Guía de Pago de Nómina en el Sistema Operativo WORD OFFICE GRH PCD 001 GA 02

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1 Pág. 1 de 9 Guía de Pago de Nómina en el Sistema Operativo Este documento es propiedad intelectual de Profesionales Técnicos S.A.S. y se prohíbe su reproducción y/o divulgación sin previa autorización Tipo de Documento: ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Dra. Zaida Castañeda Pinzón DIRECTORA DE TALENTO HUMANO Dr. Omar Rodrigo Ortega DIRECTOR HSEQ Ing. Héctor Ramón Castañeda GERENTE GENERAL CONTROL DE CAMBIOS Número Fecha Aprobación Ítem Alterado Motivo Aprobado por Todos Aprobación Inicial Gerente General

2 Pág. 2 de 9 1. TITULO: Guía de Pago de Nómina en el Sistema Operativo. 2. PROPOSITO: Esta guía establece los pasos a seguir para la elaboración de la Nómina en el Sistema operativo () para la contabilización y registro de los pagos de nómina de todos los trabajadores directos con que cuenta la empresa PROFESIONALES TECNICOS S.A.S. 3. ALCANCE: Esta guía aplica tanto para la contabilización, liquidación y pago de la nómina de los trabajadores Director de la empresa PROFESIONALES TECNICOS S.A.S., que sean elaboradas - registradas en el sistema operativo. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: La responsabilidad de la aplicación de los parámetros establecidos en está guía, es del Auxiliar de Nómina y Seguridad Social y la autoridad tanto para la modificación como en la verificación de la correcta aplicación, es del Director de Talento Humano. 5. DEFINICIONES: CONTRATO: Acuerdo vinculante NOMINA: Es elaborar y mostrar los nombres y remuneraciones de todos los trabajadores. La información que se incluye en ese registro de nómina consiste en el salario autorizado para cada trabajador y el número de horas trabajadas, tomadas de las tarjetas de tiempo o de documentos similares. Después de separar las horas ordinarias de las extraordinarias, y de aplicar las tarifas apropiadas para cada categoría se tiene el total del salario devengado. La retención en la fuente, el aporte al seguro social y cualquier otra deducción autorizada por el trabajador se registran luego del valor devengado para obtener el valor neto. LIQUIDACION DE NOMINA: La liquidación de nomina es un documento de soporte donde el empleador relaciona los pagos de cada periodo contable a sus trabajadores. Consta de tres partes: 1- Es la parte informativa donde se relaciona todo el encabezamiento: razón social de la empresa, NIT, periodo de pago, nombre del documento, nombre y cargo del trabajador, días laborados, consecutivo, salario básico. 2-Consta del devengado y el deducido. 3- La conforman los parafiscales y las deducciones o apropiaciones para prestaciones sociales y las firmas de quien elabora, revisa y aprueba.

3 Pág. 3 de 9 PARAFISCALES: Son los soportes que le empleador debe hacer a otras entidades de acuerdo a la ley, como son: SENA (Servicio Nacional De Aprendizaje): El empleador debe aportar del total de la nómina, el 2% para subsidiar el estudio se los colombianos. No se tiene en cuenta el subsidio de transporte (Total Devengado menos Subsidio de Transporte por 2%). ICBF (Instituto Colombiano De Bienestar Familiar): Es el aporte que el empleador hace para subsidiar a la niñez desamparada. (Total Devengado menos Subsidio de Transporte por 3%). CAJA DE COMPESACION FAMILIAR: El empleador aporta un 4% del total de la nómina para recreación, y programas de bienestar social de toda comunidad. (Total Devengado por 4%). RIESGOS PROFESIONALES. 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: 6.1 ELABORACION DE LA LIQUIDACION Y PAGO DE NOMINA EN EL Este documento se utiliza para la causación y liquidación de pagos y deducciones a los empleados, incluyendo su respectiva contabilización de aportes parafiscales y provisiones para prestaciones sociales y todos los conceptos a que de lugar. Para realizar una nómina realice el siguiente procedimiento: Haga clic en la opción Nómina ubicada en la ruta de World Office: Panel principal -> nuevo documento. Haga clic en el botón de desplazamiento agregar para utilizar un registro en blanco. 1. Seleccione el prefijo del documento o escriba uno nuevo (Solamente si su empresa maneja prefijos, que para nuestro caso serán las siglas NOM, haciendo referencia a la palabra nomina). 2. El número del documento se genera automáticamente al seleccionar la empresa (Paso No. 4).

4 Pág. 4 de 9 3. Fecha: se debe llenarla en el formato día/mes/año. Esta corresponde a la fecha de emisión o realización del documento. 4. Seleccione la empresa o clasificación por la cual desea realizar el documento. 5. Escriba el nombre de la persona que realizó el documento. 6. Escriba un concepto para el documento. 7. Escriba en los campos fecha inicial y fecha final el periodo que comprende la nómina. 8. Utilice la casilla Verificado para comprobar la revisión y/o aprobación del documento. Seleccione el concepto que necesite liquidar. Seleccione el nombre del empleado al que le va a liquidar el concepto. 1. Seleccione el concepto que necesite liquidar. 2. Seleccione el nombre del empleado al que le va a liquidar el concepto. Si el nombre del empleado no aparece en la lista puede ser por: El empleado no se encuentra creado en empresas y personas. No se le ha asignado un tipo de nomina en tipos de nómina por empleado. Verifique esto ingresando por la opción Panel Principal -> Tablas Auxiliares -> Documentos -> Nómina -> Tipo de nómina por empleado. Asegúrese que en el tipo de nomina que asignada al empleado se encuentre asignado el concepto que está liquidando de lo contrario aparecerá el mensaje "Este empleado no se configuró con estos datos". La verificación de los conceptos asignados a un tipo de nómina se encuentran por la ruta Panel Principal -> Tablas Auxiliares -> Documentos -> Nómina -> Configuración Tipos de Nómina. 3. Cantidad Escriba en este campo la cantidad de acuerdo con su respectiva unidad de medida.

5 Pág. 5 de 9 4. La unidad de medida aparece automáticamente de acuerdo a la que se asigno a cada concepto en configuración tipos de nómina. 5. Seleccione el centro de costos o puesto de trabajo al que pertenece el empleado. Puede crear un centro de costos haciendo doble clic sobre este campo. 6. Escriba el valor unitario del concepto que está liquidando. En los conceptos como sueldo, y horas extras aparece automáticamente si estos se encuentran correctamente configurados. 7. Este campo muestra el valor total de cada renglón. 8. Muestra el vencimiento del documento en formato día/mes/año. 9. El campo Nota se utiliza para agregar una observación adicional a nivel de cada registro *Importante: Al contabilizar la nómina el auxilio de trasporte se genera automáticamente dependiendo si da lugar a este, esta evaluación se realiza por cada empleado y se inserta directamente en el detalle del documento con su respectivo concepto y valor (usted no tiene que digitar estos conceptos). Para configurar el valor y base del auxilio de transporte vea Auxilio de Transporte, esta función se realizara anualmente ajustados al Salario Mínimo Legal Vigente y al auxilio de transporte (S.M.L.V. según sus siglas) establecido por la ley 278 de 1996 y la ley 15 de 1959, respectivamente. Haga clic en el botón Contabilizar para asignar la correspondiente afectación contable al documento. Al contabilizar la nómina World Office basado en los parámetros dados en configuración tipos de nómina contabilizará automáticamente las prestaciones sociales (cesantías, intereses sobre cesantías, prima, vacaciones) y aportes parafiscales (E.P.S, pensión y cajas de compensación, I.C.B.F, SENA, A.R.P) Si desea ver la contabilización automática que realizó el sistema haga clic en Ver Contabilización. Haga clic en el botón Informe Contabilización para obtener la vista previa del informe de la contabilización realizada con sus correspondientes aportes y provisiones, siendo para nuestro caso generar un resumen en los aportes a Sistema de Seguridad Social 1, incluyendo provisiones de nómina (cesantías, intereses de estas, vacaciones y prima de servicios). El botón Informe por Empleado muestra la contabilización realizada agrupada por empleado, siendo de gran ayuda para verificación del pago de seguridad social por empleado. El botón Imprimir Nómina muestra el informe general de los pagos y deducciones realizadas agrupadas por centro de costos y detalladas por empleado, para ser entregadas al la dependencia de tesorería. 1 Cada consecutivo de nómina se expedirá según el centro de costos que lo genera.

6 Pág. 6 de 9 El botón Nomina Novedades muestra los conceptos liquidados a cada empleado, discriminando los valores y conceptos de los pagos realizados. 2 Para eliminar el documento, haga clic sobre el botón Eliminar en la parte inferior de esta ventana (una vez eliminado el documento no podrá deshacer la operación). Utilice la opción Copiar Documento para crear un nuevo documento basado en el documento activo. Ejemplo 1: Se va a liquidar la nómina correspondiente al período del 1 al 31 de marzo de 2.5 con las siguientes novedades Al pulsar clic en Contabilizar nómina automáticamente World Office adicionará los conceptos de auxilio de transporte y retención en la fuente a que haya 2 Con la intención de sostener un control en la documentación y de permitir el acceso a la información de los pagos al trabajador se expedirán 2 copias del pago de nómina, de las cuales una se adjunta al comprobante de egreso y la otra se le entregara al empleado.

7 Pág. 7 de 9 lugar. Adicionalmente al Contabilizar la nómina automáticamente World Office contabilizará las prestaciones sociales y aportes parafiscales que se le haya parametrizado al empleado y al tipo de nómina que se le asignó, estos se verán reflejados en la contabilización y en los informes de nómina, siendo el sostén físico de dicha operación el comprobante de egreso. Comprobante de Egreso En este documento se realizan los pagos o abonos a los acreedores de la empresa. Para realizar el comprobante de egreso realice el siguiente procedimiento: Haga clic en la opción Comprobante de Egreso ubicada en la ruta de World Office: Panel principal nuevo documento comprobante de egreso. Haga clic en el botón de desplazamiento, agregar para utilizar un registro en blanco. Encabezado. 1. Seleccione el prefijo NOM del documento o escriba uno nuevo (Solamente si su empresa maneja prefijos).dada las necesidades empresariales se configurara.

8 Pág. 8 de 9 2. El número del documento se genera automáticamente al seleccionar la empresa (Paso No. 4). 3. Llene la fecha en la cual se está realizando el pago o abono en formato día/mes/año. 4. Seleccione la empresa o clasificación por la cual desea realizar el documento. 5. Seleccione el nombre de la persona que realiza el documento en el campo Elaborado Por. 6. Seleccione el nombre del beneficiario. Para crear un beneficiario en empresas y personas haga doble clic sobre este campo. 7. Escriba un concepto para el documento. 8. Los campos Dirección, Ciudad y Teléfono se llenan automáticamente al seleccionar el beneficiario de acuerdo con la información suministrada en la creación de este en la ficha direcciones de la ventana empresas y personas. 9. Utilice la casilla Verificado para comprobar la revisión y aprobación del documento. En esta ficha se encuentra el detalle de los documentos adeudados por la empresa al beneficiario del comprobante de egreso. 1. Haga clic en el botón ubicado a la izquierda de cada registro para seleccionar el o los documentos que desea cancelar o realizar un abono. Al seleccionar cada registro este se quitará de la ventana estado de cuenta y se insertará automáticamente en la ficha Asientos afectando directamente la contabilidad.

9 Pág. 9 de 9 1. Seleccione la cuenta contable desplegando el cuadro combinado. Para agregar una cuenta contable haga doble clic sobre el correspondiente campo. 2. Escriba el concepto correspondiente a cada fila o registro, siendo congruente al seleccionado en el encabezado, para este será nómina. 3. Seleccione el tercero correspondiente a cada fila o registro. Si desea agregar un tercero haga doble clic sobre el campo. 4. Escriba el número de cheque en el caso que se esté utilizando este medio de pago en el comprobante. Únicamente debe escribirlo en la fila donde está la cuenta contable del banco. 5. Escriba los valores Débito de acuerdo con la naturaleza de cada cuenta contable. 6. Escriba los valores Crédito de acuerdo con la naturaleza de cada cuenta contable. 7. Seleccione el centro de costos correspondiente a cada fila o registro. Para agregar un registro haga doble clic sobre el campo. 8. Escriba la fecha de vencimiento del comprobante. 9. Si va a aplicar un descuento por concepto de retención en la fuente, retención de IVA o e Ica no causado en la factura de compra, digite el porcentaje a retener en formato decimal en el campo % Ret. Ejemplo: digite para una retención del 3.5%. Haga clic en el botón Imprimir Comprobante para obtener la vista previa del informe. Para eliminar un comprobante de egreso, haga clic sobre el botón Eliminar en la parte inferior de esta ventana, una vez eliminado el documento no podrá deshacer la operación. Utilice la opción Copiar Documento para crear un nuevo documento basado en el documento activo.