Contratación Integración Personal

Transcripción

1 Contratación Integración e de Personal Bizagi Suite

2 Contratación e Integración de Personal 1 Tabla de Contenido Contratación e Integración... 2 Elementos del proceso... 5 Viene de Selección y Reclutamiento?... 5 Ingreso Información Nuevo Empleado... 5 Documentos y Acciones de Contratación... 7 Enviar Documentos y Acciones... 9 Esperar Fecha Firma Contrato...10 Firmar Contrato Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida...12 Gestionar Creación de Usuarios y Permisos...16 Enviar Plan de Actividades Alistar Puesto de Trabajo...18 Esperar Ingreso Nuevo Empleado...19 Completar Actividades Primera Semana...19 Participantes...21

3 Contratación e Integración de Personal 2 Contratación e Integración El ingreso de un nuevo empleado a la compañía es un proceso que generalmente consume mucho tiempo, ya que requiere de bastante trabajo manual y la coordinación de diferentes personas a lo largo del proceso. Por esta razón es común tener retrasos en la fecha de ingreso del empleado o en la asignación del puesto de trabajo. Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Contratación e Integración de Personal. El proceso ayuda a la integración de los nuevos empleados dentro de la compañía, preparándolos de forma tal que puedan realizar sus funciones de forma apropiada desde el primer día. El proceso de Contratación e Integración de Personal reduce el tiempo de proceso en actividades como: informar al nuevo empleado sobre la documentación requerida para la firma del contrato, solicitar accesos, creación de usuarios y elementos del puesto de trabajo, también agiliza la creación un plan de actividades para la primera semana del empleado, entre otras cosas.

4 Contratación e Integración de Personal 3 Un proceso exitoso de Contratación e Integración de Personal trae muchos beneficios a la organización y a los empleados. El proceso suministra la información necesaria sobre la compañía y sus políticas de tal forma que el empleado puede saber cómo comportarse en su nuevo ambiente. El proceso permite realiza el proceso de inducción del empleado a la empresa y al área de forma que pueda contribuir a la compañía desde el primer día. Objetivos El nuevo proceso de Contratación e Integración de personal busca facilitar el ingreso de un nuevo empleado dentro de la compañía. El proceso se centra en ayudar a las diferentes áreas involucradas durante el proceso a realizar sus actividades en el tiempo apropiado. Además, ayuda a gestionar la creación de usuarios y asignación de accesos dentro del sistema de información de la compañía para que el empleado pueda empezar con sus funciones desde el primer día. Alcance El proceso de Contratación e Integración de Personal fue diseñado para ayudar en el ingreso de un nuevo empleado dentro de la organización. El proceso comienza cuando el área de Recursos Humanos es informada sobre el ingreso de un nuevo empleado hasta el final de la primera semana del nuevo empleado dentro de la compañía. El proceso cubre: Solicitar los documentos necesarios para la firma del contrato. Solicitar al administrador del área de tecnología la creación de cuentas y permiso de accesos para el nuevo empleado Programar con Recursos Humanos reuniones para realizar la inducción sobre la compañía y sus políticas. Duración 15 días aproximadamente. Dueño del Proceso Recursos Humanos

5 Contratación e Integración de Personal 4 Forma Global Nombre: Global_Form : Forma global y resumen del proceso Prototipo:

6 Contratación e Integración de Personal 5 Elementos del proceso Viene de Selección y Reclutamiento? En el Process Central de Bizagi puede encontrar un proceso complementario a Contratación e Integración llamado Reclutamiento y Selección de Personal. Si usted ha descargado Reclutamiento y Selección, este abrirá un nuevo caso de Contratación e Integración para ayudar en el ingreso de cada uno de los candidatos escogidos durante el proceso. Si no tiene Reclutamiento y Selección, no hay ningún problema, el proceso de Contratación e Integración puede ejecutarse solo. Aunque los procesos se complementan, no es necesario instalar los dos. La compuerta evalúa si el proceso de Contratación e Integración de personal ha empezado por sí solo, o ha sido lanzado desde Reclutamiento y Selección de Personal. Condiciones de la Compuerta SI: Si es un sub-proceso del proceso de Selección y Reclutamiento, la información básica del Nuevo empleado se encuentra disponible, como es, su nombre, hoja de vida, etc. En este caso la siguiente actividad será la de Ingresar Información nuevo Empleado. NO: Si el proceso no proviene del de Reclutamiento y Selección, es necesario incluir la información del nuevo empleado. Ingreso Información Nuevo Empleado Si el proceso es un subproceso de Reclutamiento y Selección, la información personal del nuevo empelado ya ha sido ingresada y está disponible dentro del proceso Contratación e Integración. Alguna de la información disponible es nombre, apellido, hoja de vida, el cargo y salario acordado, por nombrar algunas. En este caso la siguiente actividad a ejecutar es Documentos y Acciones de contratación.

7 Contratación e Integración de Personal 6 Asignación Condición Analista de Recursos Humanos Formas Nombre: Forma de ingreso de Nuevo empleado : Forma principal de la actividad Prototipo: Acciones Al Guardar Tipo La información de la descripción del trabajo es cargada desde una tabla paramétrica.

8 Contratación e Integración de Personal 7 Documentos y Acciones de Contratación En esta actividad un analista de Recursos Humanos debe preparar los documentos requeridos para la firma del contrato. Estos documentos pueden ser por ley o pueden ser requisitos de la compañía. La forma incluye cuatro tablas: Documentos Obligatorios: Documentos que el empleado debe firmar antes del primer día de trabajo. Documentos Opcionales: Documentos que deben ser firmados por el empleado, dependiendo del cargo o del empleado. Políticas de la compañía para leer. Políticas de la compañía que requieren una reunión con Recursos Humanos para que sean explicadas al empleado. En este caso es necesario programar una reunión, indicando fecha, hora y lugar (la reunión debe ser programada en los primeros días del empleado dentro de la compañía). Asignación Condición Analista de Recursos Humanos Formas Nombre: form_newhireactionsanddocuments : Forma Principal de la Actividad Prototipo:

9 Contratación e Integración de Personal 8 Comportamiento de las Formas Los documentos y actividades incluidas en las tablas son cargados automáticamente desde tablas paramétricas. Si desea cambiar la información de acuerdo a sus necesidades por favor remítase al documento de construcción.

10 Contratación e Integración de Personal 9 Las tablas relacionadas con los documentos para la firma del contrato están filtradas de acuerdo a si son obligatorios o no. Las políticas de la compañía están filtradas dependiendo si estas necesitan o no una reunión con Recursos Humano. Acciones Al Entrar Al Salir Tipo Incluir las políticas de la compañía y los documentos para la firma del contrato. Remover las políticas de la compañía y los documentos para el contrato que no son necesarios para el ingreso del empleado Enviar Documentos y Acciones En esta actividad un es enviado al nuevo empleado informándolo sobre los documentos necesarios para la firma del contrato, además de los links con las políticas de la compañía que el empleado debe leer. Notificaciones Informar sobre los Documentos y Acciones de contratación. Para Asunto Cuerpo del Correo Nuevo Empleado Documentos y Acciones de contratación Apreciado Señor/Señora <Onboarding.Candidates. Name> <Onboarding.Candidates.LastName> Bienvenido a nuestro equipo! Es un placer darte la bienvenida. Nos sentimos complacidos por tenerte y por haberte unido a nuestro equipo. Esperamos que disfrutes trabajando en nuestra compañía. Para comenzar con el proceso de integración al equipo, es

11 Contratación e Integración de Personal 10 necesario firmar los siguientes documentos. Por favor presentarlos el<onboarding.contractsigningdate> en<onboarding.contractsigningplace>, Es necesario traer toda la información y los documentos requeridos anteriormente, de manera que sea posible procesar cada uno de ellos. Employment Forms Table La información proveída en este mensaje es diseñada para ejecutar una introducción a la compañía y proveer los recursos que te ayudarán en el proceso de transición hacia tu nuevo rol en la compañía. Por favor, lee todos los archivos adjuntos cuidadosamente debido a que contienen información valiosa que te permitirán desempeñarte exitosamente en tu trabajo. Debido a políticas internas que maneja la empresa, se ha asignado una reunión con un analista de recursos humanos. Company Policies Table Cordialmente, Equipo de Recursos Humanos Esperar Fecha Firma Contrato Es necesario esperar a la fecha del contrato para ejecutar la siguiente actividad, Firmar Contrato.

12 Contratación e Integración de Personal 11 Firmar Contrato Es esta actividad el Analista de Recursos Humanos debe controlar que todos los documentos que fueron requeridos al empleado para la firma del contrato estén completos. El analista debe completar una lista de chequeo, la cual contiene los documentos escogidos en la actividad anterior, una vez estos has sido leídos y firmados por el empleado. Asignación Condición Analista de Recursos Humanos Formas Nombre: frm_signing_contract : Forma Principal de la Actividad Prototipo:

13 Contratación e Integración de Personal 12 Comportamiento de las Formas Es necesario validar que todos los documentos que fueron seleccionados han sido firmados por el empleado. Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida La actividad ayuda al jefe del nuevo empleado a solicitar los elementos y permisos de acceso para el nuevo empleado. La forma incluye cuatro tablas: Roles del empleado: Los roles que el nuevo empleado tendrá en su trabajo. Permisos de Acceso: Cuentas y permisos necesarios en el sistema de información de la compañía. Requerimientos: Equipos y suministros necesarios para el desarrollo del trabajo del nuevo empleado. Actividades de la primera semana: Un plan de actividades para la primera semana del empleado. El plan debe incluir actividades donde el empleado es informado sobre su role en la compañía, equipo de trabajo, medidas de desempeño, etc. Asignación Condición Jefe del nuevo empleado La actividad es ejecutada por la persona que realizó la solicitud de personal o el jefe del nuevo empleado.

14 Contratación e Integración de Personal 13 Formas Nombre: frm_set_employee_requirements_welcome_plan : Forma Principal de la Actividad Prototipo:

15 Contratación e Integración de Personal 14 Comportamiento de las Formas Es necesario incluir un rol para el empleado Las tablas de Requerimientos y de Actividades permiten agregar y eliminar registros. Acciones Al Entrar Al Salir Tipo Incluir Permisos de Acceso, Requerimientos del Empleado y Plan de Actividades. Remover los Permisos de Acceso, Requerimientos del Empleado y Plan de Actividades que no fueron seleccionados. Notificaciones Informar sobre los Documentos y Acciones de contratación. Para Asunto Cuerpo del Correo Analista de Recursos Humanos Nuevo Empleado Documentos y Acciones de la Nueva Contratación Apreciado Señor/Señora <Onboarding.Candidates. Name> <Onboarding.Candidates. LastName> Bienvenido a nuestro equipo! Es un placer darte la bienvenida. Nos sentimos complacidos por tenerte y por haberte unido a nuestro equipo. Esperamos que disfrutes trabajando en nuestra compañía. Para comenzar con el proceso de integración al equipo, es necesario firmar los siguientes documentos.

16 Contratación e Integración de Personal 15 Por favor presentarlos el<onboarding.contractsigningd ate> en<onboarding.contractsigningp lace>, Es necesario traer toda la información y los documentos requeridos anteriormente, de manera que sea posible procesar cada uno de ellos. Employment Forms Table La información proveída en este mensaje es diseñada para ejecutar una introducción a la compañía y proveer los recursos que te ayudarán en el proceso de transición hacia tu nuevo rol en la compañía. Por favor, lee todos los archivos adjuntos cuidadosamente debido a que contienen información valiosa que te permitirán desempeñarte exitosamente en tu trabajo. Debido a políticas internas que maneja la empresa, se ha signado una reunión con un analista de recursos humanos. Company Policies Table Cordialmente, Equipo de Recursos Humanos

17 Contratación e Integración de Personal 16 Gestionar Creación de Usuarios y Permisos La actividad ayuda al Administrador del área de Tecnología a crear y asignar el nuevo usuario en el sistema de información de la compañía. La forma incluye información sobre los permisos de acceso que deben ser creados y/o asignados. El administrador debe incluir los nombres de usuarios y las contraseñas asignadas en cada caso. Asignación Condición Administrador del área de Tecnología Formas Nombre: frm_grant_it_acces_rights : Forma Principal Prototipo:

18 Contratación e Integración de Personal 17 Comportamiento de las Formas Todas las solicitudes hechas por el jefe deben ser completadas Enviar Plan de Actividades Un es enviado al nuevo empleado con el plan de actividades propuesto y la información sobre usuarios y permisos asignados. Notificaciones Informar sobre el plan de actividades e información de usuarios y accesos. Para Asunto Cuerpo del Correo Nuevo Empleado Jefe del Nuevo Empleado Plan de Actividades y Usuarios y Permisos Apreciado <Onboarding.Candidates. LastName> Bienvenido a nuestro equipo! Es un placer darte la bienvenida a nuestro grupo de trabajo. Nos sentimos complacidos por tenerte y por haberte unido a nuestro equipo. Esperamos que disfrutes trabajando en nuestra compañía. Las siguientes actividades están diseñadas para darte una introducción a: <Onboarding.JobDescription. Department.areaName> y de igual manera, para proveer los recursos que te ayudarán en el proceso de transición hacia tu nuevo rol en la compañía. Activities Table Saludos Cordiales, Equipo de Recursos Humanos

19 Contratación e Integración de Personal 18 Alistar Puesto de Trabajo Antes del ingreso del nuevo empleado, es necesario preparar el puesto de trabajo con todos los implementos solicitados por el jefe. Asignación Condición Asistente de Compras Formas Nombre: frm_set_up_worksation : Forma Principal de la Actividad Prototipo:

20 Contratación e Integración de Personal 19 Comportamiento de las Formas Todos los ítems solicitados debe estar listos antes de que el nuevo empleado antes de la fecha de ingreso del empleado. Esperar Ingreso Nuevo Empleado Es necesario esperar por la fecha de ingreso para realizar la siguiente actividad. Completar Actividades Primera Semana Durante la primera semana, el empleado debe completar las actividades que se le han sido programadas, ya sea por Recursos Humanos o por su nuevo jefe. La forma de la actividad incluye una lista de chequeo la cual debe ser actualizada cada vez que el empleado ha terminado una actividad. Asignación Nuevo Empleado Condición

21 Contratación e Integración de Personal 20 Formas Nombre: frm_first_week_activities_checklist : Forma principal Prototipo: Comportamiento de las Formas Los atributos Ready y I have been read and acknowledge son requeridos.

22 Contratación e Integración de Personal 21 Participantes Jefe del Nuevo Empleado (Rol) El jefe del nuevo empleado (La persona que hace la solicitud de personal) Analista de Recursos Humanos (Rol) La persona que pertenece al área de Recursos Humanos y que debe liderar el proceso de selección. Nuevo Empleado (Rol) Persona elegida para llenar una vacante Administrador de IT (Rol) El administrador del área de IT (Tecnología)