retomar el lugar que merece, con un Gobierno que actuará conforme a la democracia, a Respetar a las distintas voces ciudadanas que quieran expresarse, principalmente a estar cercano a sus habitantes. Para lograr tener un gobierno a la altura de la gente, es necesario que exista la participación de los mismos Ciudadanos libres y decididos ya que ellos definirán el rumbo de Cholula; esta nueva administración está comprometida a impactar de forma positiva, a ser un municipio apegado a la transparencia, a ser eficiente, a mantener constantemente la capacitación, a estar más en campo y menos en oficina y principalmente a ser un gobierno austero. El Plan de Desarrollo Municipal deberá ser la carta de navegación que impulse el desarrollo de San Pedro Cholula en los siguientes años y de esa forma ser una Ciudad de Bien. 5

6 Presentación. Dentro del Plan de Desarrollo Municipal, en materia de administración de procesos de gestión pública y de los servicios públicos se contempla la modernización de los mecanismos para que la Administración Pública Municipal, responda con eficiencia, eficacia y congruencia las exigencias de la Sociedad. A fin de dar aplicación a lo anterior, la Tesorería Municipal de San Pedro Cholula Puebla, desarrolla acciones para consolidar la modernización y el mejoramiento de la función hacendaria municipal e impulsa acciones para optimizar las funciones de la administración a través de la simplificación de sistemas y procedimientos administrativos y mejorar la atención a la ciudadanía, mediante la aplicación eficiente de los recursos obtenidos. En este sentido la Tesorería Municipal presenta el Manual de Organización, con la finalidad de distribuir las acciones y responsabilidades que deben atender las unidades administrativas que la integran; y con ello guiar el desempeño de los servidores públicos en un marco de orden en la realización de las actividades cotidianas, por lo que emite este manual que documenta la organización actual de la Unidad de Tesorería Municipal, presentando de manera general la base legal que norma su actuación, el objeto y la estructura orgánica, el organigrama que representa jerárquicamente la forma en que está integrada y organizada la unidad administrativa, y las atribuciones que tiene al interior de la administración pública, el objetivo general y las funciones, procedimientos y servicios que le permitan cumplir con los objetivos conjuntos del Plan Municipal de Desarrollo. El presente Manual quedará al resguardo de la Unidad de Planeación; las revisiones y actualizaciones se harán anualmente, en caso de requerirse antes de lo señalado, se deberán solicitar a la Coordinación Política con su respectiva justificación, previa autorización del Director General. Así mismo la Tesorería Municipal de San Pedro Cholula Puebla, encaminará a sus integrantes al cumplimiento de sus responsabilidades y desempeño eficiente de sus funciones y con ello contribuirá a mejorar la calidad del servicio que ofrece a la sociedad. 6

7 Misión. Gestionar de manera eficaz y eficiente el patrimonio de la Hacienda Pública Municipal, aplicando los criterios de racionalidad, austeridad, disciplina, control presupuestal y transparencia en las disciplinas financiera, tributaria y presupuestal. Visión. Ofrecer un sistema de gestión patrimonial eficiente, transparente y de calidad, apegado al marco jurídico vigente y a la disponibilidad de los recursos, velando siempre por los intereses del Ayuntamiento y de la Población. Valores. Eficiencia Eficacia Honestidad Responsabilidad Corresponsabilidad Ética Profesionalismo 7

8 Políticas Generales 1. El Manual de Organización debe estar disponible para consulta del personal que labora en el Gobierno Municipal de San Pedro Cholula Puebla así como de la ciudadanía en general. 2. El Funcionario de primer nivel y/o Director del área responsable de la elaboración y del contenido del manual es el encargado de difundir al personal interno el presente documento, así mismo en los casos en que se actualice el documento informarles oportunamente. 3. El Manual de Organización es un documento oficial e institucional, el cual debe presentar las firmas de autorización de los siguientes funcionarios: 1. Presidente Municipal 2. Secretario General 3. Titular de la Coordinación Política 4. Titular al que pertenece 5. Titular de la Unidad de Planeación 6. Titular o Jefe de Área que elabora el documento 8

9 TESORERÍA ESTRUCTURA ORGÁNICA No. UnidadOrgánica ObjetivodelaUnidadOrgánica 1 Tesorería Gestionar la hacienda pública municipal en apego al Plan de Desarrollo Municipal, los programas presupuestarios y con criterios de eficiencia, eficacia, economía, calidad y transparencia. 2 Ingresos Formular y ejecutar las políticas públicas de recaudación de la hacienda pública municipal en apego con el marco legal vigente con servicios de calidad en la materia. 3 Finanzas Ejercer eficaz y eficientemente el presupuesto para satisfacer las necesidades descritas en el Plan de Desarrollo Municipal y aquellas que surjan posteriormente. 4 Contabilidad Llevar el registro y control de los eventos económicos que afectan el patrimonio del Ayuntamiento de acuerdo con los principios de la Contabilidad Gubernamental. 5 Catastro Registrar y controlar las operaciones sobre la propiedad inmobiliaria del municipio. 6 Patrimonio Registrar, controlar y resguardar los bienes muebles e inmuebles del Ayuntamiento. 9

10 TESORERÍA ORGANIGRAMA GENERAL 1. TESORERÍA 1.1 INGRESOS 1.2 FINANZAS 1.3 CONTABILIDAD 1.4 CATASTRO 1.5 PATRIMONIO 10

11 TESORERÍA MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. (Última reforma: 10 de febrero de Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla (Última reforma: 20 de Noviembre del 2013). 3. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Puebla (Última reforma: 30 de diciembre de Ley Orgánica Municipal (Última reforma: 12 de febrero de 2014). 5. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla (Fecha de Publicación: 2 de enero de 2012). 6. Ley de Ingresos del Municipio de San Pedro Cholula para el Ejercicio Fiscal 2014 Periódico Oficial del Estado. 7. Presupuesto de Egresos del Municipio de San Pedro Cholula para el ejercicio fiscal Periódico Oficial del Estado. 8. Ley de Coordinación Fiscal (Última reforma: 9 de diciembre de 2013). 9. Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Puebla y sus Municipios. 10. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público de la Administración Municipal. 11. Ley General de Contabilidad Gubernamental (Fecha de Publicación: 9 de Diciembre del 2013). 12. Ley de Presupuesto y Gasto Público del Estado de Puebla (Última reforma: 31 de Diciembre de 2012). 13. Ley de Presupuesto. Contabilidad y Gasto Público Municipal. 14. Código Fiscal Federal. 15. Código Fiscal del Estado de Puebla (Fecha de Publicación: 30 de Diciembre de 2013) 16. Código Fiscal Municipal. 17. Ley de Catastro del Estado de Puebla. 18. Reglamento de la Ley de Catastro. 19. Manual de Valuación. 20. Manual de Programación y Presupuesto Municipal para el ejercicio fiscal Guía para la evaluación y seguimiento del Plan de Desarrollo Municipal Condiciones Generales de Trabajo para los trabajadores sindicalizados del Municipio de San Pedro Cholula Puebla. 23. Ley de Transparencia y acceso a la información públicadel Estado de Puebla (Fecha de Publicación: 31 de diciembre de 2011). 11

12 TESORERÍA ATRIBUCIONES Y FUNCIONES LEY ORGANICA MUNICIPAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE PUEBLA CAPÍTULO XV DE LA TESORERÍA MUNICIPAL Fracción Unidad orgánica Funciones I Coordinar la política hacendaria del Municipio, de conformidad con lo que acuerde el Ayuntamiento. 1, 1.1. y Formular y proponer a Cabildo políticas hacendarias para el ingreso, egreso y resguardo del patrimonio municipal. 2. Establecer y controlar las políticas hacendarias acordadas por el Cabildo. II Ejercer las atribuciones que la legislación hacendaria confiere a las autoridades fiscales Municipales 1, 1.1. y Recaudar los ingresos señalados en la Ley de Hacienda Municipal y en la Ley de Ingresos Vigente 2. Erogar los recursos de acuerdo con los planes, programas y presupuestos aprobados, así como en los propósitos establecidos en la normatividad vigente. III Dar cumplimiento a las leyes, convenios de coordinación fiscal y demás que en materia hacendaria celebre el Ayuntamiento con el Estado 1, 1.1. y Participar en la suscripción y ejecución de convenios que celebre el Municipio. 2. Vigilar el cumplimiento de leyes, reglamentos, convenios, acuerdos y demás disposiciones de su competencia que sean aplicables en el Municipio; 3. Determinar multas, recargos y gastos de ejecución a los contribuyentes que incumplan con sus obligaciones fiscales sin causa justificada. 4. Promover el procedimiento administrativo de ejecución 12

13 IV Recaudar y administrar los ingresos que legalmente le correspondan al Municipio; los que se deriven de la suscripción de convenios, acuerdos o la emisión de declaratorias de coordinación; los relativos a transferencias otorgadas a favor del Municipio en el marco del Sistema Nacional o Estatal de Coordinación Fiscal, o los que reciba por cualquier otro concepto; así como el importe de las sanciones por infracciones impuestas por las autoridades competentes, por la inobservancia de las diversas disposiciones y ordenamientos jurídicos, constituyendo los créditos fiscales correspondientes 1 y Verificar las disposiciones aplicables a la recaudación de los ingresos 2. Establecer procedimientos para la recaudación por tipo de ingreso: recursos propios, participaciones y aportaciones federales, ingresos extraordinarios. 3. Elaborar manuales y/o guías para la recepción de la recaudación 4. Implantar los procedimientos de recaudación determinados 5. Realizar los registros de las operaciones derivadas de los ingresos V Participar en los órganos de coordinación fiscal y administrativa que establezcan las leyes; 1 y Participar en los órganos de coordinación fiscal y administrativa que establezcan las leyes; 2. Dar seguimiento a los acuerdos que deriven de la participación en los órganos de coordinación fiscal 3. VI Llevar los registros y libros contables, financieros y administrativos del Ayuntamiento Elaborar la contabilidad gubernamental del Ayuntamiento VII Conducir y vigilar el funcionamiento de un sistema de orientación fiscal gratuita para los contribuyentes municipales; Establecer un sistema de orientación fiscal municipal 2. Conducir, vigilar y evaluar el sistema de orientación fiscal municipal 3. Mejorar los procesos y procedimientos del sistema de orientación fiscal municipal. VIII Elaborar el día último de cada mes, el balance general, corte de caja y estado de la situación financiera del Municipio, el cual deberá ser aprobado por el Presidente Municipal y la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal; 1.2 y Elaborar el día último de cada mes, el balance general, corte de caja y estado de la situación financiera del Municipio 2. Presentar los estados financieros al Presidente Municipal y la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal y proponerlos para su aprobación. 13

14 IX Diseñar y publicar las formas oficiales de las manifestaciones, avisos y declaraciones, así como todos los demás documentos fiscales; 1 y Identificar los ingresos que requiere de formas especiales 2. Elaborar y proponer al Tesorero(a) los formatos fiscales que se expedirán durante la administración 3. Requerir al área de Compras la impresión de los formatos aprobados y necesarios para la operación 4. Resguardar y controlar los formatos impresos recibidos, así como las copias de los expedidos. X Solicitar al Síndico el ejercicio de las acciones legales procedentes con fundamento en las disposiciones respectivas, así como participar en los términos que establezcan los ordenamientos aplicables, en la sustanciación de los medios de defensa que sean promovidos en contra de los actos de las autoridades fiscales del Municipio; 1 y Informar al Síndico sobre las promociones en que se señale a las autoridades fiscales del municipio y al Tesorero como autoridad en las diversas materias jurídicas 2. Solicitar al Síndico su intervención en el ejercicio de las acciones legales participar en los términos que establezcan los ordenamientos aplicables 3. Contribuir con el Síndico en proporcionar información que este le requiere y se encuentre bajo su resguardo para atender los diversos requerimientos en el que el Ayuntamiento sea parte en materia judicial. XI Proponer al Ayuntamiento, a través del Presidente Municipal, que la recepción del pago y la expedición de comprobantes, sea realizada por dependencias diversas de las exactoras 1 y Determinar las diversas unidades administrativas con facultades exactoras. 2. Proponer al Ayuntamiento, a través del Presidente Municipal, que la recepción del pago y la expedición de comprobantes, sea realizada por dependencias diversas de las exactoras 3. Determinar, en conjunto con los titulares de dichas unidades los procesos y procedimientos que deberán ejecutarse en ellas. XII Custodiar y ejercer las garantías que se otorguen a favor del patrimonio municipal 1 1. Autorizar la recepción de garantías otorgadas a favor del Municipio 2. Custodiar y controlar las garantías en resguardo 3. Ejercer el derecho que se tenga sobre las garantías. 14

15 XIII Proponer al Ayuntamiento la cancelación de cuentas incobrables; 1 y Identificar las cuentas incobrables 2. Emitir cuantificación de las cuentas incobrables 3. Elaborar propuesta de cuentas incobrables para Cabildo 4. Informar a Contabilidad de ls cuentas incobrables aprobadas por Cabildo 5. Cancelar las cuentas incobrables en el SCG XIV Permitir a los integrantes del Ayuntamiento la consulta de la información que legalmente le corresponda, dentro del ámbito de su competencia, así como proporcionarla al Órgano de Fiscalización Superior del Estado, a requerimiento de este último, en términos de esta Ley y demás aplicables; Generar los reportes de los EOAR que se deban entregar a los miembros de la Comisión de Patrimonio y Hacienda, así como a la de Cabildo. 2. Entregar a Cabildo los reportes financieros generados 3. Generar reportes financieros para su remisión al ente fiscalizador de acuerdo a los lineamientos que éste establezca. 4. Remitir los reportes y estados financieros que solicite el ente fiscalizador. XV Proporcionar la información que le soliciten los visitadores nombrados por el Ejecutivo, que sea procedente legalmente; 1 y Generar reportes financieros para los visitadores nombrados por el Ejecutivo, en caso de que sea legalmente procedente. XVI Proporcionar de manera oportuna al Ayuntamiento todos los datos e informes que sean necesarios para la formulación de los presupuestos de ingresos y egresos, vigilando que se ajusten a las disposiciones de esta Ley y otros ordenamientos aplicables, así como participar en la elaboración de dichos presupuestos; 1, 1.1 y Colaborar con la Unidad de Planeación en la elaboración de los presupuestos por programas. 2. Remitir a las unidades operativas el reporte del presupuesto recaudado y ejercido en el año fiscal en curso y en el previo. 3. Establecer los rubros de ingreso y capítulos de egreso que deberán ajustarse para el ejercicio siguiente por centro de costos. XVII Ejercer y llevar el control del presupuesto del Ayuntamiento; 1, 1.2 y Aplicar el ejercicio de los recursos de acuerdo con el presupuesto programado y los momentos económicos y presupuestales. XVIII Informar al Ayuntamiento respecto de las partidas que estén por agotarse, para los efectos procedentes; 1, 1.2 y Analizar el ejercicio del presupuesto 2. Identificar las partidas que estén pro agotarse 3. Elaborar reporte de partidas que estén por agotarse. 4. Solicitar a Secretaría General la inclusión del punto de acuerdo para la Orden del día de la primera sesión ordinaria o extraordinaria de cabildo que este a por celebrarse 5. Informar a Cabildo sobre las partidas que estén por agotarse. 15

16 XIX Formular, bajo la vigilancia del Presidente Municipal, dentro del plazo que señale la ley aplicable, el informe de la administración de la cuenta pública del Municipio correspondiente al año inmediato anterior; 1, 1.2 y Hacia el cierre de octubre, solicitar a las áreas ejecutoras del gasto, información relativa al ejercicio de recursos de la Cuenta pública del año en curso 2. Elaborar el informe de la Cuenta Pública 3. Presentar Informe previo al Presidente para su revisión. 4. Hacia el cierre contable del ejercicio fiscal actualizar los datos pendientes 5. Remitir informe al Presidente Municipal para su debida vigilancia. XX Elaborar el informe y demás documentos fiscales que deberá remitir el Ayuntamiento a las autoridades del Estado, de conformidad con la Ley de la materia; 1, 1.2 y Establecer calendario de fechas de entrega de documentación fiscal de acuerdo con las leyes aplicables (impuestos) 2. Establecer los mecanismos para la elaboración de los documentos fiscales por área responsable 3. Emitir los documentos fiscales y remitirlos a la autoridad competente. XXI Elaborar y someter a la aprobación del Ayuntamiento en forma oportuna, el informe de la cuenta pública municipal, así como los estados de origen y aplicación de recursos y los informes de avance de gestión financiera, para su remisión al Órgano de Fiscalización Superior del Estado; 1, 1.2 y Requerir a las unidades administrativas la información y documentación, justificativa y comprobatoria, que sustenta el ejercicio de los recursos de la cuenta pública, así como de los estados financieros e informe de avance de la gestión financiera. 2. Elaborar el informe de la cuenta pública, estados de origen y aplicación de recursos e informe de avance de gestión financiera. 3. Someter a la aprobación del Ayuntamiento en forma oportuna los informes y estados financieros elaborados XXII Solventar oportunamente los pliegos que formule el Órgano de Fiscalización Superior del Estado, informando de lo anterior al Ayuntamiento; 1, 1.2 y Recibir del Presidente Municipal los Pliegos de Observaciones y Cargos que se generen derivados de la revisión de las Cuentas Públicas 2. Analizar los Pliegos de Observaciones y Cargos, remitir a las unidades administrativas las observaciones que les correspondan para su debida solventación, 3. Integrar la solventación de los Pliegos de observaciones y Cargos 4. Remitir a la entidad fiscalizadora la Contestación correspondiente a los pliegos de observaciones y cargos 5. Informar al Ayuntamiento el estado que guarda la contestación de los pliegos de observaciones y cargos. 16

17 XXIII Participar en la elaboración de los proyectos de leyes, reglamentos y demás disposiciones relacionadas con el Patrimonio Municipal; 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 y Identificar las áreas operativas que contribuyen en la formulación y aplicación de leyes, reglamentos y demás disposiciones aplicables en relación con el patrimonio municipal. 2. Generar reuniones de trabajo para el seguimiento, evaluación y mejora de las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables. 3. Elaborar la propuesta de la ley, reglamento o disposición normativa. 4. Remitir a las áreas corresponsables para su revisión y aprobación. 5. Someter a consideración de Cabildo su aprobación y publicación; en su caso, remisión al Congreso del Estado para su aprobación. XXIV Participar en la elaboración de convenios de coordinación hacendaria que celebre el Ayuntamiento en los términos de esta Ley y demás leyes aplicables;* 1 1. Identificar los convenios que en materia de coordinación hacendaria sean vigentes o que estén por entrar en vigor en el orden federal, estatal o intermunicipal. 2. Colaborar en la elaboración de los convenios 3. Celebrar los convenios en los que se haya participado su formulación, y en aquellos que beneficien al municipio. XXV XXVI Auxiliar y representar, en su caso, al Presidente Municipal ante las instancias, órganos y autoridades de coordinación en materia hacendaria del Estado y la Federación; Proporcionar al auditor externo que designe el Ayuntamiento la información que requiera; 1 1, 1.1, 1.2 y Recibir la instrucción del Presidente Municipal para que asista en su representación a los eventos que considere pertinente 2. Representar al Presidente Municipal en las comisiones que este le designe en materia hacendaria 3. Informar al Presidente Municipal los acuerdos e información que surja de la comisión en la que se le representó. 1. Recopilar la documentación justificativa y comprobatoria del ejercicio de los recursos 2. Integrar la documentación justificativa y comprobatoria que requiera el Auditor Externo 3. Proporcionar la documentación justificativa y comprobatoria que requiera el Auditor Externo 4. Informar al Presidente municipal y al Contralor la información y documentación que se ha entregado al Auditor Externo. 17

18 XXVII Cumplir, en el control interno de los recursos públicos que ejerzan las Juntas Auxiliares, con las normas, procedimientos, métodos y sistemas contables y de auditoria que al efecto establezca el Órgano de Fiscalización Superior del Estado; y 1, 1.2 y Identificar las normas, procedimientos, métodos y sistemas contables y de auditoria que establezca la entidad fiscalizadora al efecto de cumplir con el control interno del ejercicio de los recursos que efectúen las Juntas Auxiliares. 2. Compilar las normas, procedimientos, métodos y sistemas contables establecidos por la entidad fiscalizadora y remitir a las Juntas Auxiliares para su seguimiento. 3. al efecto de cumplir con el control interno del ejercicio de los recursos que efectúen las Juntas Auxiliares. XXVIII Las demás que le confieran esta Ley y disposiciones aplicables 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 y Verificar las disposiciones relacionadas con las funciones de cada unidad administrativa y apegarse a su contenido. 18

19 TESORERIA ESTRUCTURA ORGÁNICA INTERNA No. Unidad Administrativa Objetivo de la Unidad Administrativa 1 Tesorera 2 Auxiliar Administrativo Auxiliar a la Tesorera Municipal. Administrar el Patrimonio Municipal: La Hacienda Pública Municipal, Así como aquellos bienes y derechos que por cualquier título le transfieran al Municipio, la Federación, el Estado, los particulares o cualquier otro organismo público o privado. ORGANIGRAMA INTERNO TESORERA 1.- AUXILIAR ADMINISTRATIVO 2.- AUXILIAR ADMINISTRATIVO 19

20 ESTUDIOS, PROYECTOS Y PROGRAMAS No. Programa, Estudioso Proyect os Objetivo Metas Frecuenciad e aplicación Indicadord e medición 1 2 Creación de la unidad administrativa de catastro municipal Actualización del padrón de predial Impulsar la gestión municipal de la propiedad inmobiliaria Generar la recaudación del impuesto predial en apego a la normatividad aplicable y a las condiciones específicas de los inmuebles de las cuentas prediales 1. Crear la unidad de catastro como órgano desconcentrado para el primer trimestre de Establecer convenio con el IRCEP 3. Adquirir las Tecnologías 1. Revisar la base de datos 2. Identificar las diferencias en relación con las disposiciones aplicables 3. Generar y aplicar los procedimientos de actualización. 4. Recaudar el impuesto predial 5. Dar seguimiento de los cobros realizados Permanente Anual Plan Municipal de Desarrolloautorizado 100% de las Cuentas prediales actualizadas en relación con las existentes 20

21 DESCRIPCION DE PUESTOS INTERNOS Área Nombre del puesto Número de puestos Tipo de puestos C B Jornada diaria en horas Tesorera TESORERIA Auxiliar Administrativo TOTAL 3 3 C:CONFIANZAB: BASE 21

22 Nombre del puesto: Tesorera Municipal Código: 5051 Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: Funciones principales: Actividades especiales u ocasionales: Administrar los Recursos del Municipio. H. Ayuntamiento Confianza Presidente Municipal y Cabildo Coordinador de Ingresos Coordinador de Egresos Titular de Contabilidad Coordinador de Catastro Coordinador de Patrimonio Auxiliares Administrativos Directos Coordinar la política hacendaria del Municipio, de conformidad con lo que acuerde 1 el Ayuntamiento. Ejercer las atribuciones que la legislación hacendaria confiere a las autoridades 2 fiscales municipales. Dar cumplimiento a las leyes, convenios de coordinación fiscal y demás que en 3 materia hacendaria celebre el Ayuntamiento con el Estado. Recaudar y administrar los ingresos que legalmente le correspondan al Municipio; los que se deriven de la suscripción de convenios, acuerdos o la emisión de declaratorias de coordinación; los relativos a transferencias otorgadas a favor del Municipio en el marco del Sistema Nacional o Estatal de Coordinación Fiscal, o los 4 que reciba por cualquier otro concepto; así como el importe de las sanciones por infracciones impuestas por las autoridades competentes, por la inobservancia de las diversas disposiciones y ordenamientos jurídicos, constituyendo los créditos fiscales correspondientes. Llevar los registros y libros contables, financieros y administrativos del 5 Ayuntamiento. 6 Custodiar y ejercer las garantías que se otorguen a favor del patrimonio municipal. Proporcionar de manera oportuna al Ayuntamiento todos los datos e informes que 7 sean necesarios para la formulación de los presupuestos de ingresos y egresos, vigilando que se ajusten a las disposiciones de esta Ley y otros ordenamientos aplicables, así como participar en la elaboración de dichos presupuestos. 8 Ejercer y llevar el control del presupuesto del Ayuntamiento. 9 Auxiliar y representar, en su caso, al Presidente Municipal ante las instancias, órganos y autoridades de coordinación en materia hacendaria del Estado y la Federación. 10 Proporcionar al auditor externo que designe el Ayuntamiento la información que requiera. Relaciones Internas Titulares y personal de las Dependencias Municipales Relaciones Externas Entidades Gubernamentales y Proveedores 22

23 Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo Código: Misión del puesto: Auxiliar a la Tesorera Municipal Dependencia: Tesorería Tipo de Plaza: Confianza Puesto al que reporta: Tesorera En proceso Puestos que le reportan: No aplica Funciones principales: Auxiliar al titular de la Tesorería. Realizar la integración del fondo revolvente de la Tesorera Municipal. Participar en la integración de los documentos del proceso de adquisiciones, arrendamientos y servicios en términos de la ley aplicable. Realizar y llevar el control de los contratos otorgados por el Ayuntamiento. Generar en forma periódica reportes de los pagos efectuados a proveedores. Conocer los ingresos y egresos de cada fondo a fin de determinar la disposición de saldos para establecer el flujo de efectivo acorde a la disponibilidad de recursos presupuestales existentes. Emitir información y documentación solicitada por el área de planeación. Actividades especiales u ocasionales: No aplica Relaciones Internas Titulares y personal de las Dependencias Municipales Relaciones Externas No Aplica 23

24 1.1 INGRESOS ESTRUCTURA ORGÁNICA No. UnidadAdministrativa ObjetivodelaUnidadAdministrativa 1.1 Ingresos Formular y ejecutar las políticas públicas de recaudación de la hacienda pública municipal en apego con el marco legal vigente con servicios de calidad en la materia, Jefatura de Ingresos Generales Ejecutar los procedimientos de recaudación en los diferentes puntos de contacto con los contribuyente y ciudadanos ya de manera directa o en coordinación con otras áreas administrativas Jefatura de Predial Realizar los procedimientos para determinar el valor de los inmuebles y ejecutar la recaudación por impuesto predial así como sus accesorios 24

25 ORGANIGRAMA 25

26 ESTUDIOS, PROYECTOS Y PROGRAMAS No Programa, EstudiosoProy ectos Objetivo Metas Frecuenciad e aplicación Indicadord e medición 1 2 Creación de la unidad administrativa de catastro municipal Actualización del padrón de predial Impulsar la gestión municipal de la propiedad inmobiliaria Generar la recaudación del impuesto predial en apego a la normatividad aplicable y a las condiciones específicas de los inmuebles de las cuentas prediales 1. Crear la unidad de catastro como órgano desconcentrado para el primer trimestre de Establecer convenio con el IRCEP 3. Adquirir las Tecnologías 1. Revisar la base de datos 2. Identificar las diferencias en relación con las disposiciones aplicables 3. Generar y aplicar los procedimientos de actualización. 4. Recaudar el impuesto predial 5. Dar seguimiento de los cobros realizados Permanente Anual Plan Municipal de Desarrollo autorizado 100% de las Cuentas prediales actualizadas en relación con las existentes 26

27 1.2. FINANZAS ESTRUCTURA ORGÁNICA No. Unidad Administrativa Objetivo de la Unidad Administrativa 1 Coordinador de Egresos Planear la integración, aplicación y distribución de los Recursos Financieros, con base en el presupuesto autorizado a cada dependencia, controlando su adecuado ejercicio y establecimiento las medidas necesarias para la operación de los programas de inversión y gasto corriente, así como para el pago de bienes y servicios. 2 Secretaria Generar y manejar documentación solicitada por el titular del área. 3 Auxiliar Administrativo Recepción y manejo de documentación del área. 4 Asistente Asistir al titular del área 27

28 ORGANIGRAMA 1.2 COORDINADORA DE EGRESOS SECRETARIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO ASISTENTE 28

29 ESTUDIOS, PROYECTOS Y PROGRAMAS No. Programa, Estudios o Proyectos Objetivo Metas Frecuencia de aplicación Indicador de medición 1 Presupuesto de Egresos Determinar la capacidad de solvencia financiera de recursos para el ejercicio fiscal en curso. Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal Durante todo el año siguiente Presupuesto de Egresos DESCRIPCION DE PUESTOS Área Nombre del puesto Número de puestos Tipo de puestos C B Jornada diaria en horas Coordinador de Egresos FINANZAS Secretaria Auxiliar Administrativo Asistente TOTAL C:CONFIANZAB: BASE 29

30 Nombre del puesto: Coordinador de Egresos Código: 5050 Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: Aplicación de Recursos Financieros. Tesorería Confianza Tesorera Secretaria, Auxiliar Administrativo y Asistente. Funciones principales: Participar en la elaboración, integración y control del Presupuesto de Egresos anual en concordancia con los ingresos municipales estimados. Programar y calendarizar las erogaciones de acuerdo a las prioridades y liquidez del erario municipal. Analizar con el Tesorero las variaciones importantes en las políticas presupuestales a fin de realizar las medidas correctivas pertinentes. Coordinar los pagos correspondientes a la deuda pública y a cualquier otra obligación, de acuerdo a lo establecido en cada contrato celebrado por el Ayuntamiento. Auxiliar al Tesorero en el control y debida aplicación de los ingresos recibidos por concepto de aportaciones y participaciones federales. Elaborar los cheques de los proveedores que suministren bienes y servicios al H. Ayuntamiento, con base en los contra-recibos expedidos y turnarlos al titular de la Tesorería para su autorización y pago. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia, las que se establezcan en la Ley, Códigos, Reglamentos, Acuerdos, Decretos, Convenios y sus anexos y las que le confiera el Ayuntamiento, el Presidente o el Tesorero Municipal. Actividades especiales u ocasionales: No aplica Relaciones Internas Titulares y personal de las Dependencias Municipales Relaciones Externas Proveedores 30

31 Nombre del puesto: Secretaria Código: 2036 Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: Contribuir al buen funcionamiento del área generando y manejado documentación de los expedientes para realización de pagos y solicitada por el titular del área. Finanzas Base Coordinador de Egresos No aplica 1 Recibir los documentos de solicitud para realización de pagos. 2 Revisar que la documentación este correcta de acurdo con la legislación vigente a fin de que los expedientes estén completos para realizar el pago. Funciones principales: 3 Generar documentación del área. 4 Auxiliar a la titular de la Coordinación. 5 Manejo de archivos. Actividades especiales u ocasionales: No aplica Relaciones Internas Titulares y personal de las Dependencias Municipales Relaciones Externas Proveedores 31

32 Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo Código: 3451 Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: Recepción, manejo de documentación y auxiliar al área. Finanzas Base Coordinador de Egresos No aplica 1 Recepción de correspondencia 2 Contestar teléfonos, llamar a proveedores para entrega de cheque Funciones principales: 3 Recopilación de documentos 4 Remisión de documentos al área de Contabilidad 5 Asistencia al titular del área Actividades especiales u ocasionales: No aplica Relaciones Internas Titulares y personal de las Dependencias Municipales Relaciones Externas Proveedores 32

33 Nombre del puesto: Asistente Código: 5211/5212 Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: Asistir al titular del área Finanzas Confianza Coordinador de Egresos No aplica 1 Asistir al titular del área Funciones principales: 2 Manejar agenda del Titular del área 3 Proporcionar información solicitada por el titular Actividades especiales u ocasionales: No aplica Relaciones Internas Titulares y personal de las Dependencias Municipales Relaciones Externas Varios y Proveedores 33

34 CATALOGO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS No. Servicios Internos 1 Recibir Documentación para trámite de pagos. 2 Elaboración de Cheques y Realización de Transferencias autorizadas. 3 Dispersión de la nómina en coordinación con el área de Recursos Humanos. MODELO DE PROCESOS INSUMOS PROCESOS INTERNOS DEL ÁREA RESULTADOS Servicios eficientes públicos Necesidades y/o requerimientos. Recepción Administración eficiente Normatividad. Revisión Entrega Legitimidad de la administración municipal Documentación correspondiente Integración Realización 34

35 POLITICAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD ORGANICA Las funciones y procedimientos que se realicen en el área de Finanzas y deberán de ajustarse a las leyes aplicables. Los gastos son realizados en cumplimiento a los compromisos adquiridos por el Ayuntamiento. Cualquier actividad propia del área se realiza con excelencia en tiempo y forma. LISTADO GENERAL DE LOS PROCEDIMIENTOS Proceso Procedimiento Código Pagos Dispersión de nomina Recibe la solicitud de pago con toda la documentación del expediente correspondiente. Una vez autorizada la realización del gasto, se elaboran los cheques o se hace la transferencia correspondiente. Se turnan los cheques a la Tesorera Municipal, para su firma y firma del Presidente Municipal. Una vez firmados los cheques se llama al proveedor o persona correspondiente para que pase a recibirlo. Se realiza una relación de los cheques por día y se remite la información y documentación al área de Contabilidad para que se registren los gastos realzados, en caso de no haber sido autorizado un pago, se remite al área de Contabilidad para que se registre en el pasivo del mes correspondiente. El área de Recursos Humanos entrega la Nómina en electrónico al Coordinador de Egresos.Se realiza las transferencias a todo el personal del Ayuntamiento. PRO-FI-001 PRO-FI-002 PRO-FI-003 PRO-FI-004 PRO-FI-005 PRO-FI

36 DESCRIPCION NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS Proceso:Pagos Hoja: Procedimiento: Recibe la solicitud de pago con toda la documentación del expediente correspondiente. Código: PRO-FI-001 Objetivoy alcance del Procedimiento: Cada pago a realizar debe estar debidamente respaldado por el procedimiento de adjudicación correspondiente de acuerdo a la ley aplicable, además de la evidencia de la adquisición, arrendamiento o prestación del servicio. La documentación anterior debe integrar el expediente al presentar la solicitud de pago y factura. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Finanzas Políticas del Procedimiento: 1.-La documentación del expediente para pago, debe realizarse por el área de Adquisiciones, através de la Sesión del Comité Municipal de Adjudicaciones, con todas sus actas correspondiente, cuando por los montos así lo señale la ley, así como por él Área de Obra Pública, a través de su Comité, respectivamente. 2.- El expediente debe contener además evidencia de la realización de la adquisición, arrendamiento o servicio recibido por el Ayuntamiento. 3.- Todo gasto se aplica hasta asegurar que contiene todo el soporte técnico legal para su comprobación. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Expediente completos con la documentación requerida por la ley aplicable. Documentos de Referencia: Según los montos que marca la Ley, cuando así lo requiera,sesión del Comité (actas correspondientes al análisis de las propuestas y fallo) contrato, formato de entrega, orden de pago de la factura correspondiente. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Recibe documentación de la adjudicación. Auxiliar Administrativo 5M 2 Revisión del expediente. Secretaria 30 M 3 Pedir Autorización de la Tesorera Municipal para la realización del pago. Coordinador de Egresos 25 M Tiempo total D M H 1 D: días, H: horas, M: minutos 36

37 Proceso:Pagos Hoja: Procedimiento: Una vez autorizada la realización del gasto, se elaboran los cheques o se hace la transferencia correspondiente. Código: PRO-FI-002 Objetivoy alcance del Procedimiento: Dar cumplimiento de las obligaciones de pago que adquirió el Ayuntamiento. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Finanzas Políticas del Procedimiento: 1.-Se realizan cheques o transferencias los días martes y jueves. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Póliza de cheque. Documentos de Referencia: Factura y Póliza de cheque No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Elaboración del cheque o transferencia Coordinador de Egresos 10 M Póliza de Cheque Tiempo total D M 10 H D: días, H: horas, M: minutos 37

38 Proceso:Pagos Hoja: Procedimiento: Se turnan los cheques a la Tesorera Municipal, para su firma y firma del Presidente Municipal. Código: PRO-FI-003 Objetivoy alcance del Procedimiento: Para poder realizar la el cobro del cheque en la institución bancaria es necesario que este además de estar debidamente llenado contenga la firma del Presidente Municipal y de La Tesorera Municipal. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Finanzas Políticas del Procedimiento: 1.-El cheque fue autorizado previamente por la Tesorera Municipal. 2.- El cheque remitido para firma se acompaña con toda la documentación correspondiente. 3.- Los cheques siempre tienen fondos. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Expediente completos con la documentación requerida por la ley aplicable. Documentos de Referencia: Cheque firmado por el Presidente Municipal y Tesorera Municipal No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Se entrega el expediente con el cheque o transferencia para firma del Tesorero Municipal. Coordinador de Egresos 1 D Cheque 2 Se entrega el expediente con el cheque para firma del Presidente Municipal Tesorera Municipal 1 D Cheque Tiempo total D 2 M H D: días, H: horas, M: minutos 38

39 Proceso:Pagos Hoja: Procedimiento: Una vez firmados los cheques se llama al proveedor o persona correspondiente para que pase a recibirlo. Objetivoy alcance del Procedimiento: Con esto se da cumplimiento a la obligación de pago del municipio. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Finanzas Código: PRO-FI-004 Políticas del Procedimiento: 1.-Se agenda a la Persona física, representante legal o apoderado, los días viernes, para entregarles el cheque correspondiente. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Póliza de cheque firmada de recibido por la persona correspondiente. Documentos de Referencia: Póliza de cheque firmada de recibido por la persona correspondiente, copia de su identificación oficial, carta poder o acta constitutiva donde se nombra como representante legal. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Se reciben los cheques firmados por el Tesorero y Presidente Municipal. Tesorera Municipal 1 D Póliza de cheque 2 Se hace entrega del cheque a la persona correspondiente. Tesorero Municipal 10 M Póliza de cheque 4 Se integra la póliza de cheque firmada de recibido. Coordinador de Egresos 5 M Póliza de Cheque Tiempo total D 1 M 15 H D: días, H: horas, M: minutos 39

40 Proceso:Pagos Hoja: Procedimiento: Se realiza una relación de los cheques por día y se remite la información y documentación al área de Contabilidad para que se registren los gastos realzados, en caso de no haber sido autorizado un pago, se remite al área de Contabilidad para que se registre en el pasivo del mes correspondiente. Objetivoy alcance del Procedimiento: Se registran los egresos y se hace la conciliación de ingreso-gasto. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Finanzas Políticas del Procedimiento: 1.-Diariamente se tiene una relación de gastos realizados ya se por cheque o transferencia. 2.- Se debe conciliar ingresos con egresos. 3.- Registrar los gastos en el Sistema Contable Gubernamental. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Listado de gastos Registro en el SCG Documentos de Referencia: Lista de gastos Expediente completo en el área de Contabilidad. Código: PRO-FI-005 No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Se realiza una relación de cheques y transferencias Coordinador de Egresos 1 D 2 Se remite información con el expediente completo una vez concluido al área de Egresos para su captura en el Sistema Contable Gubernamental Coordinador de Egresos 1 D Tiempo total D 2 M H D: días, H: horas, M: minutos 40

41 Proceso:Dispersión de Nomina Procedimiento: El área de Recursos Humanos entrega la Nómina en electrónico al Coordinador de Egresos.Se realiza las transferencias a todo el personal del Ayuntamiento. Objetivoy alcance del Procedimiento: Realizar la dispersión de pago de nómina al personal de H. Ayuntamiento. Pago de Sueldos. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Finanzas Hoja: Políticas del Procedimiento: 1.-El pago de sueldos se hará el día 15 y el día ultimo de cada mes. 2.- Se realiza el pago por medio de transferencia electrónica. 3.- El personal del H. Ayuntamiento cuenta con una tarjeta de debido para retirar el depósito de su sueldo. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Transferencia electrónica. Documentos de Referencia: Estado de Cuenta Bancaria. Código: PRO-FI-006 No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Se recibe el listado de nómina por parte del área de Recursos Humanos. Coordinador de Egresos 10 M 2 Se hace la dispersión del pago de nómina por medio de transferencia electrónica. Coordinador de Egresos 15 M Tiempo total D M 25 H D: días, H: horas, M: minutos 41

42 DIAGRAMA DE FLUJO Proceso: Pagos Hoja: Procedimiento: Recibe la solicitud de pago con toda la documentación del expediente correspondiente. Código: PRO-FI-001 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Documentación para pago Recibe documentación de la adjudicación Revisión del expediente Pedir Autorización de la Tesorera Municipal para la realización del pago Se programa el Gasto 42

43 Proceso: Pagos Hoja: Procedimiento:Una vez autorizada la realización del gasto, se elaboran los cheques o se hace la transferencia correspondiente. Código: PRO-FI-002 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Autorización para la realización del cheque Elaboración del cheque o transferencia Cheque o Transferencia 43

44 Proceso: Pagos Hoja: Procedimiento:Se turnan los cheques a la Tesorera Municipal, para su firma y firma del Presidente Municipal. Código: PRO-FI-003 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Cheque elaborado Se entrega el expediente con el cheque o transferencia para firma del Tesorero Municipal Se entrega el expediente con el cheque para firma del Presidente Municipal Cheque Firmado 44

45 Proceso: Pagos Hoja: Procedimiento:Una vez firmados los cheques se llama al proveedor o persona correspondiente para que pase a recibirlo. Código: PRO-FI-004 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Cheque firmado por la Tesorera y Presidente Municipal Se reciben los cheques firmados por el Tesorero y Presidente Municipal Se hace entrega del cheque a la persona correspondiente Se integra la póliza de cheque firmada de recibido Relación de cheques y Expediente concluido 45

46 Proceso: Pagos Procedimiento:Se realiza una relación de los cheques por día y se remite la información y documentación al área de Contabilidad para que se registren los gastos realzados, en caso de no haber sido autorizado un pago, se remite al área de Contabilidad para que se registre en el pasivo del mes correspondiente. Hoja: Código: PRO-FI-005 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Relación de cheques y expediente concluido Se realiza una relación de cheques y transferencias Se remite información con el expediente completo una vez concluido al área de Egresos para su captura en el Sistema Contable Gubernamental Se hace el registro en el Sistema Contable Gubernamental 46

47 Proceso: Pagos Procedimiento:El área de Recursos Humanos entrega la Nómina en electrónico al Coordinador de Egresos.Se realiza las transferencias a todo el personal del Ayuntamiento. Hoja: Código: PRO-FI-006 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Relación de Nomina Se recibe el listado de nómina por parte del área de Recursos Humanos Se hace la dispersión del pago de nómina por medio de transferencia electrónica Transferencia a cada uno del los que laboran el Ayuntamiento 47

48 FORMATOS Nombre del formato CLAVE del formato Nombre del procedimiento en que se utiliza Póliza de Cheque Póliza cheque Se realiza una relación de los cheques por día y se remite la información y documentación al área de Contabilidad para que se registren los gastos realzados, en caso de no ser autorizado se remite al área de Contabilidad para que se registre en el pasivo del mes correspondiente. Una vez firmados los cheques se llama al proveedor o persona correspondiente para que pase a recibirlo. Recibos Recibos En caso de realizar alguna entrega de efectivo. 48

49 POLIZA DE CHEQUE 49

50 RECIBOS 50

51 1.3CONTABILIDAD ESTRUCTURA ORGÁNICA No. Unidad Administrativa 1 Unidad de Contabilidad Objetivo de la Unidad Administrativa Establecer los métodos y mecanismos para que los registros contables se realicen en apego a las Normas de Información Financiera Gubernamental y leyes aplicables en materia de registro así como emitir los Estados Financieros en forma oportuna, veraz, confiable y eficaz en apego a las políticas de registro basadas en los postulados, sistemas, procedimientos y métodos de Contabilidad Gubernamental y conforme a las normas previstas en otros ordenamientos aplicables y a los lineamientos que al efecto establezca la Auditoría Superior del Estado de Puebla El o La Auxiliar Administrativo (Archivo) El o la Auxiliar Administrativo (Registro de Ingresos) El o la Auxiliar Contable (Fondos Federales) El o la Auxiliar Administrativo (Fondos Federales) El o la Auxiliar Administrativo Egresos (Recursos Propios) El o la Auxiliar Administrativo Egresos (Participaciones) El o la Auxiliar Administrativo (Transferencias e Impuestos) Asistir y mantener informado al Titular de Contabilidad de la solicitud de información de otros departamentos, y del archivo contable registrar de manera específica las operaciones contables derivadas de los ingresos en apego a la Ley de ingresos del Municipio de San Pedro Cholula para el Ejercicio Fiscal vigente. Registrar la correcta aplicación contable respecto del registro de los ingresos y egresos por concepto de Aportaciones Federales FISM, FORTAMUN, SUBSEMUN, y otros fondos federales. Asistir técnicamente a él o la Auxiliar contable (fondos federales) con todas las actividades antes mencionadas Registrar las operaciones contables derivadas de los egresos de acuerdo al presupuesto de egresos para el Municipio de San Pedro Cholula del fondo de recursos propios. Registrar las operaciones contables derivadas de los egresos de acuerdo al presupuesto de egresos para el Municipio de San Pedro Cholula del fondo de participaciones. Dar seguimiento y establecer el control de retenciones derivadas de impuestos sobre nómina, arrendamientos y servicios. Así como el control y compilación de la información comprobatoria y justificativa del gasto en la partida de transferencias (DIF, CERESO y Juntas Auxiliares). 51

52 ORGANIGRAMA 1.3 TITULAR DE CONTABILIDAD AUXILIAR ADMINISTRATIVO (4) AUXILIAR CONTABLE(1) AUXILIAR ADMINISTRATIVO (1) AUXILIAR ADMINISTRATIVO (1) 52

53 ESTUDIOS, PROYECTOS Y PROGRAMAS No. Programa, Estudios o Proyectos Objetivo Metas Frecuencia de aplicación. Indicador de medición Procesamiento de documentación Presentación de Estados Financieros a Tesorería Presentación de Avance de Gestión Financiera Presentación de Cuenta Pública a Tesorería Coordinar la captura de las pólizas de ingresos, egresos y diario así como la correcta aplicación del ejercicio presupuestario, elaborar conciliaciones bancarias, análisis de las cuentas por cobrar y por pagar. Realizar los oficios de presentación de los estados financieros, tarjetas informativas necesarias para su análisis de la Comisión de Hacienda y posterior aprobación de los regidores para la remisión de dichos estados, a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Realizar los oficios de presentación de los Avances de Gestión Financiera, para su análisis de la Comisión de Hacienda y posterior aprobación de los regidores para su remisión a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Recopilar la información y llenado de los formatos complementarios de la Cuenta Pública así como los oficios de presentación, integrar el saldo de las cuentas por cobrar y por pagar para su análisis de la Comisión de Hacienda y posterior aprobación de los regidores para la remisión de la cuenta pública anual o cuando por sustitución se deba cumplir, ante la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Elaboración de Estados Financieros Aprobación de Estados Financieros por el Cabildo para su remisión a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Aprobación de Estados Financieros por el Cabildo para su remisión a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Aprobación de la Cuenta Pública por el Cabildo para su remisión a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Permanente Permanente Trimestral Anual Estados Financieros Estados Financieros Presentados Informe Cuenta Pública Presentada 53

54 DESCRIPCION DE PUESTOS Área Nombre del puesto Titular de Contabilidad Número de puestos Tipo de puestos C B Jornada diaria en horas 1 x 8 El o La Auxiliar Administrativo (Archivo) 1 x 8 El o la Auxiliar Administrativo (Registro de Ingresos) 1 x 8 El o la Auxiliar Contable (Fondos Federales) 1 x 8 Unidad de Contabilidad El o la Auxiliar Administrativo (Fondos Federales) 1 x 8 El o la Auxiliar Administrativo Egresos (Recursos Propios) 1 x 8 El o la Auxiliar Administrativo Egresos (Participaciones) 1 x 8 El o la Auxiliar Administrativo (Transferencias e Impuestos) Este puesto está Vacante las actividades se realizan con el apoyo de todo el personal 1 x 8 TOTAL C:CONFIANZA B: BASE 54

55 Nombre del puesto: TITULAR DE CONTABILIDAD Código: TM-UC-001 Misión del puesto: Dependencia: Coordinar y gestionar las actividades de la Unidad de Contabilidad para que los registros contables se realicen en apego a las Normas de Información Financiera Gubernamental y leyes aplicables en materia de registro y contabilidad gubernamental TESORERIA Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: Funciones principales: Confianza Tesorero/a Auxiliares de Contabilidad y Administrativos de la Unidad de Contabilidad Vigilar que los registros contables se realicen en apego a las Normas de Información Financiera Gubernamental y leyes aplicables en materia de registro y contabilidad gubernamental. Revisar con base en las leyes y en la normatividad presupuestal para la autorización y Ejercicio del Gasto Publico Municipal vigente, los comprobantes de los egresos de las dependencias. Planear,organizar, dirigir y controlar las acciones conjuntas de los auxiliares del Departamento de Contabilidad, con la finalidad de emitir los Estados Financieros en forma oportuna, veraz, confiable y eficaz en apego a las políticas de registro basadas en los postulados, sistemas, procedimientos y métodos de Contabilidad Gubernamental y conforme a las normas previstas en otros ordenamientos aplicables y a los lineamientos que al efecto establezca la ASEP, así como a la normatividad emitida por la Contraloría Revisar que los registros contables con base acumulativa y en apego a postulados básicos de contabilidad gubernamental armonizados en sus respectivos registros de diario, mayor, inventarios y balances Vigilar e informar al Tesorero (a) Municipal de la situación Financiera actual de las obras ejecutadas con recursos propios, estatales y federales 6 Analizar e interpretar los estados financieros 7 Dirigir coordinar y elaborar en forma conjunta con los Auxiliares la cuenta pública del ejercicio que se trate, ya sea periodo completo o incompleto. Actividades especiales u ocasionales: Participar en la contestación de los requerimientos hechos a través de revisiones por parte de las autoridades federales, estatales y municipales, el Despacho de Auditoría Externa y cualquier otra instancia revisora facultada en la materia, y Auxiliar al tesorero (a) Municipal en la contestación de pliegos de observaciones que le remite la Auditoria Superior Del Estado De Puebla. Relaciones Internas Titulares y personal de las Dependencias Municipales Relaciones Externas Dependencias Estatales y Federales 55

56 Nombre del puesto: Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: Funciones principales: Actividades especiales u ocasionales: Auxiliar Administrativo (Archivo) Código: TM-UC-002 Asiste y mantiene informado al Titular de Contabilidad de la solicitud de información de otros departamentos, y del archivo contable TESORERIA Base Titular de Contabilidad No aplica 1 Elaborar oficios, cartas y memorandas del Titular De Contabilidad Registrar en la bitácora la correspondencia que genera y recibe, por fecha, por número de control consecutivo y de oficio, a quien se envía y quien recibe. Custodiar la Documentación que se genera y recibe, por concepto de correspondencia; así como el archivo de la misma. Revisar, archivar y controlar las pólizas que se generan en los gastos de participaciones y recursos propios. 5 Efectuar la requisición de papelería del área, llevando el control de la misma. Preparar y transferir la Documentación del Departamento de Contabilidad para su 6 envió al Archivo Municipal. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes en el área de su competencia y las que le asigne el o la Titular. Relaciones Internas Relaciones Externas Titulares y personal de las Dependencias Municipales No aplica 56

57 Nombre del puesto: Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: El o la Auxiliar Administrativo (Registro de Ingresos) Código: TM-UC-003 Recopilar, registrar y revisar de manera específica las operaciones contables derivadas de los ingresos por concepto de impuestos, derechos, productos, aprovechamientos y participaciones federales en apego a la Ley de ingresos del Municipio de San Pedro Cholula para el Ejercicio Fiscal vigente. TESORERIA Confianza Titular de Contabilidad Puestos que le reportan: No aplica Funciones principales: Actividades especiales u ocasionales: Registrar de manera específica las operaciones contables derivadas de los ingresos por concepto de impuestos, derechos, productos, aprovechamientos y participaciones federales en apego a la Ley de ingresos del Municipio de San Pedro Cholula para el Ejercicio Fiscal vigente y en coordinación con los Auxiliares de egresos. Revisar el registro contable de ingresos diarios originados por el Departamento de Caja General y el Departamento de Impuesto Predial y catastro en el sistema Contable vigente y así como los derivados de transferencias Bancarias Conciliar los Ingresos de tarjetas de crédito con instituciones bancarias y gestionar las aclaraciones correspondientes. Presentar a Él o La Titular de Contabilidad un informe sobre los registros contables de los ingresos captados en la Tesorería por los diferentes conceptos de impuestos, derechos, productos y aprovechamientos, así como participaciones federales e ingresos extraordinarios. 5 Participar en la elaboración de la Cuenta Pública Municipal en materia de Ingresos. Auxiliar a él o la Titular para la contestación de observaciones emitidas por las autoridades de fiscalización en materia de ingresos y desarrollar todas aquellas funciones inherentes en el área de su competencia y las que le asigne el o la Titular. Relaciones Internas Relaciones Externas Titulares y personal de las Dependencias Municipales No aplica 57

58 Nombre del puesto: Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: El o la Auxiliar Contable (Fondos Federales) Código: TM-UC-004 Recopilar, verificar y registrar la correcta aplicación contable respecto del registro de los ingresos y egresos por concepto de Aportaciones Federales FISM, FORTAMUN, SUBSEMUN, y otros fondos federales, radicados por la Secretaria de Finanzas y Administración, TESOFE o derivado de algún convenio, Estatal, Federal o Municipal TESORERIA Base Titular de Contabilidad Puestos que le reportan: No aplica Funciones principales: Actividades especiales u ocasionales: Verificar y registrar la correcta aplicación contable respecto del registro de los ingresos por concepto de Aportaciones Federales FISM, FORTAMUN, 1 SUBSEMUN, y otros fondos federales, radicados por la Secretaria de Finanzas y Administración, TESOFE o derivado de algún convenio, Estatal, Federal o Municipal. Elaboración de Pólizas. Verificar y registrar la correcta aplicación contable respecto del registro de los 2 egresos por concepto de Afectación de FISM, FORTAMUN, SUBSEMUN, y otros fondos federales. Realizar las conciliaciones Bancarias de FISM, FORTAMUN, y otros fondos 3 federales. Registrar los ingresos extraordinarios de las cuentas respectivas por concepto de 4 Fondo Federales. Participar en la elaboración de la Cuenta Pública Municipal en FISM, FORTAMUN, 5 y otros fondos federales. Auxiliar al o la Titular para la contestación de observaciones emitidas por las autoridades de fiscalización en materia de registro de Aportaciones Federales FISM, FORTAMUN, y otros fondos federales Relaciones Internas Relaciones Externas Titulares y personal de las Dependencias Municipales No aplica 58

59 Nombre del puesto: El o la Auxiliar Administrativo (Fondos Federales) Código: TM-UC-005 Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Asistir técnicamente a él o la Auxiliar contable (fondos federales) con todas las actividades antes mencionadas TESORERIA Base Titular de Contabilidad Puestos que le reportan: No aplica Funciones principales: Actividades especiales u ocasionales: Revisar y archivar diariamente la documentación soporte de las pólizas de los ingresos de fondos federales. Revisar, archivar y controlar las pólizas que se generan en FISM, FORTAMUN, y otros fondos federales Auxiliar a verificar y registrar la correcta aplicación contable respecto del registro de los egresos por concepto de Afectación de FISM, FORTAMUN, y otros fondos federales. 4 Verificar la correcta integración de los expedientes unitarios de obra 5 Recopilar la documentación para su remisión a la Auditoria Superior del Estado de Puebla respecto a la Obra Pública de cada mes. Auxiliar en la Realización de las conciliaciones Bancarias de FISM, FORTAMUN, y otros fondos federales y desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia y las que le asigne el o la Titular del Departamento. Relaciones Internas Relaciones Externas Titulares y personal de las Dependencias Municipales No aplica 59

60 Nombre del puesto: Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: El o la Auxiliar Administrativo (Recursos Propios) Código: TM-UC-006 Recopilar, registrar y verificar las operaciones contables derivadas de los egresos de acuerdo al presupuesto de egresos para el Municipio de San Pedro Cholula del fondo de recursos propios. TESORERIA Confianza Titular de Contabilidad No aplica 1 Registrar y verificar las operaciones contables derivadas de los egresos 2 Revisar la documentación soporte de los gastos generados por las diferentes áreas, creando los pasivos. 3 Realizar las conciliaciones Bancarias del fondo recursos propios y cereso. Funciones principales: 4 Conciliar los compromisos y pagos a proveedores con el departamento de egresos. 5 Registrar y revisar la correcta aplicación de los traspasos de fondos entre cuentas bancarias del Municipio. 6 Realizar traspasos presupuestales Actividades especiales u ocasionales: 7 Participar en la elaboración de la Cuenta Pública Municipal Auxiliar al o la Titular para la contestación de observaciones emitidas por las autoridades de fiscalización en materia del fondo de Recursos Propios, Apoyar al Jefe de Departamento en reportes específicos del SCGII y desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia y las que le asigne el o la Titular del Departamento. Relaciones Internas Relaciones Externas Titulares y personal de las Dependencias Municipales No aplica 60

61 Nombre del puesto: Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: El o la Auxiliar Administrativo (Participaciones) Código: TM-UC-007 Recopilar, registrar y verificar las operaciones contables derivadas de los egresos de acuerdo al presupuesto de egresos para el Municipio de San Pedro Cholula del fondo de participaciones. TESORERIA Confianza Titular de Contabilidad No aplica Registrar y verificar las operaciones contables derivadas de los egresos por participaciones. Registrar el compromiso de nómina respecto a los documentos liberados por el departamento de personal de la Dirección de Recursos Humanos Registrar y revisar la correcta aplicación de los traspasos de fondos entre cuentas bancarias del Municipio. Funciones principales: 4 Realizar traspasos presupuestales 5 Realizar las conciliaciones Bancarias del fondo de participaciones. 6 Realizar traspasos presupuestales Actividades especiales u ocasionales: 7 Integración de los estados financieros para su remisión ante la Auditoria Superior del Estado de Puebla 8 Participar en la elaboración de la Cuenta Pública Municipal Auxiliar al o la Titular para la contestación de observaciones emitidas por las autoridades de fiscalización en materia del fondo de Recursos Propios, Apoyar al Jefe de Departamento en reportes específicos del SCGII y desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia y las que le asigne el o la Titular del Departamento. Relaciones Internas Relaciones Externas Titulares y personal de las Dependencias Municipales No aplica 61

62 Nombre del puesto: Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: Funciones principales: Actividades especiales u ocasionales: El o la Auxiliar Administrativo (Transferencias e Impuestos) Código: TM-UC-008 Dar seguimiento y establecer el control de retenciones derivadas de impuestos sobre nómina, arrendamientos y servicios así como el control y compilación de la información comprobatoria y justificativa del gasto en la partida de transferencias (DIF, CERESO y Juntas Auxiliares). TESORERIA Confianza Titular de Contabilidad No aplica Elaborar la Declaración Informativa de Retenciones de ISR por honorarios y arrendamiento del Ayuntamiento. Dar seguimiento y establecer el control de retenciones derivadas de nómina por fondo. Coadyuvar con el Titular del Departamento para efectuar y revisar los pagos de retenciones de ISR y enteros del 3% sobre nóminas en base a los reportes remitidos por la Dirección de Recursos Humanos y conciliados con los registros contables. Auxiliar para la contestación a los requerimientos por parte de las Autoridades Fiscales Dar seguimiento y llevar el control del rubro especifico en la comprobación del DIF Municipal Dar seguimiento y llevar el control del rubro especifico en la comprobación del CERESO Dar seguimiento y llevar el control del rubro especifico en la comprobación del Juntas Auxiliares. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia y las que le asigne el o la Titular del Departamento Relaciones Internas Relaciones Externas Titulares y personal de las Dependencias Municipales No aplica 62

63 CATALOGO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS No. Servicios internos 1 Proporcionar información a la Unidad de Transparencia, Contraloría y Planeación MODELO DE PROCESOS INSUMOS PROCESOS INTERNOS DEL ÁREA RESULTADOS Documentación comprobatoria y justificativa del gasto Presentación de Estados Financieros 4 PRESENTAR 3 1 COORDINAR 2 Métodos y mecanismos para el registro contable 1.- Emisión de Estados Financieros confiables 2.- Control y transparencia del ejercicio Presupuestal 3.- Cumplir con las obligaciones fiscales VERIFICAR EJECUTAR Análisis de la balanza de comprobación Captura de las pólizas de Ingresos Egresos y Diario 63

64 POLITICAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD ORGANICA 1.- Realizar registros contables con base acumulativa de acuerdo a las normas de información financiera y postulados básicos de contabilidad. 2.- Efectuar conciliaciones de los saldos contables con los estados de cuenta bancarios. 3.- Realizar los enteros y pagos de los impuestos tanto federales como estatales. 4.- Emisión de Estados Financieros confiables oportunos y comparables. 5.- Mantener un archivo documental de la información generada por el H. Ayuntamiento. 64

65 LISTADO GENERAL DE LOS PROCEDIMIENTOS Proceso Procedimiento Código Captura de los Ingresos en el Sistema Contable Gubernamental Recepción de documentación emitida por el área de adquisiciones Captura de las pólizas cheque en el Sistema Contable Gubernamental Entero de Impuestos Conciliaciones Bancarias Emisión de Estados Financieros Revisar el oficio donde desglosa los ingresos obtenidos en caja del H. Ayuntamiento, cotejar con los reportes emitidos por el sistema de cobro y capturar los ingresos de acuerdo a la clasificación del rubro de ingresos y conciliar con los depósitos realizados en el banco. Revisar que la documentación comprobatoria y justificativa del gasto proporcionada por el Área de Adquisiciones contengan los requisitos necesarios de acuerdo a las leyes y normas aplicables al ejercicio del gasto público para enviar a la Unidad de Egresos la documentación para la emisión del cheque y/o crear los pasivos en el Sistema Contable Gubernamental. Recepcionar la documentación de los cheques emitidos por la Tesorería y de acuerdo al clasificador por objeto del gasto proporcionarle la partida presupuestal y/o cancelar pasivos y/o deudores despues capturarlo en el sistema contable Gubernamental, cuando no cuenta con suficiencia presupuestal se realizan los traspasos presupuestales correspondientes, y la póliza se envía al Auxiliar de Archivo para su custodia. Realizar el cálculo de los Impuestos, se envia al área de Egresos para el pago respectivo Conciliar los registros contables con los estados de cuenta emitidos por banco, llenar el formato de conciliación bancaria como parte de la Presentación de Estados Financieros se pasa a firma con el Presidente y Tesorera Revisión de la Balanza de comprobación y análisis de saldos contables, se efectúa el cierre contable del mes correspondiente para imprimir los Estados Financieros y proporcionarlos a Tesorería, que los presenta ante cabildo para su aprobación. PRO-UC-001 PRO-UC-002 PRO-UC-003 PRO-UC-004 PRO-UC-005 PRO-UC-006 Entrega de Estados Financieros Ante la Auditoria Superior del Estado de Puebla Se recopila los Estados Financieros aprobados para recabar las firmas correspondientes, copia certificada del acta de cabildo, copia de las conciliaciones bancarias y constancia del auditor externo y se elabora un expediente. se realiza el oficio de Remisión de Estados Financieros y se entrega en la Auditoria Superior del Estado de Puebla. PRO-UC

66 DESCRIPCION NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS Proceso:Captura de los Ingresos en el Sistema Contable Gubernamental Procedimiento: Revisar el oficio donde desglosa los ingresos obtenidos en caja del H. Ayuntamiento, cotejar con los reportes emitidos por el sistema de cobro y capturar los ingresos de acuerdo a la clasificación del rubro de ingresos y conciliar con los depósitos realizados en el banco. Hoja:1/1 Código: PRO-UC-001 Objetivo y alcance del Procedimiento: Realizar los registros contables con base acumulativa y en apego a la Ley de Ingresos del Municipio, en sus respectivos registros de diario, mayor, inventarios y balances contribuyendo a la rendición de cuentas y transparencia. Dependencia responsable del Procedimiento: Unidad de Contabilidad Políticas del Procedimiento: 1.- La Unidad de Contabilidad debe cotejar el desglose de los ingresos obtenidos en la caja general del H. Ayuntamiento con los oficios remitidos por la Dirección de Ingresos. 2.- La Dirección de Ingresos resguardara la documentación comprobatoria de los ingresos como los recibos, las autorizaciones de descuentos, y la emisión de las facturas electrónicas que comprueban la recepción de los ingresos. 3.- La Unidad de Contabilidad realizara los registros contables en el Sistema Contable Gubernamental, de acuerdo al desglose proporcionado por el sistema de recaudación del Municipio. 4.- La Unidad de Contabilidad resguardara las pólizas generadas por el Sistema Contable Gubernamental en recopiladores conteniendo los oficios emitidos por los responsables de Caja y/o la Dirección de Ingresos, los reportes así como las fichas de depósito originales. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Procesamiento 100% de la documentación Documentos de Referencia : Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Revisar el oficio donde desglosa los ingresos obtenidos en caja del H. Ayuntamiento Auxiliar administrativo (registro de ingresos) 20 M 2 Cotejar los reportes emitidos por el sistema de cobro Auxiliar administrativo (registro de ingresos) 20 M 3 Capturar los ingresos en el sistema contable gubernamental Auxiliar administrativo (registro de ingresos) 1 D 4 Conciliar los depósitos en el banco con los registros contables Auxiliar administrativo (registro de ingresos) 20 M 5 Impresión y archivar la póliza contable Auxiliar administrativo (registro de ingresos) 20 M Póliza Contable de Ingreso Tiempo total D 1 M 80 H D: días, H: horas, M: minutos 66

67 Proceso: Recepción de documentación emitida por el área de adquisiciones Hoja: 1/1 Procedimiento: Revisar que la documentación comprobatoria y justificativa del gasto proporcionadas por el Área de Adquisiciones contengan los requisitos necesarios de acuerdo a las leyes y normas aplicables al ejercicio del gasto público para enviar a la Unidad de Egresos la documentación para la emisión del cheque y/o crear los pasivos en el Sistema Contable Gubernamental. Código: PRO-UC-002 Objetivo y alcance del Procedimiento: Realizar los registros contables con base acumulativa y en apego a postulados básicos de contabilidad gubernamental armonizados, con la documentación comprobatoria y justificativa. Dependencia responsable del Procedimiento: Unidad de Contabilidad Políticas del Procedimiento: 1.- La Unidad de Contabilidad recibe la documentación comprobatoria y justificativa de los gastos generados por el H. Ayuntamiento a través del área de adquisiciones. 2.- La Unidad de Contabilidad revisa que la documentación contenga la orden de pago, factura, requisición, testigos fotográficos y la justificación del egreso. 3.- El área de adquisiciones deberárecabar toda la información que hiciera falta. 4.- La Unidad de Contabilidad debe entregar la documentación al área de egresos una vez que cumpla con los requisitos para generar el pago o crear el pasivo correspondiente. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Procesamiento 100% de la documentación. Documentos de Referencia : Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Recibir la documentación comprobatoria de los gastos generados Auxiliar administrativo (recursos propios) 10 M 2 Revisar que la documentación contenga los formatos necesarios para su pago o creación de pasivos. Titular del área 4 H 3 Devolver al área de adquisiciones la documentación que se deba complementar Titular del área 20 M 4 Enviar al área de egresos la documentación para generar el pago o la Unidad de contabilidad debe generar la póliza contable del pasivo. Auxiliar administrativo (recursos propios) 4 H Cheque y/o póliza diario Tiempo total D M 30 H 8 D: días, H: horas, M: minutos 67

68 Proceso: Captura de las pólizas cheque en el Sistema Contable Gubernamental. Hoja: 1/1 Procedimiento:Recepcionar la documentación de los cheques emitidos por la Tesorería y de acuerdo al clasificador por objeto del gasto proporcionarle la partida presupuestal y/o cancelar pasivos y/o deudores después capturarlo en el sistema contable Gubernamental, cuando no cuenta con suficiencia presupuestal se realizan los traspasos presupuestales correspondientes, y la póliza se envía al Auxiliar de Archivo para su custodia. Código:PRO-UC-003 Objetivo y alcance del Procedimiento: Realizar los registros contables con base acumulativa y en apego a postulados básicos de contabilidad gubernamental armonizados en sus respectivos registros de diario, mayor, inventarios y balances contribuyendo a la rendición de cuentas y transparencia. Dependencia responsable del Procedimiento: Unidad de Contabilidad Políticas del Procedimiento: 1.- La Unidad de Contabilidad recibe la documentación comprobatoria y justificativa de las pólizas cheque proporcionados por el área de egresos. 2.- La Unidad de Contabilidad clasifica el gasto y lo captura en el sistema contable gubernamental. 3.- La Unidad de Contabilidad revisa si el gasto no cuenta con suficiencia presupuestal se realiza la adecuación al presupuesto. 4.- La Unidad de Contabilidad archiva la póliza contable con la documentación comprobatoria que contenga el gasto. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Procesamiento 100% de la documentación Documentos de Referencia : No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 2 Recibir las pólizas de los cheques pagados entregadas por el área de Tesorería con la documentación comprobatoria que contenga. Conforme al clasificador por objeto del gasto se contabiliza y captura en el sistema contable gubernamental 3 Se imprime la póliza 4 Revisión de la captura y archivar las pólizas cheque con la documentación que contenga en recopiladores. Auxiliar administrativo (recursos propios, participaciones) Auxiliar contable y administrativo (fondos federales) Auxiliar administrativo (recursos propios, participaciones) Auxiliar contable y administrativo (fondos federales), Titular de área. Auxiliar administrativo (recursos propios, participaciones) Auxiliar contable y administrativo (fondos federales) Auxiliar administrativo (Archivo) 10 M 1 D 10 M 4 H Póliza cheque y/o póliza diario en recopiladores Tiempo total D 1 M 20 H 4 D: días, H: horas, M: minutos 68

69 Proceso: Entero de Impuestos Hoja: 1/1 Procedimiento:Realizar el cálculo de los Impuestos, se envía al área de Egresos para el pago respectivo. Código:PRO-UC-004 Objetivo y alcance del Procedimiento: Realizar los enteros de los impuestos para no generar recargos o multas y cumplir con un expediente tributario en orden. Dependencia responsable del Procedimiento: Unidad de Contabilidad Políticas del Procedimiento: 1.- La Unidad de Contabilidad concilia los registros contables con la documentación comprobatoria que contenga las retenciones de impuestos. 2.- La Unidad de Contabilidad realiza hojas de trabajo para el entero de los impuestos estatales y federales. 3.- La Unidad de Contabilidad envía las hojas de trabajo al área de egresos para el pago correspondiente. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Procesamiento 100% de la documentación Documentos de Referencia : Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Conciliar los registros con la documentación donde se retiene los impuestos Auxiliar administrativo (transferencias e impuestos) y Titular de área 30 M 2 Realiza hojas de trabajo Auxiliar administrativo (transferencias e impuestos) y Titular de área 5 H 3 Se envía hojas de trabajo al área de egresos para realizar el pago correspondiente. Auxiliar administrativo (transferencias e impuestos) 20 M Declaración de impuestos mensual Tiempo total D M 50 H 5 D: días, H: horas, M: minutos 69

70 Proceso: Conciliaciones Bancarias Hoja: 1/1 Procedimiento: Conciliar los registros contables con los estados de cuenta emitidos por banco, llenar el formato de conciliación bancaria como parte de la Presentación de Estados Financieros se pasa a firma con el Presidente y Tesorera. Código:PRO-UC-005 Objetivo y alcance del Procedimiento: Conciliar los saldos bancarios con el registro contable para que la información sea veraz y confiable en la presentación de estados financieros. Dependencia responsable del Procedimiento: Unidad de Contabilidad Políticas del Procedimiento: 1.- La Unidad de Contabilidad concilia los registros contables con los movimientos diarios del estado de cuenta bancario. 2.- La Unidad de Contabilidad realiza las correcciones necesarias en la captura de las pólizas. 3.- La Unidad de Contabilidad adjunta las conciliaciones bancarias en la presentación de los estados financieros. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Procesamiento 100% de la documentación Documentos de Referencia : Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Conciliar los registros contables con el estado de cuenta bancario Auxiliar administrativo (recursos propios, participaciones) Auxiliar contable y administrativo (fondos federales), Titular de área. 1 D 2 Realizar las correcciones necesarias en los registros contables Auxiliar administrativo (recursos propios, participaciones) Auxiliar contable y administrativo (fondos federales), Titular de área. 5 H 3 Se llena e imprime el formato de conciliación para recabar las firmas correspondientes Auxiliar administrativo (recursos propios, participaciones) Auxiliar contable y administrativo (fondos federales), Titular de área. 5 H Conciliación bancaria Tiempo total D 1 M H 10 D: días, H: horas, M: minutos 70

71 Proceso: Emisión de Estados Financieros Hoja: 1/1 Procedimiento: Revisión de la Balanza de comprobación y análisis de saldos contables, se efectúa el cierre contable del mes correspondiente para imprimir los Estados Financieros y proporcionarlos a Tesorería, que los presenta ante cabildo para su aprobación. Código:PRO-UC-006 Objetivo y alcance del Procedimiento: Cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgánica Municipal de presentar estados financieros ante el cabildo para su aprobación y remisión a la auditoría Superior del Estado de Puebla. Dependencia responsable del Procedimiento: Tesorería Municipal a través de la Unidad de Contabilidad Políticas del Procedimiento:1.- La Unidad de Contabilidad Verifica y revisa la balanza de comprobación.2.- La Unidad de Contabilidad revisa que los estados financieros contengan la información correcta de acuerdo a la documentación proporcionada por las diferentes áreas.3.- La Unidad de Contabilidad proporciona los estados financieros a la tesorería para su revisión.4.- La Unidad de Contabilidad genera e imprime los estados financieros. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Estados financieros presentados. Documentos de Referencia: Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Se revisa la balanza de comprobación y analiza los saldos contables Titular del área 1 D 2 Se envía a la tesorería para su revisión y visto bueno Auxiliar administrativo (participaciones) 20 M 3 Se generan e imprimen los estados financieros para la presentación ante la Comisión de Hacienda Titular del área 1 H Oficio de presentación de estados financieros Tiempo total D 1 M 20 H 1 D: días, H: horas, M: minutos 71

72 Proceso: Entrega de Estados Financieros Ante la Auditoria Superior del Estado de Puebla Hoja: 1/1 Procedimiento: Se recopila los Estados Financieros aprobados para recabar las firmas correspondientes, copia certificada del acta de cabildo, copia de las conciliaciones bancarias y constancia del auditor externo y se elabora un expediente. se realiza el oficio de Remisión de Estados Financieros y se entrega en la Auditoria Superior del Estado de Puebla. Código: PRO-UC-007 Objetivo y alcance del Procedimiento: Cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgánica Municipal y la Ley de fiscalización y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla, de remitir estados financieros ante la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Dependencia responsable del Procedimiento: Tesorería Municipal a través de la Unidad de Contabilidad Políticas del Procedimiento: 1.- La Unidad de Contabilidad recopila los estados financieros aprobados por el cabildo, las conciliaciones bancarias, el acta de cabildo y la constancia del auditor externo. 2.- La Unidad de Contabilidad realiza un expediente con los documentos recabados. 3.- La Unidad de Contabilidad emite el oficio de remisión de estados financieros a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. 4.- La Unidad de Contabilidad entrega los estados financieros ante la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Estados financieros presentados Documentos de Referencia : Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Se recopila la información que complementa los estados financieros Auxiliar administrativo (participaciones) 4 H 2 Se realiza el oficio de remisión de estados financieros Titular del área 20 M 3 Se entrega en las oficinas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla los Estados Financieros mensualmente Titular del área 4 H Recibo de estados financieros Tiempo total D M 20 H 8 D: días, H: horas, M: minutos 72

73 DIAGRAMA DE FLUJO Proceso: Captura de los Ingresos en el Sistema Contable Gubernamental Procedimiento:Revisar el oficio donde desglosa los ingresos obtenidos en caja del H. Ayuntamiento, cotejar con los reportes emitidos por el sistema de cobro y capturar los ingresos de acuerdo a la clasificación del rubro de ingresos y conciliar con los depósitos realizados en el banco. Hoja: Código: PRO-UC-001 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Oficio de corte de caja de ingresos y reporte de ingresos Cotejar los reportes sistema de cobro con el oficio Capturar los ingresos en el sistema contable gubernamental Conciliar los depósitos en el banco con los registros contables Impresión y archivar la póliza contable Póliza Contable de Ingreso 73

74 Proceso: Recepción de documentación emitida por el área de adquisiciones Procedimiento:Revisar que la documentación comprobatoria y justificativa del gasto proporcionadas por el Área de Adquisiciones contengan los requisitos necesarios de acuerdo a las leyes y normas aplicables al ejercicio del gasto público para enviar a la Unidad de Egresos la documentación para la emisión del cheque y/o crear los pasivos en el Sistema Contable Gubernamental. Hoja: Código: PRO-UC-002 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Documentación comprobatoria de los gastos generados Revisar que la documentación contenga los formatos necesarios para su pago o creación de pasivos. Devolver al área de adquisiciones la documentación que se deba complementar Enviar al área de egresos la documentación para generar el pago o la Unidad de contabilidad debe generar la póliza contable del pasivo. Cheque y/o póliza diario 74

75 Proceso: Captura de las pólizas cheque en el Sistema Contable Gubernamental Procedimiento:Recepcionar la documentación de los cheques emitidos por la Tesorería y de acuerdo al clasificador por objeto del gasto proporcionarle la partida presupuestal y/o cancelar pasivos y/o deudores después capturarlo en el sistema contable Gubernamental, cuando no cuenta con suficiencia presupuestal se realizan los traspasos presupuestales correspondientes, y la póliza se envía al Auxiliar de Archivo para su custodia. Hoja: Código: PRO-UC-003 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Pólizas de los cheques pagados entregadas por el área de Tesorería con la documentación comprobatoria que contenga. Conforme al clasificador por objeto del gasto se contabiliza y captura en el sistema contable gubernamental Se imprime la póliza Revisión de la captura y archivar las pólizas cheque con la documentación que contenga en recopiladores. Póliza cheque y/o póliza diario en recopiladores 75

76 Proceso: Entero de Impuestos Hoja: Procedimiento:Realizar el cálculo de los Impuestos, se envía al área de Egresos para el pago respectivo Código: PRO-UC-004 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Documentación donde se retiene los impuestos Conciliar los registros con la documentación donde se retiene los impuestos Realizar hojas de trabajo Se envía hojas de trabajo al área de egresos para realizar el pago correspondiente. Declaración de impuestos mensual 76

77 Proceso: Conciliaciones Bancarias Procedimiento:Conciliar los registros contables con los estados de cuenta emitidos por banco, llenar el formato de conciliación bancaria como parte de la Presentación de Estados Financieros se pasa a firma con el Presidente y Tesorera Hoja: Código: PRO-UC-005 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Estados de Cuenta Bancarios mensuales Conciliar los registros contables con el estado de cuenta bancario Realizar las correcciones necesarias en los registros contables Se llena e imprime el formato de conciliación para recabar las firmas correspondientes Conciliación bancaria 77

78 Proceso: Emisión de Estados Financieros Procedimiento:Revisión de la Balanza de comprobación y análisis de saldos contables, se efectúa el cierre contable del mes correspondiente para imprimir los Estados Financieros y proporcionarlos a Tesorería, que los presenta ante cabildo para su aprobación. Hoja: Código: PRO-UC-006 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Balanza de comprobación y Estados financieros No Definitivos Se revisa la balanza de comprobación y analiza los saldos contables Se envía a la tesorería para su revisión y visto bueno Se generan e imprimen los estados financieros para la presentación ante la Comisión de Hacienda Oficio de presentación de estados financieros 78

79 Proceso: Entrega de Estados Financieros Ante la Auditoria Superior del Estado de Puebla Procedimiento:Se recopila los Estados Financieros aprobados para recabar las firmas correspondientes, copia certificada del acta de cabildo, copia de las conciliaciones bancarias y constancia del auditor externo y se elabora un expediente. Se realiza el oficio de Remisión de Estados Financieros y se entrega en la Auditoria Superior del Estado de Puebla. Hoja: Código: PRO-UC-007 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Estados Financieros aprobados y firmados, conciliaciones bancarias, constancia del auditor y copia certificada del acuerdo de cabildo Se recopila la información que complementa los estados financieros Se realiza el oficio de remisión de estados financieros Se entrega en las oficinas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla los Estados Financieros mensualmente Recibo de estados financieros 79

80 FORMATOS Nombre del formato CLAVE del formato Nombre del procedimiento en que se utiliza Póliza Contable de Ingreso PCI PRO-UC-001 Póliza Contable de Diario PCD PRO-UC-002 Póliza Contable de Egreso PCE PRO-UC-003 Conciliación Bancaria CB PRO-UC-005 Estados Financieros EF PRO-UC

81 Póliza Contable de Ingreso Póliza Contable de Diario 81

82 Póliza Contable de Egreso Conciliación Bancaria 82

83 Estados Financieros 83

84 1.5PATRIMONIO ESTRUCTURA ORGÁNICA No Unidad Administrativa Objetivo de la Unidad Administrativa 1 Titular Patrimonio Municipal Coordinar y gestionar el registro, inventarios, catalogo y resguardo de Bienes muebles e inmuebles propiedad del municipio 2 Coordinador de Patrimonio Municipal Coordinar la revisión física de los bienes así como la elaboración de resguardos, generar altas bajas de bienes muebles. 3 Secretaria 4 Encargado de Parque Vehicular Recepción, registro, contestación y generación de archivo de documentación en la unidad administrativa, así como auxiliar en las labores propias de la unidad administrativa Mantener el parque automotor en condiciones. 5 Encargado de Expediente de Parque Vehicular Encargado de tareas administrativas del parque automotor. 6 Auxiliar Administrativo 7 Auxiliar Inventarios Realizar actividades administrativas archivar, generar documentaciónasí como auxiliar en las labores propias de la unidad administrativa Realizar inventarios a las diferente unidades administrativas del ayuntamiento, así como apoyo a las diferentes actividades administrativas 84

85 ORGANIGRAMA TITULAR DE PATRIMONIO MUNICIPAL SECRETARIA COORDINADOR DE PATRIMONIO MUNICIPAL ENCARGADO DE PARQUE VEHICULAR AUXILLIAR ADMINISTRATIVO AUXILIAR DE INVENTARIOS ENCARGADO DE EXPEDIENTES DE PARQUE VEHICULAR ESTUDIOS, PROYECTOS Y PROGRAMAS No. 1 2 Programa, Estudios o Proyectos Identificación de bienes con etiquetas que incluyan un código de barras 2d Elevar la vida útil de parque automotor Objetivo Coordinar la identificación de los bienes y la implementación de una etiqueta con código de barras 2D o 3D Prestar atención en servicios carentes del parque automotor. Metas La revisión será mediante un lector de código de barras Evitar en lo posible prestar mantenimientos correctivos al parque automotor, que dejan sin vehículo al área en que prestan servicio. Frecuencia de aplicación. Permanente Permanente Indicador de medición Revisión Anual del 100% de bienes debidamente identificados Revisión semestral de posibles ingresos a mantenimientos correctivos. 85

86 DESCRIPCION DE PUESTOS Área Nombre del puesto Número de puestos Tipo de puestos C B Jornada diaria en horas Titular de la Unidad de Planeación Coordinador Secretaria Titular de unidad de Planeación Encargado de Parque Vehicular Encargado de Expedientes Parque Vehicular Auxiliar Administrativo Auxiliar de Inventarios TOTAL C:CONFIANZA B: BASE 86

87 Nombre del puesto: Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Titular de Patrimonio Municipal Código: DPM-001 Coordinar y gestionar el registro, inventarios, catalogo y resguardo de Bienes Patrimonio Municipal Confianza Tesorera Municipal Puestos que le reportan: Coordinador, Secretaria, Auxiliares Funciones principales: Coordinar y gestionar el registro, inventario, catalogo y resguardo de Bienes propiedad del municipio. 2. Coordinar y gestionar visitas en las diferentes áreas Actividades especiales u ocasionales: 3 3. Coordinar y gestionar bajas de bienes muebles Tramites antes SFA(Pago de Control Vehicular, Emplacamiento etc.) Relaciones Internas Relaciones Externas Tiutulares y personal de las Dependencias Municipales Nombre del puesto: Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Coordinador de Patrimonio Municipal Código: DPM-002 Coordinar la revisión física de los bienes así como la elaboración de resguardos, generar altas bajas de bienes muebles. Patrimonio Municipal Base Titular de Patrimonio Municipal Puestos que le reportan: Funciones principales: Auxiliar Inventarios, Auxiliar Administrativo 1 Coordinar y visitar las diversas unidades administrativas para levantamiento físico de bienes muebles 2 Generar altas mediante el Sistema Contable Gubernamental 3 Coordinar y gestionar bajas de bienes muebles 4 Generar expediente de propuesta de bienes para baja 5 Generar y coordinar la generación de resguardos de bienes muebles 87

88 Actividades especiales u ocasionales: Relaciones Internas Tiutulares y personal de las Dependencias Municipales 6 Generar y coordinar la generación de etiquetas de bienes muebles Tramites antes SFA(Pago de Control Vehicular, Emplacamiento etc.) Relaciones Externas Nombre del puesto: Secretaria Código: DPM-003 Misión del puesto: Recepción, registro, contestación y generación de archivo de documentación en la unidad administrativa Dependencia: Patrimonio Municipal Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: Base Titular Patrimonio Auxiliares administrativos Funciones principales: Actividades especiales u ocasionales: Relaciones Internas Tiutulares y personal de las Dependencias Municipales 1 Recepción registro, contestación y generación de archivo de documentación en la unidad administrativa 2 Apoyo en la visita de diversas unidades administrativas 3 Elaborar inventario, catalogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles propiedad del H. Ayuntamiento Relaciones Externas Nombre del puesto: Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: Encargado parque vehicular Código: DPM-006 Mantener el parque automotor en condiciones funcionales. Patrimonio Municipal confianza titular patrimonio Adjunto area de control vehicular Funciones principales: 1 Elaborar el registro,bitacoras y resguardo de bienes automotores propiedad del h. ayuntamiento 88

89 Actividades especiales u ocasionales: Relaciones Internas Tiutulares y personal de las Dependencias Municipales 2 Generar y coordinar la generación de resguardos de bienes automotores 3 Generar y coordinar el ingreso a talleres según requieran atencion los bienes automotores 4 Indagar el estado que guardan los bienes automotores periodicamente 5 Verificar que las reparaciones sean las adecuadas y/o en el tiempo requerido 6 Realizacion de bitacorafotografica semestral Relaciones Externas Nombre del puesto: Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Encargado de expedientes parque vehicular Código: DPM-007 Apoyo en la realización de los resguardos, así como también apoyo en el papeleo del area de control vehiuclar Patrimonio Municipal Base Puesto al que reporta: Area de control vehicular Puestos que le reportan: Funciones principales: 1 Elaborar el registro, polizas de seguro y resguardo de bienes automotores propiedad del h. ayuntamiento 2 Indagar sobre posibles fallas en el area de vehiculos Diesel Actividades especiales u ocasionales: 3 Apoyo en las diferentes actividades administrativas 4 Relaciones Internas Tiutulares y personal de las Dependencias Municipales Verificar que reparaciones a vehiculos automotores diesel sean las correctas en tiempo y forma 5 Control de bitacorafotografica semestral 6 Reporte de bitacorafotografica semestral Relaciones Externas 89

90 Nombre del puesto: Auxiliar administrativo Código: DPM-004 Misión del puesto: Realizar inventarios, a las juntas auxiliares y a las diferente dependencias del ayuntamiento internas y externas Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Patrimonio Municipal Base Coordinador Patrimonio Puestos que le reportan: Funciones principales: Actividades especiales u ocasionales: 1 Recepción, registro y archivo de documentos recibidos en la unidad administrativa. 2 Apoyo en la visita de las diversas unidades administrativas. 3 Relaciones Internas Tiutulares y personal de las Dependencias Municipales Elaborar inventario catalogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles propiedad del H. ayuntamiento. Relaciones Externas Nombre del puesto: Auxiliar de Inventarios Código: DPM-005 Misión del puesto: Dependencia: Tipo de Plaza: Puesto al que reporta: Apoyo en la realización de los inventarios, así como también apoyo en el papeleo del departamento de patrimonio municipal Patrimonio Municipal Base Coordinador Patrimonio Puestos que le reportan: Funciones principales: 1 Elaborar el registro,inventario, catalogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles propiedad del h. ayuntamiento 2 Visitar de las diversas unidades administrativas de este h. ayuntamiento. Actividades especiales u ocasionales: Relaciones Internas Tiutulares y personal de las Dependencias 3 Apoyo en las diferentes actividades administrativas Relaciones Externas 90

91 Municipales CATALOGO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS No. Servicios internos 1 Resguardo, control, identificación, registro, inventario, catálogo de bienes muebles. 2 Recepción, registro, generación de documentación. 3 Resguardo, control, inventario, catálogo de bienes inmuebles. 1 Resguardo, control, identificación, registro, inventario, catálogo de bienes muebles. 91

92 2 Recepción, registro, generación de documentación. 3 Resguardo, control, inventario, catálogo de bienes inmuebles. 92

93 MODELO DE PROCESOS INSUMOS PROCESOS INTERNOS DEL ÁREA RESULTADOS Mantener el control de los bienes propiedad municipal. Gestionar y responder solicitudes Análisis Valoración de los resultados Administración eficiente Control, orden y transparencia de la gestión Evaluación Planeación Coordinar y plantear problemática Ejecución Ejecución y solución de problemas 93

94 POLITICAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD ORGANICA 1. Unidad Administrativa De Patrimonio es la instancia responsable de mantener el control, registró y, en su caso, etiquetado de los bienes muebles municipales e inmuebles, a través de los procesos de altas, bajas y cambios en el inventario y trámites legales respectivos, estableciendo los criterios a seguir para el resguardo de los mismos. 2. Unidad Administrativa De Patrimonio deberá establecer e implementar los sistemas de control y de consulta que le permitan lograr el máximo de eficiencia en relación al uso y manejo de los bienes muebles e inmuebles. 3. Para llevar a cabo cualquiera de los actos de aplicación será necesario que la Dirección de Patrimonio Municipal justifique ente el ayuntamiento la razón del impedimento o inconveniente para destinar dichos bienes al servicio de las dependencias o entidades de la Administración Municipal. 4. Cuando un trabajador que resguarda un activo este próximo a darse de baja, el Coordinador Administrativo o titular enviara a la Unidad Administrativa De Patrimonio con un mínimo de 24 horas de anticipación el aviso de cambio de resguardante, donde dicho activo pasa a ser resguardado por otra persona (temporal o permanente). 5. Cuando exista una anomalía en la entrega de bienes resguardados por un trabajador próximo a darse de baja, el Coordinador Administrativo es responsable de informar dentro del término de 24 horas hábiles de dicha anomalía a la Unidad Administrativa De Patrimonio y Contraloría Municipal para descartar cualquier violación a la ley de responsabilidades independientemente de la recuperación de patrimonio. 6. Unidad Administrativa De Patrimonio es la responsable de solicitar a la Dirección de Recursos Humanos el descuento del costo de reposición de lo no entregado y procederá al trámite de baja en el inventario. 7. La Dirección de Recursos Humanos es la dependencia responsable de informar a la Unidad Administrativa De Patrimonio las bajas de personal antes de proceder al cálculo de los finiquitos. 8. La Dirección de recursos humanos antes de entregar un finiquito solicitara el Vo.Bo. a la Unidad Administrativa De Patrimonio para validar que dicho trabajador no tenga al momento de baja, bines a su cargo. 9. La Dirección de Patrimonio informará a la Contraloría Municipal de aquellas conductas omisas en el cumplimiento de las disposiciones de este cuerpo normativo, para que se realicen las investigaciones pertinentes y se tomen las medidas pertinentes. 94

95 LISTADO GENERAL DE LOS PROCEDIMIENTOS Proceso Procedimiento Código Resguardo, control, identificación, registro, inventario, catálogo de bienes muebles Recepción, registro, generación de documentación Resguardo, control, inventario, catálogo de bienes inmuebles Coordinar y gestionar visitas en las diferentes unidades administrativas Visita, levantamiento e identificación de bienes muebles Registro, Inventario, catalogo y resguardo de bienes propiedad municipal Coordinar y gestionar bajas de bienes muebles Recepción, registro, generación resguardo de documentación Coordinar y gestionar visitas en los diferentes inmuebles Visita e identificación de bienes inmuebles Registro, Inventario, catalogo y resguardo de bienes inmuebles propiedad municipal DPM/001 DPM/002 DPM/003 DPM/004 DPM/005 DPM/006 DPM/007 DPM/008 Reparación y mantenimiento de bienes automotores Resguardos de bienes automotores. Atención a siniestros. Coordinar y gestionar bajas de bienes inmuebles Recibir por parte de dependencias municipales la requisición, donde se informa brevemente la necesidad del bien automotor. Verificar por medio de un test de manejo si es posible, los daños del vehículo y definir por criterio a que taller se envía dicho bien automotor. Verificar que el criterio de reparación apegado a conocimientos sea el adecuado. Una vez finalizado el trabajo, realizar un test de manejo si así se requiere o informar que se trabaje lo más posible la unidad, para verificar que el trabajo se realizó satisfactoriamente. Entregar la unidad e ingresar a bitácora electrónica el monto de la reparación así como las observaciones del mismo. Se requisan los vehículos a las diversas dependencias para verificar el estado general del vehículo, así como estado de los neumáticos del mismo. En caso de requerir un servicio se envía a la persona que opere dicha unidad a levantar una requisición por el concepto que se le indique. Se contacta con la persona que en ese momento es afectado; se le da el número de póliza en caso de que no lo tenga a la mano y numero de cabina de siniestros de nuestra compañía de seguros. En caso de requerir el apoyo se visita el lugar y de ser necesario se busca el apoyo de seguridad vial según sea el caso. Se finaliza ingresando observaciones a sistema y se genera requisicion por parte de parque vehicular a tesoreria de pago a aseguradora, en los casos que aplique. (cuando somos parte responsable) DPM/009 DPM/CV/001 DPM/CV/002 DPM/CV/003 DPM/CV/004 DPM/CV/005 DPM/CV/006 DPM/CV/007 DPM/CV/008 DPM/CV/009 DPM/CV/010 95

96 DESCRIPCION NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS Proceso:Resguardo, control, identificación, registro, inventario, catálogo de bienes muebles. Procedimiento: Coordinar y gestionar visitas en las diferentes unidades administrativas. Hoja: Código: DPM/P/001 Objetivoy alcance del Procedimiento: Agendar cita a las diferentes unidades administrativas, dicha cita no se interpondrá con las actividades de dicha unidad administrativa. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- El Patrimonio Municipal se constituye por la universalidad de los derechos y acciones de que es titular el Municipio, los cuales pueden valorarse económicamente y se encuentran destinados a la realización de sus fines. Forman parte del Patrimonio Municipal, la Hacienda Pública Municipal, así como aquellos bienes y derechos que por cualquier título le transfieran al Municipio, la Federación, el Estado, los particulares o cualquier otro organismo público o privado. 3.- Patrimonio municipal realizara el registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Cita concertada en común acuerdo Documentos de Referencia: Oficio, memorándum de petición. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Envío de oficio, memorándum o petición de manera económica para visita a la unidad administrativa Titular de Patrimonio 15 M 2 Coordinar y definir personal que visitara la unidad administrativa Titular de Patrimonio 10 M 3 Llegado el día de la cita, enviar en tiempo y forma al personal antes definido. Coordinador Patrimonio 5 M Tiempo total D M 30 H D: días, H: horas, M: minutos 96

97 Proceso:Resguardo, control, identificación, registro, inventario, catálogo de bienes muebles Procedimiento: Visita, levantamiento e identificación de bienes muebles Hoja: Código: DPM/P/002 Objetivoy alcance del Procedimiento: Identificación todos y cada uno de los bienes muebles con los que cuenta cada unidad administrativa Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- El Patrimonio Municipal se constituye por la universalidad de los derechos y acciones de que es titular el Municipio, los cuales pueden valorarse económicamente y se encuentran destinados a la realización de sus fines. Forman parte del Patrimonio Municipal, la Hacienda Pública Municipal, así como aquellos bienes y derechos que por cualquier título le transfieran al Municipio, la Federación, el Estado, los particulares o cualquier otro organismo público o privado. 3.- Patrimonio municipal realizara el registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Identificación mediante etiqueta y generación de resguardo por bien mueble Documentos de Referencia: Identificación mediante etiqueta y generación de resguardo por bien mueble No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Solicitar Inventario impreso Coordinador Patrimonio 5 M 2 Llegar a la cita de la unidad administrativa en tiempo y forma Auxiliares 5 M 3 Identificar el bien y colocar etiqueta así como recolectar datos para resguardo de bienes Auxiliares Variable 4 Entrega del producto de la visita al coordinador para actualización del registro Coordinador Patrimonio 4 H Tiempo total D M 10 H 4 D: días, H: horas, M: minutos 97

98 Proceso:Resguardo, control, identificación, registro, inventario, catálogo de bienes muebles Procedimiento: Registro, Inventario, catalogo y resguardo de bienes propiedad municipal Hoja: Código: DPM/P/003 Objetivoy alcance del Procedimiento: Actualización de inventario, registro de cambio de estado de bienes, generación de resguardos individuales Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- El Patrimonio Municipal se constituye por la universalidad de los derechos y acciones de que es titular el Municipio, los cuales pueden valorarse económicamente y se encuentran destinados a la realización de sus fines. Forman parte del Patrimonio Municipal, la Hacienda Pública Municipal, así como aquellos bienes y derechos que por cualquier título le transfieran al Municipio, la Federación, el Estado, los particulares o cualquier otro organismo público o privado. 3.- Patrimonio municipal realizara el registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Entrega de inventario con resguardos de bienes Documentos de Referencia: Resguardo individual de bienes muebles e inventario impreso del SCGII No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Modificar cambios en los registros de bienes muebles (color, mal estado, buen estado) Coordinador Patrimonio 3 H 2 Generar resguardos con el reporte actualizado generado por el SCGII Auxiliares Variable Inventario SCGII 3 Se envía a la unidad administrativa correspondiente para su revisión y firma del resguardante Auxiliares Variable 4 Se le entrega al titular de patrimonio para su firma Coordinador Patrimonio 2 H 5 Se sacan copias de inventario y resguardos Auxiliares 30 M 6 Se entrega inventario completo y actualizado mediante oficio o memorándum debidamente firmado y sellado por las partes interesadas Titular Patrimonio 1 H Tiempo total D M 30 H 6 D: días, H: horas, M: minutos 98

99 Proceso:Resguardo, control, identificación, registro, inventario, catálogo de bienes muebles Hoja: Procedimiento: Coordinar y gestionar bajas de bienes muebles Objetivoy alcance del Procedimiento: Actualización de inventario y depuración de objetos obsoletos o inservibles Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Código: DPM/P/004 Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- El Patrimonio Municipal se constituye por la universalidad de los derechos y acciones de que es titular el Municipio, los cuales pueden valorarse económicamente y se encuentran destinados a la realización de sus fines. Forman parte del Patrimonio Municipal, la Hacienda Pública Municipal, así como aquellos bienes y derechos que por cualquier título le transfieran al Municipio, la Federación, el Estado, los particulares o cualquier otro organismo público o privado. 3.- Patrimonio municipal realizara el registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Aprobación de baja mediante cabildo Documentos de Referencia: Acta de cabildo con aprobación de baja de bienes No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Recepción de Oficio solicitando la baja del o los bienes Secretaria 5 min 2 Inspección física del bien, donde se determine si se puede reubicar o es desecho simplemente Coordinador Patrimonio 1 hora 3 Adjuntar oficio, fotografía y dictamen a paquete (bimestral, trimestral, semestral o anual) Auxiliares Variable 4 Generar Reporte de propuesta de bienes para baja con archivo anteriormente recibido Coordinador Patrimonio 1 día Reporte de bajas por SCGII 5 Enviar reporte y archivo a contraloría para la valoración, lo anterior mediante oficio. Auxiliares 15 días 6 Recibir valoración y visto bueno de contraloría, que tendrá q ser enviado a la Regiduría de Patrimonio para que sea sometido a Cabildo Auxiliares 15 días 7 Una vez sometido a cabildo y aprobado, solicitar acta de cabildo para desincorporar del Sistema Contable Gubernamental Coordinador 2 días Acta de Cabildo 8 Imprimir reporte de bajas y enviar copia certificada de acta de cabildo a contabilidad para que sea desincorporado de igual forma Coordinador 15 días Acta de Cabildo, reporte SCGII Tiempo total D 48 M 5 H 1 D: días, H: horas, M: minutos 99

100 Proceso:Recepción registro, contestación y generación de archivo de documentación en la unidad administrativa Procedimiento: Recepción registro, contestación y generación de archivo de documentación en la unidad administrativa Hoja: Código: DPM/P/005 Objetivoy alcance del Procedimiento: Mantener el archivo de la unidad administrativa en orden. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- El Patrimonio Municipal se constituye por la universalidad de los derechos y acciones de que es titular el Municipio, los cuales pueden valorarse económicamente y se encuentran destinados a la realización de sus fines. Forman parte del Patrimonio Municipal, la Hacienda Pública Municipal, así como aquellos bienes y derechos que por cualquier título le transfieran al Municipio, la Federación, el Estado, los particulares o cualquier otro organismo público o privado. 3.- Patrimonio municipal realizara el registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Documentos debidamente ordenados y archivados en tiempo y forma Documentos de Referencia: No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Recibir documentación entrante con fecha y hora de recibido Secretaria inmediato 2 Entregar al titular para su revisión Titular de patrimonio inmediata 3 Una vez hecha la revisión por el titular se contesta o se le da el seguimiento correspondiente en base a lo que se pide, mediante memorándum, oficio, o vale de salida Titular de patrimonio y secretaria 1 hora Oficio, memorándum vale de salida 4 Hecha la contestación o tramite que piden se archiva de acuerdo a la unidad administrativa, fecha y hora Secretaria y auxiliar 15 minutos Reporte de bajas por SCGII Tiempo total D M 15 H 1 D: días, H: horas, M: minutos 100

101 Proceso:Resguardo, control, inventario, catálogo de bienes inmueble Hoja: Procedimiento: Coordinar y gestionar visitas en los diferentes inmuebles Código: DPM/P/006 Objetivoy alcance del Procedimiento: Agendar visita a los diferentes inmuebles. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- El Patrimonio Municipal se constituye por la universalidad de los derechos y acciones de que es titular el Municipio, los cuales pueden valorarse económicamente y se encuentran destinados a la realización de sus fines. Forman parte del Patrimonio Municipal, la Hacienda Pública Municipal, así como aquellos bienes y derechos que por cualquier título le transfieran al Municipio, la Federación, el Estado, los particulares o cualquier otro organismo público o privado. 3.- Patrimonio municipal realizara el registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Cita concertada en común acuerdo Documentos de Referencia: Oficio, memorándum de petición. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Envío de oficio, memorándum o petición de manera económica para visita al bien Titular de Patrimonio 15 M 2 Coordinar y definir personal que visitara el inmueble Titular de Patrimonio 10 M 3 Llegado el día de la cita, enviar en tiempo y forma al personal antes definido. Coordinador Patrimonio 5 M Tiempo total D M 30 H 1 D: días, H: horas, M: minutos 101

102 Proceso:Resguardo, control, inventario, catálogo de bienes inmuebles Hoja: Procedimiento: Visita, levantamiento e identificación de bienes inmuebles Código: DPM/P/007 Objetivoy alcance del Procedimiento: Identificación todos y cada uno de los bienes muebles con los que cuenta cada unidad administrativa Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- El Patrimonio Municipal se constituye por la universalidad de los derechos y acciones de que es titular el Municipio, los cuales pueden valorarse económicamente y se encuentran destinados a la realización de sus fines. Forman parte del Patrimonio Municipal, la Hacienda Pública Municipal, así como aquellos bienes y derechos que por cualquier título le transfieran al Municipio, la Federación, el Estado, los particulares o cualquier otro organismo público o privado. 3.- Patrimonio municipal realizara el registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Identificación mediante etiqueta y generación de resguardo por bien mueble Documentos de Referencia: Resguardo individual de bien mueble No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Solicitar Archivo fotográfico de la ultima revisión Coordinador Patrimonio 5 M 2 Llegar a la cita de la unidad administrativa en tiempo y forma Auxiliares 5 M 3 Identificar el bien inmuebles y generar álbum fotográfico Auxiliares Variable 4 Entrega del producto de la visita al coordinador para actualización del registro Coordinador Patrimonio 4 H Tiempo total D M 10 H 4 D: días, H: horas, M: minutos 102

103 Proceso:Resguardo, control, inventario, catálogo de bienes inmuebles Hoja: Procedimiento: Registro, Inventario, catalogo y resguardo de bienes propiedad municipal Código: DPM/P/008 Objetivoy alcance del Procedimiento: Actualización de inventario, registro de cambio de estado de los bienes inmuebles, generación de resguardos individuales Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- El Patrimonio Municipal se constituye por la universalidad de los derechos y acciones de que es titular el Municipio, los cuales pueden valorarse económicamente y se encuentran destinados a la realización de sus fines. Forman parte del Patrimonio Municipal, la Hacienda Pública Municipal, así como aquellos bienes y derechos que por cualquier título le transfieran al Municipio, la Federación, el Estado, los particulares o cualquier otro organismo público o privado. 3.- Patrimonio municipal realizara el registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Entrega de inventario con resguardos de bienes Documentos de Referencia: Resguardo individual de bienes muebles e inventario impreso del SCGII No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Modificar cambios en los registros de bienes inmuebles (color, mal estado, buen estado) Coordinador Patrimonio 3 H 2 Generar resguardos con el reporte actualizado generado por el SCGII Auxiliares Variable Inventario SCGII 3 Se envía a la unidad administrativa correspondiente para su revisión y firma del resguardante Auxiliares Variable 4 Se le entrega al titular de patrimonio para su firma Coordinador Patrimonio 2 H 5 Se sacan copias de inventario y resguardos Auxiliares 30 M 6 Se entrega inventario completo y actualizado mediante oficio o memorándum debidamente firmado y sellado por las partes interesadas Titular Patrimonio 1 H Tiempo total D M H 1 D: días, H: horas, M: minutos 103

104 Proceso:Resguardo, control, inventario, catálogo de bienes inmuebles Hoja: Procedimiento: Coordinar y gestionar bajas de bienes inmuebles Código: DPM/P/009 Objetivoy alcance del Procedimiento: Actualización de inventario y depuración de objetos obsoletos o inservibles Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- El Patrimonio Municipal se constituye por la universalidad de los derechos y acciones de que es titular el Municipio, los cuales pueden valorarse económicamente y se encuentran destinados a la realización de sus fines. Forman parte del Patrimonio Municipal, la Hacienda Pública Municipal, así como aquellos bienes y derechos que por cualquier título le transfieran al Municipio, la Federación, el Estado, los particulares o cualquier otro organismo público o privado. 3.- Patrimonio municipal realizara el registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Aprobación de baja mediante cabildo Documentos de Referencia: Acta de cabildo con aprobación de baja de bienes No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Recepción de Oficio y acta de cabildo de la baja del bien inmueble Secretaria 5 Min 2 Baja del sistema contable gubernamental del bien inmueble Coordinador 5 min 3 Generar y enviar reporte de baja de bines inmuebles a la unidad administrativa de Contabilidad. Coordinador 5 min Reporte de bajas por SCGII Tiempo total D M 15 H 1 D: días, H: horas, M: minutos 104

105 Proceso:Reparación y mantenimiento de bienes automotores. Hoja: Procedimiento: Recepción por parte de dependencias municipales la requisición. Código: DPM/CV/001 Objetivoy alcance del Procedimiento: Tener el documento donde se informa brevemente la necesidad del bien automotor, para comenzar a estimar necesidades. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal. Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- El Patrimonio Municipal se constituye por la universalidad de los derechos y acciones de que es titular el Municipio, los cuales pueden valorarse económicamente y se encuentran destinados a la realización de sus fines. 3.- Se requieren las firmas plasmadas en este documento por parte del titular de la dependencia para que tengan conocimiento del estado de su unidad. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Requisición por parte de las dependencias. Documentos de Referencia: Requisición. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Recepción de requisición para ingreso a taller. titular y/o adjunto de control vehicular 5 m Requisición de parque vehicular. 2 Abstraer la idea del problema que presenta la unidad. titular de control vehicular 5 m Tiempo total D M 10 H D: días, H: horas, M: minutos 105

106 Proceso:Reparación y mantenimiento de bienes automotores. Hoja: Procedimiento: Test de manejo para comprobar los daños del vehículo. Código: DPM/CV/002 Objetivoy alcance del Procedimiento: Evaluar el alcance de los daños y definir por criterio a que taller se envía dicho bien automotor. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal. Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- Es requerido ya que generalmente el operador carece de conocimientos básicos de mecánica. 3.- Patrimonio municipal realizara el registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Evaluación por criterios y conocimientos de mecánica general. Documentos de Referencia: Placas fotográficas de la reparación. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Solicitar llaves a operador 2 Inspeccionar brevemente el estado del bien automotor. 3 Ubicar ruta para testear el bien automotor. titular y/o adjunto de control vehicular titular y/o adjunto de control vehicular titular y/o adjunto de control vehicular 5 M 5 M 5 M 4 Realizar diversas pruebas al bien automotor con la finalidad de que presente las fallas mencionadas en la requisición. titular y/o adjunto de control vehicular 30 M Tiempo total D M 45 H D: días, H: horas, M: minutos 106

107 Proceso:Reparación y mantenimiento de bienes automotores Hoja: Procedimiento: Verificar criterio de reparación.. Código: DPM/CV/003 Objetivoy alcance del Procedimiento: Que nuestra evaluación global, este lo más apegado la necesidad del bien automotor. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal. Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- Es necesario para evitar costear reparaciones y refacciones que no son necesarias. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Bitácora de gastos mensuales Documentos de Referencia: Bitácora de gastos mensuales No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Visitar taller para verificar refacciones. Adjunto 30 M 2 Actualizar archivo digital de bienes automotores. Adjunto 20 M Tiempo total D M 50 H D: días, H: horas, M: minutos 107

108 Proceso:Reparación y mantenimiento de bienes automotores Hoja: Procedimiento: Finalizado el trabajo verificar que el trabajo se realizó satisfactoriamente. Código: DPM/CV/004 Objetivoy alcance del Procedimiento: Realizar un test de manejo para comprobar que el bien automotor opere normalmente. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal. Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- El Patrimonio Municipal se constituye por la universalidad de los derechos y acciones de que es titular el Municipio, los cuales pueden valorarse económicamente y se encuentran destinados a la realización de sus fines. 3.- Comprobar que el gasto erogado por el municipio sea bien aprovechado. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Facturación de la reparación. Documentos de Referencia: Bitácora de gastos mensuales. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Visita al taller donde se encuentra el bien automotor. Titular y/o Adjunto 20 M 2 Inspección física del bien, donde se ubican refacciones que fueron reemplazadas. Titular y/o Adjunto 15 M Placas fotográficas 3 Test de manejo para comprobar que estén cubiertas las necesidades que presentaba el bien automotor. Titular y/o Adjunto 30 M 4 Recopilar información. Titular y/o Adjunto Variable Tiempo total D M 65 H D: días, H: horas, M: minutos 108

109 Proceso:Reparación y mantenimiento de bienes automotores. Hoja: Procedimiento: Ingresar a bitácora electrónica el monto de la reparación Código: DPM/CV/005 Objetivoy alcance del Procedimiento: Mantener la bitácora de gastos mensuales en orden. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal. Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- Se requiere mantener un corte mensual de gastos erogados de los bienes automotores del municipal. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Documentos debidamente ordenados. Documentos de Referencia: Bitácora de gastos mensuales. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Recibir documentación entrante (Facturacion). Titular y/o Adjunto 5 M Facturas emitidas por proveedor. 2 Entregar al titular para su revisión. Titular Inmediata 3 Una vez hecha la revisión por el titular se realiza la orden de pago. Adjunto Variable 4 Se pasa para firma de autorizacion de pago. Titular Variable Póliza de cheque. Tiempo total D M 5 H D: días, H: horas, M: minutos 109

110 Proceso:Resguardos de bienes automotores. Hoja: Procedimiento: Se requisan los vehículos a las diversas dependencias para verificar el estado general del vehículo, así como estado de los neumáticos del mismo. Código: DPM/CV/006 Objetivoy alcance del Procedimiento: Tener sondeado nuestros bienes automotores. Dependenciaresponsable del Procedimiento:Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- Es necesario conocer el deterioramiento de nuestros bienes automotores debido al uso y paso del tiempo. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Placas fotográficas y video corto orbital del bien automotor. Documentos de Referencia: Acta de entrega de vehículo y Resguardo de unidad automotor. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Requisición de bien automotor a dependencias. Titular y/o Adjunto Variable Oficio 2 Recopilación de video corto orbital del bien automotor. Titular y/o Adjunto 5 M Digital 3 Placas fotográficas de los 4 neumáticos. Titular y/o Adjunto 5 M Digital 4 Muestras in situ, de los diversos fluidos necesarios para la operación del vehículo. Titular y/o Adjunto 5 M 5 Se imprime el resguardo y se firma por el operador. Titular y/o Adjunto 5 M Tiempo total D M 20 H D: días, H: horas, M: minutos 110

111 Proceso:Resguardos de bienes automotores. Procedimiento: En caso de requerir un servicio, se envía a la persona que opere dicha unidad a levantar una requisición por el concepto que se le indique. Hoja: Código: DPM/CV/007 Objetivoy alcance del Procedimiento: Evitar en lo posible el ingreso por mantenimientos correctivos. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- Abstraer con qué rapidez, la vida útil de ese bien automotor está decayendo debido al uso y paso del tiempo. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Video testigo de fluidos automotivos. Documentos de Referencia: Video testigo y Requisición urgente en borrador. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 2 Realización de video testigo de fluidos automotivos. Titular y/o Adjunto 5 M Digital Realizar requisición urgente y envió a taller. Titular y/o Adjunto 10 M Tiempo total D M 15 H D: días, H: horas, M: minutos 111

112 Proceso:Atención a siniestros. Procedimiento: Contactar con la persona que en ese momento es afectado. Hoja: Código: DPM/CV/008 Objetivoy alcance del Procedimiento: Mantener cubierto a nuestro personal y brindar apoyo. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- Contar con licencia vigente por parte del operador. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Pólizas de seguro. Documentos de Referencia: Bitácora de gastos mensuales. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Contactar con la persona afectada. Titular y/o Adjunto 5 M Digital 2 Dar número de póliza y numero de cabina siniestros puebla de nuestra compañía de seguros, para que reporte el siniestro en caso de que no lo haya reportado. Titular y/o Adjunto 10 M Tiempo total D M 15 H D: días, H: horas, M: minutos 112

113 Proceso:Atención a siniestros. Procedimiento: En caso de requerir el apoyo se visita el lugar y se aguarda con el operador, hasta que arriben las partes que se verán involucradas, según sea el caso. Hoja: Código: DPM/CV/009 Objetivoy alcance del Procedimiento: Mantener cubierto a nuestro personal en todo momento. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- Contar con licencia vigente por parte del operador. 3.- Permear la información de los sucesos relativos a siniestros de los bienes automotores. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Pólizas de seguro. Documentos de Referencia: Bitácora de gastos mensuales y placas fotográficas si requirió apoyo. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 2 Arribo al lugar del siniestro. Titular y/o Adjunto Variable según topografía y/o Tráfico. Pedir apoyo a seguridad vial. Titular y/o Adjunto 10 M 3 Esperar a ajustador, seguridad vial y síndico si aplicase, para entregar información que requieran. Titular y/o Adjunto Variable según topografía y/o Tráfico Tiempo total D M 10 H D: días, H: horas, M: minutos 113

114 Proceso:Atención a siniestros. Procedimiento: Finalizar compilación de información. Hoja: Código: DPM/CV/010 Objetivoy alcance del Procedimiento: Mantenernos informados de siniestros en todo momento. Dependenciaresponsable del Procedimiento: Patrimonio Municipal Políticas del Procedimiento: 1.- Patrimonio tiene como función principal la vigilancia del inventario general de los bienes municipales y que estos sean mantenidos conforme a lo dispuesto por las leyes. 2.- Contar con datos que nos reflejen un gasto. 3.- Permear la información de los sucesos relativos a siniestros de los bienes automotores. Indicador(es) de Medición del Procedimiento: Requisición para pago de deducible (si aplica). Documentos de Referencia: Bitácora de gastos mensuales. No Actividad Puesto Tiempo Formato 1 Ingresar a sistema datos digitales y observaciones. Titular y/o Adjunto 20 M 2 Se genera requisición por parte de parque vehicular a tesorería de pago a aseguradora, en los casos que aplique. Titular y/o Adjunto 10 M Tiempo total D M 30 H D: días, H: horas, M: minutos 114

115 DIAGRAMA DE FLUJO Proceso: Resguardo, control, identificacion, registro, inventario, catálogo de bienes muebles Hoja: 1/ Procedimiento: Coordinar y gestionar visitas en las diferentes unidades Codigo: DPM/P/001 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Procedimiento: Coordinar y gestionar visitas en las diferentes unidades administrativas Envío de oficio, memorándum o petición de manera económica para visita a la unidad administrativa Coordinar y definir personal que visitara la unidad administartiva Llegado el día de la cita, enviar en tiempo y forma al personal antes definido. Cita concertada en común acuerdo 115

116 Proceso: Resguardo, control, identificacion, registro, inventario, catálogo de bienes muebles Hoja: 2/ Procedimiento: Visita, levantamiento e identificación de bienes muebles Codigo: DPM/P/002 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Visita, levantamiento e identificación de bienes muebles Solicitar Inventario impreso Llegar a la cita de la unidad administartiva en tiempo y forma Identificar el bien y colocar etiqueta asi como recolectar datos para resguardo de bienes Entrega del producto de la visita al coordinador para actualización del registro 116

117 Proceso: Resguardo, control, identificacion, registro, inventario, catálogo de bienes muebles Hoja: 3/ Procedimiento: Registro, Inventario, catalogo y resguardo de bienes propiedad municipal Codigo: DPM/P/003 Insumo Etapas del Procedimiento Producto Registro, Inventario, catalogo y resguardo de bienes propiedad municipal Modificar cambios en los registros de bienes muebles (color, mal estado, buen estado) Generar resguardos con el reporte actualizado generado por el SCGII Se envía a la unidad administrativa correspondiente para su revisión y firma del resguardante Se le entrega al titular de patrimonio para su firma Se sacan copias de inventario y resguardos Se entrega inventario completo y actualizado mediante oficio o memorándum debidamente firmado y sellado por las partes interesadas 117

118 118

119 119

120 120

121 121

122 122

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