MANUAL DE PERFILES DE PUESTOS ÁREA: CRÉDITO Y AHORRO

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1 MANUAL DE PERFILES DE PUESTOS ÁREA: CRÉDITO Y AHORRO 1

2 TABLA DE CONTENIDOS ORGANIGRAMA... 3 INTRODUCCIÓN... CONDICIONES GENERALES... 6 PUESTO: COORDINADOR DE CRÉDITO Y AHORRO... 7 PUESTO: EJECUTIVO DE CRÉDITO Y AHORRO

3 ORGANIGRAMA 3

4 INTRODUCCIÓN La eistencia de un perfil de competencias para cada uno los puestos de la Asociación, ofrece una herramienta de gran utilidad para el proceso de reclutamiento y selección de personal. Quien selecciona puede contar no solo con la tradicional descripción de funciones, tareas y responsabilidad del cargo sino también con una descripción por niveles de las competencias que son requeridas para el buen funcionamiento del individuo en el puesto. De esta forma, el proceso de selección por competencias debe centrarse en aquellas habilidades y características conductuales demostrables que están a la base de las competencias críticas de un puesto. Predice con alta efectividad el desempeño laboral a futuro, aportando elementos importantes a considerar durante la entrevista y afinando la determinación de qué tipo de metodología de evaluación puede realizarse. I. Naturaleza del Trabajo El objetivo de este apartado es describir de manera concisa y precisa la actividad sustancial del cargo. II. III. IV. Descripción de Funciones Se describen en forma puntual, clara y concisa las tareas o funciones más relevantes que desarrolla el ocupante del puesto en su día a día. Responsabilidades Delimita las responsabilidades del ocupante en el ejercicio de su puesto con relación a factores tanto internos como eternos a la empresa, relacionados siempre con la naturaleza de sus funciones. Relaciones de Trabajo Establece las relaciones interpersonales que el ocupante del puesto mantiene, así como las acciones que implican las mismas en el desarrollo de sus funciones. V. Supervisión En este apartado se indica específicamente de quién o quiénes reciben supervisión el ocupante del puesto, así como sobre quién o quiénes ejercen la misma. VI. VII. Consecuencias del Error A través de una escala numérica, se establece el grado de repercusión que puede tener un error cometido por el ocupante del puesto, esto valorado por medio de serie de variables pre establecidas, a las cuales se les asigna un número que va de 0 a 3 representando los mismos el nivel de gravedad de la falta. Condiciones de Trabajo Establece las condiciones psicológicas, físicas y ambientales a la que se ve podría ver epuesto el ocupante del puesto en el ejercicio de sus funciones.

5 VIII. I. Requisitos del Puesto Establece una serie de requerimientos relacionados con conocimientos o factores que se derivan de la naturaleza del puesto y las funciones que lo componen. Se establecen los requisitos mínimos de formación académica necesarios para el desarrollo del puesto, así como los aspectos legales a cumplir, entre otros requisitos importantes para el desempeño del puesto. Competencias Requeridas Se enumeran las competencias organizacionales, de liderazgo y/o específicas que los colaboradores deben poseer para el desempeño del puesto. 5

6 CONDICIONES GENERALES REQUISITOS GENERALES PARA TODOS LOS PUESTOS: Ø Todos los funcionarios que se contraten por periodo indefinido o por servicios profesionales deberán ser mayores de edad. Ø Los funcionarios pueden ser nacionales o etranjeros siempre y cuando cuenten con el documento de permiso laboral. Ø Las personas contratadas deberán aportar junto con sus atestados una constancia de antecedentes penales. Ø Todos los trabajadores de la Asociación Solidarista deben cumplir con el Código de Ética Institucional. RESPONSABILIDADES PARA TODOS LOS PUESTOS: Las siguientes responsabilidades pueden ser sancionadas en caso de incumplimiento por parte de un trabajador. 1. Responsabilidad por funciones. La naturaleza del trabajo eige a las personas que ocupan un puesto, la aplicación de los principios y técnicas de una profesión determinada para atender y resolver adecuadamente problemas y situaciones variadas propias del área de su competencia. Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben realizarse con sumo cuidado y precisión. 2. Responsabilidad por relaciones de trabajo. La actividad origina relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de empresas privadas, los cuales deben ser atendidos con tacto y discreción. 3. Responsabilidad por equipo y materiales. Es responsable por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y de los materiales asignados para el cumplimiento de sus actividades.. Condiciones de trabajo. Según la naturaleza de las funciones, le puede corresponder trasladarse a diferentes lugares del país y del Gran Área Metropolitana. 5. Características personales. Debe observar discreción en relación con los asuntos encomendados. Requiere habilidad para tratar en forma cortés y satisfactoria al público y para resolver situaciones imprevistas. Habilidad para redactar y capacidad analítica. Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su grado profesional, por cuanto la labor eige aportes creativos y originales. Buena presentación personal. 6

7 PUESTO: COORDINADOR DE CRÉDITO Y AHORRO I. Naturaleza del Trabajo Planificar, organizar, coordinar y controlar los requerimientos en beneficio de los asociados con relación a las ventajas que ofrece la asociación en labores de registro, control de datos y análisis en el área de ahorro, crédito y cobro, que requieren la aplicación de principios técnicos de contabilidad y servicio al cliente. II. Descripción de Funciones Hacer un uso y manejo adecuado del equipo, archivos, materiales y documentos bajo su custodia. Operar los paquetes y sistemas informáticos propios del departamento. Elaborar y velar por el cumplimiento y seguimiento de los objetivos establecidos en el plan anual del área y presupuesto del departamento. Coordinar y supervisar el trabajo realizado por los funcionarios a cargo. Crear en conjunto con los funcionarios del departamento nuevas ventajas de créditos y captación para el beneficio del asociado. Asesorar en materia de créditos al asociado de ASEHP. Supervisar y Revisar todas las solicitudes de créditos entregadas por el asociado, de manera detallada, revisando que lo entregado corresponda y lo incompleto sea solicitado de manera correcta. Así mismo las solicitudes recibas por el área de Servicio al Asociado. Atender al público, tramitar y lo mismo que realiza un ejecutivo de crédito y captación cuando éste lo amerite. Apoyar a la jefatura directa a llevar algunos controles para el buen funcionamiento del Área. Elaborar y aplicar las deducciones de ahorro y crédito de empleados de HP. Generar y procesar préstamos hipotecarios. Realizar cierre mensual específico del área. Elaborar conciliaciones de los auiliares del área de crédito vs. contabilidad Generar reportes y análisis solicitados por la Gerencia. Elaborar y revisar los indicadores de gestión del área. Revisar y aprobar créditos especiales. Realizar cronogramas de la ejecución de actividades de las pólizas en las que están inscritos los asociados Atender con cita a los proveedores que solicitan una atención más personalizada. Calcular intereses de los ahorros etraordinarios. Revisar, ejecutar y procesar el cálculo de los ecedentes del período. Realizar liquidación de ahorros etraordinarios según las fechas de pago masivo establecidas. Asesorar a los compañeros de las distintas áreas cuando se requiera. (Clientes eternos e internos) Apoyar en la contratación de nuevo personal para el área de crédito. Revisar y aprobar los informes y liquidaciones de caja chica presentados por los empleados de su dependencia 7

8 Analizar y responder en forma escrita las solicitudes de información, así como las recomendaciones resultantes de las auditorías en conjunto con las áreas involucradas Realizar cualesquier otra actividad inherente al cargo que le sean asignadas por su superior inmediato. III. Responsabilidades Las actividades que realiza implican responsabilidad por: Mantener cartera de crédito sana. Generación de créditos. El equipo y materiales utilizados. Datos y documentos. Valores (dinero, títulos y otros). Resultados del proceso. IV. Relaciones de Trabajo a) El desempeño del cargo origina relaciones con: Compañeros del área Funcionarios de otras áreas Funcionarios de otras instituciones Público en general b) El tipo de relación implica: Negociación para toma de decisiones Coordinación con funcionarios de otras áreas Asesoría verbal o escrita Brindar información Recibir información Con frecuencia Pocas veces Nunca Con frecuencia Pocas veces Nunca V. Supervisión Supervisión Recibida Recibe supervisión de Gerencia. 8

9 Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre personas a que tiene a cargo. VI. Consecuencias del Error Las consecuencias de un error cometido repercute en el trabajo, provocando: 0 = Ninguna 1 = Poca 2 = Regular 3 = Mucha CONSECUENCIA DEL ERROR Pérdidas económicas. Pérdidas materiales. Interferencias en el desarrollo de programas innovadores. Distorsiones en la imagen de la institución. Disminución en la eficiencia de los procesos de trabajo. Daño en la integridad moral de otras personas. Obstáculos en el proceso decisorio de los niveles superiores. Desviaciones al logro de los objetivos de la dependencia. Atrasos en la entrega de un producto. VII. Condiciones de Trabajo Insalubres y peligrosas. Jornada laboral rotativa. Inclemencias del tiempo. Sin límite de horario. Esfuerzo físico. Giras de trabajo. Esfuerzo mental. Ambiente normal. VIII. Requisitos del puesto Formación Académica: Bachiller en Contabilidad, Administración de Empresas o carrera afín. Incorporado al colegio respectivo. Eperiencia: Mínimo dos años preferiblemente en puestos relacionados. Preferiblemente con eperiencia en Asociaciones Solidaristas. Conocimiento de Contabilidad General, crédito y ahorro, manejo de personal, servicio al cliente, administración de procesos. Conocimiento de Outlook y software CODEAS. Conocimiento del idioma inglés. 9

10 Competencias Requeridas: Competencias Organizacionales Nivel Requerido Alineamiento Organizacional Orientación a la Calidad 3 Orientación al Logro Pensamiento Estratégico 3 Competencias del Puesto Ética Profesional Organización Trabajo en Equipo Orientación de Servicio al Cliente Manejo de la presión Negociación Relaciones Interpersonales Nivel Requerido

11 PUESTO: EJECUTIVO DE CRÉDITO Y AHORRO I. Naturaleza del Trabajo Atender y gestionar los requerimientos en beneficio de los asociados en relación a las ventajas que ofrece la asociación en labores de registro, control de datos y análisis en el área de ahorro, crédito y cobro, que requieren la aplicación de principios técnicos de contabilidad y servicio al cliente. II. Descripción de Funciones Hacer un uso y manejo adecuado del equipo, archivos, materiales y documentos bajo su custodia. Operar los paquetes y sistemas informáticos propios del departamento. Recibir la documentación crediticia, ahorro y cobro que sirve de soporte a las operaciones y transacciones de la entidad, revisando su eactitud y devolviendo aquellos que presentan datos ilegibles e incompletos. Registrar, codificar y actualizar constantemente los diversos registros auiliares y documentos de ahorro, crédito y cobro de acuerdo que le competen al área. Mantener actualizados los archivos de comprobante y otros documentos de crédito, ahorro y cobro y mantener el control consecutivo de los documentos. Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado. Crear en conjunto con su coordinador nuevas ventajas de créditos y captación para el beneficio del asociado. Realizar mensualmente la gestión de cobro administrativo a los e asociados que mantienen algún saldo deudor con la asociación. Analizar, verificar y conciliar cuentas contables presentes evitando inconsistencias en el sistema CODEAS. Preparar cuadros, informes, listados, memorándums y otros documentos simples propios del Departamento de Ahorro y Crédito. Verificar el funcionamiento apropiado del sistema y el servidor. Elaborar y procesar las liquidaciones de los asociados que hayan sido reportados por Hewlett Packard como liquidados de la compañía. Desactivar los carné de los asociados del sistema post renuncia o solicitud propia Procesar las desafiliaciones parciales de los asociados. Asesorar, atender y brindar soluciones en crédito, ahorros, cambio de plazos y estudios de mutualidad al asociado y otros movimientos al personal interno y eterno. Generar, preparar y revisar cuadros, informes, listados, memorándums, estados de cuenta y otros documentos simples propios del Departamento de Ahorro y Crédito. Realizar, coordinar y velar por la gestión de papeleo, documentos para trámites y la aprobación de créditos para colocación de créditos con los asociados. Gestionar la solicitud, tramitología, pagos y la distribución correspondientes a los Marchamos y los Fondos de Mutualidad. Recibir, revisar, procesar y actualizar las variadas pólizas disponibles para los asociados. Recibir, revisar y procesar las facturas recibidas en las ferias organizadas por la Asociación.. 11

12 Recibir, revisar y procesar el trámite correspondiente a el consumo de soda semanal que reporte el proveedor correspondiente. Brindar seguimiento al sistema de recargas (Red Alo) y procesar los pagos pertinentes. Recibir, revisar, procesar y preparar los documentos para el pago de la Clínica Dental y otros proveedores. Participar activamente, colaborar y cumplir con todas las políticas, procedimientos y regulaciones relativas al aseguramiento de la calidad que desarrolle e implemente la empresa. Brindar colaboración en situaciones de riesgo que se presenten en la empresa. Realizar cualesquiera otras actividades inherentes al cargo que le sean asignadas por su superior inmediato. III. Responsabilidades Las actividades que realiza implican responsabilidad por: El trato con el público en general La toma de decisiones. El equipo y materiales utilizados. Datos y documentos Valores (dinero, títulos y otros). Resultados del proceso. IV. Relaciones de Trabajo a) El desempeño del cargo origina relaciones con: Compañeros del área Funcionarios de otras áreas Funcionarios de otras instituciones Público en general Con frecuencia Pocas veces Nunca b) El tipo de relación implica: Negociación para toma de decisiones Coordinación con funcionarios de otras áreas Asesoría verbal o escrita Brindar información Con frecuencia Pocas veces Nunca 12

13 Recibir información V. Supervisión Supervisión Recibida Recibe supervisión de Coordinador de Ahorro y Crédito. Supervisión Ejercida No ejerce supervisión. VI. Consecuencias del Error Las consecuencias de un error cometido repercute en el trabajo, provocando: 0 = Ninguna 1 = Poca 2 = Regular 3 = Mucha CONSECUENCIA DEL ERROR Pérdidas económicas. Pérdidas materiales. Interferencias en el desarrollo de programas innovadores. Distorsiones en la imagen de la institución. Disminución en la eficiencia de los procesos de trabajo. Daño en la integridad moral de otras personas. Obstáculos en el proceso decisorio de los niveles superiores. Desviaciones al logro de los objetivos de la dependencia. Atrasos en la entrega de un producto. VII. Condiciones de Trabajo Insalubres y peligrosas. Jornada laboral rotativa. Inclemencias del tiempo. Sin límite de horario. Esfuerzo físico. Giras de trabajo. Esfuerzo mental. Ambiente normal. VIII. Requisitos del puesto Formación Académica: Técnico o estudiante universitario en administración de empresas, contabilidad o carrera afín. 13

14 Incorporado al Colegio respectivo preferiblemente. Eperiencia: Dos años preferiblemente en puestos relacionados con la ejecución de labores relacionadas al área de especialidad del puesto como vendedor o asistente de mercadeo de una entidad financiera o promotor comercial. Preferiblemente con eperiencia en Asociaciones Solidaristas. Conocimiento de Contabilidad General, Gestión de Cobro, Cuentas por Pagar, Descuentos, Compras, Inventarios y Contratos. Dominio de Outlook (Ecel Avanzado) y software CODEAS. Preferiblemente conocimiento del idioma inglés. Competencias Requeridas: Competencias Organizacionales Nivel Requerido Alineamiento Organizacional 3 Orientación a la Calidad Orientación al Logro Competencias del Puesto Planificación Orden Agilidad y Rapidez Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Nivel Requerido

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