Programa de Ahorro y Crédito PAC

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1 1 Programa de Ahorro y Crédito PAC Sexta edición, 2012 Redacción: Marcy G. Kelly, Brian Larson, Chris Heather, Bailey Smuhl, Mallory Plaks, Katie McCoy. Edición: María Eugenia Cobo, Susana Pico de Silva Fotografía: Becky Wiles, Heather Harrison, Marcy G. Kelley Diseño: El Antebrazo Lima, Perú Quito, Ecuador

2 2 Tabla de contenidos Prefacio.3 Reconocimiento..4 Parte 1 El PAC y su comunidad..5 Autogestión 6 Programa de ahorro y crédito: una historia..7 Introducción 8 Cómo decidir si puede implementar un PAC en su comunidad.9 Quiénes pueden participar.10 Características de un buen miembro 12 Cómo funciona el PAC 13 Parte 2 Reuniones para organizar e implementar un PAC.16 Cómo organizar una reunión Etapa de promoción Etapa de reuniones previas a la implementación del PAC Etapa de desarrollo...22 Primer tema..23 Definición de la agrupación Definición y papel de la asamblea general Segundo tema..27 Definición del comité de administración Elección del comité de administración Tercer tema..36 Reglamento interno Cuarto tema..44 Resolución de problemas Quinto tema..48 Ahorro, crédito, interés y sanciones Sexto tema 55 Los servicios técnico-financieros 4. Etapa de madurez Etapa de liquidación del PAC Etapa de reinicio del PAC 62 Anexos.63 Reglamento interno 64 Resolución de conflictos.67 Ficha de monitoreo.. 70

3 3 Prefacio El acceso a crédito es un factor importante para la generación de ingresos en todas las áreas de la economía, desde el nivel micro, que es nuestra economía familiar, hasta el nivel macro, que es la economía del país y su participación en la economía mundial. Algunos usuarios de los programas de ahorro y crédito invertirán en actividades productivas; otros, optarán por ahorrar. El acceso a crédito ayuda a crear nuevas empresas, a afrontar emergencias familiares, o pagar los estudios de nuestros hijos; pero, además, nos permite asumir un rol activo en el manejo de nuestras finanzas. Lamentablemente, muchos de los que más se beneficiarían de un crédito para salir adelante, no tienen acceso a él por diversas razones. Puede ser por falta de capital o bienes para ofrecer como garantía, o por no poder pagar el alto interés que algunas fuentes tradicionales de crédito exigen. A veces, simplemente por desconocer los tipos de crédito que existe. El programa de ahorro y crédito, PAC, está hecho para aprovechar el potencial y la confianza que suele existir entre vecinos, para ayudar a los miembros de la comunidad a tener mejor acceso a crédito y posibilidad de ahorrar para su futuro. Hace más de quince años, CARE International formó el primer banco comunitario en Níger, un país pobre en el oeste de África. En menos de tres años, había más de 100,000 miembros en el programa de ahorro y crédito. El PAC implementado por Cuerpo de Paz en Ecuador, inspiró a Cuerpo de Paz Perú, al conocer los buenos resultados de este programa. En el año 2010, los voluntarios del programa de desarrollo económico comunitario crearon el primer banco; desde entonces muchos más se han implementado con éxito en diferentes regiones del Perú. En los dos últimos períodos de servicio de los voluntarios, se otorgó más de 560 préstamos, por un monto mayor a S/. 160, % de los préstamos fueron otorgados a mujeres y 39% a hombres. Este manual es una adaptación del manual elaborado por Cuerpo de Paz Ecuador. En él se explica, paso a paso, el proceso de formar, mantener y eventualmente liquidar un banco comunitario. Esperamos que el éxito continúe y nos alegra poder compartir la metodología PAC con ustedes. Cuerpo de Paz Perú

4 4 Reconocimiento Desde hace varios años, conceder crédito a gente que no tiene acceso a bancos formales ha estado de moda. Todo el mundo reconoce la importancia de apoyar a pequeños comerciantes y productores en la búsqueda por mejorar su calidad de vida. Ha habido muchos experimentos en los últimos veinte años; algunos exitosos y otros no tanto. Hace más de cinco años, tuve oportunidad de conocer el programa de Mata Masu Dubara, Mujeres Movilizándose o MMD, en Níger. Níger es un país en el desierto de África Occidental. En 1998, fue declarado por el programa de Naciones Unidas como el país más pobre del mundo. Pertenece además a una región con poca agricultura, con variedad de grupos étnicos y supremacía musulmana. Yo tuve la suerte de vivir dos años en Níger y, luego, de regresar varias veces más, para trabajar con MMD. Hoy en día, hay más de 100,000 mujeres afiliadas al proyecto. Yo me dije: si este programa puede funcionar en Níger, podemos adaptarlo para que funcione en Ecuador u otros países. Con la ayuda de Cuerpo de Paz Washington, recibimos fondos para adaptar los materiales de capacitación de MMD al español. El desarrollo de estos materiales no hubiera sido posible sin el apoyo moral y financiero de CARE Noruega, Comic Relief de Gran Bretaña y CARE Níger. Muchas gracias a las miles de mujeres e instituciones que han hecho posible este programa. Por último, este manual no existiría sin la visión y el apoyo de Brian Larson. Brian también trabajó en Níger y creía en el programa MMD. El estaba seguro de que podría adaptarse a otras realidades y dio mucho de su tiempo a este propósito. Esperamos que este programa sea de utilidad para su comunidad. Marcy Kelley Cuerpo de Paz Ecuador

5 5 PARTE 1 El PAC y su comunidad

6 6 NOTAS para el promotor Autogestión Autogestión es el manejo o administración hechos por uno mismo. Un grupo auto gestionado es un grupo que se maneja solo. La clave del PAC está en la autogestión. Los grupos desarrollan sus propias reglas, basadas en las sugerencias hechas en el manual y la capacitación que brindan el voluntario y su contraparte; esta capacitación incluye el manejo de conflictos. El grupo del PAC maneja su propia caja fuerte. Los intereses generados por los créditos quedan en el mismo banco. A diferencia de lo que ocurre con otros programas, donde los miembros deben pagar interés a una institución por el uso de su dinero (el préstamo), en el PAC los préstamos vienen de los mismos ahorros y el grupo se queda con los interesas. Para que el grupo funcione bien, se necesita un promotor que viva en la comunidad donde se va a realizar el proyecto. Debe ser una persona que crea en el programa y las capacidades del grupo para llevarlo a cabo. Debe ser un facilitador del proceso, pero no la persona responsable de su éxito. Este dependerá de todos los miembros. Desde el primer momento, es el grupo quien debe asumir responsabilidad y sólo puede hacerlo bien si el promotor le da el espacio necesario para aprender haciendo. En ocasiones, el voluntario de Cuerpo de Paz asume el rol de promotor; otras veces, es un socio quien funge de promotor y participa además como socio. En la sección Notas para el promotor, se brinda información sobre métodos y principios para trabajar con grupos. Es imprescindible leer esto y ponerlo en práctica para que el PAC tenga éxito.

7 7 Programa de ahorro y crédito PAC: una historia Treinta personas de una comunidad deciden formar un PAC, para que los miembros puedan tener acceso a un sistema de ahorro y crédito. El grupo decide que cada miembro aporte S/ por semana, es decir S/ por mes. Los miembros deciden dividir los fondos a fin de año y continuarán con el mismo sistema si perciben que la agrupación les aporta algún beneficio. El grupo comienza a otorgar préstamos a los miembros a partir de la quinta semana de la constitución del grupo. El plazo para la devolución es de cuatro semanas, con un interés del 10% sobre el monto del préstamo. La concesión de préstamos se hace también cada cuatro semanas. El monto disponible para los créditos no es necesariamente repartido de forma igual entre los miembros. Hay miembros que utilizan el préstamo para invertir en sus actividades económicas; otros que lo necesitan para cubrir necesidades inmediatas de su familia y, finalmente, algunos que no solicitan préstamos y prefieren ahorrar, dejando así mayores posibilidades para los que sí los necesitan. Tomando como ejemplo los montos mencionados arriba, al final de la semana número 52, el valor total de la caja podría ser de S/. 3,873.00, mientras que los miembros con sus aportaciones semanales- habrían contribuido solamente con S/. 2, La diferencia, S/. 1,533.00, representa la ganancia del grupo por los intereses cobrados sobre los préstamos durante la vigencia del banco. Si al final de este ciclo, los miembros deciden continuar con la agrupación el siguiente año, el banco se liquida y el total de caja se divide así: Ahorros: S/. 2,340 / 30 = S/ Intereses: S/. 1, / 30 = S/ Total: S/ de ahorros + S/ de interés = S/ En este punto, algunos miembros decidirán continuar con el banco, otros retirarse, y nuevas personas podrían integrarse.

8 8 Introducción El objetivo general del programa de ahorro y crédito es mejorar las condiciones de vida y los ingresos de los miembros, posibilitándoles el acceso a un sistema de ahorro y crédito permanente que se ajuste a sus necesidades. El programa proporciona una forma para que las personas interesadas puedan crear, hacer funcionar y administrar su propia agrupación de ahorro y crédito. El PAC propone a los miembros la creación de un fondo de la agrupación, que requiere un aporte semanal. Este fondo común les permite tener acceso a créditos a corto plazo con un interés que finalmente aumentará el monto ahorrado de sus aportes. Puntos fuertes del PAC El dinero que usted aporta no sale de la comunidad. Los aportes externos no son necesarios. El sistema de transacciones es simple; la transparencia de las cuentas es total. Puede solicitar préstamos cuantas veces necesite, sin que se le pida garantías adicionales. No paga intereses a bancos, usureros, ni a otras personas. El monto del ahorro común aumenta con los intereses cobrados en los préstamos. Mejora sus ingresos si decide utilizar sus préstamos para invertir en sus actividades económicas. El sistema de presión social interna en el grupo incita a los miembros a reembolsar sus préstamos en el tiempo solicitado. Pertenecer al grupo no impide participar en otras actividades de ahorro y crédito de otros programas u organismos especializados. Limitaciones del PAC Los montos de los créditos son bajos, sobre todo al principio del banco. Están limitados por la capacidad de ahorro de los miembros. La duración de un crédito (28 días) limita la inversión en ciertas actividades. Los fondos no siempre están disponibles en el momento apropiado. Impacto económico y social Un estudio de impacto que se llevó a cabo en Níger en el año 1995, destaca lo siguiente: El impacto económico de la agrupación sobre los miembros puede ser interpretado a diferentes niveles. Para los miembros con una seguridad financiera sólida, los préstamos suelen ser utilizados para emprender actividades lucrativas. Para los que tienen cierta inseguridad financiera, la agrupación no parece ofrecer una vía de aumentar sus inversiones en actividades

9 9 generadoras de ingresos; pero, les permite evitar vender su capital material en caso de una crisis financiera. La mayoría de los miembros afirma haber aumentado su capacidad de ahorro a través de su agrupación y valora la seguridad de este tipo de ahorro. Cómo decidir si puede implementar un PAC en su comunidad Para que un PAC tenga éxito, deben existir ciertas condiciones. Si éstas no existen en el área geográfica donde se quiere implementar el programa, no es aconsejable comenzar. Se puede utilizar un camino de decisiones, para determinar si un PAC sería apropiado o no. Camino de decisiones PASO 1 Como voluntario de Cuerpo de Paz, Tiene un contraparte respetado por la comunidad, comprometido y con capacidad de apoyar la creación del PAC? NO Un PAC no sería factible. PASO 2 Existe suficiente población en el lugar donde quieren agruparse? Por lo menos 10 personas que tengan la capacidad de ahorrar algo por semana? SI SI NO Un PAC no sería factible. PASO 3 Existe la posibilidad de invertir préstamos chicos en La intervención de PAC no negocios que ya existen, o de emprender nuevos NO sería apropiada. negocios en la comunidad? SI PASO 4 Existe otros mecanismos informales de ahorro y crédito, que apoyen el desarrollo de pequeñas actividades económicas bajo condiciones apropiadas? SI El PAC no es necesario. NO PASO 5 Los miembros potenciales del PAC, Tienen acceso a servicios financieros formales, a través de instituciones financieras que apoyan la micro empresa? NO PASO 6 SI El PAC no es necesario. Considerar la implementación de un PAC.

10 10 Quiénes pueden participar El PAC trabaja principalmente con personas involucradas en pequeñas actividades económicas a nivel de subsistencia. Estas actividades pueden producir alimentos para el hogar y/o generar pequeños ingresos. Se distinguen de otro tipo de actividades económicas por su naturaleza informal y el hecho de que frecuentemente se trabaja a nivel familiar, a diferencia de una estructura más formal como la de una empresa. El siguiente cuadro compara las diferentes clases de actividades económicas. Ingresos utilizados para: Estrategia: Ahorrar ingresos Generar ingresos Micro empresa Necesidades básicas familiares: comida, educación, vivienda, salud. Actividades que producen alimentos para el hogar. Necesidades básicas familiares: comida, educación, vivienda, salud. Diversificación de fuentes de ingreso familiar. Minimizar riesgos. Necesidades familiares y reinversión en la empresa. Especialización; la micro empresa se concentra en un solo tipo de negocio. Pequeña empresa Reinversión en la empresa. Especialización para aumentar activos fijos y entradas. Número de empleados: La familia trabaja en producir alimentos, junto con otras responsabilidades. La familia trabaja en actividades generadoras de ingresos. Combinación de miembros de familia y otros asalariados. Empleados asalariados. Ejemplos de actividades: Criar gallinas para tener huevos y carne, tener un biohuerto, hacer ropa. Pequeña escala de comercio de granos, verduras, animales, etc. Pequeñas tiendas, sastrería, herrería, etc. Fabricación de muebles, construcción, costura, etc. Con el cuadro anterior no se pretender indicar que la gente debería o podría moverse de una clase de actividad económica a otra. La experiencia muestra que debido a las particulares necesidades, habilidades y aspiraciones de las personas, ellas rara vez pasan de un nivel al siguiente. En otras palabras, la gente involucrada en actividades generadoras de ingresos generalmente no llega a ser dueña de microempresas y los dueños de microempresas no suelen transformar sus negocios en pequeñas empresas formales. El PAC trabaja principalmente con gente que pertenece a una de las siguientes actividades económicas: Actividades que generan ingresos Actividades que generan ahorros

11 Muchos programas de micro finanzas se enfocan más en personas involucradas en micro y pequeña empresa, que necesitan préstamos más altos de lo que el PAC les ofrece. Estos programas no pueden trabajar con las personas con las que el PAC trabaja, debido a que los préstamos pequeños son más costosos de administrar y no generan suficientes intereses para 11

12 12 cubrir los costos del programa en si. Si los costos no son cubiertos, el programa cesará eventualmente, ya que pocos donantes subvencionarían los costos del programa de micro finanzas a largo plazo. Debido a que el PAC opera autónomamente y no necesita pagar salarios o cubrir gastos institucionales, puede trabajar exitosamente con personas que no necesitan grandes cantidades de crédito y a la vez ser viable. Más que todo, el PAC es un programa de ahorro, a diferencia de muchos otros programas de micro finanzas, los cuales frecuentemente se enfocan más en el crédito. Por esta razón, hay muchos PAC cuyos socios prefieren únicamente ahorrar y nunca solicitan un crédito. Los ahorros representan un recurso, mientras que el crédito representa la obligación que se debe pagar. A menos que el crédito pueda ser invertido en una actividad que genere ganancias, la persona que lo solicita puede llegar a endeudarse y tener problemas para devolver el dinero y los intereses. Que la persona decida o no invertir en actividades productivas depende de muchos factores: capacidad y experiencia individual, tiempo disponible para dedicar a la actividad, situación del mercado, la economía, etc. El solo hecho de que un grupo de personas exprese la necesidad de un préstamo, no garantiza que sea capaz de invertir el dinero en actividades lucrativas que les provean suficientes ingresos para pagar el préstamo y los intereses. El PAC no crea empresarios, ni crea actividades generadoras de ingresos. El PAC trabaja con personas que ya están involucradas en actividades de ahorro o generación de ingresos. Los pequeños créditos que el PAC proporciona son utilizados para que sus miembros continúen con sus actividades, cuando hay nuevas demandas de recursos financieros. Por ejemplo, una mujer que compra naranjas en grandes cantidades y luego las vende al por menor, estará en problemas para comprar las naranjas necesarias si su hijo cae enfermo y debe gastar en medicinas y doctores. Ser miembro del PAC le permitiría tomar un pequeño préstamo para financiar la compra de sus naranjas, de modo que el ingreso generado por su actividad no se vea interrumpido. Al mismo tiempo, el PAC le proporciona un medio para aumentar sus ahorros. Debido a que hay muchos programas en Perú, que se enfocan en el nivel de la micro y pequeña empresa, pocos programas alcanzan el tipo de clientes que el PAC abarca. Por lo tanto, ser un miembro del PAC no excluye a las personas que productivamente puedan manejar préstamos grandes y participar en otros programas de micro finanzas. Características de un buen miembro Si, después de analizar el camino de decisiones, el potencial de formar un PAC parece positivo, hay que definir las características de los posibles miembros. El escoger bien los miembros de la agrupación es sumamente importante para su éxito. El método de las tres Cs ayuda a analizar si los potenciales miembros cumplen los requisitos necesarios: Capacidad: - Participa en grupos

13 13 - Tiene o puede tener una fuente de ingreso que le permite ahorrar y pagar los préstamos Cohesión: - Es conocido y respetado por los miembros de la comunidad y especialmente por los miembros potenciales de la agrupación. Carácter: - Es sociable, comunicativo, emprendedor, honesto, confiable, responsable, persistente, constante y puntual. Cómo funciona un PAC - La intervención sigue el siguiente cronograma: Promoción (dos semanas): - Recorrer las calles, dando información - Pasar comunicados - Visitar gente seleccionada por el promotor Reuniones previas (2 reuniones): - Información general - Formación del comité de administración - Reglamento interno Etapa de desarrollo (9 semanas): - Comienzan las reuniones semanales con aportes - El banco otorga los primeros préstamos - El banco recibe las primeras devoluciones con intereses Etapa de madurez: - El PAC sigue con los ahorros y créditos - El promotor apoya a los socios con sesiones educativas acerca del buen manejo de las finanzas personales Liquidación (1 semana): - Las cuentas se cierran - Se reparten los ahorros - Se dividen los intereses Reinicio: - El banco toma la decisión de reiniciar o no - Se habla de la posibilidad de aceptar nuevos socios

14 14 - Se revisa el reglamento y se admiten modificaciones - Se elije un nuevo comité administrativo Notas para el promotor Principios generales del método de trabajo El promotor es ante todo un facilitador. El no toma decisión alguna; sólo encamina a los miembros ayudándolos a organizarse y auto administrarse. Su principal papel es ayudar a los miembros a comprender el beneficio que tendrán movilizando sus recursos a través del grupo de ahorro y crédito. Su principal objetivo es sensibilizar a los miembros, con el fin de que estos adopten el sistema y lo manejen debidamente. Los promotores deben transferir rápidamente su conocimiento técnico, manteniéndose firmes en un procedimiento, pero basándose en un acercamiento que tenga como objetivo que los miembros comprendan y se interesen en el sistema. Este acercamiento está basado en la andragogía o educación de adultos y la participación de los miembros como centro de la formación y el éxito de la agrupación. El promotor debe establecer una relación horizontal con los miembros del grupo, y no una de arriba hacia abajo; pues debe haber un intercambio recíproco de experiencias y conocimientos. Debe haber un acercamiento participativo, cuyo eje es la persona que aprende y tiene como objetivo desarrollar las capacidades y las actitudes de ésta para identificar y resolver los problemas que se presenten. Esta guía está inspirada en el acercamiento participativo e incluye: actividades y materiales de formación participativa; el objetivo del programa y el tiempo invertido. Crear un ambiente relajado, ayudando a los miembros a vencer: La timidez; el miedo a hablar en público La falta de experiencia acerca del trabajo en grupo La desconfianza ante quienes poseen "poder" El sentimiento de impotencia Los conflictos con respecto a los intereses Ganar la confianza de los miembros y promover su participación activa Hacerles comprender que juntos son más fuertes Formarlos en la administración del grupo, para: La planificación La coordinación La responsabilidad La organización El control La toma de decisiones

15 15 Cómo organizar una reunión? Cuáles son los instrumentos de trabajo de que dispone el promotor? Las reuniones: Desde que el grupo se constituye, son sus miembros quienes organizan materialmente las reuniones. El promotor debe integrarse en el transcurso de la reunión. Su intervención cambia de acuerdo a las etapas: de la sensibilización se pasa bastante rápido a la facilitación y la observación. El promotor prepara su intervención con la ayuda de un plan de sesión. Su intervención durante la etapa intensiva no excede de una hora y treinta minutos. Con ayuda de los miembros, el promotor realiza una síntesis después de cada reunión, la misma que solicitará como recordatorio al inicio de la siguiente reunión. El promotor podrá retomar temas de cualquier reunión anterior, si siente que no han sido bien comprendidos o asimilados. Las actividades: El promotor dispone de temas desarrollados como soporte para exponer ciertos conceptos durante la formación del grupo. Cada promotor deberá encontrar su propia estrategia para explicar los conceptos, adaptándola a las personas que constituyen el grupo. Las explicaciones presentadas en esta guía son ejemplos y están destinados a fomentar conversación y discusión. El promotor debe tratar de identificar las presiones y limitaciones de su grupo, ayudar al grupo a identificarlas también y a encontrar soluciones. A menudo es más fácil lograrlo a través de personajes ficticios. Las notas: Para la mayor parte de los temas, el promotor encontrará indicaciones generales para cada tema o reunión, así como propuestas para las exposiciones. En el texto, siguiendo el desarrollo de los temas, encontrará consejos prácticos. El seguimiento: Todos los documentos de los que dispone el promotor figuran en los anexos: Modelo de reglamento interno Ayuda para resolución de conflictos Fichas de monitoreo

16 16 PARTE 2 Etapas de implementación del PAC

17 17 NOTAS para el promotor Cómo organizar una reunión? Las reuniones previas a la implantación del PAC son importantes, pues es al final de éstas que los miembros potenciales tomarán la decisión de adherirse o no a la agrupación. A menudo, cuando se presenta el programa, la gente tiende a esperar crédito o apoyo material inmediato. Es importante estar muy preparado para estas reuniones y es indispensable que el promotor comprenda bien el sentido de la movilización de recursos a través de los propios ahorros. Por lo general, los miembros potenciales preguntan al promotor: Hemos comprendido lo que nos han dicho, pero qué es lo que el PAC nos aportará a nosotros? El promotor puede responder explicando que el programa no les dará dinero, pero que con la ayuda de un promotor, los miembros del PAC aprenderán a manejar su dinero de forma que les permita aumentarlo constantemente. El PAC les proveerá de un mecanismo de ahorro y una fuente crédito con interés más bajo del que exigen prestamistas locales. Además es una oportunidad de fortalecer la confianza y amistad entre los integrantes del programa. A partir de la reunión con los miembros, donde se expone el programa y se explica el funcionamiento del PAC, se puede explicar de forma simple el concepto de interés y las bases de organización de la agrupación. Preguntas frecuentes: Para qué organizar un PAC? Para tener más dinero. Cómo tener más dinero? El PAC permite ahorrar y tener acceso a crédito. Se puede tener más dinero a través de los préstamos, que pueden invertirse en una actividad económica que genere ganancias. Los intereses ganados con los préstamos se reparten entre todos los socios como otro beneficio para los participantes. Quién lo manejará? Ustedes mismos, organizándose en una asamblea general; la misma elegirá un comité de administración y establecerá un reglamento interno. Cuánto tiempo se debe aportar? El banco debe trabajar por un periodo de entre seis meses y un año. Durante este tiempo, hay que asistir a una reunión cada semana. Cómo sabemos que nuestro dinero está seguro? Ustedes necesitan tener una caja fuerte con tres candados. Tres personas del comité de administración tendrán una llave cada una. Una cuarta persona guarda la caja.

18 18 1. Etapa de promoción del PAC Durante esta primera etapa, el voluntario de Cuerpo de Paz y su contraparte, recorren la comunidad, promocionando los beneficios de PAC. Para diseminar la información de forma efectiva, pueden valerse de diversos medios de comunicación: Masivos: Institucionales: Individuales: Spots radiales, comunicados a través de la municipalidad. Asociaciones de productores, de madres, de campesinos, APAFAS. Líderes comunitarios, personas seleccionadas por el promotor. Se realiza la convocatoria general. Dependiendo del número de personas que muestren interés en conocer más sobre PAC, se planifica una o más reuniones de información. 2. Etapa de reuniones previas a la implementación del PAC Objetivo Presentación del programa a los miembros potenciales, a quienes se les expone la idea general sobre el funcionamiento y objetivos del PAC. Metodología Se trata de reuniones informativas para los miembros potenciales. La duración de las reuniones es relativa, dependiendo de la gente, el interés manifestado y la cantidad de preguntas realizadas por los participantes. En algunos lugares, se puede hacer una sola reunión; en otros, será necesario tener más reuniones. Los miembros potenciales deben comprender los principios generales del programa, el papel del promotor y la seriedad de su compromiso. Ellos deciden sobre la creación del PAC. Si se

19 19 adhieren al PAC, son ellos quienes fijan el día y la hora de la reunión y el monto de sus aportes. Reuniones previas con los miembros potenciales Cómo manejar la reunión? Lo primero que un promotor debe hacer es organizar una reunión con los miembros potenciales, para exponerles las razones de su presencia entre ellos. Se transmite entonces la siguiente información y explicaciones: 1. El nombre de la organización (Cuerpo de Paz y la organización contraparte) Estas aclaraciones tienen por objetivo evitar cualquier confusión con otras organizaciones. 2. La naturaleza de la organización La organización es apolítica, sin fines de lucro y no recibe ninguna remuneración económica por implementar este programa. 3. El objetivo del proyecto y el espíritu del PAC El PAC apoya la creación y la formación de una agrupación cuyas principales actividades son el ahorro y el crédito sobre recursos internos para sostener las actividades generadoras de ingresos de los miembros. 4. Las actividades principales del PAC Se trata de desarrollar el hábito de ahorrar e inculcar el uso responsable de crédito. 5. El lugar de las reuniones Los miembros del grupo tendrán la opción de elegir el lugar para reunirse. Este puede ser la casa de un miembro, un centro comunitario, etc. Lo importante es que sea amplio para acoger a todos los miembros de la agrupación, que esté alejado del ruido de la población y que tenga una puerta segura. 6. La participación en las reuniones La participación en las reuniones es de suma importancia para el desarrollo del grupo. Participar significa asistir a las reuniones y a todas las actividades que se desarrollan con el grupo regularmente. La presencia de todos los miembros garantiza la claridad de las cuentas. A partir de esto, se recomienda no interrumpir la asistencia a las reuniones, salvo casos de fuerza mayor. Explicar el funcionamiento del PAC 1. Creación de una agrupación

20 20 Se forma un grupo de entre diez y treinta personas, que se reúnen de acuerdo a afinidad y confianza. Hay que explicar la posibilidad de constituir más de una agrupación en una misma comunidad si es necesario, de acuerdo a la demanda de interesados. Para el buen funcionamiento de las actividades de la agrupación, será necesaria la formación de un comité de administración de cinco miembros y la redacción de un reglamento interno. El promotor ayudará en su elaboración. 2. Los principios del PAC * Los miembros deben estar o haber estado involucrados en actividades que generan ingresos * La organización es apolítica * La adhesión es libre y sin discriminación; está sometida únicamente a la autorización del grupo * Todos los miembros son iguales * Las reuniones están constituidas exclusivamente por miembros del PAC 3. Las operaciones del PAC Las operaciones son el ahorro y el crédito. Es bueno preguntar a los miembros cómo ahorran su dinero. Explicar la diferencia entre el sistema de fondos rotativos (panderos), de ahorros o los otros que se pueda mencionar. El ahorro está constituido por los aportes de los miembros; es este fondo el que permite beneficiarse de préstamos a corto plazo, reembolsados con interés. Ciertas agrupaciones optan por crear un fondo social (del que no se obtiene beneficio de interés), destinado a la ayuda de los miembros en caso de problemas graves. 4. La función y el periodo de intervención del promotor El promotor tiene un papel de facilitador y no toma decisiones. El grupo asume la entera responsabilidad de la administración de la agrupación. El papel del promotor consiste en informar al grupo sobre los diferentes factores que se debe considerar, tales como la constitución del ahorro, el crédito, la asistencia proporcionada por el programa. El tiempo de intervención del promotor, dependerá del tiempo de funcionamiento del banco. Etapa intensiva (1 a 3 meses) - El promotor asiste a todas las reuniones semanales. En las primeras capacita a los miembros en cuanto a organización y funcionamiento del PAC, así como en la administración de recursos. Pasado este periodo, ayuda al grupo a auto dirigirse. Etapa de desarrollo (1 a 3 meses) - El promotor visita al grupo una vez cada quince días el primer mes y una vez al mes en los dos últimos.

21 21 Etapa de madurez (1 a 2 meses) - El promotor vista al grupo una vez al final de estos dos meses. 5. El compromiso de los miembros La participación efectiva de los miembros es necesaria para el buen desenvolvimiento de la agrupación. Participar efectivamente significa asistir a las reuniones de sensibilización y a todas las operaciones que se desarrollan en el grupo. La presencia de los miembros garantiza de hecho la transparencia de las cuentas. El promotor explica que las reuniones semanales duran aproximadamente 60 minutos. El grupo requiere proveerse de cierto material (una caja para colocar los fondos, 3 candados para la caja, llaves). Si la gente no dispone de un centro o lugar apropiado para reunirse, será necesario conseguirlo. Todos los gastos que se realicen correrán por cuenta de la agrupación. Al final de las reuniones previas, los miembros decidirán si están interesados en constituir una agrupación. Si están de acuerdo, el promotor hace la lista de miembros con los que fija el día de las reuniones semanales, así como el monto de los aportes semanales. El valor del aporte o acción varía según el grupo. Frecuentemente, el valor va de S/ a S/ Existe la posibilidad de que un miembro compre varias acciones.

22 22 3. Etapa de desarrollo Esta etapa incluye el desarrollo de 6 temas: La definición de un grupo y el papel de la asamblea general La función y la elección del comité de administración La elaboración e implementación del reglamento interno La resolución de conflictos Las operaciones de caja: ahorro, crédito, interés, sanciones Otros servicios técnicos (opcional) La etapa intensiva es la más importante de la formación del PAC. Si esta formación no está bien hecha, la agrupación probablemente no funcionará bien. Como cada PAC aprende de manera diferente, el tiempo necesario para cubrir cada tema varía. El promotor trabajará con el grupo en sus reuniones semanales, durante un periodo de unos tres meses. Algunos temas podrán cubrirse en una o dos reuniones, mientras otros pueden tomar más tiempo. Lo importante es que antes de pasar a un nuevo tema, los miembros lo comprendan bien y sean capaces de ponerlo en práctica. El grupo es libre de decidir cuánto tiempo dura cada reunión. El promotor debe tomar en cuenta que los miembros están bastante ocupados y que generalmente el lapso de atención de un adulto no es muy largo. Normalmente, serán suficientes 60 minutos, pero hay que adaptarse a las necesidades del grupo.

23 23 Primer tema Definición de la agrupación Definición y papel de la asamblea general Objetivos: Que los miembros comprendan lo que la agrupación representa Que puedan explicar el concepto de asamblea general Metodología Preguntas y discusión

24 24 NOTAS para el promotor La comunicación se establece sobre la reciprocidad y el intercambio. Si la comunicación fuera unilateral, se trataría sólo de entregar información. El promotor deberá establecer un tipo de comunicación que le permita obtener la mayor cantidad posible de participación y retroalimentación. Durante la etapa de sensibilización, al término de las reuniones de formación, el promotor deberá realizar una síntesis y solicitar a los participantes citar los puntos que consideren más importantes. Al inicio de cada reunión, los miembros harán un recordatorio de estos puntos importantes. De esta manera, el promotor podrá evaluar el grado de comprensión de los temas y el grado de participación de los miembros. El promotor deberá evaluar continuamente su papel y cómo lo percibe el grupo. Debe evitar enseñar; pero debe guiar los procedimientos. La diferencia es sutil, pues el programa se implementa en zonas donde la sociedad puede ser altamente jerarquizada. Los miembros podrían querer darle al promotor un papel dominante. Es entonces cuando éste debe asegurarse de no desviarse de su papel de facilitador. Los miembros forman parte de un sistema social, con sus propios valores y puntos de referencia. Se trata entonces de llegar a conocerlos y de trabajar con ellos a partir de sus conocimientos. Las reuniones para el primer tema: Seguramente, los socios tendrán muchas preguntas que hacer y es por ello que el objetivo de la reunión es exponer globalmente las diferentes etapas de la intervención del programa y las condiciones de implementar una agrupación. Al culminar esta reunión, los miembros entregarán su primer aporte o ahorro. A menudo, preguntarán sobre el monto que podrían pedir como préstamo. Es necesario repetirles lo explicado en la primera fase; para que quede claro que deben primero entender el funcionamiento y operaciones del banco, antes de poder solicitar préstamos y, además, deben esperar a que se reúna suficiente dinero. Cómo manejar la reunión? 1. Recordatorio sobre la reunión preliminar Este recordatorio tiene por objeto: - Permitir al promotor evaluar el grado de retención y de comprensión de los participantes sobre las discusiones anteriores. - Brindar a cada participante la oportunidad de expresarse.

25 25 - Lograr que los miembros tímidos participen. - Realizar preguntas, para provocar respuestas. Si estas no se obtienen fácilmente, no se debe presionar, sino repasar las ideas. 2. Presentación del tema y objetivos de la reunión 3. Experiencia relacionada con grupos Si los miembros han tenido experiencia con otros grupos, mencionar ejemplos concretos y hacer que el tema evolucione para llegar a la definición de una agrupación. Alternativa: Mostrar una imagen de una asamblea general de miembros de una agrupación y una imagen de un grupo en una fiesta. Preguntarles a los miembros su apreciación. Si las respuestas esperadas no se derivan de la discusión, se debe lograr que las imágenes ayuden, insistiendo en el carácter asociativo de la agrupación. A continuación, se enumera las principales diferencias entre una agrupación y una simple reunión de personas: Agrupación: - Duración prolongada - Comparten la búsqueda de un mismo objetivo y fines comunes - Comparten actividades comunes - Existe líderes y reglamentos - Los miembros enfrentan juntos problemas y conflictos - El número de miembros es limitado - Existe un intercambio de conocimiento - Existe información, educación y formación Reunión de personas: - Es temporal - Hay un objetivo específico - Su duración es corta - Normalmente no hay líderes formales ni reglamentos escritos - Se disuelve en cuanto se suscita problemas 4. Condiciones para la implementación de una agrupación El promotor expone las diferentes condiciones de la implementación de un grupo, con el fin de que los miembros tengan una idea global. - La formación del PAC pasa por tres etapas (explicarlas)

26 26 - La cantidad de miembros está limitada a 30 ó 35 (es difícil llegar a acuerdos con demasiadas personas) - Los miembros deben asistir puntualmente a las reuniones regulares (normalmente cada semana) - La compra de material de trabajo es responsabilidad de los miembros (1 cuaderno, 1 caja, 3 candados con llaves) - Se necesita un lugar amplio y seguro para reunirse - Se debe elegir un comité de administración, cuyos miembros se escojan según sus cualidades y características y no en función de su cargo o posición social - La asamblea general tiene autonomía para tomar decisiones - El reglamento interno debe implantarse con seriedad - La creación de un fondo para emergencias es opcional En este punto, es importante que el promotor se detenga y verifique si el contenido de su mensaje ha sido bien comprendido. Para ello, formulará preguntas, solicitará recordar los puntos anteriores y hará una síntesis antes de continuar. 5. Definición y función de la asamblea general El promotor es quien debe exponer la definición y el papel de la asamblea general como órgano supremo de la agrupación, pues en ella descansa el poder de decisión. Debe explicar que: - Todos los responsables son elegidos en asamblea general y deben rendir cuentas a este órgano. Todos los miembros tienen los mismos derechos dentro de la agrupación. En caso de elecciones, una persona tiene un voto y cada miembro tiene derecho de elegir o ser elegido para los órganos de la administración de la agrupación. - Si el comité de administración no realiza bien su trabajo, la asamblea general debe proceder a reemplazarlo. Solamente la asamblea tiene facultad para reemplazarlo. - Todos los miembros tienen derecho de proponer un punto de orden para la agenda del día en cada reunión y de solicitar su discusión. Las discusiones se realizan luego de las operaciones regulares de la caja del PAC. Es la ley de la mayoría la que prevalece en la decisión. Antes de concluir, el promotor recuerda a los miembros que ellos han fijado un monto de aportación que se hace efectivo al final de cada reunión preliminar y que deberán proceder a su recolección (primer aporte). 6. Síntesis y conclusión El promotor realiza la síntesis de todo lo dicho y solicita a los participantes citar los puntos más importantes de la reunión. Anuncia el tema de la siguiente reunión, para que los participantes puedan reflexionar al respecto y discutirlo en la reunión. Deberá agradecer a los presentes por su participación y dar por terminada la sesión.

27 27 Segundo tema Definición del comité de administración Elección de un comité de administración Objetivos: Metodología Que los participantes comprendan que es necesario elegir un comité de administración Conocer el papel del comité de administración y sus diferentes puestos Definir las responsabilidades, cualidades y funciones de las personas seleccionadas Elegir el comité de administración Exposiciones, preguntas y discusión

28 28 NOTAS para el promotor En la preparación de las reuniones se debe tomar en cuenta la preparación de las exposiciones que hará el promotor. Las exposiciones presentadas en esta guía son solamente ejemplos, que brindan una idea para el trabajo. El promotor debe evaluar el nivel de comprensión y recepción de su grupo e identificar sus limitaciones. La exposición puede ser ilustrativa y conducir a los miembros a comprender el tema de la reunión. Los miembros deben encontrar la conclusión, la moraleja del relato y definir por sí solas los elementos más importantes del tema de la reunión. Primera historia: Tema: la importancia de crear un comité de administración En la población de Valle Largo, algunas personas decidieron constituir un PAC. Desde la primera reunión, el promotor recogió el dinero y se lo encargó al miembro más maduro del grupo. El participante lo tomó y regresó a su casa. Una vez ahí, el cavó un agujero bajo su cama, donde puso el dinero. Su hijo, que lo había observado, esperó a que él saliera, tomó el dinero y se lo gastó. Para la segunda reunión, el promotor se retrasó un poquito. Los miembros llegaron y colocaron su aporte en una taza; muchos tenían prisa y se retiraron de inmediato. Cuando llegó el momento de contar el dinero, no sumaba el monto que debía ser, pero todos los miembros aseguraron haber colocado su aportación completa. Culparon al miembro en quien habían confiado desde la primera reunión. En este momento, el promotor puede solicitar al grupo definir el problema en que incurrieron estos miembros y encontrar la manera de evitarlo. Segunda historia: Tema: la importancia del papel de cada uno de los miembros del comité de administración y las aptitudes para cumplir con las reglas. Esta es la historia de la agrupación Las Montañitas, que en un principio tenía 36 miembros, pero rápidamente creció a 45. Entonces fue necesario dividir el grupo en dos. Para el segundo grupo, los miembros eligieron como presidenta a la hija de una vecina del comedor popular, una jovencita muy tímida. El promotor trató de explicarles, sin éxito, que el papel de presidente requería de dinamismo; era necesario poder organizar y animar las reuniones, mantener el orden y en ocasiones solucionar conflictos. El presidente debía representar a la agrupación ante personas ajenas al grupo y extraños a la comunidad. Poco tiempo después, los miembros de la agrupación decidieron elegir otro presidente, pues a la presidenta le costaba mucho cumplir con su rol y no tenía autoridad sobre los miembros.

29 29 Esto retrasó al grupo, pues fue necesario volver a hacer elecciones y repasar la información con el nuevo presidente. Esta historia debe conducir a los miembros a definir las características de cada miembro del comité de administración. Cómo manejar la reunión? 1. Recordatorio de la última reunión por parte de los miembros El procedimiento está indicado en el primer tema. 2. Presentación de los temas y del objetivo de la reunión del día 3. Formación del comité de administración Primera historia: La exposición debe resaltar la importancia del comité de administración. Por medio de preguntas y discusiones, se debe encaminar a los miembros a entender que es necesario tener líderes que se encarguen de la organización y la administración. Estos líderes pueden ser comparados con el jefe de la población o personas sobresalientes, como el jefe de una asociación, el jefe de una familia, etc. Definición del comité de administración: El comité de administración es un grupo de personas elegidas en asamblea general entre y por los mismos miembros de la agrupación. Los miembros del comité de administración son elegidos según sus cualidades y no en función de su posición social. Un PAC debe tener un comité de administración propio. No se permite instalar un comité de otra organización o agrupación. Explicación sobre los puestos: Una sola persona no podría cumplir con todas las necesidades de una agrupación. Es necesario que tenga apoyo de otras personas. Hacer referencia al proverbio La unión hace la fuerza. Será necesario un grupo compuesto de por lo menos cinco miembros entre los que se encuentran: 1 presidente, 1 secretario, 1 tesorero, dos auditores y tres encargados de llaves. Segunda historia: Hacer un recordatorio sobre cada puesto del comité de administración, uno tras otro. Explicarles los papeles y las responsabilidades que conciernen a cada puesto. Elección del comité de administración:

30 30 Cómo escoger el comité? Solicitar a los participantes proponer candidatos. Luego, definir si los miembros seleccionados aceptan la postulación. Recordar a los participantes los papeles, responsabilidades, características y cualidades de los miembros del comité, uno por uno. Solicitar al grupo proceder a la elección. El promotor deberá asegurar que los miembros escogidos sepan realizar su trabajo. De lo contrario, él podrá intervenir para explicarles más a fondo la importancia de su papel y las cualidades requeridas. Al final de la elección, el promotor solicita a cada miembro presentarse, exponiendo su nombre y el título de su puesto dentro del comité de administración. Será necesario felicitar a los miembros elegidos y desearles buena suerte en su trabajo. Felicitar también al resto del grupo por haber organizado las elecciones. Hacer cita con todos los miembros del comité de administración, para una capacitación fuera de las reuniones ordinarias. Será durante esta capacitación que se explicará a fondo los papeles, las cualidades y responsabilidades del comité de administración, como también el tipo de desenvolvimiento de una reunión. (Revisar las NOTAS) Mandato: El mandato es por un periodo determinado por la asamblea general, durante el cual el comité de administración tiene la responsabilidad de organizar y administrar eficazmente los bienes y las actividades de la agrupación. Exponer ejemplos de mandato en ciertas organizaciones, evitando caer en un tema político, la comparación se puede hacer con las Juntas de Agua. Discutir con los miembros sobre la necesidad de cambiar el comité de administración (o uno de sus miembros) durante el periodo o al final del mandato, en caso de que éste no se desempeñe correctamente. - Encaminar a los miembros a definir una duración razonable para el mandato del comité de administración - Incluir la duración del mandato en el reglamento interno - El promotor dará consejos sobre la instauración del comité El mandato puede variar entre cuatro meses, seis meses o un año. Hay que dejar que la asamblea decida. Conclusión: Aclarar a los participantes cualquier duda. Recordarles la necesidad de que asistan a la próxima reunión, en donde se tratará sobre el reglamento interno. Preguntarles si hay algo que desean saber, agradecerles su presencia y dar por terminada la reunión.

31 31 NOTAS para el promotor El comité de administración Descripción de las funciones, responsabilidades y cualidades de sus miembros Presidente Funciones: Asume el liderazgo del grupo Dirige las discusiones Mantiene el orden en la asamblea Representa al grupo ante terceros Garantiza el respeto del reglamento interno Inicia la discusión de problemas de la asamblea Aconseja a los miembros Busca soluciones en caso de conflictos entre miembros Asegura el buen desenvolvimiento del PAC Convoca a las reuniones Anuncia el inicio de una reunión y la orden del día Anuncia el paso de una operación a otra Anuncia los préstamos Recibe las solicitudes sobre el uso del fondo social y convoca a los demás miembros para responder Guarda una llave Características y cualidades: Decidido Activo y notorio en la comunidad Capaz de dirigir grupos Honesto, íntegro, inteligente Secretario Funciones: Toma nota de todas las operaciones realizadas por el grupo en la reunión (aportes, reembolsos y préstamos) Hace el llamado a los socios para las operaciones de caja Mantiene registro de las operaciones

32 32 Rinde cuentas de las operaciones de la caja al promotor durante las visitas y es vocero del grupo Guarda una llave Características y cualidades: Capaz de realizar un balance confiable del trabajo del grupo Disponible para recibir capacitación en contabilidad Idealmente, que haya asistido a la escuela o a un programa de alfabetización Confiable, inteligente, honesto, organizado Responsabilidades: En caso de pérdida de dinero en la caja del PAC, como resultado de una falla del comité, debe compartir la responsabilidad con los otros miembros del comité y reembolsar el dinero. Tesorero Funciones: Guardar y asegurar el dinero Anunciar el resultado de las cuentas al presidente Rendir cuentas con la secretaria al final de cada reunión Características y cualidades: Confiable Saber contar el dinero Tener domicilio seguro Ser honesto y consciente Responsabilidades: En caso de pérdida de dinero, originada en una falla del comité, establecer la responsabilidad de cada uno de los miembros del comité. Auditores Funciones: Verificar y contar todo movimiento de dinero en la caja Contar en dinero al inicio y al final de las operaciones Controlar todos los montos de los aportes, reembolsos, intereses y préstamos Guardar una llave (uno de los auditores) Características y cualidades: Confiable y honesto Saber contar el dinero Responsabilidades:

33 33 En caso de pérdida de dinero de la caja, debido a una falla del comité, debe compartir la responsabilidad con otros miembros del comité y reembolsar la suma perdida. Encargados de las llaves Son tres personas, para limitar los riesgos de pérdida de dinero: presidente, secretario y auditor. La caja no se puede abrir sin la presencia de las tres personas. Funciones: Cada uno es responsable de la llave que se le confía; no podrá entregar la llave a otra persona. Si debe ausentarse en alguna reunión, deberá comunicarlo con anticipación y entregará su llave a un interino (reemplazo) frente a toda la asamblea, para hacerlo con conocimiento de todos los miembros Presenta la llave en cada reunión y abre la caja bajo pedido del presidente Responsabilidades: Cerrar la caja al final de cada reunión Reemplazar la llave con sus propios medios, en caso de pérdida o daño En caso de pérdida de dinero, por falla del comité, debe compartir la responsabilidad con los demás miembros del comité