DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE BONOS DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS L.P.

Transcripción

1 DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE BONOS DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS L.P. OBJETIVO Promover el ahorro y transparencia en el ejercicio del gasto de combustible, con base al presupuesto autorizado para la realización de las funciones inherentes a las Dependencias y/o Organismo del Poder Ejecutivo de Nayarit. NORMAS DE OPERACIÓN La dotación de combustible se hará de acuerdo a las necesidades de cada Dependencia, Organismo o área, según el número de unidades que tengan asignadas. El Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular, será responsable de suministrar la dotación de combustible para los vehículos oficiales según su padrón vehicular. Sólo se proporcionará dotación de combustible a los vehículos que se encuentren en operación y correspondan a los registrados en el padrón vehicular. En caso de que algún servidor público utilice un vehículo de su propiedad para la realización de comisiones oficiales, será la Secretaria de Administración, a través de la Dirección General de Administración, quien deberá autorizar la dotación de combustible, previo análisis específico de la justificación que para este efecto presente la dependencia respectiva, para los Organismos será la Junta de Gobierno la que autorice la dotación de combustible a vehículos particulares, acuerdo que deberá remitirse a la Secretaria de Administración, con atención a la Dirección General de Administración para su autorización y en su caso entrega de dotación. El coordinador administrativo o equivalente de cada Dependencia o Entidad, realizara la asignación mensual de combustible para los vehículos de trabajo, determinará considerando el número de cilindros del motor, el modelo, el tipo y el uso que tengan las unidades asignadas a las Dependencias y/o Organismos. La utilización de combustible para los vehículos oficiales deberá cubrir únicamente actividades de carácter oficial. La dotación de combustible asignado podrá modificarse de acuerdo a la intensidad de uso del vehículo, conforme a la comprobación y justificación de la misma.

2 Se podrán asignar dotaciones extraordinarias de combustible, únicamente cuando su utilización se justifique en un programa emergente o de nueva instrumentación. Tratándose de las Dependencias, la autorización corresponderá a Secretaria de Administración a través de la Dirección General de Contabilidad y Presupuestos. Los Servidores Públicos que realicen comisión fuera del Estado se validará la factura del combustible por el Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular respaldada por el oficio de comisión. La dotación de combustible se entregará a la persona que designe la dependencia, organismo o área, a la cual se le entregará un formato que deberá firmar por la dotación requerida. Deberá existir coordinación entre el Departamentos de Control y Mantenimiento Vehicular y la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto, para la autorización de requisiciones en base a la cantidad de gasolina que tiene asignada cada área.

3 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3 JUN 00 PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE BONOS DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE CÓDIGO GAS L.P.. H0MV4 ÁREA : DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y DEPARTAMENTO: DE CONTROL Y MANTENIMIENTO SERVICIOS GENERALES VEHICULAR AREA RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ACT. ANTECEDE FORMATO O DOCTO. DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Viene del Procedimiento: Control y Registro de las Erogaciones Diversas de Gobierno del Estado Código H0CP. Distribuye requisición de la siguiente manera: Depto. Control Mantto. Vehicula Original y ª, ª, y 3ª copia Archivo 4ta. copia 0 - REQUISICIÓN SA-R0 Recibe la requisición, archiva temporalmente, sella y firma la copia fotostática de recibido y la entrega a la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto. DEPARTAMENT O DE CONTROL Y MANTENIMIENT O VEHICULAR 3 Requisita el formato de recibido el combustible (O/C), entrega a la persona autorizada de la Dependencia y/o Organismo, para que firme de recibido y entrega los bonos de gas L.P. o cupones de gasolina y diesel. - RECIBO DE COMBUSTIBLE Distribuye el formato de la siguiente manera: Depto. de Control y Mantto. Veh. Original Dependencia y/o Organismo ª Copia DEPENDENCIA Y/O ORGANISMO SOLICITANTE 4 Recibe los bonos de gas L.P. o cupones de combustible, firma y sella el original del recibo de combustible, se queda con copia del mismo. 3

4 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3 JUN 00 PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE BONOS DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE CÓDIGO GAS L.P.. H0MV4 ÁREA : DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y DEPARTAMENTO: DE CONTROL Y MANTENIMIENTO SERVICIOS GENERALES VEHICULAR AREA RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ACT. ANTECEDE FORMATO O DOCTO. Extrae del archivo temporal la requisición, recaba las firmas de autorización del Director General de Administración y del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y archiva en el expediente. DEPARTAMENT O DE CONTROL Y MANTENIMIENT O VEHICULAR 5 NOTA: En caso de los Organismos Descentralizados solo se autoriza con visto bueno. FIN DEL PROCEDIMIENTO 4 Conecta con procedimiento Reserva y Descarga Presupuestal de Requisición de Bienes y Servicios Código H0CP. SUPERVISÓ ELABORÓ LIDER USUARIO REVISÓ Depto. de Metodología Depto. de Control y Administrativa Mantenimiento Vehicular L.A.E. Lizeth Maldonado C.F. César E. Valdivia Sarmiento/jjlb Cabanilla Directora General de Sistemas y Metodología Administrativa Ing. Hercy G. García López Director General de Administración C.P. Y L.D. Jesús Francisco Domínguez Hernández

5 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE BONOS DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS L.P. ÁREA: DIRECCIÓN RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 3 JUN 00 CÓDIGO H0MV4 DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR DEPENDENCIA SOLICITANTE DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. VEHICULAR INICIO Viene del Procedimiento: Control y Registro de las Erogaciones Diversas de Gobierno del Estado Código H0CP. Distribuye requisición de la siguiente manera: 3 4 SF-R0 0 DIRECCIÓN GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Recibe la requisición, archiva temporalmente, sella y firma la copia fotostática de recibido y la entrega a la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto. SF-R0 0 3 T FOTOCOPIA SF-R0 DIRECCIÓN GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 3 BONOS Y/O CUPONES RECIBO DE COMBUSTIBLE Requisita el formato de recibido el combustible (O/C), entrega a la persona autorizada de la Dependencia y/o Organismo, para que firme de recibido y entrega los bonos de gas L.P. o cupones de gasolina y diesel. RECIBO DE COMBUSTIBLE 0 DEPENDENCIA Y/O ORGANISMO A

6 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE BONOS DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS L.P. ÁREA: DIRECCIÓN RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 3 JUN 00 CÓDIGO H0MV4 DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR DEPENDENCIA SOLICITANTE DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. VEHICULAR A 7 Recibe los bonos de combustible, firma y sella el original del recibo de combustible, se queda con copia del mismo. BONOS Y/O CUPONES RECIBO DE COMBUSTIBLE Extrae del archivo temporal la requisición, recaba las firmas del Director General de Administración y del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y archiva en el expediente. Conecta con procedimiento Reserva y Descarga Presupuestal de Requisición de Bienes y Servicios Código H0CP. 8 SF-R0 3 0 En caso de los Organismos Descentralizados solo se autoriza con visto bueno. FIN

7 ( ) ( ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) ( 0 ) ( ) ( 4 ) ( ) ( 3 )

8 Dependencia: Unidad Admtiva. Partida Presupuestal Origen del Recurso ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) Estatal ( ) Federal ( ) Mixto ( ) ( 6 ) GOBIERNO DEL ESTADO DE NAYARIT SECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN Dirección General de Administración REQUISICION DE MATERIALES SF-R0 Solicitante: Cargo: Dirección /Teléfono: ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) No. Requisición ( ) Fecha ( ) Para uso de: 0 PROVEEDOR C.P. T/E C.P. T/E C.P. T/E No. Descripción Q U/M Importe ($) Total ($) Importe ($) Total ($) Importe ($) Total ($) ( ) ( ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) Observaciones: ( 6 ) Subtotal: I.V.A. Total: ( 7 ) Dependencia Solicitante Director de Programación y Presupuesto Director General de Administración Director de Rec. Mat. y Serv. Grales. Jefe de Departamento ADQUISICIONES NOTAS:.- Esta solicitud deberá formularse con materiales del mismo ramo, con el objeto de facilitar su cotización..- Es responsabilidad del usuario el solicitar bienes y servicios con las especificaciones técnicas requeridas. 3.- La cotización base no deberá exceder de 0 días habiles al momento de su recepción en Presupuestos.

9 GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO DE REQUISICIÓN SF-R0 NO. DE CAMPO CONCEPTO DESCRIPCIÓN Requisición No. de folio consecutivo, el cual será asignado por el Depto. de Control Presupuestal. Fecha Fecha de elaboración. 3 Dependencia Nombre del Organismo o Dependencia solicitante. 4 Unidad Administrativa Nombre del área que usará los bienes o servicios. 5 Partida presupuestal Anotar código de la Unidad Presupuestal que se afectará. 6 Origen del Recurso Tipo de recurso financiero aplicable. 7 Solicitante Nombre completo de la persona que solicita los bienes o servicios. 8 Cargo Puesto que ocupa el solicitante. 9 Dirección/teléfono Domicilio del lugar donde se entregarán los bienes. 0 Para uso de Anotar la justificación de la solicitud. No. Número consecutivo de los bienes o servicios solicitados. Descripción Anotar en forma clara y detallada los bienes yo servicios solicitados. 3 Q Anotar la cantidad solicitada. 4 U/M Anotar la Unidad de Medida, es decir: piezas, paquetes etc. 5 Oferente Anotar la información relativa a la cotización que deberá llevar anexa. Nombre del oferente; los campos C.P. y T/E se refiere a condiciones de pago y tiempos de entrega respectivamente, (consideraciones importantes al adjudicar pedidos). 6 Observaciones Anotar información a la cotización y al resultado de la adjudicación. 7 Firmas Firmas de aprobación y autorización para la gestión y trámite de la solicitud. Dependencia solicitante Depto. de Control presupuestal Dir. de Recursos Materiales y Servicios General Dirección General de Admón. Departamento de Control y Mantto. Vehicular Nota: El numeral 5 no se requisita en este procedimiento.

10 GUÍA DE LLENADO PARA EL FORMATO DE RECIBO DE COMBUSTIBLE. Fecha de entrega de bonos de combustible.. Cantidad en numero de litros de combustible otorgado. 3. Cantidad con letra de litros de combustible otorgado. 4. Mes en el que se utiliza el combustible. 5. Dependencia o área administrativa solicitante del combustible. 6. Cantidad en numero de cupones de combustible de 30 lts. otorgados. 7. Número inicial del folio de los cupones de 30 lts. otorgados. 8. Número del folio final de los cupones de 30 lts. otorgados. 9. Cantidad en numero de cupones de combustible de 0 lts. otorgados. 0. Número del folio inicial de cupones de 0 lts. otorgados.. Número del folio final de cupones 0 lts. otorgados.. Nombre, firma de la persona autorizada para recoger los cupones de combustible. 3. Firma del titular del área responsable de la entrega de los cupones de combustible. 4. Sello de la dependencia o área solicitante.