Área de Gestión Documental Trámite y entrega de las comunicaciones internas y externas de la institución

Transcripción

1 Código: PA-GA-2.. PR- Versión: 3 Fecha de actualización: Página de 7. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): Gestión Administrativa/ Gestión documental Secretaria General, Coordinador Área de Gestión Documental, Técnico Administrativo, Auxiliares de Servicio (Mensajeros) 3. OBJETIVO: Distribuir las comunicaciones escritas internas y externas a través de la planilla de registro de radicación. 4. ALCANCE: Inicia con la clasificación e identificación de las comunicaciones de cada dependencia para ser registradas en la planilla de radicación (PA-GA-2..- FOR-) que ingresaron por la ventanilla única además de las cuentas, contratos, resoluciones, extractos bancarios (soportes), tarjetas, libros, revistas y periódicos que no son registrados en la base de datos de la Ventanilla por su volumen y termina con la entrega en cada una de las dependencias y facultades de la Institución, donde son recibidas por la Auxiliar Administrativa o Secretaria Ejecutiva de cada dependencia quien debe firmar la planilla de radicación. 5. MARCO RMATIVO: Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 060 de 200, del Archivo General de la Nación: Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control Recoge de la bandeja todas las comunicaciones del día, internas y externas de las dependencias académico-administrativas de la Universidad del Cauca. Auxiliar de Servicios Mensajeros

2 Código: PA-GA-2.. PR- Versión: 3 Fecha de actualización: Página 2 de 7 Clasifica las comunicaciones por dependencias, siguiendo la ruta establecida para cada mensajero. En el momento de la clasificación verifica destinatario, dirección y teléfono. TA : La correspondencia externa, se clasifica en local, nacional o internacional y una vez clasificado todo, se entrega a los responsables, el sobre debe venir abierto para verificar que información contiene. TA 2: Trámites internacionales, y el envió de mensajería que sobrepase kg requiere aprobación por parte de la Vicerrectora Administrativa mediante el diligenciamiento del formato PA-GA-2..-FOR-8 Autorización de llamadas telefónicas y envíos. 2 Registra las comunicaciones internas y externas en la planilla de radicación PA-GA-2..-FOR- Entrega de correspondencia, previa revisión de las comunicaciones en cumplimiento a las políticas de archivística de la. Auxiliar de Servicios Registra PA-GA-2..-FOR- Entrega de correspondencia Auxiliar de Servicios Cada vez que sea necesario 3 Realiza el recorrido siguiendo la ruta establecida y en cada dependencia entrega las comunicaciones radicadas en el formato PA-GA- 2..-FOR- Entrega de correspondencia, para que sean recibidas por cualquier funcionario de la dependencia quien debe firmar en el formato PA- GA-2..-FOR- Entrega de correspondencia. Auxiliar de Servicios Funcionario de la Institución Firma en el formato PA-GA-2..-FOR- Entrega de correspondencia Auxiliar Administrativa o Secretaria Ejecutiva Cada vez que sea necesario. 7. FORMATOS: PA-GD-2..-FOR-: Entrega de Correspondencia

3 Código: PA-GA-2.. PR- Versión: 3 Fecha de actualización: Página 3 de 7 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una Entidad. COMUNICACIONES INTERNAS: Son todas aquellas originadas entre la interacción de las funciones propias de las dependencias de la. COMUNICACIONES EXTERNAS: Son todas aquellas recibidas y enviadas producto de la interacción de la con otras organizaciones o personas particulares. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. FUNCIONARIO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA: Persona que recepciona, radica y entrega las comunicaciones a las diferentes dependencias de la Institución, con ruta y horario previamente establecidos. RUTA: Recorrido que debe realizar el mensajero dentro de una zona. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código Modificaciones AC-PR-004 Construcción: Procedimiento Recepción y trámite de correspondencia MA-GD-2..-PR- Cambio de codificación MA-GD-2..-PR- Modificación Nombre, Objetivo, Actividades del Procedimiento, y aplicación del nuevo formato PA-GA-2.-PR- Modificación de las actividades del procedimiento.

4 Código: PA-GA-2.. PR- Versión: 3 Fecha de actualización: Página 4 de 7 0. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Cargo: Técnico Administrativo Fecha: REVISION Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Secretaria General Fecha: APROBACION Nombre: Responsable Proceso: Cargo: Vicerrector (a) Administrativo (a) Rector Fecha: Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

5 Código: PA-GA-2.. PR- Versión: 3 Fecha de actualización: Página 5 de 7 Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

6 Código: PA-GA-2.. PR- Versión: 3 Fecha de actualización: Página 6 de 7 Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES MENSAJEROS TECNICO ADMINISTRATIVO DESTINATARIO INTER EMPRESA DE MENSAJERIA INICIO Recoge las comunicaciones internas y externas del día en la bandeja de las diversas dependencias Clasifica las comunicaciones por dependencias, y por destino: local, nacional, internacional, verifica destinatario, dirección y teléfono. Llena Formato PA-GA-2..-FOR- Entrega de Correspondencia Formato PA-GA-2..-FOR- Separa el (las) comunicaciones (s) según lugar de destino Revisa las comunicaciones, tabla de retención documental, asunto, anexos, número de folios El documento Cumple con lo establecido en la norma? Devuelve las comunicaciones a la Dependencia Remitente Realiza procedimiento PA-GA-2..-PR-7 Ventanilla única Mensajería Interna?? SI SI Pone reloj radicador Entrega de correspondencia y solicita firma de recibido en el formato PA-GA-2..-FOR- Entrega de correspondencia Recibe correspondencia y firma recibido en el formato PA-GA- 2..-FOR- Entrega de correspondencia Recibe formato PA-GA-2..-FOR- Entrega de correspondencia con firma de recibido A

7 Código: PA-GA-2.. PR- Versión: 3 Fecha de actualización: Página 7 de 7 AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES MENSAJEROS TECNICO ADMINISTRATIVO DESTINATARIO INTER EMPRESA DE MENSAJERIA B El envió es nacional? Si La cantidad de Documentos sobrepasa los 5 sobres? Si Diligencia Formato Autorización de llamadas telefónicas o envíos PA-GA-2-.-FOR 8 Formato PA-GA-2..- FOR-8 Se debe diligenciar guía nacional de Servientrega? Diligencia Formato guía internacional de Servientrega Si Formato Guía Internacional de Servientrega Entrega Documento(s) a Mensajero encargado de llenar guías nacionales Recibe Documento Diligencia Formato guía nacional de Servientrega, la guía genera 4 copias y las distribuye 2 3 Formato Guía Nacional de Servientrega La grapa en la parte superior izquierda del sobre Recibe guía de Remitente Alista sobre con las dos copias de guía para el funcionario de Servientrega Entrega guia diligenciada Recibe Formato Ingresa al sistema (Plantilla de Excel) Arma Paquete donde incluye los documentos y las guías Espera a que pase el funcionario de servientrega para entrega del Paquete Llega a Oficina de Gestión Documental Recoge paquete de Documentos (Guiás, Copias y Documentos) Revisa Guías Se dirige a Oficina de Servientrega para realizar el tramite necesario para el envio FIN