MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL PATZCUARO MICH., NOVIEMBRE DE 2015 Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 1

2 ÍNDICE PÁG. INTRODUCCIÓN.3 MARCO JURÍDICO.4 OBJETIVO 5 MISIÓN..6 VISIÓN ATRIBUCIONES..7 ESTRUCTURA ORGÁNICA..9 ORGANIGRAMA.10 FUNCIONES.11 CONTRALOR MUNICIPAL.11 AUDITOR INTERNO 13 ENCARGADA DE CONTRALORÍA SOCIAL...15 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 16 SUPERVISOR SUPERVISOR DE OBRA PÚBLICA.18 SECRETARIA...20 Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 2

3 INTRODUCCIÓN El presente Manual tiene como propósito el dar a conocer de forma explícita y concreta las funciones y atribuciones a las que está sujeta esta Contraloría Municipal de acuerdo a lo establecido por el Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal y demás disposiciones reglamentarias. Con esta finalidad se pone a la disposición del personal que labora en esta Dependencia Municipal, así como a la ciudadanía en general, con la intención de que sirva como medio de información y guía para el conocimiento de las actividades que se desarrollan en las áreas correspondientes. Este Manual de Organización es aplicable a todo el personal que labora en esta Contraloría Municipal y su carácter es obligatorio, de igual modo servirá de guía para otras dependencias o personas interesadas en conocer su funcionalidad. Finalmente, cabe hacer mención que este Manual está sujeto a cambios en su estructura debido a las necesidades que presente la Contraloría Municipal. Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 3

4 MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos: Artículo 115, Fracción II. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo: Artículo 123, Fracción IV. Ley de Responsabilidades y registro patrimonial de los Servidores Públicos del Estado de Michoacán de Ocampo y Municipios. Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo: Artículos 32 inciso b fracción II. Bando de Policía y Buen Gobierno del H. Ayuntamiento Constitucional de Pátzcuaro, Michoacán. Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro, Michoacán; y Los demás ordenamientos legales que resulten aplicables. Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 4

5 OBJETIVO Dar a conocer de manera sencilla las atribuciones, funciones y responsabilidades de los servidores públicos adscritos, permitiendo identificar la estructura orgánica oficial de la Contraloría Interna Municipal, así como señalar las funciones y responsabilidades del personal que la integra, en orden jerárquico, evitando con ello, desviaciones en los aspectos de control y supervisión, lo que permite la objetividad en el ejercicio de las facultades y obligaciones que corresponden a cada puesto. De igual se pretende que el presente sea un instrumento de ágil lectura y comprensión, para el personal y público en general que lo consulte. Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 5

6 MISIÓN Establecer los procedimientos para el adecuado ejercicio de los planes, programas y proyectos, a través de la vigilancia de la aplicación de los recursos públicos y de la evaluación del desempeño de la gestión municipal conforme a la normatividad vigente y en beneficio de los habitantes del Municipio. VISIÓN Consolidar una contraloría municipal honesta, eficaz y transparente, que trabaje bajo el esquema de una cultura preventiva de rendición de cuentas, medición de resultados e impacto de los servicios públicos, a fin de mejorar la calidad del quehacer gubernamental, en beneficio de la población del Municipio. Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 6

7 ATRIBUCIONES DEL REGLAMENTO INTERIOR DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA MUNICIPAL DE PATZCUARO, MICHOACÁN CAPITULO III ARTICULO 27.- A la Contraloría Municipal, le corresponden las siguientes atribuciones: I. Intervenir en la entrega y recepción de bienes y valores que sean de la propiedad del Ayuntamiento, o se encuentren en posesión del mismo, cuando se verifique algún cambio de titular de las dependencias o unidades administrativas correspondientes; II. Vigilar que los servidores públicos cumplan dentro de los plazos y términos establecidos en la Ley de la materia, con la presentación de la declaración de la situación patrimonial; III. Recibir y gestionar las denuncias, quejas y sugerencias que los particulares presenten en relación de los servicios que otorga la administración municipal; IV. Organizar y asesorar el correcto funcionamiento de los sistemas de control de la administración municipal, realizando propuestas de normas para establecer medios que permitan su permanente perfeccionamiento; V. Hacer una evaluación previa a la expedición de proyectos que regulen la ejecución de los procedimientos para la protección del patrimonio municipal y sus sistemas de información, con el objeto de determinar si cada uno cumple con sus respectivos requisitos, en coordinación con la sindicatura municipal; VI. Verificar la realización de las operaciones en diferentes dependencias cuando sean implantados los proyectos mencionados en la fracción anterior; VII. Formular el programa de actividades para realizar revisiones financieras u operacionales, estableciendo formas para el correcto funcionamiento de las coordinaciones de la Dirección, así como las bases generales para la realización de las mismas; Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 7

8 VIII. Practicar revisiones a todas las dependencias del Ayuntamiento, así como proceder al seguimiento de los programas, convenios, contratos o acuerdos que efectué el propio Ayuntamiento con organismos del sector gubernamental y privado, vigilando que se logren los objetivos, evaluando aspecto normativos, administrativos, financieros y de control; IX. Informar al (a la) Presidente (a) Municipal sobre los resultados de las revisiones que se efectúen; X. Las demás que le encomienden el Ayuntamiento, el (la) presidente (a) Municipal, este reglamento y cualquier otra disposición legal o reglamentaria. Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 8

9 ESTRUCTURA ORGÁNICA 1.0 Contralor Municipal Auditor Interno Encargada de Contraloría Social Auxiliar Administrativo Supervisor Supervisor de Obra Secretaria Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 9

10 ORGANIGRAMA Contralor Municipal C.P. José Martínez Abud UA-1 Auditor Interno C.P. Angélica Herrera Fernández UA-2 Encargada de Contraloría Social C. Yasmin L. Acuña Valencia UA-3 Auxiliar Administrativo C.P. Juan Manuel López Castillejo UA-4 Supervisor C. Octavio Ramírez Moran UA-5 Secretaria C.P. Rosa María Ledezma Huerta UA-7 Supervisor de Obra Arq. Estela Lizeth Ferreira Castro. UA-6 Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 10

11 FUNCIONES CONTRALOR MUNICIPAL I. Presentar al Ayuntamiento un Plan de Trabajo Anual en el primer trimestre del año; II. Verificar el cumplimiento del Plan de Desarrollo Municipal y sus programas; III. Vigilar que la obra pública, así como las adquisiciones, enajenaciones y arrendamientos de los bienes muebles e inmuebles que realice el Ayuntamiento y la prestación de los servicios públicos municipales, se supediten a lo establecido por las leyes y reglamentos aplicables en la materia; VI. Planear, programar, organizar y coordinar el sistema de control y evaluación municipal; V. Fiscalizar el ingreso y ejercicio del gasto público municipal y su congruencia con el presupuesto de egresos; VI. Aplicar las normas en materia de control y evolución; VII. Asesorar a las dependencias o entidades de la administración pública municipal en materia de control interno; VIII. Establecer las bases generales para la realización de Auditorias e inspecciones; IX. Vigilar que los recursos federales y estatales asignados a los Ayuntamientos se apliquen en los términos estipulados en las leyes, reglamentos y los convenios respectivos; X. Vigilar el cumplimiento de las obligaciones el los proveedores y contratistas de la administración publica municipal; XI. Coordinarse con el Órgano de fiscalización Superior del Estado de Michoacán de Ocampo; Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 11

12 XII. Establecer y operar un sistema de atención de quejas y denuncias; XIII. Realizar Auditorias y evaluaciones e informar trimestralmente el resultado de las mismas al Ayuntamiento; XIV. Participar en la entrega-recepción de las dependencias y organismos auxiliares; XV. Dictaminar los estados financieros de la Tesorería Municipal y verificar que se remitan los informes correspondientes al Órgano Superior de Fiscalización del Estado de Michoacán de Ocampo; XVI. Vigilar que los ingresos municipales se entren a la Tesorería Municipal conforme a los procedimientos contables y disposiciones legales aplicables; XVII. Participar en la elaboración y actualización del Inventario de los bienes muebles e inmuebles propiedad del municipio; XVIII. Verificar que los servidores públicos municipales realicen sus funciones conforme a la ley, y cumplan con la obligación de presentar oportunamente la manifestación de bienes, en términos de la ley de responsabilidades de los servidores públicos del estado y municipios; XIX. Dictaminar y asesorar la adecuada aplicación del Sistema Control Interno Municipal; y XX. Las demás que le solicite el Presidente Municipal y/o el Ayuntamiento. Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 12

13 AUDITOR INTERNO I. Vigilar el cumplimiento de las normas que regulan los procedimientos de control y evaluación en las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal y requerir de las instancias competentes, la aplicación de disposiciones complementarias; II. Establecer las bases generales para la realización de Auditorías y revisiones en la Administración Pública Municipal y proponer al Contralor Municipal los lineamientos generales que deberán observarse en el Programa Anual de Auditoría; III. Coordinar la elaboración, integración y ejecución del Programa Anual de Auditoría de la Administración Pública Municipal, el seguimiento y evaluación de sus avances; elaborar y presentar los informes correspondientes y someterlos a la consideración del Contralor Municipal; IV. Realizar Auditorías y revisiones directas y selectivas de las unidades administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, a fin de verificar la correcta aplicación de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal del gasto público; así como el óptimo aprovechamiento de los recursos financieros, humanos, materiales y técnicos para el cumplimiento de sus metas y objetivos; V. Supervisar que la realización de auditorías a las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, se cumplan las normas, políticas y procedimientos que al efecto establezca el Contralor Municipal; VI. Llevar a cabo el seguimiento de las observaciones que se deriven de los actos de fiscalización, realizados a las unidades administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, por la Auditoria Superior de Michoacán, y la propia Contraloría Municipal; VII. Formular las recomendaciones conducentes que contribuyan al desvanecimiento de las observaciones que resulten de las revisiones practicadas a las unidades administrativas de las dependencias y entidades; VIII. Efectuar revisiones directas y selectivas, tendientes a verificar que las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, ajusten sus actos a las normas y disposiciones en materia de sistemas de registro y Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 13

14 contabilidad, contratación, despido y pago de personal, contratación de servicios, adquisiciones, arrendamientos, y recursos materiales de la Administración Pública Municipal; IX. Establecer los sistemas y procedimientos a los que debe sujetarse la vigilancia de fondos y valores del Municipio, así como evaluar los resultados en las dependencias de la Administración Pública Municipal; X. Vigilar el correcto ejercicio del gasto público, por parte de las dependencias de la Administración Pública Municipal; XI. Proporcionar asesoría y apoyo técnico a los servidores públicos municipales, con el propósito de eficientar los trabajos de fiscalización, control y evaluación de los programas municipales; y XII. Las demás que sean encomendadas por el Contralor Municipal. Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 14

15 ENCARGADA DE CONTRALORÍA SOCIAL I. Organizar y operar el Programa de Contraloría Social en el Municipio, a través de los Comités Ciudadanos de Control y Vigilancia; II. Solicitar, recibir y procesar en el ámbito de su competencia, información relacionada con las obras y/o acciones de la Contraloría Social; III. Someter a consideración del titular del Órgano de Control Interno Municipal, todo lo relacionado con la operatividad de los programas de la Contraloría Social; IV. Establecer una estrecha comunicación con los coordinadores de los programas en operación; V. Asistir a los cursos por parte de las dependencias o instituciones respecto a los programas de su competencia; VI. Otorgar capacitaciones periódicas para con prestadores de servicio social y beneficiarios directos; VII. Visitas de campo a los talleres, cursos u obras específicas; VIII. Apoyar en la ejecución del Programa Anual de Auditoria de las dependencias o entidades Municipales; IX. Llevar a cabo el seguimiento de las observaciones que se deriven de los actos de auditoría y supervisión por parte de la autoridad competente, realizados a los programas operados; X. Elaborar y presentar los informes correspondientes de las auditorias y supervisiones realizadas; así como los informes específicos que se le soliciten, con base en los lineamientos y reglas de operación establecidos por los programas y por la Contraloría Municipal; XI. Atender las quejas y denuncias presentadas en la Contraloría Municipal de acuerdo al ámbito de su competencia; y XII. Las demás que sean encomendadas por el Contralor Municipal. Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 15

16 AUXILIAR ADMINISTRATIVO I. Apoyar en la elaboración, integración y ejecución del Programa Anual de Auditoria de las dependencias o entidades Municipales; elaborar y presentar los informes correspondientes y someterlos a la consideración del Contralor Municipal; II. Realizar Auditorías y revisiones directas y selectivas de las unidades administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, a fin de verificar la correcta aplicación de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal del gasto público; así como el óptimo aprovechamiento de los recursos financieros, humanos, materiales y técnicos para el cumplimiento de sus metas y objetivos; III. Supervisar que la realización de auditorías a las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, se cumplan las normas, políticas y procedimientos que al efecto establezca el Contralor Municipal; IV. Llevar a cabo el seguimiento de las observaciones que se deriven de los actos de fiscalización, realizados por la Contraloría Municipal a las unidades administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal; V. Formular las recomendaciones conducentes que contribuyan al desvanecimiento de las observaciones que resulten de las revisiones practicadas a las unidades administrativas de las dependencias y entidades; VI. Proporcionar asesoría a los servidores públicos municipales, con el propósito de eficientar los trabajos de fiscalización, control y evaluación de los programas municipales; VII. Auxiliar a las demás unidades administrativas de la Contraloría Municipal. VIII. Las demás que sean encomendadas por el Contralor Municipal. Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 16

17 SUPERVISOR I. Participar en los actos de entrega-recepción de las dependencias o entidades del Ayuntamiento; II. Revisar y actualizar en coordinación con sindicatura el Inventario de los bienes muebles e inmuebles propiedad del municipio que expresara las características de identificación y destino de los mismos; III. Apoyar en los procesos administrativos derivados de las quejas presentadas en la contraloría, entregando notificaciones, confirmaciones, etc. IV. Apoyar en la ejecución del Programa Anual de Auditoria de las dependencias o entidades Municipales; elaborar y presentar los informes correspondientes y someterlos a la consideración del Contralor Municipal; V. Realizar supervisiones de campo a las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, a fin de verificar la correcta aplicación de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal del gasto público; VI. Llevar a cabo el seguimiento de las observaciones que se deriven de los actos de supervisión, realizados a las unidades administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal; VII. Elaborar y presentar al Contralor Municipal los informes correspondientes a las supervisiones realizadas; así como los informes específicos que se soliciten, con base en los lineamientos establecidos por la Contraloría Municipal; VIII. Las demás que sean encomendadas por el Contralor Municipal. Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 17

18 SUPERVISOR DE OBRA I. Apoyar en la elaboración, integración y ejecución del Programa Anual de Auditoria de las dependencias o entidades Municipales encargadas de la Obra Publica; elaborar y presentar los informes correspondientes y someterlos a la consideración del Contralor Municipal; II. Realizar auditorias y supervisiones a las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal encargadas de las obras, a fin de verificar la correcta aplicación de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal del gasto publico, así como el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos para el cumplimiento de sus metas y objetivos; III. Llevar a cabo el seguimiento de las observaciones que se deriven de los actos de auditoria y supervisión, realizados a las unidades administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Publica Municipal que ejecuten obra, por el Órgano de Superior de Fiscalización del Estado de Michoacán de Ocampo y de la propia Contraloría Municipal; IV. Elaborar y presentar los informes correspondientes a las auditorias y supervisiones realizadas; así como los informes específicos que se soliciten, con base en los lineamientos establecidos por la Contraloría Municipal; V. Verificar que las actividades de las unidades administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, se realicen con apego a las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables, atendiendo a las medidas de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal que rigen el ejercicio del gasto publico municipal; VI. Participar en los actos de entrega-recepción de las obras concluidas, ejecutadas por las dependencias o entidades del Municipio; VII. Verificar que los proveedores y contratistas, realicen el pago de reintegros de diferencias o deductivas derivadas de la realización de obras públicas municipales; Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 18

19 VIII. Solicitar, recibir y procesar en el ámbito de su competencia, información relacionada con las obras y/o acciones, que ejecutan las dependencias de la Administración Pública Municipal; IX. Apoyar en el ámbito de su competencia a la Contraloría Social en la capacitación y asesoría del encargado de la supervisión preventiva en la ejecución de las obras; X. Atender las quejas y denuncias presentadas en la Contraloría Municipal de acuerdo al ámbito de su competencia; XI. Las demás que sean encomendadas por el Contralor Municipal. Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 19

20 SECRETARIA I. Elaborar y canalizar la correspondencia de la Contraloría Municipal; II. Recibir la documentación competente de la Contraloría Municipal, de las diferentes áreas administrativas de la Administración Publica Municipal y de otras dependencias externas; III. Operar el archivo interno de la Contraloría Municipal; IV. Apoyar en la integración de las Declaraciones Patrimoniales de los funcionarios públicos municipales; V. Organizar la agenda de actividades; VI. Elaboración del Plan Anual de Trabajo de la Contraloría Municipal; VII. Auxiliar en la atención a las auditorías externas que se practiquen al Municipio; VIII. Elaboración de informes trimestrales; IX. Elaboración de Informes Anuales y semestrales que sean solicitados por la Presidencia Municipal y/o Secretaría Municipal respectivamente. X. Elaboración de Presupuesto de egresos de la contraloría municipal, en base a la normatividad aplicable; XI. Atender las quejas y denuncias presentadas en la Contraloría Municipal de acuerdo al ámbito de su competencia; y XII. Las demás que sean encomendadas por el Contralor Municipal. Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 20

21 HOJA DE AUTORIZACION Autorizo Elaboro C.P. José Martínez Abud Contralor Municipal C.P. Rosa María Ledezma Huerta Secretaria Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento 21

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