TEMA 2: LA ORGANIZACIÓN Y LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

Transcripción

1 TEMA 2: LA ORGANIZACIÓN Y LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA 1- LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA 1.1- TIPOS DE ORGANIZACIÓN 1.2- ÁREAS FUNCIONALES 1.3- CÓMO SE REPRESENTA LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA? LOS ORGANIGRAMAS 2- LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA 2.1- TIPOS DE COMUNICACIÓN 2.2- REDES DE COMUNICACIÓN 21

2 1- LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA En una empresa en la que hay pocas personas trabajando, puede ser fácil coordinar las actividades que cada una debe llevar a cabo A medida que la empresa va creciendo y el número de trabajadores es mayor, resulta más difícil que una única persona controle y dirija todas las actividades Por ello es necesario contar con personas que: - sepan gestionar alguna de las diferentes actividades que realiza la empresa - que trabajen en una misma dirección - que tengan el mismo objetivo Ejemplo: un equipo con los mejores 11 jugadores del mundo, si no juega como un equipo, sino como 11 jugadores individuales, probablemente no gane títulos importantes (Madrid Zidanes-Pavones). Sin embargo, un equipo sin tanta estrella, pero bien conjuntado puede conseguir cosas importantes (Sevilla gana la UEFA 2006) Así pues, las empresas tienen la necesidad de: - establecer un proceso de organización - que le permita mantener una adecuada coordinación entre las distintas actividades que realiza, - con el fin de funcionar como un equipo, y no como departamentos totalmente independientes 22

3 La organización de la empresa consiste en: - diseñar y el mantener un sistema de funcionamiento basado en: - la definición de las tareas que han de realizarse - las personas que las deben llevar a cabo - las relaciones que han de existir entre ellas - los procesos de control que permitan verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos 1.1- TIPOS DE ORGANIZACIÓN Vamos a distinguir entre la organización formal y la informal a) Organización formal - Es la que sitúa a cada uno de los miembros de la empresa en su lugar, - y establece las relaciones entre ellos dentro del ámbito laboral b) Organización informal - Es la que nace de manera espontánea y natural entre las personas que integran la organización formal - Los directivos de las empresas deben procurar que la organización informal favorezca a la organización formal 23

4 1.2- ÁREAS FUNCIONALES Dentro de una empresa se realizan tareas muy diferentes que no tienen prácticamente nada que ver entre si Ejemplo: no tiene nada que ver el trabajo realizado por un camarero del restaurante que el de un contable del área económica Sin embargo todas las tareas deben estar interrelacionadas Ejemplo de interrelación: Si los de recepción no avisan de que llega un grupo de 250 jubilados de vacaciones, la encargada de la limpieza no tendrá limpias las habitaciones. El de aprovisionamientos no comprará la comida suficiente, por lo que en el restaurante no habrá comida para todos. El director del departamento económico financiero no tendrá el dinero preparado para comprar los alimentos necesarios. Como consecuencia el director del hotel cogerá un gran cabreo Para que las distintas tareas no se conviertan en actividades independientes, sino que exista una buena interrelación entre ellas, la empresa debe: - Dividir su actividad total en grupos de actividades caracterizados por un determinado objetivo - Asignar a cada grupo de actividades un responsable y un conjunto de personas encargadas de llevarlas a cabo - Establecer un mecanismo para que pueda existir una buena coordinación entre todas ellas Cada uno de estos grupos en los que se divide la empresa se conoce con el nombre de área funcional 24

5 Según el tipo de empresa, se pueden considerar diferentes áreas funcionales. En general, podemos distinguir las siguientes A) Aprovisionamiento o de compras Es la encargada de obtener materiales y servicios del exterior de la empresa - calcular las necesidades de materiales - contactar con los proveedores - encargarse de la recepción de los materiales - almacenar los productos y gestionar el almacén - distribuir los materiales en la empresa B) Producción Se encarga de transformar las materias primas en productos terminados - fabricar los productos - controlar la calidad de los productos - intentar mejorar la productividad de la empresa C) Comercial Se encarga de las tareas relacionadas con la venta de los productos - llevar a cabo estudios de mercado - definir que productos hay que vender y a quien hay que vendérselos - elaborar campañas de promoción del producto - definir la estrategia de distribución 25

6 D) Sistemas de información Se encarga de la gestión informática de la empresa - configurar y mantener las redes informáticas - reparar los ordenadores - diseñar programas que se adapten a las necesidades de la empresa - diseñar y mantener la página web de la empresa E) Recursos humanos Se encarga de la organización del personal - Determinar los puestos de trabajo necesarios en la empresa - Seleccionar el personal - Realizar las nóminas y los contratos - Dar formación a los trabajadores - Relacionarse con los representantes de los trabajadores F) Económico-financiera Se encarga de la obtención de recursos financieros, de la aplicación de dichos recursos y del control de todas estas operaciones - Calcular las necesidades financieras - Obtener recursos financieros - Gestionar operaciones con Bancos y Cajas de Ahorro - Determinar las inversiones más convenientes - Llevar la contabilidad de la empresa 26

7 G) Servicios generales Se encarga de l mantenimiento de las instalaciones, de la limpieza, de la recepción de los clientes, del correo - Mantenimiento - Limpieza - Atender el teléfono - Recepción de los clientes - Archivar el correo H) Dirección Establece los objetivos de la empresa, la forma de conseguirlos y controla que se cumplan - Establecer objetivos - Organizar - Gestionar - Controlar 1.3- CÓMO SE REPRESENTA LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA? LOS ORGANIGRAMAS La forma en la que se organiza una empresa puede representarse gráficamente mediante un organigrama Un organigrama es la representación gráfica de: - las diferentes áreas funcionales de la empresa y de sus funciones - los niveles de autoridad - las relaciones jerárquicas entre los integrantes de la empresa - los canales de transmisión de la comunicación 27

8 Las características que ha de reunir un organigrama son: - Ser fácilmente comprensible - Presentar los elementos importantes de la empresa - Incluir la denominación del área que se representa y la persona al cargo - Mostrar correctamente la jerarquía existente en la empresa Los organigramas pueden representarse de forma vertical u horizontal a) Vertical: las unidades con mayor autoridad se sitúan en la parte superior b) Horizontal: las unidades con mayor autoridad se sitúan a la izquierda 28

9 2- LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA La comunicación es: - el traspaso de información de un emisor a un receptor, - comprendiendo éste último la información transmitida La comunicación es esencial para el funcionamiento tanto interno como externo de las empresas. a) Para el funcionamiento interno, ya que permite: - Establecer y difundir los objetivos o metas de la empresa - Desarrollar los planes para el logro de los mismos - Organizar los recursos (humanos, técnicos ) de forma efectiva - Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización - Dirigir, orientar, motivar y crear un clima en el cual las personas quieran contribuir al desarrollo de la empresa b) Para el funcionamiento externo, ya que a través del intercambio de información se pueden conocer: - las necesidades de los clientes, - la disponibilidad de los proveedores, - la situación de los competidores, - etc. Es por tanto a través de la comunicación como cualquier organización se convierte en un sistema abierto que se interrelaciona con su ambiente 29

10 2.1- TIPOS DE COMUNICACIÓN Atendiendo al nivel organizacional podemos diferenciar los siguientes tipos de comunicación: a) Comunicación descendente: Es la que fluye de los niveles más altos de la organización a los niveles más bajos (objetivos de la empresa, estrategias, instrucciones de trabajo, adoctrinamiento ) b) Comunicación ascendente: Parte de los niveles inferiores de la organización hacia los órganos de dirección (informes de trabajo, problemas, quejas, sugerencias de mejora ) c) Comunicación cruzada: Puede ser -Horizontal: entre niveles jerárquicos iguales (resolución intradepartamental de problemas) -Diagonal: entre personas de diferentes niveles que no tienen relación directa (actividades interdepartamentales) Estos tres tipos de comunicación son de tipo formal d) Comunicación informal: - Son rumores que circulan de forma anárquica, fuera de los canales de comunicación formal. - Surge de la interacción social, y en ella pueden participar todos los miembros de la organización. - Esta comunicación da mucha información a la dirección sobre los empleados y el clima laboral 2.2- REDES DE COMUNICACIÓN Las organizaciones están compuestas por individuos, que ha su vez se organizan en grupos. Estos grupos pueden ser laborales o de carácter informal. Para conseguir los objetivos de la empresa es importante que exista una buena comunicación entre los grupos, ya que así se podrán coordinar de forma adecuada para realizar las tareas. La comunicación entre grupos de trabajo se produce siguiendo unas redes de comunicación Estas redes muestran el grado de centralización de las comunicaciones del grupo 30

11 Se distinguen dos grandes tipos de redes: las centralizadas y las descentralizadas a) Redes centralizadas: A los miembros del grupo se les fuerza a comunicarse a través de un individuo central o líder, y éste se encarga de tomar las decisiones. Ejemplos: - Comunicación en rueda: - Comunicación en cadena: Este tipo de redes son más rápidas en la resolución de problemas simples, ya que los miembros pueden transmitir la información relevante al líder y éste toma la decisión o resuelve el problema casi de inmediato En general, este tipo de redes no proporcionan una satisfacción positiva a los miembros de la misma debido a su poca participación b) Redes descentralizadas: Los individuos pueden comunicarse con varias personas dentro del grupo, y cualquiera de ellos puede tomar el papel de líder en un momento determinado. Las decisiones se toman entre todos Ejemplo: - Comunicación circular: - Brain Storming Este tipo de redes resulta más rápida en la resolución de problemas complejos, ya que un solo individuo del grupo no suele contar con toda la información necesaria para resolverlo, y al compartir la información alrededor de la red permite contar con una mayor cantidad de información. En las redes descentralizadas, sus miembros alcanzan mayores grados de satisfacción, ya que todos se sienten más implicados y satisfechos en la consecución de los logros del grupo 31

12 EJERCICIOS TEMA 2: LA ORGANIZACIÓN Y LA COMUNICACIÓN 1) Qué es delegar? 2) Cuál es la finalidad de establecer un buen proceso de organización en las empresas? 3) En qué consiste la organización de la empresa? 4) Di tres rasgos que pueden caracterizar la estructura organizativa de una empresa 5) Existe un modelo de estructura organizativa válido para todas las empresas? Por qué motivo? 6) Enumera los elementos componen la estructura organizativa 7) Quién forma parte de la alta dirección? 8) Qué funciones tienen los miembros de la alta dirección? 9) Qué funciones suelen tener los miembros de la dirección intermedia? 10) Quién forma parte de la base operativa de las empresas? 11) Qué funciones suelen tener los miembros de la base operativa? 12) Quién forma parte de los órganos de staff? 13) Qué funciones suelen tener los miembros del staff? 14) Qué tipos de organización existen en la estructura organizativa? 15) Qué es la organización formal? 16) Qué es la organización informal? 32

13 17) Di si los siguientes casos pertenecen a la organización formal o a la informal: a) El jefe del departamento de recursos humanos convoca una reunión con los jefes de ventas para intentar motivarlos b) El jefe del departamento de recursos humanos va a comer con dos compañeros de la empresa y critican al director comercial 18) Di tres funciones del departamento de aprovisionamientos o compras 19) Di tres funciones del departamento de producción 20) Di tres funciones del departamento comercial 21) Di tres funciones del departamento de sistemas de información 22) Di tres funciones del departamento de recursos humanos 23) Di tres funciones del departamento económico financieros 24) Di tres funciones del departamento de servicios generales 25) Di tres funciones del departamento de dirección 26) Asigna a cada una de las siguientes actividades el área funcional correspondiente a) Obtención de un préstamo bancario b) Marcar los objetivos de la empresa para el próximo trimestre c) Diseño de un anuncio publicitario d) Entrevista a un candidato a un puesto de trabajo e) Adquisición de materiales para su transformación f) Atención de un cliente que acude a la empresa para concertar una cita con el director g) Determinar los beneficios o pérdidas de la empresa al finalizar el ejercicio económico 27) Qué es un organigrama? 28) Qué características debe tener un buen organigrama? 29) De qué maneras hemos visto que puede representarse un organigrama? 33

14 30) Di si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas: a) En los organigramas verticales, los trabajadores con menor responsabilidad se encuentran en la parte de arriba del mismo b) En los organigramas horizontales, el nivel de responsabilidad disminuye cuanto más a la derecha estemos 31) Confecciona un organigrama a partir de los siguientes datos. - Del DIRECTOR GENERAL dependen dos SUBDIRECTORES, uno encargado de los temas relacionados con la FABRICACIÓN y la COMERCIALIZACIÓN, y otro que supervisa la ADMINISTRACIÓN y los RECURSOS HUMANOS. Los temas relacionados con la informática están externalizados en un órgano de staff. - En el departamento de fabricación hay tres secciones: APROVISIONAMIENTOS, FABRICACIÓN y CONTROL. - La empresa divide el departamento de FABRICACIÓN en otros dos: ARTÍCULOS DEPORTIVOS y ÁRTÍCULOS TECNOLÓGICOS. - En el departamento de COMERCIALIZACIÓN se separan las tareas de PUBLICIDAD y las de VENTA. - En el departamento de administración nos encontramos con las áreas de TESORERÍA Y DE CONTABILIDAD - Y por último, en el departamento de RECURSOS HUMANOS diferenciamos las áreas de NÓMINAS y CONTRATACIÓN. 32) Confeccionar el organigrama para la empresa J & C, S.A., que se dedica a la fabricación de vaqueros y camisas, a partir de los siguientes datos: - La DIRECCIÓN GENERAL coordina y supervisa la gestión de cinco departamentos: INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO, PRODUCCIÓN y ADMINISTRACIÓN, RECURSOS HUMANOS y COMERCIALIZACION. Cuenta con un servicio de asesoramiento externo o staff en materia de RELACIONES PÚBLICAS, - El departamento de INVESTIGACIÓN y DESARROLLO se ocupa de lo relativo a mantener vigente los productos que se diseñan y confeccionan. Este departamento, cuenta a su vez con tres departamentos: INVESTIGACION, DESARROLLO e INGENIERIA DE PRODUCTOS. - La PRODUCCIÓN o fabricación se efectúa en una sola planta, destinada exclusivamente a la confección de vaqueros y camisas. Dependen de este área las áreas de APROVISIONAMIENTOS o compras, INGENIERIA DE FABRICACIÓN y la de CONTROL. - El área de APROVISIONAMIENTOS de los materiales esta subdivido en otros dos: MATERIAS PRIMAS Y OTROS APROVISIONAMIENTOS. - Del área de INGENIERIA DE FABRICACIÓN dependen las secciones: CORTE, CONFECCIÓN y ETIQUETADO. - Del departamento de CONTROL se subdivide en CAMISAS y VAQUEROS. 34

15 - En cuanto al Área de ADMINISTRACION se subdivide en FINANZAS, TESORERIA y CONTABILIDAD, - El área de RECURSOS HUMANOS se divide a su vez en tres departamentos: CONTRATACIÓN, NÓMINAS y SUPERVISIÓN DE LOS TRABAJADORES - El área de COMERCIALIZACION, se divide en tres departamentos: VENTAS, PLANIFICACION y DISTRIBUCION, y cuenta con una asesoría externa o staff de PUBLICIDAD. - El departamento de VENTAS se subdivide en dos: MAYORISTAS y MINORISTAS - El departamento de DISTRIBUCION se divide también en dos: DEPÓSITO y ENTREGA 35