TABLA DE CONTENIDO 2. DETALLES PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION PRINCIPALES CAMBIOS DE CADA MÓDULO... 24

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2 TABLA DE CONTENIDO Pág. 1. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS VERSIÓN DETALLES PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION PRINCIPALES CAMBIOS DE CADA MÓDULO Módulo de Activos Fijos Módulo de Analítico Módulo de Bancos Módulo de Cartera Módulo de Compras Módulo de Contabilidad Módulo de Control de Piso Módulo de Costos Reales Módulo de Cuenta por Pagar Módulo de Facturas Módulo de Importaciones Módulo de Inventarios Módulo de Maestros Módulo de Manufactura Módulo de Nomina Módulo de Planilla Única Módulo Punto de Venta Módulo de Recurso Humano Módulo Técnico 4. IMPORTANCIA DE LA PÓLIZA DE ACTUALIZACIÓN RESUMEN PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS VERSIONES ANTERIORES 1

3 1. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION 2015 COLOMBIA Normas Internacionales NIC NIIF Nuevo Proceso de Integración Contable Nómina Colombia Manufactura Nuevo Análisis de Estructuras MÉXICO Certificados Electrónicos (Facturación, Compras) Lector XML Compras Nómina Electrónica Contabilidad Electrónica OTROS CAMBIOS IMPORTANTES Conciliación de Bancos Archivo Fenalco Datacrédito Requerimientos Internos Compras Inventarios Convertir Pedidos a Orden de Compra Impuesto al Consumo: Bebidas Alcohólicas - Restaurantes y Telefonía Campos Específicos Extendidos TRADEMAS 2

4 2. DETALLE PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION 2015 COLOMBIA Normas Internacionales NIC NIIF Módulo de Analítico Informes Propios de Analítico para Contabilidad NIIF. Plantillas de Informes intermedios por Rangos, Acumulado y Acumulado por Centro de Costos, empleando funciones que traen la información cuyo origen es Contabilidad NIIF. Módulo de Activos Fijos Clasificación de los activos (Propiedad P.E, Inversión, Activos para la venta, Intangibles, Arrendamiento). Manejo de Activación diferente para NIIF y para Depreciación Unidades Producidas. 3

5 Módulo de Bancos Manejo de Cheques no cobrados en el periodo, bajo Normas Internacionales. Módulo de Cartera Cuentas por Pagar Configuración del Periodo Significativo (Corriente/No Corriente). Planilla de Gestión de Deterioro. Tasas de Interés por Factura. Separación de Componente de Financiación al momento de integrar a Contabilidad NIIF. Módulo de Compras Integración del costo de ventas proveniente de Remisiones y Facturas Remisionadas de Compras. Manejo de Descuento Financiero como menor valor del producto, según Normas Internacionales. Posibilidad de Reconocimiento Contable en fechas diferentes, para el 2649 y NIIF. Modulo Contabilidad NIIF Migración de Cuentas Contables- NIIF. Proceso de Equivalencia NIIF. 4

6 Manejo de equivalencias entre la contabilidad tradicional y la contabilidad NIIF. Ingreso de información bajo normas internacionales. Integración contable desde los módulos satélites. Generación de Estados Financieros bajo Normas Internacionales. Manejo de Notas a los Estados Financieros. Documentación en línea de las normas internacionales. Módulo de Facturación Integración del costo de ventas proveniente de Remisiones y Facturas Remisionadas de Facturación. Manejo de Descuento Financiero como menor valor del producto, según Normas Internacionales. Posibilidad de Reconocimiento Contable en fechas diferentes, para el 2649 y NIIF. Módulo de Inventarios Proceso de Cálculo de Valor Neto Realizado. 5

7 Ajustes contables automáticos de Deterioro desde Inventarios hacia el módulo Contabilidad NIIF. Generación de segundo kárdex, según la Norma Internacional. Informes de VNR Nuevo Proceso de Integración Contable Se diseña una nueva Integración Contable para los módulos comerciales, con el fin de hacer el proceso de forma más autónoma en cuanto a la configuración de códigos y cuentas. Ventajas y Beneficios: Optimización de Tiempos de Ejecución Independencia en cuanto al manejo de funciones del sistema (Función DETALLAR) brindando mayor flexibilidad al usuario a la hora de hacer ajustes y cálculos. 6

8 Facilidad en la creación de Códigos de Integración (se eliminan los alias de las tablas) Agilidad en los manejos contables especiales por empresa. Trabajo basado en vistas de SQL. Este nuevo proceso está enlazado con las Mejoras de Normas Internacionales, con el fin de facilitar el paso de la información de los módulos satélites a los módulos contables correspondientes (tradicional y NIIF). Nómina Colombia Nueva diseño a nivel de presentación y programación. Configuración de conceptos y su correspondiente codificación por cada empresa. Manejo de rutinas de cálculos asociadas a los conceptos. Manejo independiente de novedades el periodo. Liquidación automática centralizando todas las novedades del periodo. Manejo de documentos por periodo de pago y empleado. Planilla Única. 7

9 Manufactura Costos Estándar Fórmula Permite manejar 1 o varias Fichas Técnicas por producto. Se habilita la creación de diferentes fichas para un producto con uno o varios materiales distintos. 8

10 Este cambio obedece a que algunas empresas requieren tener la posibilidad de hacer variaciones en las fichas técnicas, debido a posibles cambios en los materiales. Ejemplo, una empresa ensambla la bicicleta con un sistema de frenos de aros tipo A, pero también puede entregar esta bicicleta con un sistema de frenos de aros tipo B. Por lo tanto, requiere manejar dos fichas diferentes para el mismo producto. En este caso la empresa podrá crear para el mismo producto dos fórmulas. Lote Óptimo Ejemplo: Realizar Ficha técnica basada en el lote óptimo. Manejo de menor número de decimales y aproximaciones más exactas. Conocer el costo estándar y unitario por lote óptimo. Material Unidad Cantidad Unidad Azúcar Kg Agua LT 5, Colorante LT 1, Enturbiante KG Hierro Gr La empresa Bicicleta Todoterreno maneja una línea de bebidas y energizantes. En su proceso productivo debe generar su producción con base a lotes óptimos debido a los 9

11 volúmenes que se producen, por lo tanto sus fichas técnicas deben poder presentarse bajo esta configuración. Planeación MPS Agrupar pedidos de presupuesto. Consolidación de varios pedidos presupuestados en un solo pedido. Unificación de requerimientos para la planeación de producción. Centralización de generación de requisiciones con base en pocos pedidos. Ejemplo: La empresa maneja diferentes áreas de producción, y cada área debe generar sus pedidos o presupuestos de producción. Posteriormente, el área de manufactura agrupa estos requerimientos en un solo pedido presupuestado, con el fin de realizar su planeación y generar las requisiciones de compras. Para ello se crea una opción nueva en el módulo de manufactura que presenta todos los pedidos presupuestados pendientes de planeación. Esta opción permite marcar los pedidos que se requieren agrupar y se genera con ellos un nuevo pedido. Planeación Parcialidades Posibilidad de realizar varias planeación de MRP para un mismo pedido. Realizar planeaciones parciales a un pedido, permitiendo entregas parciales. 10

12 Programar un pedido en varios periodos. Mayor flexibilidad para realizar las planeaciones de producción. El sistema realizaba la planeación de MPS en forma total, es decir, un producto se debía programar por su cantidad total. Con esta mejora se permite que un pedido pueda programarse por parcialidades, si el pedido es de 200 bicicletas se podrían fabricar 120 en una primera programación y las 80 restantes en una segunda programación. Esto le permite al área de manufactura o producción una mayor flexibilidad en el momento de realizar la planeación de su producción. Planeación MPR Planear requisiciones Generar requisiciones con base a una planeación inicial. Programar los materiales a compras con anterioridad a la producción. Agilizar el proceso de compras. La empresa Todoterreno por procedimiento realiza su proceso de planeación de compras al principio de cada mes por eso requiere que el área de manufactura genere las requisiciones de materiales para esta época. El área de manufactura antes de terminar el mes ingresa a la aplicación los pedidos presupuestados requeridos para su producción del siguiente mes y con base a ellos elabora las solicitudes de materiales al área de compras. Con esta mejora, el área de producción puede generar una planeación temporal de MRP y con base a ella elaborar las requisiciones de materiales que el área de compras requiere. 11

13 Manejo de fórmulas. Posibilidad de realizar la planeación de MRP asignando la formula o ficha técnica al producto o sub-ensamble. Permitir definir la fórmula a utilizar en la fabricación de un producto. Brindar alternativas al momento de realizar la producción con base a los materiales existentes. La empresa Todoterreno ensambla bicicletas pero al momento puede tener varias alternativas al momento de ensamblar la bicicleta dependiendo de los materiales existentes. La empresa XYZ fabrica Kumis pero este puede elaborase con leche líquida o con leche en polvo o con una mezcla de ambos, esto hace que la ficha para un mismo producto sea diferente, esta mejora fue incorporada en la creación de las fichas técnicas y también al momento de generar la planeación de MRP donde se debe indicar con que formula se requiere elaborar el producto para realizar la exposición de materiales. Las formulas se pueden asignar al elaborar el pedido o en la planeación de MRP. 12

14 Devolver MRP. Posibilidad de devolver un MRP definitivo. Permite devolver un planeación de MRP definitiva. Se habilita la corrección de inconvenientes en la planeación realizada. Ajustes a cambios en la planeación ya generada. Se realiza una planeación de MRP en forma definitiva para producir 200 bicicletas para un pedido, pero el cliente informa que se cometió un error y el pedido es de 250 bicicletas. En este caso se requiere poder devolver la planeación realizada para poder ajustarlas 250 bicicletas requeridas. La aplicación en este caso permite devolver la planeación de MRP y liberar el pedido para realizar el cambio requerido. Control de piso Mayor agilidad para ingresar la información. Posibilidad de asignar un lote a varios operarios. Independizar la digitación y la actualización del proceso. Permitir realizar proceso de control y auditoría. Manejo de maquiladores o terceros. 13

15 Manejo de bodegas independientes para control de piso y configuración por usuario. Posibilidad de actualizar varios registros al mismo tiempo. Control de saldos y cantidades negativas por producto y materiales. Manejo de series por materiales y sub-ensambles. Manejo de equivalencias. Consultas a inventario de los materiales utilizados (salidas de inventarios) y los sub-ensambles entregados (entrega de producto terminado). Generar orden de compra para maquiladores por las cantidades producidas. Ejemplo: Carlos realiza una planeación de MRP para producir 100 bicicletas. Ingresa a control de piso y genera los registros de la planeación para el control de piso, el proceso genera por cada orden de producción, producto y proceso las cantidades a producir. Juan Londoño operario de la empresa realiza el proceso de ensamble y registra los datos correspondientes a la fecha, el operador, la cantidad y el tiempo trabajado. Posteriormente, Carlos audita la información y la procesa. El sistema le permite generar las salidas de inventario, las entradas del producto terminado, configurar el manejo de series para los productos que lo requieran, cambiar un material por otro manejando los códigos alternos, consultar y ajustar los movimientos generados en inventario. Nuevo Análisis de Estructuras Se identifican varios aspectos a mejorar, con respecto al Análisis de Estructuras anterior, dentro de los cuales están: 14

16 Lentitudes en la ejecución del proceso. Uso exclusivo de la aplicación y Bases de Datos. No es un sistema granular, pues cualquier cambio requiere ejecutar el proceso completo. Se deben registrar manualmente las estructuras del Común y Técnico, si se libera un cambio. Se trabaja con tablas libres (Ej. cfgmtalerta, cfgmtformul, cfgregiselec). Ventajas y Beneficios del Nuevo Proceso: Velocidad de Ejecución. Sistema granular Inteligente, encargado de detectar que cambios se deben realizar. Solo reconstruye vistas cuando es necesario, sin necesidad de tener exclusividad por parte de los usuarios. Administrador de estructuras. Actualizar definiciones de manera más sencilla por medio de archivos XML. Registro de Valores iniciales, sin necesidad de Tablas libres. Permite cargar las estructuras directamente desde una base de datos base (Actualizar MetaData). Incluir Diagramas y mensajes personalizados desde SQL. Ejecución de Scripts Adicionales. Crear bases de datos desde el análisis de estructuras. 15

17 MÉXICO Certificados Electrónicos (Facturación, Compras, Punto de Venta) Actualización de XML Timbrados. (Actualiza tabla MVTRADE) Generación de XML de manera masiva por rango de fechas, ejecutando el timbrado a elección del usuario cuando el PAC configurado es soportado por Ofimática. En caso contrario genera los XML sin timbrado Configuración de las claves y usuarios para el timbrado solo por el módulo técnico Timbrado de prueba independiente por Facturación Lector XML Compras Creación de Factura de Compra desde opción de cargue de XML desde el ingreso de documento. 16

18 Actualización de Datos de Timbrado masivo, cargando XML desde menú. Nómina Electrónica Nuevo diseño a nivel de programación y presentación Configuración de conceptos y su correspondiente codificación por cada empresa Manejo de rutinas de cálculos asociadas a los conceptos Manejo independiente de novedades el periodo Liquidación automática centralizando todas las novedades del periodo Manejo de documentos por periodo de pago y empleado Impuesto Estatal ISR Anual PTU Fondo del Ahorro SDI. Bimensual SUA Nomina Electrónica Timbrado 17

19 Contabilidad Electrónica Clasificación de cuentas según la naturaleza (Deudora-Acreedora) Clasificación de las cuentas para el manejo del complemento (Cheque, Transferencia, Comprobante) Clasificación de las cuentas con el código agrupador del SAT Clasificación de Tipo de Transacción en los comprobantes (Ingreso, Egreso, Diario) 18

20 Generador del Medio Electrónico. (Catálogo de Cuentas, Pólizas, Balanza, Balanza Agrupada) OTROS CAMBIOS IMPORTANTES Convertir Pedido a Orden de Compra Se habilita para el módulo de Facturación crea la opción de convertir pedido a orden de compra, homólogo a como se realiza desde Compras, para convertirlo a Pedido de forma automática. Impuesto al Consumo: Bebidas Alcohólicas y Restaurantes Telefonía Según últimas reformas tributarias, se independizan los procesos de Impuesto al Consumo de Bebidas Alcohólicas y Restaurantes Telefonía, con el fin de realizar cálculos independientes y presentarlos correctamente, dado que son impuestos calculados de forma diferente. 19

21 Con esta mejora cambian también los respectivos formatos alusivos a dichos impuestos, incluyendo pedidos, facturas, notas crédito, entre otros. Dentro de cada uno de los documentos se muestran columnas diferentes, según el impuesto a calcular, y en Datos Generales se detallan los cálculos por cada uno de ellos, tal como se muestra a continuación: 20

22 Presentación de Archivo Fenalco Datacrédito Se organiza proceso para el reporte a la central de riesgo Procrédito Nacional (FENALCO) en la nueva herramienta de Medios Electrónicos, con el fin de flexibilizar el diseño y dar facilidad de manejo a los usuarios. 21

23 Planeación de Pagos Se agrega validación de valor disponible para el proceso de planeación de pagos y se realiza validación para que el sistema controle este valor. Se ajusta la planilla de Planeación de Pagos, para que permita modificar los valores de los documentos NC y permita registrar los valores negativos sin mostrar validación. Se ajusta proceso de Planeación de Pagos, con el fin de que tenga en cuenta la variable de Autorización de Pagos. Se adecúa la planilla de Autorización de Pagos, con el fin de que no presente negativos los valores asociados a los documentos de tipo NC. Campos Específicos Extendidos TRADEMAS Se estructura la aplicación de forma tal que permita manejar campos específicos de forma independiente de la tabla TRADE, con el fin de que no se presenten limitaciones al sobrepasar los 250 campos (incluyendo nuevos campos entregados en el estándar más los específicos de cada empresa). Se habilita el manejo de proceso TRADEMAS Campos Específicos Extendidos, el cual genera: Proceso que pasa automáticamente los campos específicos de TRADE a TRADEMAS. Adecúa documentos para manejo de TRADEMAS según variable, así como movimientos de Facturas, Compras y Punto de Venta. Crea el campo físico en TRADEMAS y copiar la información desde TRADE. El campo en TRADE se borra. Los campos propios del Diccitec pasan a estar en la tabla TRADEMAS y se reconstruyen vistas. 22

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25 I. COLOMBIA 3. PRINCIPALES CAMBIOS REALIZADO POR CADA MÓDULO ACTIVOS FIJOS Mejora. Se realiza en la aplicación para que el proceso de cierre se ejecute por periodo y por año. - Se crea variable de configuración CIERREACTIVOS. - Se organiza los eventos valid () de los campos, documento y fecha para validar fecha de cierre. - Se modifica la pantalla del proceso de depreciación de activos para validar año y periodo. Se organiza en el formulario de integración la opción de integración resumida o detallada. 24

26 Se valida en el proceso de crear un activo desde la factura de compras, para que sea necesario poner la placa del activo y no permita guardar el registro con un vacío. Se ajusta la vista de Activos fijos ya que no estaba presentando el centro de costos. Se organiza en la migración de activos fijos para que el sistema pase los valores negativos históricos generados por el PAAG. Se amplía en la captura de ingreso transacciones el campo de valor y total para permitir ingresar más de 10 dígitos. Se reorganiza el proceso de revalorización de activos con el fin de poder guardar una historia de este proceso. Se organiza el maestro de grupo de activos para relacionar por grupo de activos el método de valorización. 25

27 Se organiza el proceso de revalorización para que genere un documento de ajustes por valorización ya sea por el método de re-expresión o de eliminación. 26

28 ANALITICO Mejora. Se adiciona la columna Tipo Cliente para los informes del módulo de Facturación, con el fin de establecer otro criterio de clasificación para los reportes. Mejora. Se crean Balances acumulados por periodos o por meses y por Centro de Costos, que permite generar informes por rangos. Mejora. Se separa la información de los periodos 12 y 13 de Contabilidad, teniendo en cuenta la variable de configuración de comprobante de cierre. Mejora. Se presenta la información del módulo de Bancos, desde el Resumen de Saldos de Analítico, por cada banco. BANCOS Mejora. Se ajusta el proceso de Integración de Bancos, con el fin de presentar la información detallada y no agrupada por documento (Compactada). 27

29 Mejora. Se adiciona nuevo criterio para las Conciliaciones Bancarias, el cual consiste en reconocer los movimientos por número de consignación versus el extracto cargado. Se corrige mensaje presentado al momento de crear Tipos de Movimiento de Bancos. CARTERA Mejora. Se crea para la captura de abonos, en la pantalla de marcación, un campo que presente la sumatoria de las facturas abonar. Mejora. Se realiza mejora para que al utilizar la planilla de gestión de cobro, se muestren las facturas en las diferentes monedas utilizadas (Pesos, Otra Moneda y Multimoneda) Se organiza el número del consecutivo para que el sistema lo presente en forma completa, en el proceso de cruce de cartera y CXP, ya que el sistema estaba presentando únicamente los 4 primeros dígitos. Se revisa el índice clúster de la tabla de abonos ya que estaba presentando demoras, al realizar abonos, cuando el cliente es sucursal. Se ajusta al momento de realizar abonos, y elegir una sucursal ya que el sistema ponía el nombre de dicha sucursal y no el del Nit principal. 28

30 Se ordenan los saltos de ítem en la captura de abonos, para que cuando se seleccione Abonos, Anticipos o Sucursales, pase al campo Cliente sin desmarcarlo. Se modifican los informes de Pagos, para que se diferencien los valores en cada una de las diferentes monedas configuradas. Se ajusta el proceso de integración, para que al generar por Impresora, el sistema no haga escala en formato de Wordpad, sino salga directamente por el dispositivo de impresión. Se organiza proceso de Integración en Línea, para que alimente los datos de Tercero y Centro de Costos, si las cuentas están configuradas con estos requisitos. COMPRAS Mejora. Se habilita el control multiusuario para los procesos de Caja Menor/Caja Chica. Mejora. Se organiza la relación entre Nota Crédito y Facturas, con el fin de poder cargarla nuevamente tras anular la Nota Crédito. Mejora. Se crean informes detallados en Otra Moneda por el Generador de Reportes, para órdenes y Facturas de compra. Mejora. Se activan las opciones de impresión de nuevos formatos para las capturas de Tallas y Colores. Mejora. Se organiza la creación de placas de Activos, con el fin de heredar datos del documento de Compras (Número de Orden de Compra y Centro de Costos del movimiento, si se tiene), pues no se actualiza toda la información. Mejora. Se modifica el proceso de Autorización de Requisiciones para que muestre el valor unitario, según último precio de compra UPC. Mejora. Para el proceso de Autorización de Requerimientos Internos, se organiza la opción de heredar el centro de costos de la Requisición, cuando no se tiene activo el control de saldos por Centro de Costos. Se ajusta el campo Nota del movimiento de Inventarios, para que sea posible llevar la nota asociada al producto en la Requisición. Esto con el objetivo de tener mayor trazabilidad. 29

31 Se muestra en pantalla el Login del usuario autorizador, y se optimiza la presentación en la planilla de Autorización de Requisiciones. Se mejora la opción de cargue de órdenes de compra, para que la validación de cantidades mayores a facturar solo se realice en productos y no en los servicios. Se organiza la factura de compra en multimoneda ya que al facturar servicios el sistema estaba presentando el valor unitario en cero al momento de grabar el documento. Se verifica el formato de compras para que se permita el envío de del mismo. Se corrobora el proceso de facturas remisionadas de forma parcial, ya que estaba presentando cantidades negativas al momento de modificar el documento y facturarlo totalmente. Se valida todo el proceso de descargue de pedidos, remisiones y facturas remisionadas, verificando que el campo CANTREMIS se actualice correctamente. 30

32 Se corrige en la captura de compra en otra moneda el campo XBRUTO ya que se estaba presentando de forma en incorrecta el movimiento, y la impresión del formato. Se revisa que al momento de eliminar una Caja Menor/Caja Chica, se pueda eliminar el registro de la Nota de CxP también. Se organiza el proceso de Consulta para los documentos, para que se muestren en pantalla los valores de Retención en IVA. Se realiza un ajuste al módulo de compras, ya que no estaba tomando el valor del Impuesto al Consumo para los productos catalogados como licores. Se organiza la presentación de Medios Magnéticos Distritales para Facturas y Compras, de acuerdo a la normatividad vigente para el año Se organiza en el proceso de crear un activo desde la factura de compras, una validación que obligue colocar la placa del activo y no permita guardar el registro con un vacío. Se verifica que al ingresar una caja menor no salga validación de que no existe el Tipo de Documento. Esto validando la variable Proceso Configuración Consecutivo. Se crea nueva variable que permita calcular automáticamente la Salud y Pensión para proveedores independientes, teniendo como base el 40% de los ingresos del mes. Asimismo, se modifica el campo Personas a Cargo, para que permita digitar un valor, siempre y cuando no sobrepase el tope asignado. Se organiza la captura de cruce de Anticipos contra Facturas, ya que si el proveedor no tenía anticipos pendientes, aun así estaba relacionando a una Nota de CxP. Se revisa la opción de cargar requisiciones a orden de compra para inicializar el campo de lote proveedor (orden) con un código genérico asignado por variable de configuración. Se crea variable configuración de bloqueo para los Códigos de Integración en la captura de Caja Menor. Se ajusta proceso de cálculo de Retención en IVA Régimen Simplificado. 31

33 Se habilitan las series ingresadas como saldo inicial en Inventarios, para la elaboración de Notas Crédito, tanto en Compras como en Facturas. CONTABILIDAD Mejora. Se organiza la presentación de los certificados de retención en IVA, Retención en ICA y Retención en CREE. Mejora. Se organizan los medios magnéticos presentación año 2013 para el formato 1001 y formato Según resolución 273 de diciembre de Mejora. Medios Magnéticos, Formato El principal cambio en este formato corresponde a visualizar dos nuevas columnas de retención CREE y retención en CREE Asumida, las cuales se llenan según la relación realizada con el concepto 5062 y las cuentas relacionadas de retención en CREE. Mejora. Medios Magnéticos, Formato 1006 Se adiciona la columna de impuesto al consumo (ICON) al final del formato, esta columna se asocia con base al concepto 9997 y las cuentas que se relacionan. Se ajusta el formato de contabilidad para los consecutivos Alfanuméricos, en el ingreso de documentos ya que no estaba permitiendo la impresión. Se organiza en las integraciones para que se realice de forma correcta las validaciones de requerir tercero y centro de costos para las cuentas contables. Se revisa el informe tributario de chequeo de bases generado por planilla ya que no se estaban redondeando los valores. Se ordenan las integraciones para que se realicen de forma correcta las validaciones de requerir tercero y centro de costos para las cuentas contables. Se crea validación de origen para los documentos de contabilidad, ya que al ser utilizados en los procesos de cierre, estaban presentando el comprobante en cero o vacío, cuando el tipo de documento es igual al de otro módulo. Se mejora el cálculo de los diferidos cuando el movimiento de este termina en un mes de 31 días, para que se realice de forma correcta el valor. Se organiza el informe auxiliar contable ya que estaba presentando la información de forma incorrecta con relación al tercero. 32

34 Se revisa la impresión de documentos contables, para que presente la fecha de generación del documento en forma correcta, ya que estaba presentando la fecha del día. Se organiza el informe de chequeo de bases ya estaba llevando la agrupación de totales en forma resumida. Se analiza mensaje de validación en el ingreso de movimiento, de forma tal que permita validar si el consecutivo y el comprobante ya existe en la base de datos. Se crea una validación para el maestro de cuentas en la modificación para que presente mensaje, cuando se intente cambiar una cuenta auxiliar a padre. Se organiza el certificado de retención en ICA ya que estaba presentando mensaje de error No existe la variable NIT. Se organiza en los certificados de retención en la fuente, la fecha de expedición ya que cuando se imprimía el formato siempre presentado la fecha del día. CONTROL DE PISO Se ajustan validaciones en el proceso de Control de Piso, para que no se permita realizar si no existen cantidades en inventarios. Se refuerza el control de cantidades negativas. Se garantiza que la fecha del documento tanto de entrada como salida de inventarios, corresponda al registro de control de piso y no a la fecha del procesamiento. Se organiza opción de control de piso para permitir generar varios registros en el mismo proceso y no se presenten mensajes de validación. COSTOS REALES Se organiza proceso de Consumos, con el fin de garantizar que se estén pasando de inventarios correctamente las cantidades a producir, recibidas y acumuladas. El sistema en este caso no estaba trayendo la información asociada al sub-ensamble, esto cuando la planeación de MRP se realiza por ficha técnica. CUENTAS POR PAGAR Mejora. Se crea tecla rápida para la captura de abonos (CTRL+Q), para que se presente la pantalla de cuotas. 33

35 Mejora. Se organiza el informe de Cuotas de Cuentas por Pagar, para que sea más funcional para el usuario. Esto es, incluir nombre de proveedor, edades, totales, entre otros. Mejora. Se organiza el archivo para pago a proveedores de Banco de Bogotá, ajustado a la herramienta generador de Medios Electrónicos. Se valida la impresión del formato de egreso, pues se estaba presentando en forma incorrecta el valor en letras. Se revisa el archivo plano del banco de occidente ya que estaba presentado registros duplicados. Se comprueba el medio electrónico de Davivienda, ya que estaba presentando inconsistencia en los datos al momento de generar el archivo plano. Se organiza en la captura de abonos el manejo de pagos en otra moneda pues estaba presentando mensaje al momento de ejecutarse la captura donde se presenta la tasa de cambio. 34

36 Se valida que al momento de pagar una caja menor, el sistema presente la información de las realizadas en Otra Moneda y Multimoneda, incluyendo sus respectivas tasas de cambio. Se revisa la presentación del formato de la tasa de cambio en la captura de Abonos, y se corrige un inconveniente al pasar por el campo valor. Se modifican los informes de Pagos, para los valores de diferentes monedas se presenten de forma exclusiva y no mezclados. Se ajusta la pantalla de creación de Nota de CxP, al momento de realizar un cruce con Nota Crédito. Se organiza proceso de Abonos y Anticipos, para que cuando se realicen documentos en moneda local no se guarde el valor de la Tasa de Cambio en la tabla de ABOCXP. Se verifican informes de Cuentas por Pagar, con el fin de que no se agrupe por filtros de monedas sino por Documentos. Se realizan correcciones al archivo Helm Bank, de acuerdo a la estructura enviada por el Banco. FACTURACIÓN Mejora Se adiciona para el informe de chequeo de integración la columna Tipo de documento para identificar los documentos más fácilmente. Mejora. Se crea nuevo informe en el tablero grafico que presenta ventas por producto y ventas por servicios. Mejora Se organiza validación para las facturas vencidas con más de 120 días para que no se permite facturar. 35

37 Mejora. Se realiza informe de remisiones con el fin de que permita visualizar cuales están remisionadas y cuáles no. Mejora. En la captura de documentos se adiciona el filtro de tercero para el cargue de pedidos existentes. Mejora. Se genera nueva validación Facturas, con el fin de restringir la modificación de Documentos realizados desde Punto de Venta. Esto se realizó para evitar que se altere la información almacenada. Mejora. Se habilita consulta de series después de asociarlas en un documento. Mejora. Se realiza ajuste en la modificación de documentos con series, para que no permita duplicar los registros y maneje en forma correcta la fecha del documento. Mejora. Se revisa proceso de series para que se permita ingresar series con diferente costo. 36

38 Mejora. Se habilita la modificación de documentos de inventarios y compras cuando tienen salidas, validar que si la serie ya ha sido vendida esta no se pueda modificar en la captura de series y que la cantidad facturada sea mínimo la cantidad vendida. La eliminación no se permite si ya tiene series vendidas. Mejora. Se ingresa un campo Valor en captura de series que permita el manejo de productos con mismas clasificaciones y diferentes costos. En Entradas de Inventarios y compras, se asigna automáticamente. En Facturación y Salidas de Inventarios se debe seleccionar el valor de venta según corresponda. Mejora. Configurar el módulo de inventarios para permitir manejar las devoluciones y garantías, se usara para esto 3 nuevos tipos de movimientos (Entrada por Devolución, Entrada por Garantía, salida por garantía) configurados según sea el caso. Un producto en garantía no se muestra en saldos ni en series a menos que sea de tipo garantía. La salida de una serie que estaba en garantía se puede realizar por la misma o por una diferente de las existentes (Cambio). Se organiza el informe de Facturación Automática de Remisiones de forma tal que agrupe las remisiones por cliente. Se valida la captura de tallas y colores para que cuando se anulen los pedidos, no se presenten de forma incorrecta las cantidades. Se revisa el informe de comprobante diario para que presente en forma correcta la información de los consecutivos y de cada medio de pago. Se corrige el proceso de integración ya que no estaba realizando el rompimiento de los documentos. Se organiza el proceso de integración en línea ya que al realizar dos facturas seguidas estaba presentando mensaje de error. Se ajusta para la captura de notas crédito, las devoluciones del impuesto al consumo de restaurantes y bebidas alcohólicas, cuando se utiliza la función Ctrl + K. Asimismo, para que se presenten de forma correcta los otros impuestos. Se revisa la captura de Tallas y Colores para que al anular una remisión se libere el pedido. Se organiza la relación entre Nota Crédito y Facturas, con el fin de poder relacionarla posteriormente tras anular la Nota Crédito. 37

39 Se verifica que el control de cantidades no supere las del pedido, con el fin de llevar un control efectivo de la mercancía. Se ajusta el proceso de cancelación de saldos de pedidos, para que cuando en un mismo pedido se tienen varios ítems idénticos, se cancelen sólo los indicados. Se configura el sistema para que al momento de realizar una factura en Otra Moneda, cargada desde un pedido, se tome la tasa de cambio del día y no la del pedido. Se adiciona el campo Resolución a los formatos de facturas de ventas. Se verifica que se valide bien que no se permita facturar más de los pedidos, siempre y cuando la variable indicada para esto se encuentre en S. Se valida todo el proceso de descargue de pedidos, remisiones y facturas remisionadas, verificando que el campo CANTREMIS se actualice correctamente. Se organiza la presentación de Medios Magnéticos Distritales para Facturas, de acuerdo a la normatividad vigente para el año Se ordenan los saltos de línea para las capturas de Tallas y Colores y se activan las opciones de impresión de nuevos formatos para las capturas de Tallas y Colores. Se ajusta la captura de pedidos de Tallas y Colores, para que se herede la Fecha de Entrega digitada en el primer ítem. Se genera validación para que se controle que no sea posible realizar una Factura Remisionada con fecha inferior a la Remisión. Se revisa la descarga y distribución por Lotes, al momento de realizar la Factura de Venta con base en un pedido. IMPORTACIONES Se organiza el ingreso al registro de importación ya que al cambiar de empresa el sistema estaba presentando la razón social con un nombre diferente. Se corrige mensaje al liquidar de forma definitiva una importación. 38

40 INVENTARIOS Mejora Se crea variable de configuración para que el usuario pueda configurar si se modifica o el código de integración del Inventario. Mejora. Se adiciona a la captura de movimiento de Inventarios el campo Nota. Mejora. Se organizan los formatos de traslados, con el fin de que el encabezado muestre los datos de las bodegas de entrada y salida. Mejora. Se adiciona la cuenta de Ajuste para la Planilla Cuentas Inventario Gasto, y se valida que se actualicen correctamente los datos. Mejora. Se crea nueva planilla que permite asociar cuentas por línea, de manera que, al ingresar un nuevo producto y asociarle la línea, tome las cuentas registradas inmediatamente. Mejora. Se construye Informe de Kárdex de Movimientos por rangos de periodos. Se organiza el maestro de lotes de producción ya que en el campo NIT no estaba presentando la identificación con el digito de verificación. Se modifica el ingreso de reservas para que permita ingresar el valor cero cuando se presenten cantidades negativas. Se corrige el proceso de actualizar máximos y mínimos por bodega ya que estaba presentando mensaje de inconsistencia. Se revisa el proceso de conversión de unidades para que realice en forma correcta la operación al momento de hacer una salida. Se valida la planilla de Cuentas Inventario Ventas y Gastos ya que estaban presentando mensaje de validación. 39

41 Se organiza el almacenamiento del campo CANTORIG, de forma tal que se pueda realizar la descarga de solicitudes sin inconvenientes. A nivel de reportes se valida que la información sea consistente. Se mejora la validación de Inventarios desde el campo Número de Documento, teniendo en cuenta la fecha de cierre de Inventarios de la Variable de configuración. Se organiza proceso de anulación de traslados de Inventarios, verificando que los documentos involucrados se guarden de forma correcta. Se revisa la captura de Inventarios, con el fin de que cuando existan específicos para MVTRADE, no interfieran con el campo Nota creado como estándar. Se verifica que la consulta de CRLT+M esté funcionando correctamente, ya que estaba trayendo siempre la cantidad requerida y no la programada desde Manufactura. Esta opción se utiliza en las entradas de inventarios para traer las cantidades a producir por cada orden de producción. MAESTROS Mejora. Se amplía el maestro de Clientes y Proveedores, con el fin de que muestre la clasificación de Clase completa, de acuerdo a las nuevas exigencias de la DIAN para la presentación de Medios Magnéticos. MANUFACTURA Se organiza proceso MRP para verificar que se balancee correctamente. Es decir, se hace el pedido, se genera el MRP, se entrega materiales (salida de inventario) y se entrega producto terminado (entrada de inventarios). Se genera un segundo MRP y las columnas de Pedido Aprobado y Orden programada deben quedar en 0. Se organiza Informe de Orden de Producción, Requerimiento de Producción ya que estaba presentando mensaje de validación innecesario. NOMINA Mejora. Se organiza para el formato de colilla de pago para que, cuando se presente en PDF, el archivo se identifique con el código del empleado. Mejora. Se habilita la posibilidad de generar el formato 1001 desde nómina. 40

42 Mejora. Se ajusta el procedimiento de incapacidad asumida por el patrono a 2 días según decreto 2943 del 17/12/2013. Mejora. Se amplía el tamaño de campos de y Dirección en el maestro de empleados a 200 caracteres. Mejora. Se crea en el maestro de empleado el campo, T. Pensionado para que presente la opción de 0 (sin pensión). Mejora. Se ajusta la generación masiva de certificados de retención ya que estaba presentando bloqueos con más de 170 documentos. Mejora. Se adecuada en el movimiento de novedades el campo valor gravado, con el fin de que el usuario pueda ingresar en forma manual la base de la retención. Mejora. Se organiza la aplicación para que el manejo de la exoneración dependa del maestro de conceptos, donde se definen cuales conceptos hacen parte de la base, para la suma de los devengados y se definan los 10 salarios mínimos. 41

43 Se organiza el proceso de generar el medio magnético Bancolombia2003 ya que estaba presentando mensaje de inconsistencia. Se organiza el archivo plano AV VILLAS, ya que estaba presentando diferencias con respecto a la estructura del banco. Se valida la opción de cheques generados en el módulo de nómina para que se reflejen en el módulo de CxP, por medio de un mensaje de validación. Se revisan los reportes de integración de provisiones y la integración de planilla única a Contabilidad, debido a que estaba presentando mensaje de inconsistencia. Se realiza el cambio del texto del archivo del certificado de ingresos y retenciones para el envío de ya que estaba presentando mensaje de inconsistencia. Se organiza el proceso de integración de Nómina a Bancos pues no estaba presentando de forma completa los nombres y apellidos en la tabla Nit. 42

44 Se crea el medio electrónico BANCO BBVA, que puede ser manejado desde la herramienta Generador de Medios Electrónicos, que permite mayor flexibilidad en cuanto a las estructuras enviadas por el banco. Se crea bajo la herramienta de Medios Electrónicos el archivo para el banco CORPBANCA. Se organiza en el módulo de nómina la relación de la tabla MTCARGOS, para que no presente mensaje de validación. Se corrige la generación del certificado de ingresos y retenciones ya que al enviarlo por grupo y enviarlo por , se estaba presentando en forma incorrecta. Se ajustan los popups para que se presenten los nombres completos de los empleados. Se ajustan los certificados de ingresos y retenciones, para que puedan usarse las formas pre-impresas. Se organiza el orden de ingreso de información en la captura del maestro de empleados, para que se presente un orden al recorrer los campos. Se organiza el envío masivo de la colilla de formato de pago por ya que cuando se enviaba por el filtro de centro de costos no presentaba la información completa. 43

45 Se revisa en el comprobante de pago de nómina el campo salario para que se presente en forma correcta según el periodo de pago. Se organiza en el medio electrónico para México el atributo DiasIncapacidad para que se genere con formato de seis decimales, según el complemento de la nómina nodo Incapacidad. Se tienen en cuenta los ausentismos menores a 8 horas, para ser excluidos de la planilla única. Se organiza el informe de diferencia de primas ya que estaba presentando a todos los empleados con el mismo nombre. Se organiza la planilla de datos generales ya que estaba presentando mensaje de error. PLANILLA ÚNICA Se adecúa el sistema con la nueva tabla de redondeos emitida por el Ministerio de Protección Social. Se organiza la exoneración por salud para los empleados que devenguen menos de 10 SMLV. Se revisa la clase de riesgo en el maestro de autoliquidación. Se organiza el proceso de integración para que el aporte de salud integre solo lo que le corresponde a la empresa, teniendo en cuenta la exoneración del beneficio parafiscal. Se crea un campo donde se guarda la sumatoria de los devengados que hacen parte de la Base de Exoneración. 44

46 Se corrige para los salarios integrales en la planilla única el tope de los 10 SMLV, ya que no estaba teniendo en cuenta la exoneración de salud, para aquellos salarios que estaban por debajo de los 10 SMLV. Se ajusta para planilla única los días cotizados para la caja cuando se presenta una novedad de vacaciones en el mismo mes, ya que se estaban calculando en forma incorrecta. Se organiza en planilla única el cálculo del IBC cuando se tienen varios conceptos salariales, ya que el sistema solo estaba tomando como base un solo concepto de salario. PUNTO DE VENTA Mejora. Se habilita el manejo de componentes para el módulo de Punto de Venta, tanto con Control de Saldos como Sin Control de Saldos, conservando la funcionalidad de Facturación. Mejora. Se crea variable de configuración que permite bloquear el campo descripción de los productos. Mejora Se habilita el manejo de cupo crédito en documentos, para que se realice la validación correspondiente al valor de las facturas pendientes por pago. Mejora. Se activa para Punto de Venta que, cuando la factura es a crédito, el sistema calcule la fecha de vencimiento según el plazo dado en la matrícula del cliente. Mejora. Se adiciona en la captura de creación de clientes de punto de venta el campo ciudad. Mejora. Se crea una validación para la captura de Punto de Venta, que sólo se permita crear un cliente nuevo y no modificar un cliente existente allí. Esto garantiza la calidad de los datos guardados. Mejora. Se habilita la opción de Modificar Valor Unitario en Anticipos de Punto de Venta, cuando la variable MODIFICA VALOR UNITARIO se encuentra en N. Lo anterior para facilitar el ingreso de estos documentos en la captura del usuario. Mejora. Se crea para Punto de Venta una captura que presenta en resumen los valores de la factura, con IVA y sin IVA, con el fin de facilitar el ingreso de la información a los datáfonos. Se utiliza con las teclas ALT+V. 45

47 Mejora. Se asigna la columna de Impuesto al consumo para Punto de Venta, para que pueda asignarse según la reglamentación. Mejora. Se crea validación para el maestro de clientes de Punto de Venta, para que indique si el cliente ya existe y no permita modificarlo desde ahí. Si es cliente nuevo, se permite el ingreso. Mejora. Se habilita para la combinación de teclas CTRL + D la opción de bodega, para que permita cambiarla al momento de realizar Notas Crédito. Mejora. Se habilita el formato de Cierre Detallado, para que muestre información más específica que el Formato tradicional de cierre. Se organizan los SP de buscar, pues se tenía unos parámetros con límite de tamaño y se truncaba al autorizar muchos consecutivos. Lo anterior no permitía consultar, eliminar o Modificar documentos cuando se tenía activa la variable Proceso Configuración Consecutivo en S. Se corrige el formato de arqueo ya que cuando se imprime por la opción de formatos está presentando la información en blanco. Se adapta la captura de documentos, en la sección de medios de pago, de manera que se genere lista desplegable de los bonos a redimir, que se encuentre debidamente inscritos y/o activos. 46

48 Se valida en las notas crédito, el proceso de cargar la factura (Ctrl+K) ya que los valores que se estaban pasando de la factura correspondían al valor unitario y no al precio de venta (incluido el IVA). Se mejora el formato de cierre de tirilla ya que estaba presentando inconsistencia en los datos cuando se maneja por usuario. Se organiza en la integración de punto de venta los valores en la cuenta del detallar ya que estaba presentando diferencias de decimales, cuando se tenía la variable de redondeo en 0. Se revisa la asociación de listas de precios por ítem, de manera que se relacione correctamente el valor a cada producto, o cero si no se ha dado precio a dicha lista. Se ajusta el sistema para que al digitar o llamar un código que no exista, desde Punto de Venta, el popup de mercancías arroje toda la información existente en el catálogo de Productos y Servicios. Se validan los permisos para los usuarios, cuando se consulta un cliente desde la combinación de teclas CTRL + M, ya que se inhabilitaban las opciones de Ingreso, Modificación, Retiro y Consulta. Se organiza la captura para que sea posible modificar el vendedor asociado a un cliente, y para que tanto en el movimiento como en el encabezado se conserve el cambio. Asimismo, para que se herede el campo vendedor desde un documento anterior hacia la factura. Se revisa que al momento de seleccionar un producto sin lista de precios asociada, el sistema sea capaz de conservar para los demás productos los valores relacionados y no ponga valor unitario en cero (0). Se optimiza la consulta realizada con las teclas CTRL + S, con el fin de que no muestre información de los Saldos en cero (0) Se organiza el formulario de Arqueo de Caja, validando que la información ingresada en los documentos se presente de forma correcta. Asimismo, que cuando se realice un pedido no se disminuya el valor de las ventas netas, pues este no ingresa medios de pago. 47

49 Se ajusta el informe de conceptos de pago de Facturas, para que muestre toda la información relacionada con los diferentes medios de pago, creados en el maestro. Se ajusta la captura de Cargue de PD/CT para convertir a Facturas, para que al incluir productos y/o servicios, el sistema presente los valores con IVA. Asimismo, se organiza el cálculo interno de los campos VLRVENTA y CANVENTA, para que se almacenen correctamente cuando el ítem maneja un servicio. Se revisa proceso de Cierre de los Puntos de Venta, para que organice las listas desplegables y las muestre correctamente, y para que al realizar el proceso de forma definitiva se actualice la variable de Última Fecha de Cierre. Se organiza el formato de venta tirilla, para que se muestren los valores unitarios de forma exacta, teniendo en cuenta los descuentos comerciales, por producto y que el valor impreso de la devuelta para un rango de documentos se pueda consultar adecuadamente. Se crea para Punto de Venta el informe de Comprobante Informe Diario. Se asocia el Concepto 10 Transferencia Electrónica, para asociar a los medios de pago que correspondan a esta transacción. Esto se enfoca a la generación de medios electrónicos. Se adecúa el Informe de Cuadre de Caja, con el fin de que se presente de forma correcta el rango de fechas y los medios de pago del día. RECURSO HUMANO Mejora. Se habilita para el módulo de Recurso Humano los maestros de Fondos Salud y Pensión. Se corrige la hoja de vida el ingreso del empleado, en el momento de la vinculación, ya que no estaba grabando todos los campos. Se organizan validaciones en el banco de hojas de vida, pestaña de historia laboral y trayectoria, campos cargo y fecha, para que se permita ingresar en forma correcta y ágil la información. 48

50 Se mejora para el maestro Cargos/Características, ya que en las funciones específicas estaba presentado bloqueos. Se amplía el campo de perfil en la opción de maestros/cargos/características/ pestaña de datos generales ya que no estaba guardando la información de manera completa. Se organiza en el banco de hojas de vida en la pestaña de datos generarles el campo fecha de nacimiento y ciudad ya que la visualización se estaba presentando distorsionada. Se organiza en el banco de hojas de vida en la pestaña de datos generarles el campo grupo sanguíneo para que presente en el popup una nueva clasificación (Desconocido N/A). En el caso de que no se sepa el grupo sanguíneo. Se organiza en el banco de hojas de vida para que al momento de ingresar los campos apellidos, dirección, correo, postal, no se tengan que digitar nuevamente al momento de contratar el empleado en la matricula de empleados de Nómina. TECNICO Mejora. Se adecúa el botón adjunto para que al ingreso de información este habilitado y permita guardar adjuntos desde el ingreso de documentos y no solo desde la modificación. Se configuran todas las capturas que manejan el botón adjunto, con su respectivo origen. 49