UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Transcripción

1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A. TEMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTABILIDAD DE COSTOS DE SERVICIOS DE MANDIESEC S.A. AUTOR FERNANDO GABRIEL GARCÍA ARTIEDA DIRECTOR DE TESIS ECO. ROMULO VILLALVA SORIA QUITO, ENERO DE 2006

2 DEDICATORIA ESTE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN VA DEDICADO CON MUCHO CARIÑO PARA MI ESPOSA SUSY Y PARA MIS HIJOS: GABRIEL Y MARJORIE 2

3 AGRADECIMIENTO Al personal docente de la Escuela de Contabilidad y Auditoria de la Universidad Tecnológica Equinoccial, por su continuo esfuerzo y entrega, para lograr que los estudiantes de educación a distancia alcancemos el máximo de conocimientos a fin de formar profesionales capaces de enfrentar los retos que demanda nuestra sociedad. Y muy especialmente, al Eco. Rómulo Villalva, por haber aceptado la dirección de esta tesis, y por su predisposición para el desarrollo, ejecución y término de la misma. 3

4 DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, Fernando Gabriel García Artieda, soy el responsable de la obtención de esta tesis, para lo cual he utilizado procedimientos permitidos, debidamente autorizados por la Gerencia de la Empresa Mandiesec S.A., en tal virtud declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto son de absoluta responsabilidad del autor. 4

5 INDICE GENERAL PAGINA CAPITULO I 6 ANTECEDENTES. CAPITULO II 17 GENERALIDADES DEL TEMA. CAPITULO III 60 CONOCIMIENTO DE LA ESTRUCTURA Y CONFORMACIÓN DE LA EMPRESA MANDIESEC S.A. CAPITULO IV 77 DIAGNOSTICO DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES FINANCIEROS. CAPITULO V 89 DESARROLLO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTABILIDAD DE COSTOS DE SERVICIOS. CAPITULO VI 120 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ANEXOS 123 GLOSARIO 124 BIBLIOGRAFÍA 125 5

6 CAPITULO I 1.- ANTECEDENTES: La empresa Mandiesec S.A., está ubicada en la ciudad de Quito, desde Su principal actividad económica es el servicio de mantenimiento de bombas de inyección a diesel, como un centro autorizado Bosch. Mandiesec S.A. forma parte de un grupo empresarial constituido por 9 empresas ubicadas en diferentes ciudades de nuestro país y dedicadas al mantenimiento de bombas de inyección. En cada una de ellas, los precios de los servicios son diferentes, pues los mismos están sujetos al medio económico y social y a la competencia existente en cada zona. 2.- JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA: Trabajo en Mandiesec S.A., como Jefe del Almacén de Repuestos, que lo he venido desempeñando desde hace dos años, tiempo en el cual he podido observar, que los precios de los servicios que da la empresa, se establecen sin un estudio de costos. El elaborar un sistema de costos de servicios para Mandiesec S.A. tiene como propósito, aportar a la empresa, al grupo, a otras empresas dedicadas a esta actividad y por ende a la sociedad, con procedimientos que permitan racionalizar y optimizar los recursos de las empresas, mejorar la organización interna de las mismas y alcanzar mejores estándares de producción de sus servicios, pues al hacer los correctivos necesarios en ella se podrán determinar precios más competitivos en beneficio de los clientes. Dentro de la infraestructura que posee la empresa, está el laboratorio dotado de Bancos de Prueba, en el mismo que se realiza todo el proceso de mantenimiento que consiste en la limpieza, diagnóstico, chequeo o reparación y calibración de las 6

7 bombas de inyección a diesel. En el mismo laboran 14 personas, que tienen diferentes responsabilidades a cumplir durante el ciclo de producción del servicio. IMPORTANCIA.- El sistema de costos, permitirá una mejor organización de la empresa, un mayor control en los procesos y tareas personales que conllevarán a alcanzar estándares de desempeño y eficiencia con el fin de obtener la optimización de los recursos y la producción de un servicio de alta calidad a un precio real. La empresa podrá saber si sus precios son los reales, están subestimados o sobrestimados y luego ejecutar los procedimientos adecuados para alcanzar el precio justo que le permita ser líder en el mercado del mantenimiento de bombas de inyección, incrementando sus utilidades en beneficio de sus accionistas y empleados. 3.- DELIMITACION DEL TEMA ESPACIAL.- El estudio de la contabilidad de costos se desarrollará en el servicio de mantenimiento de bombas de inyección electrónicas de vehículos Chevrolet Isuzu FTR., ofertado por la empresa Mandiesec S.A TEMPORAL.- De Septiembre a Noviembre del año OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL. Elaborar un manual para la contabilidad de costos de los servicios ofertados por la Empresa Mandiesec S.A. para ofrecer mejores precios a sus clientes y generar utilidades adecuadas para la empresa. 7

8 4.2.- OBJETIVOS ESPECIFICOS. Analizar la estructura y conformación de la Empresa Mandiesec S.A. Investigar los elementos de la contabilidad de costos que influyen en las actividades de la empresa. Analizar los procedimientos contables financieros utilizados en la empresa, con la finalidad de establecer la metodología para la determinación de costos de producción del servicio y precios. Elaborar un manual de procedimientos para el establecimiento de costos de servicios y precios. 5.- MARCO DE REFERENCIA MARCO TEORICO GENERALIDADES SOBRE CONTABILIDAD DE COSTOS. En general, la contabilidad de costos busca los procedimientos más convenientes para recopilar la información de los diversos egresos realizados para la obtención de un bien o servicio. La contabilidad de costos, tiene como función principal proporcionar información que permita a los gestores controlar las operaciones que dirigen. También puede proporcionar cualquier tipo de datos sobre todas las actividades de la empresa, pero suele centrarse en analizar los ingresos y costos de cada actividad, la cantidad de recursos utilizados, así como la cantidad de trabajo o la amortización de la maquinaria, equipos o edificios. La contabilidad de costos permite obtener información periódica sobre la rentabilidad de los distintos departamentos de la 8

9 empresa y la relación entre las previsiones efectuadas en el presupuesto; y puede explicar por qué se han producido desviaciones. Por ejemplo, para saber si la diferencia entre los beneficios reales y los presupuestados se debe a que han disminuido las ventas o a que han aumentado los costos, o a una combinación de los dos. Además permite realizar previsiones y estimaciones, de forma que los directivos puedan hacerse una idea de la situación de la empresa al finalizar el ejercicio si no se producen cambios en las condiciones de los mercados. DEFINICIÓN La Contabilidad de Costos es un sistema que utilizando los procedimientos más apropiados permite registrar los aspectos relacionados con la producción o transformación de la materia prima o la producción de un servicio. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS La contabilidad de costos tiene como objetivos aquellos que facilitan un oportuno y eficaz servicio de información y control de todo lo que se relaciona con la producción. Estos objetivos son: 1. Reducción de costos 2. Determinar precios de venta 3. Establecer un control para cada rubro del costo. ELEMENTOS DEL COSTO Al hablar de la contabilidad de costos de servicios, se podría decir que los elementos del costo son: Mano de Obra Costos Directos 9

10 Costos Indirectos MANO DE OBRA Es el conjunto de pagos realizados a los obreros por su trabajo efectuado en una actividad productiva o de servicio, incluidos los pagos adicionales derivados por este mismo concepto. El control de la mano de obra persigue los siguientes objetivos : Evitar el desperdicio de la mano de obra disponible, controlando las labores que ejecuta cada uno de los obreros. Asignar los costos de mano de obra a labores específicas, procesos o actividades. Encargarse de proporcionar los pagos correcta y oportunamente a los trabajadores, de manera satisfactoria para ellos. Llenar los requerimientos legales y proporcionar una base para la preparación de los informes solicitados. El control de asistencia y puntualidad de los obreros y demás personal de producción es importante para elaborar las correspondientes nóminas, medir las horas ordinarias y extraordinarias y asignar a cada trabajador el pago respectivo. El control de asistencia, se lo hace de manera óptima. a través de un reloj marcador de tiempo. La distribución de la mano de obra se realiza de dos maneras: 10

11 a) Para la mano de obra directa, directamente a las hojas de costos y a la cuenta de Servicios en Proceso. b) Para la mano de obra indirecta; indirectamente, pasando antes por la cuenta de Costos Indirectos de Fabricación, para luego ser asignada a las hojas de costos y cuentas de Servicios en Proceso. CONTROL DE LA MANO DE OBRA DIRECTA El control del tiempo que los obreros directos emplean en la ejecución de sus tareas, tiene que ver con la distribución de los costos de la mano de obra directa entre las distintas órdenes de trabajo vigentes en un determinado período, para lo cual es indispensable el uso de una tarjeta de tiempo. La tarjeta de tiempo es un registro diario e individual, en la que el obrero señala las diversas tareas desarrolladas en su período de trabajo. El control de la mano de obra directa tiene la finalidad de mostrar, para cada obrero, como emplea el tiempo en la tarea encomendada, el total ganado durante el tiempo que abarca el registro, además de la fecha, descripción del trabajo, tiempo empleado, tarifa por hora, la cuenta que debe cargarse y el número de la tarjeta de tiempo. Es importante, para efectos del control, que esta tarjeta sea llenada por el jefe de la sección, quien al final del día remite a la oficina de costos para su control y comparación con la tarjeta de reloj. Una vez que se han aplicado las tarifas por horas de trabajo, se clasifican por órdenes y se anotan en las planillas de resúmenes de trabajos indirectos, para su posterior registro en las hojas de costos. 11

12 CONTROL DE LA MANO DE OBRA INDIRECTA El control de trabajo indirecto, si bien no ofrece mayores complicaciones, requiere que el jefe de sección extienda un informe indicando la hora en que el obrero terminó su tarea y comenzó a laborar en otra actividad. Este informe debe ser trasladado a la oficina de costos para la aplicación de los valores a los rubros de costos correspondientes. COSTOS DIRECTOS Son aquellos costos que pueden ser cargados directamente a una unidad de producción o servicio, y en nuestro caso es el costo del uso de la Maquinaria y Equipo. COSTOS INDIRECTOS Llamados también costos generales de fabricación son los elementos que ayudan al trabajo de los obreros para transformar la materia prima en un producto terminado, en nuestro caso, serán todos aquellos rubros que permiten elaborar el servicio. Los costos indirectos están compuestos por los siguientes conceptos: Materiales Indirectos.- Son aquellos materiales que no pueden ser cargados directamente a una determinada unidad de producción o servicio. ( Materiales de lubricación y limpieza ) Trabajo Indirecto.- Es la mano de obra que no puede ser cargada en forma precisa a una determinada unidad de producción o servicio. 12

13 Costos Indirectos Varios.- Son rubros que no pueden ubicarse en las partidas señaladas anteriormente. En éstos tenemos: depreciaciones, seguros, energía eléctrica, agua, arriendos, etc. USO DE MAQUINARIA Y EQUIPO Para la contabilidad de costos de servicios, el tercer elemento preponderante representa el uso de la maquinaria y equipo, que vendría a relacionarse como la materia prima en el caso de la producción de un articulo terminado en una empresa industrial y que por lo tanto será también un Costo Directo en la producción del servicio. En el servicio de mantenimiento de Bombas de Inyección, el costo-hora de los Bancos de Prueba será determinante en el costo total. Para el cálculo del costohora, será necesario establecer la depreciación mensual de acuerdo a las horas de trabajo del activo fijo. En las Hojas de Costos se hará constar la actividad que forma parte del servicio total, el costo de uso de la maquinaria y equipo, la mano de obra directa y los costos indirectos, dando como resultado el costo total del servicio producido. COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES EN COMPAÑÍAS DE SERVICIOS Es importante, señalar, que en esta investigación se va a aplicar el Control de Costos Basado en Actividades CBA, el mismo que ha sido utilizado por innumerables compañías de servicios, como son principalmente las Corporaciones Bancarias, que han puesto en práctica alguna forma de sistema de CBA para identificar mezclas de servicios rentables, mejorar la eficiencia y satisfacer a sus clientes. 13

14 En este sistema, los costos se dividen en agrupaciones de costos homogéneas y se clasifican como costos de nivel unitario de producción, de nivel de lote, de soporte a productos o servicios y de soporte a instalaciones. Los agrupamientos de costos corresponden a las actividades clave. Los costos se prorratean a los productos o a los clientes, mediante causantes de actividades o bases de asignación de costos que tengan una relación de causa y efecto con los costos en el agrupamiento de costos. Los sectores de servicios también deben enfrentar los problemas de medición de los agrupamientos de costos por actividades e identificar y medir bases de asignación. Cooperative Bank, en el Reino Unido, siguió este enfoque cuando puso en práctica un CBA en sus operaciones minoristas. Calculó los costos de varias actividades, como realizar transacciones con cajeros automáticos, abrir y cerrar cuentas, administrar hipotecas y procesar transacciones de VISA. Después usó las tasas de costos por actividades para calcular los costos de diversos productos: por ejemplo, cuentas de cheques, hipotecas y tarjetas Visa. La información del CBA ayudó a Cooperative Bank a mejorar sus procesos e identificar productos rentables y segmentos de clientes MARCO CONCEPTUAL CONTABILIDAD.- Es una ciencia que nos permite ordenar, analizar, resumir y clasificar las transacciones monetarias financieras de una empresa para interpretar los resultados al término de un ciclo contable. COSTO.- Es el conjunto de valores que se aplican en la elaboración de un producto o de un servicio. CONTROL.- Comprobación, revisión, inspección, fiscalización, intervención de un proceso. USO.- Empleo habitual de una persona o cosa. 14

15 MAQUINARIA Y EQUIPO.- Conjunto de máquinas y equipos que se destinan a la producción de un bien o servicio, MARCO LEGAL Ley de Régimen Tributario Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA 6.- HIPÓTESIS La falta de aplicación de un sistema de costos en la empresa Mandiesec S.A. hace que los precios de sus servicios no sean competitivos. La estructura organizacional de la empresa va a permitir perfeccionar los procesos en la producción del servicio. Los elementos del costo del servicio permiten establecer el precio real del mismo. La metodología para la aplicación del sistema de costos permite crear estándares de rendimiento con la finalidad de mejorar el servicio y su precio. El manual de procedimientos para la contabilidad de costos de servicios en la empresa Mandiesec S.A. permitirá alcanzar la optimización de sus recursos. 7.- METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN MÉTODOS Y TÉCNICAS Los métodos que se utilizarán en la investigación son la observación, la inducción, el análisis y la síntesis. La observación para poder analizar el proceso de producción del servicio. 15

16 La inducción, ya que partiendo de hechos particulares voy a poder aplicarlas a hechos generales. El análisis por cuanto este método va a permitir identificar cada una de las partes que caracterizan la realidad, es decir, establecer las relaciones causaefecto entre los elementos que componen el objeto de la investigación. La síntesis en cambio, permite relacionar los elementos que componen el problema y crear explicaciones a partir de su estudio. Las técnicas son: la observación participante directa, pues en mi caso pertenezco a la realidad sobre la cual voy a investigar; la encuesta pues permite conocer el conocimiento de las motivaciones, actitudes y opiniones de los individuos, y, la entrevista para poder conocer la opinión de las personas que están relacionadas con la investigación. 16

17 CAPITULO II GENERALIDADES DEL TEMA 1. ASPECTOS TEÓRICOS 1.1 GENERALIDADES SOBRE CONTABILIDAD DE COSTOS La contabilización de los costos incurridos por las organizaciones fabriles y de otro tipo se lleva a cabo, primordialmente, para ayudar a la gerencia de dichas organizaciones a planear y controlar sus actividades. Como las organizaciones varían mucho en cuanto a estructuras, metas y estilos de administración, de igual forma variarán los detalles del sistema de contabilidad de costos. La compleja organización de los negocios actuales exige frecuente información acerca de sus operaciones con objeto de planear para el futuro, controlar sus actividades actuales y evaluar el desempeño anterior de la gerencia, empleados y correspondientes segmentos del negocio. Para lograr estos objetivos, es necesario reunir información de los costos incurridos y los ingresos obtenidos, resumiéndola y preparándola en formatos de informes. En todas las fases de la contabilidad de costos el sistema usado para agrupar las actividades e informar acerca de las mismas tiene que ser diseñado para satisfacer las necesidades de la administración. A diferencia de los informes para uso externo, la contabilidad de costos y los informes internos pueden ser diseñados de acuerdo con el estilo de la administración, la industria y los deseos específicos de los ejecutivos de la empresa que utilizarán la información. La contabilidad de costos busca los procedimientos más adecuados para reunir la información de los diversos egresos realizados para la obtención de un bien o servicio. La contabilidad de costos, tiene como función principal proporcionar información que permita a los gestores controlar las operaciones que dirigen. También puede 17

18 proporcionar cualquier tipo de datos sobre todas las actividades de la empresa, pero suele centrarse en analizar los ingresos y costos de cada actividad, la cantidad de recursos utilizados, así como la cantidad de trabajo o la amortización de la maquinaria, equipos o edificios. La contabilidad de costos permite obtener información periódica sobre la rentabilidad de los distintos departamentos de la empresa y la relación entre las previsiones efectuadas en el presupuesto; y puede explicar por qué se han producido variaciones. Por ejemplo, para saber si la diferencia entre los beneficios reales y los presupuestados se debe a que han disminuido las ventas o a que han aumentado los costos, o a una combinación de los dos. Además permite realizar previsiones y estimaciones, de forma que los directivos puedan hacerse una idea de la situación de la empresa al finalizar el ejercicio si no se producen cambios en las condiciones de los mercados. 1.2 DEFINICION La contabilidad de costos es la aplicación de los principios contables con el fin de determinar el valor total de la materia prima, mano de obra y otros insumos utilizados en la obtención de un producto terminado o en la prestación de un servicio OBJETIVOS La contabilidad de costos tiene como objetivos, proporcionar un adecuado y eficiente servicio de información y control de todo lo relacionado con la producción. Estos objetivos son: Reducción de costos. Este objetivo se lo puede cumplir a través de la utilización de materiales sustitutos más económicos, sin perder la calidad del producto, cambiando el diseño de los 1 MOLINA CALVACHE, Antonio. Contabilidad de Costos. Impretec. Tercera Edición. Quito P.27 18

19 productos, optimizando la mano de obra y la compra y entrega de materiales, así como también instalando maquinarias que mejoren el rendimiento. La reducción de costos relacionados al aprovisionamiento y consumo de materias de primas implica tomar decisiones adecuadas sobre la periodicidad y cantidad de pedidos, la tenencia de inventarios y la adquisición o producción interna de insumos. Utilizando planes de producción acertados y sistemas de información interna que permitan conocer exactamente cuándo se necesitan las materias primas e insumos, se pueden evitar las existencias de seguridad, que representan un alto costo para la empresa, e inclusive con este procedimiento llamado el método del justo a tiempo, se logran eliminar los gastos ocasionados por los trámites relacionados a los pedidos y los costos ocasionados por la administración de existencias. Cuando se plantea la necesidad de optimizar la mano de obra se piensa por lo general en la eliminación de cargos, medida que basada en la experiencia indica que no reporta beneficios a largo plazo. El reemplazo progresivo de la mano de obra no calificada por personal diestro en el manejo computadores, la implantación de sistemas fabriles altamente automatizados y la eliminación de las operaciones innecesarias justifica el recorte del personal. Es posible también alcanzar reducción de costos aplicando las herramientas más importantes de la reingeniería: mejoramiento de la calidad, racionalización de procesos, trabajo en equipo interdisciplinario y capacitación constante. Determinar los precios de ventas. Mediante la elaboración de presupuestos, informes de desperdicios, desechos y trabajos defectuosos y la utilización de informes de gastos de administración y ventas. 19

20 Es necesario en este punto, definir la clase de demanda que se busca atender, pudiendo ser primaria o selectiva. En el primer caso los precios bajos pueden incrementar la cantidad, el grado de consumo y además ayudar a disminuir la resistencia normal del consumidor frente al producto. Cuando se busca aprovechar la existencia de una demanda selectiva a tres tipos de precios: Precios de paridad.- Los cuales son compatibles con los precios de la competencia, con el propósito de retener a los compradores. Precios de penetración.- Mediante los cuales se persigue apoderarse de la clientela de la competencia. Precios premium.- Estos precios superiores a los de la competencia pueden implantarse cuando la empresa puede diferenciar su producto con calidad y rendimiento mayores. Controlar los inventarios. A fin de facilitar la elaboración de los estados contables y poder determinar las existencias mínimas, máximas y críticas. Los inventarios representan un colchón de seguridad entre la cantidad de materia prima a consumir y el volumen a comprar, y deben establecerse según el comportamiento de los negocios, los efectos sobre los costos causados por la compra y el mantenimiento de las existencias y los siguientes factores: Capacidad de bodegaje.- Debe existir una relación entre el espacio físico existente y el volumen de inventarios que se requiere para satisfacer la producción, sin dejarse llevar por aquellas oportunidades sorprendentes de 20

21 precios bajos que provocan un abastecimiento no planificado, a fin de evitar el tener que incurrir en gastos de alquiler de bodegas cuyo costo es proporcionalmente mayor a los beneficios obtenidos por dichas compras. Capacidad de producción.- Se debe cuidar la correlación entre los insumos y materiales requeridos por la producción y la capacidad de producción, la misma que debe ser cuantificada en base a la demanda del producto por los consumidores. Comportamiento productivo.- En cuanto al comportamiento productivo interno y externo es necesario implantar una política de inventarios que implique un amplio conocimiento de las variantes de las ventas ( cíclicas o constantes ), de la naturaleza de las materias primas ( perecederas o no ), del grado de obsolescencia y de ubicación de los inventarios. Necesidades de capital.- Los recursos financieros necesarios para el abastecimiento de materias primas requieres de acciones de captación: la recuperación de cartera vencida, los fondos provenientes de la presupuestación hecha para la operación presente y los préstamos otorgados a corto plazo o sobregiros bancarios, a los que se recurre debido a la presencia de iliquidez. Determinar si conviene seguir produciendo ciertos artículos accesorios u obtenerlos de otras empresas especializadas. Definir un control para cada rubro del costo. John J. W. Neuner y Edward B. Deakin, en su libro sobre contabilidad de costos, mencionan que el Comité de Modelos de Decisiones Gerenciales de la Asociación Norteamericana de Contabilidad señaló cinco objetivos que deben alcanzarse al acumular y presentar información acerca de costos para el uso de la administración. 21

22 El criterio de relevancia en cuanto a que la contabilidad de costos tiene que ser diseñado para satisfacer las necesidades de la administración. Además, la información de costos tiene que ser verificable, es decir, otros usuarios o contadores deben poder determinar los métodos utilizados para llegar a ciertas cifras de costos. Este criterio supone que debe existir alguna relación común en los principios de la contabilidad de costos de modo que, cuando un contador diga que se usó un procedimiento en particular para fines de costeo, los demás contadores calificados comprenderán el método y se encontrarán en posibilidad de reproducir los resultados obtenidos. El criterio de objetividad fue propuesto para señalar que los informes de costos y los métodos de acumulación tienen que ser diseñados para representar los sucesos fundamentales en forma realista. Un cuarto objetivo de la contabilidad de costos es encontrarse libre de prejuicios. Esto implica que el contador debe mantener su imparcialidad al elaborar informes y acumular la información necesaria para esos informes. En muchos casos de toma de decisiones, los informes preparados por el contador bien pudieran determinar el resultado del caso, de ahí que el contador no debe tomar parte en el asunto y utilizar los métodos apropiados al analizar un suceso u operación en particular. Por último, como la gerencia puede requerir informes en cualquier nivel de detalle que juzgue necesario, el criterio de viabilidad económica se vuelve importante. El gerente que constantemente pide todos los hechos, bien podría encontrar que, al momento en que se han reunido todos los hechos, se habrá producido un gasto excesivo de tiempo y dinero y habrá pasado la oportunidad de aprovechar la situación. Estos objetivos pueden ayudar al contador a seleccionar entre los muchos procedimientos alternativos de costeo e informes. 22

23 1.4 IMPORTANCIA DE LA DETERMINACIÓN DE COSTOS. La aplicación de la contabilidad de costos es tan amplia que la importancia de la determinación de costos depende en gran medida de la actividad comercial o industrial en la cual se la utiliza. La importancia de la determinación de costos, nace con el interés que tiene una persona o una entidad por conocer el costo de algo. Así por ejemplo, conocer el costo de un viaje, equivalente a la suma del transporte, alojamiento, alimentación y otros gastos menores relacionados con el objetivo del viaje. El costo de estudiar en la universidad, que comprendería los valores pagados por concepto de inscripción, matrícula, libros, movilización, etc., el costo de elaborar un plato de comida típica, el costo de organizar una fiesta de quince años, y así hasta pensar en el costo de fabricar un avión, un barco, un vehículo, en donde se requiere alta tecnología y una elevada inversión, en donde el costo es la suma de los gastos realizados por concepto de materiales directos, mano de obra y otros gastos indirectos como servicios básicos, depreciaciones, patentes, etc. 1.5 LOS COSTOS Y SU PAPEL EN LA DETERMINACIÓN DE LOS PRECIOS. Los gerentes, en su afán de guiar correctamente sus decisiones desean tener suficiente información para conocer el costo de producir un bien o un servicio. El costo de elaboración de un bien o un servicio se acumula a medida que avanza el proceso de producción hasta llegar a la fase de acabados en donde recibe los últimos materiales y la mano de obra para obtener finalmente la forma de artículo elaborado o un servicio. El poder conocer los elementos del costo en términos monetarios, nos permite determinar el costo total del bien o servicio producido, poder establecer su costo unitario y finalmente establecer el precio de venta que éste debe tener, con un margen de utilidad determinado por la empresa. 23

24 Los costos nos ayudan en gran medida para poder definir en qué área de la producción, debemos ser más eficientes a fin de bajar los costos sin reducir la calidad, con el propósito de mejorar los precios de venta, y así captar más clientes, en beneficio de la empresa. Al hablar de los costos debemos también hacer énfasis en costos ocasionados por la insatisfacción de un cliente, o las utilidades no percibidas por el subempleo de la capacidad instalada, la insatisfacción laboral, la suspensión del proceso productivo debido a la ausencia de programas de mantenimiento o el alejamiento de compradores, a quienes se atendía con bienes de reconocida calidad, pero recibían una lamentable calidad de servicio. La determinación del precio de venta se lo puede resumir en el siguiente cuadro sinóptico: 24

25 CUADRO No. 1 _ Materiales directos COSTO PRIMO _Mano de obra directa _ Materiales indirectos Mano de obra indirecta COSTO DE Energía eléctrica PRODUCCION Seguros de la fábrica COSTO INDIRECTO Depreciaciones Teléfono, fax, Internet. Combustibles Lubricantes Herramientas menores Sueldos de vendedores Comisiones PRECIO Publicidad DE GASTOS DE Gastos de viajes VENTA VENTAS Arrendamientos GASTOS Materiales Varios COMERCIALES _Teléfono, fax, Internet. _ Sueldos Materiales de oficina GASTOS DE Teléfono, fax, Internet. ADMINISTRACION Arriendos Gastos de viajes _Gastos generales _ GASTOS Intereses Comisiones bancarias FINANCIEROS _Servicios Básicos UTILIDAD Fuente: VASCONEZ ARROYO, José Vicente. Contabilidad de Costos. Imprenta Mariscal. Edición Pág

26 1.6 IMPORTANCIA DE LOS COSTOS EN LOS PRESUPUESTOS. Para analizar la importancia de los costos en los presupuestos, definamos, primero, lo que son los presupuestos. Los presupuestos son herramientas de planificación y control de las empresas o instituciones, que ayudan a la gerencia a dirigir el rumbo de sus actividades con el propósito de alcanzar los objetivos propuestos y así ejercer el control de las mismas., mediante la comparación de las cantidades presupuestadas con las cantidades reales., determinando el lugar en el que se produjeron las diferencias y las razones por las cuales de produjeron, a fin de adoptar las medidas correctivas necesarias. Los costos intervienen en los presupuestos de producción luego de conocer el presupuesto de ventas. Una vez que el departamento de ventas nos indica lo que requieren para poder atender a los clientes, el departamento de producción puede elaborar sus planes de producción, con el propósito de normalizar la fabricación de artículos sin que existan retrasos o producciones en exceso. El presupuesto nos da a conocer las necesidades de personal y materiales para exista continuidad en los procesos y así en el momento adecuado, poder comparar la producción real con la producción presupuestada y finalmente corregir las desviaciones presentadas en la operación de la planta y en la utilización de los materiales. 1.7 IMPORTANCIA DE LOS COSTOS EN LA PRODUCTIVIDAD En esta parte, debemos referirnos a la manera cómo la mano de obra influye en la producción de un bien o un servicio. Los costos utilizados en los presupuestos de mano de obra, una vez planificada la producción de la fábrica, se establecen considerando el número de trabajadores necesarios, las categorías de trabajo y la tarifa de sus salarios. Este presupuesto se lo calcula tomando como base el grado de productividad de los trabajadores involucrados, por lo que, si aumenta la 26

27 productividad de la mano de obra, la producción de la fábrica, se verá también incrementada. En el caso de la producción de servicios, la importancia de los costos en la productividad, se observa con mayor claridad, ya que los costos de la mano de obra disminuirán si el trabajador es más productivo, con lo cual el costo total del servicio, también disminuirá, obteniéndose mayores beneficios para la empresa, en cuando a sus utilidades. El incremento de la productividad está relacionado con el consumo de los principales factores productivos: dinero, materiales, horas-máquina, horas-hombre, con el valor agregado que cada uno reporta. Para estimular la productividad no basta instalar equipos de alta tecnología, sistematizar operaciones y adquirir las últimas versiones de computadores y software si las personas cumplen tareas que aportan poco o que tienen un valor insignificante en organizaciones burocratizadas, si se ubican en cargos donde no pueden desplegar sus potenciales y habilidades, y si el trabajo de hacer y mover cosas se realiza aislado de las actividades inherentes a los empleos de conocimientos y servicios. 2 En definitiva, para mejorar la productividad, la gerencia, debe acentuar el conocimiento que los trabajadores tienen en su oficio, que ellos asuman el deber de enseñar a los demás y que existan escalas remunerativas independientes del número de subalternos y el tamaño del presupuesto 1.8 ELEMENTOS DEL COSTO En la búsqueda de facilitar el control administrativo y el manejo contable de las cuentas que conforman el costo total de un artículo fabricado, convencionalmente se los agrupa en tres elementos fácilmente identificables y diferenciados entre sí, los cuales son: 2 BURBANO RUIZ, Jorge E. Presupuestos. McGraw-Hill. Segunda Edición. Santa Fé de Bogotá P

28 Materia prima directa o material directo. Mano de obra directa. Costos indirectos de fabricación MATERIA PRIMA DIRECTA. La materia prima directa o también llamada material directo, se constituye en el elemento principal del costo de fabricación, que luego de recibir los costos de conversión se transforma en el producto terminado. De acuerdo a cómo se identifiquen con el producto terminado, los materiales se clasifican en: Materiales directos Materiales indirectos Los materiales que se identifican claramente con un artículo terminado se denominan materiales directos o materias primas directas, y tienen la característica de ser fácilmente medibles en la cantidad que forma parte del artículo terminado, por lo cual su costo es determinado sin dificultad y aplicado al costo total de un artículo. Los materiales indirectos, también llamados materia prima indirecta son aquellos que sirven de complemento en la fabricación de un artículo, es decir que benefician al conjunto de producción de la fábrica. Sin embargo de lo expuesto anteriormente, cabe indicar que existen materiales que pudiendo ser fácilmente cargados a una unidad de producción son contabilizados bajo el rubro de Costos Indirectos de Fabricación, debido a su costo bajo o insignificante, con lo cual se consigue ahorro en el trabajo de la contabilidad de costos. 28

29 Las materias primas, según el estado en el que se encuentran requieren diferentes técnicas para su procesamiento, lo que determina que exista diferentes tipos de industrias, como son: a) Industrias que utilizan materias primas que no pueden almacenarse en forma natural porque pierden sus cualidades, razón por la que deben ser consumidas o procesadas, recién obtenidas. Ejemplos: carnes, frutas, leche, etc. En este tipo de industrias se debe dar especial importancia a los controles de calidad, en la fase previa al proceso de transformación. b) Industrias que utilizan materias primas que deben ser extraídas y a que originan otro tipo de industrias por la necesidad de su posterior transformación. Ejemplo: petróleo, carbón, minerales, etc. Es decir materiales que provienen de un almacenamiento natural. c) Industrias que utilizan materias primas que pueden ser almacenables durante períodos prudenciales, sin correr un riesgo extraordinario. Ejemplo: algodón y fibras sintéticas para textiles, hierro para fundición, papel para imprentas, etc. En toda industria la tarea de controlar los materiales permite determinar los niveles de compras y de inventarios y mejorar la economía de la empresa. VENTAJAS DEL CONTROL DE LOS MATERIALES 1. Reducir los riesgos de pérdidas por desperdicio, robo y obsolescencia. 2. Proteger de pérdidas por desgaste natural. 3. Proteger de pérdidas por exceso o insuficiencia de inventarios. 4. Proteger de pérdidas económicas por exceso de capital inmovilizado. 29

30 Con el fin de llevar en debida forma la contabilidad y el control de los materiales dentro de una empresa industrial es necesario establecer las siguientes funciones: 1. Determinación de las necesidades o planeamiento previo. 2. Adquisición de los materiales o compras. 3. Inspección y recepción de los materiales llegados. 4. Almacenamiento y entrega. 5. Control de existencias. 6. Contabilización. En toda empresa la responsabilidad de cada una de estas funciones debe estar encargada a diferentes empleados, con el propósito de que se realicen los procedimientos efectivos y ordenados para su cumplimiento. A pesar de que las funciones indicadas están relacionadas íntimamente, cada una requiere de un procedimiento técnico definido y de documentos de registro especiales, para el efecto. 1.- DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES. Sin lugar a duda, las necesidades de materias primas y otros materiales, nacen para las industrias en las estimaciones de programas de producción; sean estos de producción para stock o sobre pedidos. Una vez realizado el plan de producción, se puede definir el volumen necesario de cada uno de los materiales, y así planificar la producción de modo, que los envíos al almacén satisfagan los pedidos de ventas y las necesidades de inventarios de artículos terminados. El programa de producción que se lo expresa en unidades físicas viene a ser igual al programa de ventas más el inventario final que se desee y menos el inventario inicial de artículos terminados. 30

31 2.- ADQUISICIÓN DE LOS MATERIALES. La adquisición o compra de los materiales debe realizarse cumpliendo estrictamente con las órdenes que se han encomendado, cuidando que las especificaciones requeridas sean satisfechas en los artículos que se adquieren. Esta actividad se halla asignada a una persona o departamento de la empresa que debe cumplir con las siguientes obligaciones: Adquirir las materias primas que se requieren para el desarrollo normal de la producción, procurando que éstas se realicen oportunamente y en la forma más favorable para el empresa. Mantener información permanente de los precios y condiciones de las materias primas que normalmente utiliza la empresa. Mantener siempre la información sobre los proveedores y sus cotizaciones, y también de las especificaciones de los materiales, La adquisición de los materiales se realiza a través de una orden de compra, la misma que puede tener el siguiente formato: COMPAÑÍA ABC ORDEN DE COMPRA No Quito-Ecuador PROVEEDOR DIRECCION CONDICIONES DE PAGO FECHA DE PEDIDO FECHA DE ENTREGA LUGAR DE ENTREGA CANTIDAD CODIGO D E S C R I P C I O N APROBADO POR: FIRMA: 31

32 3.- INSPECCION Y RECEPCIÓN DE LOS MATERIALES LLEGADOS. Esta actividad se realiza a través del siguiente procedimiento: Comparar las solicitudes de compra con las facturas recibidas. Simultáneamente, se realiza el control de las especificaciones de los materiales con lo solicitado en los pedidos. De estar de acuerdo con lo anterior, se autoriza el ingreso a las bodegas de la empresa. En caso contrario se debe comunicar al jefe o responsable de la producción, para que determine si los materiales se aceptan o devuelven al vendedor. Una vez autorizada la recepción, se deberá preparar la respectiva nota, para que se registre el ingreso en cada sección, incluido el departamento de contabilidad. El formulario que se utiliza es el siguiente: COMPAÑÍA ABC Quito-Ecuador PROVEEDOR DIRECCION INFORME DE MATERIALES RECIBIDOS No. FACTURA No. FECHA CANTIDAD CODIGO ARTICULO PRECIO VALOR RECIBIDO POR APROBADO POR FIRMA FIRMA TOTAL 32

33 En el caso de que los materiales no cumplan con las especificaciones del pedido se deberá utilizar el formulario Nota de Devolución Externa, a fin de devolver al vendedor dichos materiales. COMPAÑÍA ABC Quito-Ecuador PROVEEDOR DIRECCION NOTA DE DEVOLUCION EXTERNA No. ORDEN DE COMPRA No. FACTURA PROVEEDOR No. FECHA CANTIDAD CODIGO ARTICULO PRECIO VALOR ELABORADA POR APROBADA POR FIRMA FIRMA 4.- ALMACENAMIENTO Y ENTREGA DE MATERIALES. Los almacenes o bodegas de fábrica cumplen labores de custodia de los materiales, desde su ingreso hasta la entrega a los departamentos de producción. Las operaciones adicionales de almacenamiento son: Registrar el ingreso de los materiales en el kárdex debiendo cada vez ajustar los saldos. Archivar las copias de recepción con las órdenes de compra. Registrar el ingreso en los diarios de compra. 33

34 Certificar mediante su firma, los documentos para contabilidad acerca de la recepción y almacenamiento de los materiales. El control de las bodegas de la fábrica, incluye además un estricto control de las salidas de los materiales con destino a la producción, para lo cual se utiliza un documento denominado Orden de requisición de materiales, la misma que es elaborada por el jefe de la sección que la requiere y aprobada por el jefe de producción. El bodeguero llevará sus controles en unidades físicas, dejando el aspecto de valoración para ser realizado en contabilidad. A continuación encontramos un modelo de Orden de Requisición de Materiales y además la Nota de Devolución Interna, en el caso de se devuelvan materiales del departamento de producción a la bodega. COMPAÑÍA ABC ORDEN DE REQUISICION DE MATERIALES No. 101 Quito-Ecuador ORDEN DE PRODUCCION No. DEPARTAMENTO FECHA CANTIDAD CODIGO ARTICULO PRECIO VALOR TOTAL REQUERIDO POR APROBADO POR ENTREGADO POR FIRMA FIRMA FIRMA 34

35 COMPAÑÍA ABC Quito-Ecuador NOTA DE DEVOLUCION INTERNA No. DEPARTAMENTO ORDEN DE PRODUCCION No. FECHA CANTIDAD CODIGO ARTICULO PRECIO VALOR ELABORADO POR APROBADO POR FIRMA FIRMA 5.- VALORACIÓN DE LAS SALIDAS. Las empresas en su afán de mantener existencias regulares de materiales para su producción, realizan compras, que por lo general deben efectuarse en diferentes condiciones de precio. Aquí surge la pregunta: Qué precio asignar a las materias primas que salen de la bodega a la producción? ; o también: Cuál es el valor que se asignará a las materias primas que se encuentran en las bodegas? De acuerdo con las condiciones y objetivos de la empresa, se utilizan diversos métodos para satisfacer estas interrogantes, inclusive se debe considerar el aspecto legal de cada país, pero una vez aplicado el más conveniente no se lo puede cambiar por otro, sino en diferente ejercicio económico. Los métodos de valoración más utilizados son: 1. Primero en entrar, primero en salir PEPS ö FIFO 2. Último en entrar, primero en salir UEPS ö LIFO 3. Al último precio de compra 35

36 4. A precio de mercado 5. Precio promedio 6.- CONTABILIZACION. Con el objeto de facilitar el procedimiento de contabilización de las materias primas, se las divide en tres grupos: contabilización de la compra de las materias primas, contabilización del uso de las mismas en la producción y procedimientos especiales CONTABILIZACION DE LA COMPRA DE LAS MATERIAS PRIMAS Si la compra se realiza por un valor de $ 5.000,00 más el 12% del I.V.A., el registro en el diario se lo hará de la siguiente manera: CODIGO D E T A L L E DEBE HABER MATERIA PRIMA 5, I.V.A. EN COMPRAS PROVEEDORES-BANCOS 5, V/Para reg. Compra de materia prima Esto se hace con la finalidad de separar el costo real de las materias primas que se compran, del impuesto al valor agregado y que constituye un crédito fiscal compensable con el impuesto que se cobre al realizarse la venta. Sin embargo, cuando la empresa por disposiciones de ley, no puede trasladar el valor del impuesto a sus clientes, el costo del material será el valor de la materia prima más el impuesto, y el asiento contable será: CODIGO D E T A L L E DEBE HABER MATERIA PRIMA 5, PROVEEDORES-BANCOS 5, V/Para reg. Compra de materia prima 36

37 6.2 CONTABILIZACION DEL USO DE LAS MATERIAS PRIMAS La Orden de Requisición de Materia Prima permite la salida del material de las bodegas. Si ella es con cargo a una orden de producción o proceso determinado, se la puede anotar en la Hoja de Costos correspondiente, de lo contrario se cargará a la cuenta de Costos Indirectos de Fabricación, como materia prima indirecta., de la siguiente manera: Para registrar la materia prima directa por el valor de $ 1.400,00 CODIGO D E T A L L E DEBE HABER MATERIA PRIMA DIRECTA EN PROCESO 1, MATERIA PRIMA 1, V/Para reg salida de material de bodega. En este asiento, en cambio, estamos enviando la Materia Prima comprada al proceso de producción, por lo cual debitamos a la cuenta Materia Prima Directa en Proceso y acreditamos dicho valor a la cuenta Materia Prima. Para registrar los materiales indirectos por valor de $ 50,00 CODIGO D E T A L L E DEBE HABER COSTOS IND. FABRICACION EN PROC MATERIA PRIMA V/Reg salida materia prima indirecta En este caso la materia prima corresponde a materia prima indirecta y por lo tanto se la registra como costos indirectos de fabricación en proceso. 37

38 Solamente, en el sistema de costos por procesos de fabricación, la contabilización se hará en una sola cuenta de materia prima, sin clasificarla en directa o indirecta. En cualquier caso, siempre quedarán cuentas en proceso con saldos deudores, las mismas que deberán ser cerradas con saldo cero, cuando termine el proceso productivo. Como al concluir el proceso productivo se obtiene artículos terminados, lo conveniente es abrir una cuenta a la cual se debitarán, por el costo, los valores que correspondan a la producción terminada, el mismo que está dado por el valor total de los elementos que intervinieron en el proceso de fabricación, a través del siguiente asiento: CODIGO D E T A L L E DEBE HABER ARTICULOS TERMINADOS XXX MATERIA PRIMA DIRECTA EN PROC. XXX MANO DE OBRA DIRECTA EN PROC. XXX COSTOS IND. FABRICACION EN PROC. XXX V/Reg artículos terminados obtenidos 6.3. CONTABILIZACION DE PROCEDIMIENTOS ESPECIALES Entre las actividades adicionales que se pueden presentar en el manejo y contabilización de las materias primas tenemos: DEVOLUCIÓN DE MATERIALES A LOS PROVEEDORES: Cuando por alguna razón se debe devolver los materiales a los proveedores y si ya se hicieron los asientos correspondientes a la compra, deben revertirse dichos asientos por el valor de la devolución: 38

39 CODIGO D E T A L L E DEBE HABER PROVEEDORES XXX MATERIA PRIMA I.V.A. EN COMPRAS V/para reg devolución en compras. XXX XXX DESCUENTOS EN COMPRAS Puesto que los descuentos en compras constituyen una disminución en el costo de los materiales comprados, deben deducirse del valor registrado por los mismos, de modo que se obtenga el valor neto de la compra. Sin embargo, muchas empresas registran una cuenta separada de Descuento en Compras y la consideran como una cuenta de renta financiera. Ejemplo: Se realiza una compra de materia prima por el valor de USD $ 1.500,00, en la cual nos hacen un descuento del 5% por pago de contado. En este caso se pueden realizar dos tipos de asientos contables: Si la empresa no utiliza la cuenta Descuento en Compras, simplemente al momento de registrar la compra, se la debe realizar incluido el descuento, así: CODIGO D E T A L L E DEBE HABER MATERIA PRIMA 1, I.V.A. EN COMPRAS PROVEEDORES-BANCOS 1, V/para reg. compra de materia prima 39

40 Si la empresa tiene la cuenta Descuento en compras el asiento sería: CODIGO D E T A L L E DEBE HABER MATERIA PRIMA 1, I.V.A. EN COMPRAS PROVEEDORES-BANCOS 1, DESCUENTO EN COMPRAS V/para reg. compra de materia prima LOS FLETES EN LA COMPRA DE MATERIALES Los fletes pagados en la compra de materiales representan un costo adicional de dichos materiales, por lo que se debe registrar el siguiente asiento: CODIGO D E T A L L E DEBE HABER MATERIA PRIMA I.V.A. EN COMPRAS FLETES POR PAGAR-BCOS V/Para reg. fletes en compras DEVOLUCIONES DE MATERIALES A LAS BODEGAS DE MATERIAS PRIMAS En muchas ocasiones sucede que los materiales que salieron con destino a la producción, deben ser devueltos porque salieron en exceso o porque están defectuosos, en este caso se debe elaborar el formulario Devolución de Materiales para realizar el reintegro correspondiente. El costo del material devuelto será el mismo que el que tenía al momento de salir de la bodega. Registremos en primer lugar la salida de la materia prima de la bodega al departamento de producción: 40

41 CODIGO D E T A L L E DEBE HABER MATERIA PRIMA DIRECTA EN PROCESO MATERIA PRIMA V/Para reg. Salida de M.P. Al proceso Cuando se trata de devolución de materia prima directa el registro será: CODIGO D E T A L L E DEBE HABER MATERIA PRIMA MATERIA PRIMA DIR. EN PROCESO V/Para reg. Devol. M.P. A bodega Mientras, que si la devolución es de materiales indirectos, el registro será: CODIGO D E T A L L E DEBE HABER MATERIA PRIMA COSTOS INDIRECTOS EN PROCESO V/Reg. Devol. Materiales I. A bodega DIVERSIDAD DE INVENTARIOS Debido a que las industrias utilizan para su fabricación una diversidad de materiales, se hace necesario el uso de cuentas como: Materias Primas, Materiales de Empaque, Repuestos, Materiales de Mantenimiento, Suministros de Fábrica. Cada una de estas cuentas se someterá a los registros explicados anteriormente. LA MATERIA PRIMA EN LOS COSTOS POR PROCESOS DE PRODUCCIÓN Cuando hablamos de costos por procesos de producción es suficiente conocer para qué proceso se enviaron los materiales que salieron desde las bodegas, para 41

42 hacer la contabilización en forma apropiada. De esta manera el primer elemento del costo se denomina simplemente Materia Prima MANO DE OBRA DIRECTA La mano de obra constituye el segundo elemento del costo que se utiliza en los procesos de fabricación. Mano de obra es el conjunto de pagos realizados a los obreros por su trabajo efectuado en una actividad productiva o de servicio, incluidos los pagos adicionales derivados por este concepto. CLASIFICACION DE LA MANO DE OBRA En la Contabilidad de Costos nos preocupa el personal productivo, por su incidencia inmediata en los costos de conversión del producto. El trabajo que efectúa el personal productivo de una industria se divide en dos clases: trabajo directo o mano de obra de directa, y, trabajo indirecto o mano de obra indirecta. La mano de obra directa es aquella que se dedica directamente a las actividades de producción, mientras que la mano de obra indirecta, es utilizada esencialmente para complementar el funcionamiento de la fábrica, y no puede ser atribuida a un producto o tarea específica. Es necesario diferenciar claramente los conceptos de mano de obra directa e indirecta, pues la primera es constituyente del costo primo ( Materia Prima Directa + Mano de Obra Directa ), mientras que la segunda, de los costos indirectos de fabricación. La mano de obra, que ha sido en muchos países industrializados, considerada como costo variable, pues predomina el trabajo a destajo, en nuestro país se convierte en un costo fijo, pues las remuneraciones que perciben los trabajadores son valores mensuales fijos. En muy pocas ocasiones los salarios se combinan, 42