FACTURAS FACTURAS NUEVA FACTURA

Transcripción

1 FACTURAS FACTURAS NUEVA FACTURA Qué es una factura? Permite registrar las cantidades y valores de los productos o servicios vendidos y una vez elaborada se podrá enviar por mail al cliente para su revisión y pago. Cómo crear una factura? La factura se puede crear desde el módulo de Factura. Facturas Facturas Nueva Al ingresar a la opción el sistema nos muestra la siguiente ventana.

2 Para elaborar una factura será necesario diligenciar los siguientes datos: 1. Tipo: Permite seleccionar los modelos de factura que se desea elaborar, ejemplo: Factura Bogotá Factura Cali. 2. Numero: Este campo permite digitar el número de factura que se está elaborando, en el caso que en el tipo de factura tenga definido numeración automática, el sistema visualizara el número de la factura que se va registrar. 3. Cliente: Permite relacionar el cliente al que se enviara la factura. 4. Contacto: Se selecciona o adiciona el contacto del cliente a la cual se enviará la factura. 5. Vendedor: Permite relacionar el responsable de quien factura. 6. Fecha de elaboración: corresponde a la fecha de registro de la factura.

3 7. Detalle de la factura: En esta sección se adicionan todos y cada uno de los ítems, productos o servicios que se deseen facturar. Para eso el sistema sugiere el valor definido en el catálogo de productos con la posibilidad de modificarlo, permite la captura de cantidades, listas de valores y porcentaje de descuento así como el impuesto de cargo y descuento que se aplicara al producto o servicio. 8. Sección de totales: En esta sección se visualiza el total bruto de los ítems facturados, así como total IVA, total descuentos y valor neto a pagar. 9. Formas de pago: En este campo el sistema sugiere las formas de pago con las que cancelara la factura el cliente. 10. Observaciones: En este campo se registraran los comentarios adicionales que se deseen incluir en la factura. 11. Adjuntos: aquí se podrán incluir documentos o imágenes que estarán adjuntas en el envió de la factura al cliente. Cómo enviar una factura? Una vez se haya realizado o capturado toda la información de los ítems que se desean facturar, el sistema me habilitara las siguientes opciones. 1. Guardar: permite guardar la factura. 2. Guardar y descargar: permite guardar y al mismo tiempo descargar la factura. 3. Guardar y enviar por mail: permite guardar y al mismo tiempo enviar vía mail. 4. Cancelar: Si no deseo enviar o guardar la factura me permite cancelar todo el proceso.

4 Una vez se seleccione el botón, el sistema solicitara la siguiente información, donde será posible enviar y/o modificar los datos de envío del mail de cotización al cliente. Al ingresar a esta opción el sistema te habilitara la siguiente ventana.

5 1. Para: trae el contacto seleccionado en la factura, con la posibilidad de modificarlo o adicionar uno nuevo. 2. Nuevo Contacto: Permite adicionar un nuevo contacto. 1. Con copia a: Permite enviar la factura a otros contactos solo relacionando los mail. 2. Asunto: relaciona el asunto que se haya definido en la configuración de la factura, permitiendo modificarlo. 3. Mensaje: Relaciona el mensaje definidos en la configuración de la factura. 4. Comentario: Relaciona los comentarios definidos en la configuración de la cotización con posibilidad de modificarla. Al terminar de diligenciar los datos del mail das clic en el botón el sistema guarda la factura al mismo tiempo que la envía el mail, y te deja en pantalla la factura creada.

6 Seguimiento de cobranza El sistema solo crea la tarea de Seguimiento de cobranza, en el caso que la factura se encuentre pendiente por pagar, donde se podrá realizar seguimiento a todas las facturas que se encuentren pendientes por cancelar. Para consultar la tarea de seguimiento de cobranza en el menú de Tareas-Tareas pendientes.

7 Al ingresar a consultar la tarea te muestra la siguiente información.

8 1. Sección de presentación: Aquí puedes visualizar las opciones: Guardar: Permite guardar los cambios realizados en la tarea Terminar: Permite cerrar la tarea. Enviar estado de cuenta: te permite enviar vía mail el estado de cuenta. Registrar pago: Permite registrar el pago de la factura. Enviado por: Indica quien es el creador de la factura. Responsable actual: relaciona el responsable actual de la factura o te permite asignarlo a otro usuario. Involucrar a: permite relacionar otros usuarios. Asunto: toma nombre de la factura u observación anexa al asunto. 2. Información: En esta sección te relaciona la información de responsable asignado, cliente y contacto respectivo y te da la opción de manejar fechas de compromisos e indicarle motivos y resultados del seguimiento.

9 3. Comentarios: En esta última sección el usuario podrá llevar sus comentarios internos donde llevara un registro de todos los compromisos pactados con el cliente, los cuales solo podrán ver los empleados de la empresa si ya desea enviar comentario al cliente, le permitirá realizarlo y enviarlo al mail del contacto relacionado en la facturas enviadas. Cómo la empresa gestiona la factura? Al elaborar o enviar la factura el sistema automáticamente registra la factura y le permite al usuario realizar las siguientes acciones: Registrar pago: Este botón permite contabilizar el pago de la factura y generar el recibo de caja, si el cliente tiene saldo a favor te permite cruzar el saldo con la factura.

10 Enviar comentario: Este botón permite enviarle comentarios al cliente con el fin de gestionar el seguimiento de cobranza. Enviar por mail: Este botón permite enviar vía mail la factura. Descargar e imprimir: Este botón permite descargar la factura e imprimirla.

11 Cómo editar una factura? Al terminar de guardar nuestra factura, se habilitan una seria de opciones, para ello te ubicas en la factura, en el botón das clic, en Editar. Al dar clic sobre la opción de Editar el sistema reabrirá la factura para realizar los respectivos cambios, una vez se realicen nuevamente le damos guardar y ya toma los cambios realizados.

12 Cómo anular una factura? Si se desea anular la factura nos ubicamos en el botón en Anular. damos clic, Al dar clic sobre la opción de Anular la factura se etiquetará.

13 Cómo se borra una factura? Si se desea borrar la factura nos ubicamos en la factura en el botón damos clic, en Borrar. Al dar clic sobre la opción de Borrar la factura ya no estará dentro de Siigo emprendedor, una vez borrada la factura no se puede volver a recuperar. Cómo se crea una factura recurrente? Nos ubicamos en la factura en el botón Recurrente. damos clic, Crear fact. Es una factura por el mismo concepto, permitiendo a los Usuarios realizar facturas de forma automática. Como por ejemplo los consultores que mes a mes tienen que pasar la factura por honorarios por el mismo valor, o por ejemplo aquellos que prestan servicios de mantenimiento, donde de igual manera deben presentar una factura de mantenimiento mes a mes. Al dar clic sobre la opción de Crear fact. Recurrente el sistema me llevara a la opción de Facturas recurrentes.

14 Para elaborar la factura recurrente será necesario completar los datos pendientes, ya que los otros datos los trae de la factura seleccionada. 1. Descripción: Corresponde a la descripción de la factura recurrente con la cual se podrá identificar claramente. 2. Fecha de inicio: se indicara qué día se van a generar las primeras facturas de esta serie. 3. Frecuencia: Indica la frecuencia con la cual se puede generar una factura, diaria, mensual, trimestral, etc. 4. Veces a repetir: relacionar cuantas veces se va a enviar la factura, depende de la frecuencia que se tomó, ejemplo; si fue mensual y deseo que sea cada mes le indico que se va a repetir 12 veces, y el sistema la enviara cada mes.

15 5. Activos: Esta marcación nos indica si la factura frecuente está habilitada para utilizar. 6. Numero de cuotas: Corresponde al número de cuotas en las cuales se genera la cuenta por cobrar. 7. Periodo de cuotas: Corresponde a la periodicidad con la cual se debe generar cada cuota como puede ser cada 7 días, 14 días, cada mes, etc. Y con la cual se va a generar la cuenta por cobrar. 8. Enviar factura por mail automáticamente: Al seleccionar esta opción el sistema además de guardar la factura y actualizar toda la información necesaria, también enviará al contacto del cliente la factura a través de correo electrónico. Al terminar de diligenciar los datos pendientes, le damos guardar y el sistema nos dejara el modelo como una factura recurrente. Importante: La factura recurrente, se crea por cada cliente. Cómo se Aplica nota crédito a una factura? Si se desea aplicar nota crédito a una factura te ubicas en el botón das clic, en Aplicar nota crédito. Al dar clic sobre la opción de Aplicar nota crédito el sistema te llevara a la opción de Notas Crédito. Desde esta opción, te permite indicarle si la nota crédito es total o parcial, una vez se indique se guardara la nota crédito, permitiéndome enviarla vía mail.

16 Cómo el cliente recibe la factura? Una vez la empresa envía la factura, el contacto del cliente relacionado en la factura recibirá un mail con el siguiente contenido:

17 Al seleccionar la opción de Ver factura, el sistema permitirá ingresar a la vista de la factura enviada, la cual se ve de la siguiente manera. Le permite visualizar el estado de cuenta y los archivos adjuntos que se enviaron con la factura.

18 El contacto puede realizar las siguientes acciones: pagar en línea, enviar comentario, reenviar, imprimir o descargar PDF. Pagar en línea: Al seleccionar este botón, el sistema abrirá una nueva ventana donde presenta las facturas pendientes por cancelar y el cliente podrá realizar abonos o el pago completo de las facturas relacionadas, a través de la plataforma de pagos.

19 Enviar comentario: Este botón habilita el campo Comentarios, permitiendo generar un ambiente de comunicación con el cliente. Reenviar: Al seleccionar esta opción, el sistema da la posibilidad de cambiar el contacto y hacer reenvío del documento, así como permite la creación de uno nuevo en caso de no existir. Imprimir o descargar PDF: Este botón permite al cliente descargar la factura en formato PDF con el fin de utilizar las funciones propias de esta herramienta como la de imprimir o guardar. Al finalizar la pantalla se tiene una sección donde permite al cliente visualizar el historial de acciones relacionadas con la factura. 1. Importante: 2. La opción de pagar en Línea, solo se activara si el cliente tiene un 3. proveedor de PSE activado. (PAYUM/Pagos en línea).