CARRERA DE CIRUJANO DENTISTA

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EXPEDIENTE FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES I Z T A C A L A CARRERA DE CIRUJANO DENTISTA ELABORÓ: CD. JOSÉ LUIS OLGUÍN SÁNCHEZ C.D EDGAR VELAZQUEZ REYES REVISÓ: C.D. MA. TERESA CARREÑO HERNÁNDEZ ENERO 2011

2 SECCIÓN: PÁGINA 1 NORMAS DE OPERACIÓN REFERENTE AL USO Y PROMOCIÓN DEL EXPEDIENTE FORMACIÓN ACADÉMICA. (EN ADELANTE ) El solo podrá ser promovido por sus autores o personas autorizadas por los mismos. El no podrá ser utilizado fuera de los lineamientos prescritos para la Jefatura de la Carrera de Cirujano Dentista de la FES Iztacala. LINEAMIENTOS PARA LA CARRERA DE CIRUJANO DENTISTA El es una aplicación de formación académica, por lo que solo se podrá utilizar en pacientes atendidos dentro de las Clínicas Odontológicas pertenecientes a la FES Iztacala. El uso de la aplicación por otras dependencias o instituciones, aun perteneciendo a la propia UNAM generará un cargo que será pagado de acuerdo a las instrucciones y convenios que sean emitidos por la Jefatura de la Carrera de Cirujano Dentista de la FES Iztacala. El dentro de las instalaciones de FES Iztacala para la atención de pacientes es de carácter obligatorio ya que es uno de los elementos que respaldan legalmente al estudiante y profesores de la Carrera de Cirujano dentista. El Consentimiento Informado será impreso y firmado autógrafamente por el paciente, alumno, profesor y un testigo. El documento del Consentimiento Informado será resguardado dentro de una carpeta y almacenado para futuras consultas.

3 SECCIÓN: PÁGINA 2 Los documentos originales tales como recetas, radiografías, estudios de laboratorio, etc. Podrán ser resguardados junto con el documento impreso del consentimiento informado dentro de la misma carpeta. Los documentos mencionados en el párrafo anterior siempre requerirán de manera obligatoria, el resguardo de una copia en formato digital en cualquiera de los formatos previstos para este fin; y en los sitios destinados para este caso. ALMACENAJE DE DOCUMENTOS En el panel de control existe un icono denominado ANEXAR DOCUMENTO que permite el acceso al sitio destinado al almacenaje de información en formatos distintos. En este sitio se requerirá de forma obligatoria la firma electrónica del profesor responsable de la materia, y será su responsabilidad absoluta el contenido de los mismos; así como que sean autorizados para ser anexados; por lo que se recomienda la revisión minuciosa de dichos contenidos antes de colocar su NIP para firmar, ya que con respecto a la seguridad del sistema, los documentos anexados pasaran a formato de solo lectura al ser ingresados, imposibilitando la edición posterior. Otro sitio donde se pueden almacenar documentos se encuentra en las Notas de evolución, este lugar solo podrá ser accedido una vez que se haya impreso el consentimiento informado y autorizado el expediente electrónico mediante el NIP del profesor responsable. FORMATOS PARA LOS ARCHIVOS POR ALMACENAR La plataforma del acepta documentos de cualquiera de las aplicaciones usadas por los principales sistemas operativos de la actualidad entre ellos se pueden contar las extensiones jpg; doc; xls; pdf; mpg, avi; etc. Se recomienda para los formatos de imagen el tamaño 640 x 480 mp para facilitar el tráfico de datos en la plataforma y no retardar la carga de estos archivos. Todo archivo que se pretenda almacenar deberá cumplir con al menos uno de los siguientes requisitos: 1.- Ser necesario para respaldar un diagnostico o tratamiento realizado 2.- Promover y/o facilitar el aprendizaje del alumno

4 SECCIÓN: PÁGINA Ser testimonial de una situación ocurrida 4.- informar avances, evolución y controles de tratamientos y pos-operatorios 5.- Tener facultad para demostrar un estado de antes y después Funciones 1. Apertura de Expediente Electrónico Clínico Odontológico de Formación Académica (). 2. Actualizaciones de expedientes 3. Transferencia de Expedientes (entre alumnos) 4. Llenado y autorización del expediente electrónico 5. Impresión del consentimiento informado

5 SECCIÓN: PÁGINA Apertura del Expediente Electrónico Clínico Odontológico de Formación Académica () El Estudiante, entrega al administrador local del Los recibos Originales de pago de historia clínica y pago de diagnóstico, colocando en la parte posterior en alguno de ellos los siguientes datos: Nombre del alumno (completo) Número de cuenta (del alumno) Nombre del paciente(completo) Fecha de nacimiento (del paciente) El administrador local acepta los recibos, los engrapa, coloca en ellos el folio consecutivo de expediente electrónico y los archiva, a su vez escribe el mismo folio en el carnet del paciente, y se lo entrega al estudiante. El administrador local coloca los datos en la plataforma, da de alta y asigna el expediente al número de cuenta correspondiente. 2.- Actualizaciones de expedientes impresos Este expediente no tendrá costo adicional, ya que anteriormente, el paciente ha pagado este derecho con una vigencia de 5 años, reglamentado en la NOM Posteriormente a estos 5 años, el paciente deberá renovar el derecho de historia clínica por medio de un nuevo pago, sólo si éste ha interrumpido por un lapso prolongado su tratamiento. El estudiante coloca en un formato de papel el número de expediente del paciente que tiene historia clínica impresa, se lo entrega al administrador local de la plataforma, éste busca el expediente archivado y una vez localizado, le indica al estudiante que escriba en un formato impreso los datos necesarios para la apertura del, obteniéndolos de la propia historia clínica impresa o directamente del paciente. Una vez hecho este procedimiento, el administrador del, recibe la ficha, coloca el folio consecutivo de expediente electrónico y lo archiva en el sitio de los

6 SECCIÓN: PÁGINA 5 recibos de pago almacenados, a su vez escribe el mismo folio en el carnet del paciente, y lo entrega al estudiante. En este procedimiento, el estudiante deja alguna identificación si se lleva para revisión la historia clínica en papel, y se le regresa su identificación cuando el entrega la misma a la administración del. La historia clínica en papel actualizada, se archiva en un estante diferente de las demás, diferenciando entre las que están actualizadas y las que siguen en registro en papel, en caso de no necesitar la historia clínica en papel, igualmente se archiva con las que ya están actualizadas. El administrador local coloca los datos en la plataforma, da de alta y asigna el expediente al número de cuenta correspondiente. 3.- Transferencia de expedientes (entre alumnos). El estudiante, solicita al administrador local de la plataforma, la transferencia de un expediente que se encuentra alojado en su número de cuenta. Se le indica al estudiante, que debe de estar personalmente quien tiene el expediente en su número de cuenta, y a quien se le va a transferir. El administrador ingresa a la plataforma del, y les pide su número de cuenta a los estudiantes que van a realizar la transferencia; una vez ingresados los datos, se pregunta el nombre del paciente, se localiza y se realiza la transferencia. 4.- Llenado y autorización del expediente electrónico Una vez concluido el trámite de apertura del expediente, el Alumno o el pasante de servicio social (en caso de urgencia), procederá al llenado de los apartados que contiene la plataforma, se completaran los datos que el paciente otorga al alumno, hasta concluir por completo todo el cuerpo del expediente. Cuando este es terminado por completo, se solicita la revisión por parte de algún profesor, quien este a su vez coloca si NIP en el expediente para que este quede autorizado y se pueda proceder a la atención clínica del paciente.

7 SECCIÓN: PÁGINA Impresión del consentimiento informado El estudiante completa el llenado del expediente (), el profesor le indica que debe de imprimir el consentimiento informado, acude el estudiante a la administración local y le pide al administrador local de la plataforma la impresión. El administrador le indica al estudiante que le proporcione cualquiera de los siguientes datos: Nombre o Número de cuenta del alumno Nombre o Número del expediente del paciente

8 SECCIÓN: PÁGINA 7 1. FLUJOGRAMA PARA LA APERTURA DE EXPEDIENTE ELECTRÓNICO CLÍNICO ODONTOLÓGICO DE (). PASOS ALUMNO PASANTE DE SERVICIO SOCIAL O ADMINISTRADOR LOCAL 1 El Estudiante, entrega al administrador local del Los recibos Blancos de pago de historia clínica y pago de diagnóstico. 2 3 El administrador local acepta los recibos, los engrapa, coloca en ellos el folio consecutivo de expediente electrónico y los archiva El administrador local coloca los datos en la plataforma, da de alta y asigna el expediente al número de cuenta correspondiente

9 SECCIÓN: PÁGINA 8 1. APERTURA DE EXPEDIENTE (). RESPONSABLE PASOS DESCRIPCIÓN ALUMNO 1 El Estudiante, entrega al administrador local del Los recibos Blancos de pago de historia clínica y pago de diagnóstico. PASANTE DE SERVICIO SOCIAL O ADMINISTRADOR LOCAL 2 El administrador local acepta los recibos, los engrapa, coloca en ellos el folio consecutivo de expediente electrónico y los archiva. PASANTE DE SERVICIO SOCIAL O ADMINISTRADOR LOCAL 3 El administrador local coloca los datos en la plataforma, da de alta y asigna el expediente al número de cuenta correspondiente.

10 SECCIÓN: PÁGINA 9 DIAGRAMA DE FLUJO PACIENTE Acude a clínica y realiza pago de Dx SERVICIO SOCIAL Realiza Dx y remite a área de atención PACIENTE ACEPTA TX PACIENTE NO ACEPTA TRATAMIENTO URGENCIA PACIENTE SUBSECUENTE Pago y Llenado del PACIENTE SUBSECUENTE LLENADO Y REVISIÓN DEL AUTORIZACIÓN E IMPRESIÓN DEL CONSENTIMIENTO INFORMADO REALIZACIÓN DE NOTAS MÉDICAS

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