EMPRESAS GRUPO MES-ASSA MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE INDUCCIÓN DE PERSONAL

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1 MEP-ASSA Estratégico Clave Apoyo Propuesto Aprobado Publicado MIND de febrero del de febrero del /11 ALCANCE: EMPRESAS GRUPO MES-ASSA TITULO: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE INDUCCIÓN DE PERSONAL Revisado y Aprobado por: Revisado por: Elaborado por: Vicepresidencia Corporativa Vicepresidencia Ejecutiva Gerencia General de Mirasol Gerencia General de Emaulme Gerencia General de Proauto Gerencia General ASSA Dirección de Talento Humano Consultor de Desarrollo Humano José Luis Sevilla Fecha Eduardo Iturralde Pedro Torres Álvaro Nogales Esteban Mosquera Alejandro Pazmiño Silvia Ortiz C. Valeria Segovia M. 03/03/2011 Firma CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio Fecha de ejecución Realizado por Solicitado por Nombre Cargo Nombre Cargo

2 MEP-ASSA Estratégico Clave Apoyo Propuesto Aprobado Publicado MIND de febrero del de febrero del /11 INDICE 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. DEFINICIONES 3.1. Base Legal/Referencias Definiciones 4. POLÍTICAS 4.1. De la inducción general De la Inducción al puesto de trabajo o Inducción específica 5 5. ESTRUCTURA DEL PROCESO 5.1. De la Inducción general y por puesto de trabajo o específica De la Re inducción 8 6. PROCEDIMIENTO 6.1. De la Inducción general y específica De la Re inducción de personal ANEXOS 11

3 MEP-ASSA Estratégico Clave Apoyo Propuesto Aprobado Publicado MIND de febrero del de febrero del /11 1. OBJETIVO Objetivo general: Contar con una herramienta de orientación en el proceso de inducción para el trabajador que inicia sus actividades laborales en la Empresa. En lo referente al sistema de Inducción de Personal: Facilitar la integración, compromiso y adaptabilidad de los nuevos colaboradores a su puesto de trabajo. Dar una visión clara y objetiva sobre la organización a la cual representa el nuevo colaborador. 2. ALCANCE El presente manual se aplica, a todo el personal que labora con relación de dependencia en la empresa. 3. DEFINICIONES 3.1. Base Legal Chiavenato: Administración de Recursos Humanos. México: Mc Graw Hill. 3.2 Definiciones Inducción general, Es el conjunto de acciones orientadas a facilitar el proceso de vinculación por parte de los nuevos colaboradores, el cual se dan a conocer aspectos informativos generales y aspectos motivacionales de la Empresa. Inducción por puesto de trabajo, es el conjunto de actividades orientadas a facilitar el proceso de adaptación del nuevo colaborador a su área y puesto de trabajo, en este caso se dan a conocer aspectos específicos sobre el cargo. Re inducción de personal, Son las diferentes actividades dirigidas a facilitar y fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. Competencias: comportamientos observables producto de las características subyacentes del individuo que generalmente están relacionadas con un estándar de efectividad y/o desempeño superior para ocupar un puesto o llevar a cabo exitosamente una gestión. Conocimientos: son conjuntos de informaciones que se los adquieren tanto por la vía de la educación formal cuanto por el análisis de la información y que son necesarios para la realización de la actividad Cargos: son unidades básicas de la estructura organizacional que ayudan a la organización a alcanzar su propósito. Se entiende que los cargos son el lazo entre los individuos como

4 MEP-ASSA Estratégico Clave Apoyo Propuesto Aprobado Publicado MIND de febrero del de febrero del /11 colaboradores y la organización como empleadora. Ellos constituyen el puente entre las personas y el trabajo que debe ser realizado. Evaluación Metodológica: es la evaluación de mide la efectividad del proceso, en tiempo, lugar, facilitador, contenido, logística y material utilizado. Evaluación de Conocimientos: es la evaluación que permite garantizar la asimilación de conceptos específicos. Puesto de trabajo: es el conjunto de mano de obra, maquinas y herramientas necesarias, todas ellas provistas de los insumos materiales y de otros tipos que se requieran para poder ejecutar una tarea. Puede ser una persona, máquina, grupo de personas, etc. 4. POLITICAS 4.1 De la inducción general: El proceso de Inducción de personal diferencia tres tipos del mismo, con sus respectivos responsables y tiempos de ejecución TIPO DE INDUCCIÓN Organizacional Puesto de trabajo Re - inducción RESPONSABLE Gerente de Talento Humano Jefe inmediato del puesto objeto de selección Equipo de Talento Humano TIEMPO DE EJECUCIÓN Su ejecución debe realizarse hasta los tres meses después de la vinculación del colaborador. Su ejecución debe realizarse hasta 1 semana después de la vinculación del colaborador. Este tipo de inducción, obedece se lo realiza a solicitud de la Gerencia General, Gerencias o Jefaturas de línea, o de considerarlo necesario la Gerencia de, para lo cual lo coordinará con las áreas involucradas. Los Responsables de la Gestión de deberán planificar e implementar los procesos de inducción a las Empresas, alineados al procedimiento establecido por el Corporativo. El departamento de, es responsable de velar por el cumplimiento de los procedimientos, normas y políticas para todos los procesos de Inducción de personal. Todo el personal que ingrese a las empresas deberá cumplir con el proceso de Inducción de personal, sin excepción alguna. El departamento de, deberá mantener actualizada y organizada la carpeta de información organizacional y procedimientos por puesto de trabajo, para su divulgación en el proceso en los diferentes procesos de Inducción.

5 MEP-ASSA Estratégico Clave Apoyo Propuesto Aprobado Publicado MIND de febrero del de febrero del /11 El departamento de es responsable de mantener actualizada la carpeta de Inducción de personal, la cual contiene reportes de asistencia, evaluaciones metodológicas y de conocimientos de las inducciones realizadas. La inducción de cargos gerenciales o de primera línea deberá ser coordinada junto a la Gerencia General y deberá contener entrevistas con los líderes de cada área de la Empresa. El proceso culminará con la elaboración de un diagnóstico inicial sobre su campo de acción. Los responsables de, deben dar seguimiento y acompañamiento a las Gerencias y Jefaturas en el proceso de inducción al puesto de trabajo bajo su responsabilidad a fin de asegurar el cumplimiento del plan establecido. La inducción general deberá contener los siguientes puntos: Historia de la Empresa Filosofía organizacional Imagen Corporativa Productos y servicios Información de la estructura organizacional y número de colaboradores Cobertura de la Empresa en otras ciudades Principales proyectos en curso Beneficios generales legales y extralegales Otra documentación a entregar Principales normas y procedimientos organizacionales 4.2 De la Inducción al puesto de trabajo o Inducción específica Los temas a ser tratados en los procesos de Reinducción de personal, se determinarán de manera anual, así como su metodología de ejecución. La inducción al puesto debe ser efectuada en coordinación con la Gerencia o Jefatura de línea de mando inmediata, quien deberá asignar un tutor, que tendrá un rol de facilitador en el proceso de adaptación a la Empresa, durante la primera semana de trabajo del / los nuevo/s colaborador /es. Las agendas de inducción por puesto serán diseñadas por los Responsables de la Gestión de en coordinación con las Gerencias o Jefaturas de área y aprobadas por la Dirección Corporativa de. El proceso de inducción al puesto del personal que pase a ser parte de las empresas a nivel tácito y operativo será de responsabilidad de las Gerencias y Jefaturas inmediatas, a fin de asegurar la capacitación y entrenamiento necesario para el personal que ingrese a la empresa, así como garantizar su adaptación a la misma, mediante el conocimiento de la misión, visión, valores, políticas y procedimientos, que le permitan adaptarse y manejarse de acuerdo a los parámetros que exige cada empresa.

6 MEP-ASSA Estratégico Clave Apoyo Propuesto Aprobado Publicado MIND de febrero del de febrero del /11 La inducción específica, deberá contener los siguientes puntos: Nombre del área Misión del área Organigrama y colaboradores Diagrama de caracterización del área con responsables, entregables, clientes, proveedores y áreas de apoyo Formatos y otra documentación del área

7 MEP-ASSA Estratégico Clave Apoyo Propuesto Aprobado Publicado MIND de febrero del de febrero del /11 5. ESTRUCTURA DEL PROCESO 5.1 De la Inducción Organizacional y por Puesto de trabajo o Específica

8 MEP-ASSA Estratégico Clave Apoyo Propuesto Aprobado Publicado MIND de febrero del de febrero del / De la Re inducción

9 MEP-ASSA Estratégico Clave Apoyo Propuesto Aprobado Publicado MIND de febrero del de febrero del /11 6. PROCEDIMIENTO 6.1 De la Inducción general y específica No. Responsable Actividad Asistente de Asistente de Asistente de El Jefe inmediato del área o el tutor asignado El Jefe inmediato del área o el tutor asignado El Jefe inmediato del área o el tutor asignado Preparará el material para los diferentes tipos de inducción de personal que se realizarán en la empresa. Anexo F.PRE.038, F.AER.004, Cada área deberá realizar la Inducción por Area mediante una presentación. Realizará el cronograma para la inducción al puesto al trabajo, de acuerdo al cargo, su descripción y perfil de puesto. Anexo F.IES.040 Comunicar el cronograma de trabajo a todas las personas involucradas con copia al jefe inmediato del colaborador. Anticipadamente confirmará con las personas involucradas en la inducción al puesto de trabajo, la disponibilidad de materiales, documentos, presentaciones, etc. a utilizar. Dará la bienvenida al nuevo colaborador y realizará la Inducción organizacional. Entregará todos los documentos, formatos y reglamentos de acuerdo al Procedimiento administrativo operativo. Motivará a la lectura de los documentos al nuevo colaborador y receptará firmas de recepción de los mismos de acuerdo al procedimiento administrativo operativo. Aplicará evaluaciones metodológicas y de conocimientos a fin de asegurar asimilación de conocimientos generales. Si aprueba la evaluación pasa a la actividad No. 10, caso contrario continuará con la actividad No. 9 Anexo F.EVA.031 y F.CIN.041 Reforzará los conocimientos que considere necesario en la Inducción Organizacional. Receptará firmas de asistencia a la Inducción general y Organizacional. Anexo F.ASI.036 Guiará al nuevo colaborador con el Jefe inmediato como responsable de su inducción al puesto de trabajo, o al tutor del área asignado si es el caso. Realizará la presentación del área, de acuerdo a los procedimientos establecidos en el manual de Inducción de personal. Guiará al nuevo colaborador con las diferentes personas que participarán en la Inducción por puesto de trabajo y verificará que cada uno de ellos firme su participación el formato establecido. Anexo F.IES.040 Enviará el respaldo de firmas de participación al área de Talento Humano.

10 MEP-ASSA Estratégico Clave Apoyo Propuesto Aprobado Publicado MIND de febrero del de febrero del /11 No. Responsable Actividad Asistente de Aplicará evaluaciones metodológicas y de conocimientos a fin de asegurar asimilación de conocimientos generales. Si aprueba la evaluación pasa a la actividad No. 16, caso contrario continuará con la actividad No. 15 Guiará al nuevo colaborador con la persona indicada para reforzar los conocimientos necesarios. Entregará carta de bienvenida al nuevo colaborador. Anexo F.BIE De la Re inducción de personal No. Responsable Actividad Asistente de Talento Humano Jefes de área o Gerencias de Línea Determinará los temas y procedimientos a impartir en la re inducción de personal. Anexo F.GUI.039 Identificará el listado de colaboradores que participarán en la re inducción de personal en coordinación con las Gerencias de Línea y Gerencia General, si es el caso. Anexo F.IES.040 Coordinará y comunicará las agendas y cronograma para realizar la re inducción con todas las personas involucradas. Coordinará la logística y materiales para la re inducción Realizar el proceso de re inducción a todos los colaboradores identificados en coordinación con las personas que serán facilitadores en los diferentes temas Aplicará evaluaciones metodológicas y de conocimientos a fin de asegurar asimilación de conocimientos generales. Si aprueba la evaluación pasa a la actividad No. 8 caso contrario continuará con la actividad No. 7 Anexo F.EVA.031, Así como pruebas técnicas propias de cada área. Velará por que se refuercen los conocimientos que considere necesarios en el proceso de re inducción de personal Entregará certificado de re inducción de personal Anexo F.BIE.042

11 MEP-ASSA Estratégico Clave Apoyo Propuesto Aprobado Publicado MIND de febrero del de febrero del /11 7. ANEXOS Anexo 1: F.PRE.038 Presentación general de Empresas Anexo 2: F.AER.004 Entrega de Reglamento interno Anexo 3: F.GUI.039 Guía de procedimientos Inducción Específica y Re inducción de personal Anexo 4: F.IES.040 Formato de Inducción específica o por puesto de trabajo Anexo 5: F.EVA.031 Evaluación de satisfacción y transferibilidad de conocimientos Anexo 6: F.CIN.041 Evaluación de conocimientos de inducción general Anexo 7: F.ASI.036 Formato de Asistencia a Eventos Anexo 8: F.BIE.042 Carta de bienvenida a la organización

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