CFGM. Comunicación empresarial. Unidad 1 Comunicación empresarial

Transcripción

1 CFGM. Comunicación empresarial Unidad 1 Comunicación empresarial

2 CONTENIDOS 2.1. Comunicación 2.2. Barreras de la comunicación 2.3. Comunicación, información y comportamiento 2.4. Relaciones humanas y laborales en la empresa 2.5. Flujos de comunicación 2.6. La comunicación interna en la empresa: comunicación formal e informal 1

3 2.1. Comunicación En un proceso completo de comunicación, intervienen los siguientes elementos: Emisor: transmite el mensaje ya sea de forma oral o escrita. Receptor: recibe el mensaje y para entenderlo deberá descifrarlo. Mensaje: información que el emisor hace llegar al receptor. Código: sistema de señales y signos que nos permite entender y comprender el mensaje. Canal: es el medio a través del cual el mensaje enviado por el emisor llega al receptor. Retroalimentación (Feed-back): es la respuesta del receptor que nos asegura que ha recibido el mensaje. 2

4 2.1. Comunicación En todo proceso de comunicación se debe: Fijar los objetivos de la comunicación. Identificar a las personas a las que nos dirigimos. Público interno o público externo. Establecer una estrategia. Dar tiempo al interlocutor para que entienda el mensaje. 3

5 2.1. Comunicación A. Clasificación de las comunicaciones Según el lenguaje utilizado: Comunicación verbal. Se utiliza la palabra para codificar el mensaje. Comunicación no verbal. Información que recibimos a través de otros signos que no son el lenguaje. Comunicación escrita. El medio de comunicación es la escritura. 4

6 2.1. Comunicación A. Clasificación de las comunicaciones Según el fin que persigue el mensaje: Comunicación impersonal. Dirigida a un colectivo sin intención de recibir respuesta. Comunicación expresiva. Su finalidad es la expresión, sin necesidad de obtener una reacción del receptor. Comunicación funcional. El objetivo es influenciar la conducta del receptor y buscar una reacción a la información transmitida. 5

7 2.1. Comunicación A. Clasificación de las comunicaciones Según el fin que persigue el mensaje: Comunicación retroalimentaria. Busca una respuesta en la persona que recibe el mensaje. El transmisor debe obtener respuestas creativas por parte del receptor. 6

8 2.1. Comunicación A. Clasificación de las comunicaciones Según el núcleo humano donde se genera: Comunicación intrapersonal. Emisor y receptor son la misma persona. Comunicación interpersonal. Comunicación personal y directa entre dos personas que se encuentran físicamente cerca. Comunicación grupal. El emisor envía un mensaje a un grupo de personas. Las personas del grupo que han recibido la información, pueden comunicarse con cualquier miembro del mismo. 7

9 2.1. Comunicación B. Objetivos de la comunicación Para que un proceso de comunicación sea eficaz, debemos concretar nuestros objetivos. Hay cuatro aspectos a tener en cuenta a la hora de fijar unos contenidos alcanzables: Objetivo complementario. Entre nosotros y nuestros interlocutores el resultado debe ser igualmente satisfactorio. Debemos colaborar para que los intereses sean mutuos. Plazos. Es importante conocer los plazos de los que disponemos para cumplir los objetivos a tiempo. Contar con los recursos necesarios. Con qué recursos cuento o necesito para convencerle? Mi interlocutor puede tomar una decisión o debe consultarlo con un superior? Fijar objetivos positivos. Tener claro qué quiero alcanzar, en lugar de qué quiero evitar. 8

10 2.2. Barreras de la comunicación Consideramos barreras de comunicación a cualquier elemento que dificulte la correcta comunicación entre dos personas, departamentos o empresas. Barreras en el emisor. Estas son las principales barreras a superar, ya que el emisor es la persona que inicia el proceso de comunicación. Las más destacables son: Mala vocalización. No expresar verbalmente el mensaje de una forma precisa. Usar un lenguaje muy técnico al que el receptor no esté habituado. Barreras en el receptor. Derivadas de problemas de actitud o mala conducta: Sacar conclusiones precipitadas. La falta de atención. Retener cosas de poca importancia y olvidarse del mensaje principal. 9

11 2.2. Barreras de la comunicación Barreras en la transmisión del mensaje. Las personas sólo retenemos parte de la información. A mayor número de intermediarios, menor retención de la información. Barreras en la retroalimentación. El emisor no recibe respuesta, por lo que la comunicación se vuelve unilateral. Barreras en el lenguaje. Las palabras pueden ser interpretadas de diferente manera en función de cada persona. Debemos tener presente a quién nos estamos dirigiendo. Barreras fisiológicas. Dificultan la emisión o recepción de un mensaje debido a los defectos físicos tanto del emisor, del receptor o de ambos. Barreras psicológicas. Hay muchos factores mentales que impiden comprender o aceptar una idea: no tener en cuenta el punto de vista de los demás, timidez, explicaciones insuficientes. Barreras físicas. Se dan por motivos físicos: largas distancias, interferencias en la comunicación telefónica, etc. Barreras administrativas. Causadas por una estructura organizativa que provoca una mala planificación y un mal uso de los canales de comunicación. 10

12 2.3. Comunicación, información y comportamiento La comunicación en la empresa consiste en informar y trasmitir los datos necesarios para realizar las tareas. Cuando entres a trabajar en una empresa tendrás que conocer ciertas normas de comportamiento a la hora de comunicarte. A este conjunto de normas se le llama protocolo. Podemos definir el protocolo como un conjunto de normas o reglas establecidas por decreto o costumbre que preside los actos oficiales y solemnes. En los actos oficiales a los que se le quiera dar un carácter de dignidad y fastuosidad, debemos emplear las reglas del protocolo. 11

13 2.3. Comunicación, información y comportamiento A. Obligaciones con los trabajadores de otras empresas 12

14 2.3. Comunicación, información y comportamiento B. Tratamientos Cuando tenemos que presentar a una persona, escribirle una carta, o hablar simplemente con ella, es fundamental conocer el tratamiento que debemos utilizar para dirigirnos a ella. 13

15 2.4. Relaciones humanas y laborales en la empresa Por relaciones laborales se entiende el conjunto de normas que tienen por objeto regular las relaciones entre trabajadores, empresarios y el Estado, dentro de un contexto socioeconómico determinado. Entendemos por relaciones sin tensiones o conflictos las que, entre otros aspectos, fomentan el compañerismo y aumentan la productividad. Por otro lado, las relaciones con tensiones o conflictos, provocan enfrentamientos entre compañeros/as, merman la productividad y, en algunos casos, fomentan el ausentismo. A. Normas de convivencia laboral Modificar nuestra conducta consigue un ambiente de trabajo agradable. Proponer soluciones ante un conflicto. Evitar actitudes negativas. Dedica tiempo a tus compañeros/as mostrando interés por el trabajo que han realizado. 14

16 2.5. Flujos de comunicación Cuando la comunicación se trasmite de arriba abajo o de abajo a arriba la llamamos comunicación vertical. Descendente: se trasmite de puestos superiores a inferiores. Ascendente: sale de puestos inferiores a superiores. Nos referimos a la comunicación horizontal, cuando la comunicación se da de igual a igual. Se da entre personas del mismo nivel jerárquico. 15

17 2.6. La comunicación interna en la empresa: comunicación formal e informal Según Carlos Fernández Collado, la comunicación empresarial es: «Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos». Una comunicación efectiva dentro y fuera de la organización, debe ser: Abierta. Tiene como objetivo comunicarse con el exterior. Evolutiva. Comunicación imprevista que se genera dentro de una organización. Flexible. Comunicación no rígida. Información formal e informal. Multidireccional. Comunicación en todas direcciones. 16 Instrumentada. Si contamos con los instrumentos necesarios, podremos hacer que la información que circula dentro de la empresa llegue a su destinatario en el momento oportuno.

18 2.6. La comunicación interna en la empresa: comunicación formal e informal Las comunicaciones dentro de la empresa las podemos clasificar atendiendo a varios factores: El tiempo transcurrido Directas. El emisor y el receptor intervienen alternativamente en la comunicación en el mismo espacio de tiempo. Diferidas. Existe un intervalo de tiempo entre la emisión y la recepción del mensaje. El ámbito en el que se desarrollan Internas. Se llevan a cabo dentro de una organización para sostener las buenas relaciones entre los trabajadores. Externas. Dirigidas a un público externo, con el objetivo de mantener o perfeccionar las relaciones públicas. El número de personas que intervienen Individuales. Existe un solo emisor y un solo receptor. Colectivas. Interviene un grupo. El carácter institucional 17 Relaciones públicas. Se crean diferentes actividades y programas de comunicación para mantener las buenas relaciones en la organización. Publicidad. Su finalidad es aumentar las ventas emitiendo el mensaje a través de los diferentes medios de comunicación. Publicidad institucional. Se toma como una herramienta de las relaciones públicas puesto que inspira una imagen favorable de la organización en el público al que va dirigida.

19 2.6. La comunicación interna en la empresa: comunicación formal e informal A. Comunicación formal Comunicación formal es el orden jerárquico del que consta la comunicación tanto interna como externa (documentos como instrucciones), dentro de la empresa, y que previamente ha sido organizada y estructurada por importancia y relevancia. La comunicación formal es la existente entre unas empresas con otras empresas u organismos oficiales. La motivación y la toma de decisiones es la finalidad de este sistema de comunicación. 18

20 2.6. La comunicación interna en la empresa: comunicación formal e informal A. Comunicación informal Las comunicaciones informales son interacciones que conforman las relaciones no reguladas por la comunicación formal. 19 La comunicación informal nace cuando un trabajador necesita comunicarse con otra persona de su entorno laboral sin formalidades.

21 Créditos: Autores del libro del alumno Nombre autor 1 Nombre autor 2 Edición Estudio177.com, Laura García Olaya Fotografías: Blog Publicidad y Propaganda 2008, Silvia García Olaya, José M. Moreno. Flickr.com: Governo da Bahia, Wonderlane, SubZeroConsciousness, Dsalgado, Cfuga, Fernandobarreiros, nando.quintana, MONDRAGON-Corporation, Wikipedia. Photobucket.com: Pachangoboy, smn_7_photo 20