PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO SELECCIÓN Y CONTRATACION DE PERSONAL

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1 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Asegurar la competencia del personal que ingresa a la Corporación según el perfil del cargo y determinar sus necesidades de desarrollo a través de las actividades de selección, contratación e inducción. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia desde el Reclutamiento de hojas de vida o Convocatoria interna y culmina con el retiro del personal contratado. Aplica para todos los aspirantes a vincularse laboralmente a la Corporación 3. FUNCIONES de : Lidera el reclutamiento de hojas de vida y la convocatoria interna. Realiza la entrevista y las pruebas psicológicas. Coordina la ejecución de las pruebas de conocimiento. Coordina la contratación del personal y entrega de dotación. Director Administrativo: Revisa los resultados de la preselección, selecciona al candidato y aprueba su contratación. Gestor de Formación y Desarrollo (): Coordina la Inducción y su respectiva evaluación. Ingresa los resultados de la entrevista y pruebas técnicas y psicotécnicas aplicadas según el cargo al aplicativo KACTUS. Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo (): Coordina la ejecución de los exámenes ocupacionales de ingreso y retiro. Entrega dotación de elementos de protección personal de acuerdo al cargo. de Dependencia: Participa cuando se requiera de una entrevista técnica en la selección de personal relacionando su concepto en el Formato Selección de personal. Asistente de Nomina (): Ingresa los datos al aplicativo KACTUS del nuevo trabajador, genera el contrato, carta de nombramiento y no prorrogas. Auxiliar de Gestión Humana: Realiza las afiliaciones a seguridad social del nuevo trabajador. Gestor de Bienestar (): Coordina la entrega de dotación legal al nuevo trabajador. Auxiliar de Formación y Desarrollo (): Pública en la página de la Agencia de Empleo las vacantes que se generan en la corporación. Secretaria (): Pública la convocatoria a concurso interno o externo en las diferentes carteleras de la Caja y verifica el cumplimiento de la documentación requerida. ELABORÓ Vo. Bo. Área Calidad REVISÓ Comité de Procesos AUTORIZÓ Director Administrativo APROBÓ Consejo Directivo Cargo: División Nombre: Carlos Cargo: Unidad de Nombre: Héctor Orlando Nombre: Gregory de Gestión Humana. Andrés Mesa Barbosa Gestión Interna Solano Novoa Enrique Martínez Solís Nombre: Jorge Arturo Nombre: Claudia Rocio Leyva Pedraza Aparicio Duran Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: DOCUMENTO CONTROLADO (SELLO)

2 Página 2 de 7 Auxiliar de Oficina (): Entrega el contrato al aspirante para que este verifique las condiciones contractuales y lo formalice a través de su firma y posteriormente lo remite a la Dirección Administrativa para la firma del Director. 4. DEFINICIONES Reclutamiento: Es un conjunto de actividades orientado a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la empresa. El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben las hojas de vida. Competencia: Demostrar conocimientos y aptitudes dentro de los siguientes aspectos: formación, educación, habilidades y experiencia, relacionados en el Manual de Funciones y Descripción del Cargo establecido para todos los cargos de la Corporación. Perfil: Características que debe tener una persona para asumir responsabilidades propias de un cargo. Estas características se encuentran documentadas y define los requisitos de cada cargo que incide en el sistema de Gestión de Calidad en cuanto a la educación, formación, habilidades y experiencia. Entrevista por competencias: Es un diálogo estructurado a través del cual se propone identificar los comportamientos asociados a las competencias requeridas en el perfil del cargo vacante. Hoja de Vida: Relación de títulos, cargos, trabajos realizados, datos biográficos que califican a una persona. Manual de Funciones: Documento en el que se establecen los lineamientos de identificación, perfil (educación, formación, habilidades, experiencia), responsabilidades, autoridad pertinentes para cada cargo dentro del organigrama de las empresas. Retiro: Conjunto de actividades legales y propias de una organización que le permiten a una persona desvincularse laboralmente de una empresa. Concurso: Conjunto de actividades orientadas para seleccionar un candidato que cumpla el perfil requerido en el Manual de Funciones y Descripción del Cargo para cubrir un puesto de trabajo, mediante la realización de ciertas pruebas o exámenes. Convocatoria: Es la invitación a participar en igualdad de condiciones o de oportunidades en un concurso abierto de méritos para ingreso de personal, para acceder a cargos ofertados de acuerdo con los parámetros y procedimientos establecidos a que han de someterse quienes aspiren a ocupar el empleo. La convocatoria interna se utiliza cuando la vacante a cubrir corresponde a un cargo de vinculación indefinida con beneficios convencionales de acuerdo a la convención colectiva vigente y una convocatoria externa se utiliza cuando cumplido el plazo determinado en la convención colectiva para concluir la convocatoria interna no se han postulado candidatos o los postulados no reúnen los requisitos. En este último caso el candidato aspira recibir los beneficios de la convención.

3 PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO Página 3 de 7 5. DESARROLLO DIVISIÓN GESTIÓN HUMANA DEPENDENCIAS DEPENDENCIA INTERESADA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1. Realizar Requerimiento de personal. El de la dependencia interesada presenta el Formato de Requisición de Personal a la División de Gestión Humana justificando la necesidad de cubrir una vacante o crear un cargo. En el caso de ser requerida la creación de un cargo, el Director Administrativo evalúa y aprueba el requerimiento. 1. Requisición de personal. 2. Estudiar requerimiento y viabilidad de cubrir el cargo. La Dirección Administrativa revisa la viabilidad y aprueba cubrir la vacante, lo envía a la División de Gestión Humana para iniciar el proceso de selección, contratación e inducción del personal requerido. El Gestor de Formación y Desarrollo crea el Manual de funciones del nuevo cargo con base en la información registrada en el requerimiento y el de la División de Gestión Humana formaliza la aprobación del cargo ante el Consejo Directivo. Director 3. Realizar Concurso. Cuando la vacante a cubrir corresponda a un cargo de vinculación indefinida con beneficios convencionales de acuerdo a la convención colectiva vigente, se realiza convocatoria interna, informando los requisitos del perfil para aplicar a la vacante. Si cumplido el plazo determinado en la convención colectiva para concluir la convocatoria interna no se han postulado candidatos o los postulados no reúnen los requisitos, se inicia convocatoria externa. Nota: Los requisitos se radican con la secretaria de la. 2. Convocatoria de concurso.

4 Página 4 de 7 DEPENDENCIAS DIVISIÓN DE GESTIÓN HUMANA 4. Diseñar y publicar la convocatoria 5. Recibir las hojas de vida. 6. Efectuar preselección de las hojas de vida. 7. Realizar la presentación de entrevistas y pruebas. Se diseña la convocatoria teniendo en cuenta los siguientes variables: Cargo, salario, funciones, requisitos mínimos, porcentajes de calificación para cada una de las pruebas, plazo para las entrevistas y evaluaciones. La convocatoria interna y externa se realiza con la publicación en carteleras institucionales, intranet y página web. El auxiliar de formación y desarrollo publica la vacante en la página de la Agencia de Empleo con las condiciones del perfil requerido y las condiciones laborales. La secretaria recibe las hojas de vida de los aspirantes beneficiarios de la convención que deseen concursar de acuerdo a los requisitos definidos en las convocatorias. Para cubrir las vacantes de cargos que no son beneficiarios de la convención colectiva se inicia con el reclutamiento de hojas de vida, anunciando el perfil requerido para el cargo y utilizando como principal alternativa la referenciación. Los aspirantes al cargo remitidos por la agencia de empleo deberán diligenciar la Aplicación laboral. Las hojas de vida se preseleccionan basándose en el perfil establecido para el cargo según lo descrito en el Manual de Funciones. Las hojas de vida de los trabajadores beneficiarios de la convención se revisan y preseleccionan de acuerdo al cumplimiento de los requisitos exigidos de acuerdo a la convocatoria y se citan a entrevista mediante publicación en carteleras de las instalaciones de COFREM. Los postulados presentan entrevista psicológica y por competencias, en donde se determinará el cumplimiento del perfil requerido en el Manual de Funciones. La entrevista debe ser acompañada de una prueba de personalidad como mínimo y se aplicarán pruebas de conocimiento según sea la naturaleza del cargo y sus requerimientos. Cuando se requiera una valoración experta se remitirá el candidato al inmediato del cargo vacante o a un trabajador experto en el tema. Las necesidades de desarrollo identificadas deben ser relacionadas en el Formato Selección de personal con el fin de proyectar formación en el Plan de Inducción o en el Programa de formación. 4. Hojas de vida. 5. Aplicación laboral. 6. Selección de personal. 7. Pruebas de conocimiento.

5 PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO Página 5 de 7 8. Realizar la confirmación de referencias. 9. Realizar la aprobación del proceso de selección. 10. Autorizar Exámenes ocupacionales. 11. Realizar la citación al candidato para su Contratación. Si como resultado de la entrevista el candidato se considera calificado para el cargo, se procede a realizar la confirmación de referencias laborales y personales. Este registro se adjuntará en la hoja de vida como evidencia de la selección. La preselección de los candidatos concluye cuando se presenta a la Dirección Administrativa la relación de los preseleccionados cuyos resultados se ajustan al perfil del cargo. La Dirección Administrativa selecciona al candidato, aprueba la contratación. El de la autoriza la realización de los exámenes ocupacionales de ingreso del trabajador para dar inicio a la vinculación, igualmente comunica al Gestor de Seguridad y salud en el Trabajo previo a la desvinculación del trabajador para autorizar los exámenes médicos de egreso. Para el caso de los Concursos, los resultados serán publicados en las diferentes carteleras de las sedes de COFREM. La auxiliar de Oficina cita al candidato para informar las condiciones contractuales y se le entrega el formato de Requisitos de contratación donde están consignados los documentos exigidos para la elaboración del contrato, y las instrucciones para registrar la hoja de vida en la página web de COFREM, una vez se reciban y verifiquen se da inició a la elaboración del contrato. Se abre carpeta al candidato seleccionado. El Auxiliar de Gestión Humana realiza las diferentes afiliaciones a salud, pensión, y cesantías, ARL, y cajas de compensación. El Asistente de Nómina registra los datos del trabajador en el sistema y genera el contrato para su perfeccionamiento. La Gestor de Bienestar Social registra en el aplicativo KACTUS el tallaje de las prendas de vestir y calzado del nuevo trabajador. Nota: En caso de ser un funcionario antiguo se efectúa el correspondiente Otro Si al contrato. Y se ordena el examen médico ocupacional de acuerdo a la nueva labor y a las condiciones del nuevo puesto de Trabajo. DIVISIÓN DE GESTIÓN HUMANA DEPENDENCIAS DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 8. Confirmación de referencias. N.A. Director 9. Autorización valoración médica salud ocupacional 10. Certificado médico. 11. Contrato de trabajo 12. Requisitos de contratación 13. Afiliaciones a Seguridad Social, Fondos de Pensiones, ARL y Cajas de Compensación.

6 Página 6 de Efectuar la Inducción al trabajador. 13. Realizar entrega de Dotación. 14. Efectuar retiro de personal. A todo trabajador que ingrese a la nómina se le entrega una copia de las responsabilidades del cargo, copia del contrato, afiliación a la seguridad social y copia de la carta de nombramiento. El Gestor de Formación y Desarrollo se encarga de coordinar la inducción corporativa y gestionar su evaluación dejando registro en el formato Plan de inducción. Los temas de Seguridad y Salud en el trabajo a incluir son los relacionados en la Matriz de formación e inducción. Proporcionar la inducción específica del cargo es responsabilidad del inmediato del trabajador vinculado. Dentro de la inducción se debe incluir las necesidades de formación identificadas y relacionadas en el Formato Selección de personal. El de la debe reportar al Gestor de Formación y Desarrollo las necesidades de formación, con el fin de proyectarlas en el Programa de Formación a través de la fuente No. 6 Vinculación laboral. Durante el año COFREM entrega tres dotaciones a los trabajadores que devenguen menos de dos (2) S.M.L.V y los trabajadores beneficiarios de la convención reciben las dotaciones establecidas en la misma. El Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo hace entrega de los Elementos de protección personal y dotación de seguridad de acuerdo a la Matriz de EPP (Elementos de Protección Personal), dejando registro en el formato Entrega de Elementos de Protección Personal. De igual manera, coordina la capacitación a los trabajadores en el uso adecuado y mantenimiento de EPP. Una vez se presente el retiro de un trabajador, el auxiliar de Gestión Humana realizará las respectivas desafiliaciones, el gestor de seguridad y salud en el trabajo entrega la autorización del examen médico de egreso y el asistente de nómina hace la liquidación del contrato. NOTA: Al momento de finalizar el contrato el funcionario debe diligenciar el formato de paz y salvo y entregarlo en la División de Tesorería para que se le cancelen las prestaciones sociales. DEPENDENCIA DIVISIÓN DE GESTIÓN HUMANA 14. Plan de inducción 15. Matriz de Formación e Inducción SST. 16. Programa de Formación 17. Matriz de Elementos de Protección Personal 18. Entrega de Elementos de Protección Personal 19. Listado de control 20. Oficio terminación contrato. 21. Formato Paz y Salvo.

7 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL Página 7 de 7 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS TITULO CODIGO 1. Requisición de personal PD F01 2. Convocatoria de concurso PD F02 3. Constancia de Inscripción a Concurso Formato Libre 4. Hojas de vida Formato Libre 5. Aplicación laboral PD F07 6. Selección de personal PD F08 7. Pruebas de conocimiento Formato Libre 8. Confirmación de referencias PD F09 9. Autorización valoración médica salud ocupacional PD F Certificado médico. Formato Externo 11. Contrato de trabajo Formato Libre 12. Requisitos de Contratación PD F Afiliaciones a Seguridad Social, Fondos de Pensiones, ARL y Cajas de Formato Libre Compensación. 14. Plan de inducción PD F Matriz de Formación e Inducción SST PD F Programa de formación Formato Libre 17. Matriz de Elementos de Protección Personal PD F Entrega de Elementos de Protección Personal PD F Listado de Control PD F Oficio terminación de contrato Formato Libre 21. Paz y Salvo PD F04