DEPARTAMENTO DE TI NETVALLE

Transcripción

1 Manual de Usuario Sistema de Información Univalle Versión DEPARTAMENTO DE TI NETVALLE Sistema de Información Univalle Universidad Privada del Valle Cochabamba Bolivia 013

2 Manual de Usuario Sistema de Información Univalle Descripción de la aplicación. El Sistema de Información Univalle SIU permite al personal administrativo/docente gestionar información referente a distintos aspectos relacionados con la Universidad, como ser: materias, avisos, guías y otros. Así mismo, permite realizar tareas o ingresar a otras aplicaciones más específicas dependiendo de las necesidades o funciones del usuario (estudiante, docente, administrativo, etc.) en la Universidad. Descripción de las opciones de la aplicación. El inicio de s esión. Para iniciar sesión en el Sistema de Información Univalle (SIU), existen dos opciones, de forma directa o a través de la página web de la Universidad del Valle. Acceso directo Para acceder de forma directa al Sistema de Información Univalle (SIU), debe ingresar a la siguiente dirección: inmediatamente podrá visualizar la página inicial del Sistema de Información Univalle (SIU), Pantalla. Cabe resaltar que el sitio se encuentra protegido y certificado por VeriSign, lo que garantiza mayor seguridad para iniciar sesión y realizar operaciones. Para verificar que el sitio está protegido y certificado por VeriSign, ingrese a la dirección del sitio: observe que la barra de navegación toma un color verde (1). Pantalla y el sello de VeriSign se encuentra en una esquina de la página (). Pantalla. Acceso a través de la página principal de Univalle Para iniciar sesión en el Sistema de Información Univalle (SIU) a través de la página web de la Universidad del Valle, ingrese a la dirección: Seleccione el menú La Universidad (1), Pantalla 1, a continuación la opción Sistema de Información Univalle (S.I.U.) ().Pantalla 1. 1

3 1 Pantalla 1. Acceso al SIU a través de la Página Web de Univalle Esta acción permitirá visualizar la página principal de Inicio de Sesión al Sistema de Información Univalle (SIU), Pantalla.

4 1 Pantalla. Inicio de sesión en el Sistema de Información Univalle (SIU) Para iniciar sesión en el sistema debe tener una cuenta como docente o administrativo con los permisos correspondientes y el PIN, introducir esta información Cuenta y PIN respectivamente. Primero introduzca la Cuenta (1).Pantalla 3, a continuación el PIN (). Pantalla 3. a través de los botones numerados que presenta la aplicación (3), Pantalla 3. Para borrar el PIN que estaba ingresando y volver a comenzar, debe hacer clic en el botón Limpiar (4).Pantalla 3. Finalmente después de introducir la información correspondiente para el inicio de sesión, debe hacer clic en el botón Iniciar Sesión (5). Pantalla 3. Si la autenticación es exitosa, inmediatamente visualizará la nueva interfaz con la información correspondiente. Pantalla 4. De lo contrario, si la cuenta y /o PIN son incorrectas, se visualizará un mensaje de error (6).Pantalla 3. Debe tomar en cuenta que, si excede el número de intentos (5), el sistema bloqueará su cuenta. Para recuperar nuevamente la información Cuenta y PIN de usuario, se debe dirigirse a las oficinas de Plataforma o Recursos Humanos de la Universidad del Valle. 3

5 Pantalla 3. Iniciar sesión En caso de no recordar su PIN, el sistema proporciona al usuario una ayuda para recuperar este (7), Pantalla 3., en el apartado Restablecer PIN, se describe detalladamente los pasos a seguir para recuperar el PIN de la cuenta. 4

6 Restablecer PIN Para restablecer su PIN, debe hacer clic en la opción No puedes acceder a tu cuenta? (7), Pantalla 3., visualizará una ventana de ayuda en la cual debe introducir la cuenta (1). Pantalla 4. Una vez introducida la cuenta, debe hacer clic en el botón Verificar Cuenta (). Pantalla 4. Si la cuenta es correcta, se visualizará un mensaje de confirmación con el nombre completo del usuario y el PIN será enviado al correo electrónico proporcionado por la Universidad a su persona (4), Pantalla 4. Si la cuenta introducida es incorrecta, visualizará un mensaje especificando el error (4), Pantalla 4. Para regresar a la pantalla Inicial, hacer clic en el botón cancelar (3), Pantalla Pantalla 4. Restablecer Pin Página principal de la aplicación Una vez iniciada la sesión, la aplicación presenta una nueva interfaz, donde se observa en la parte superior, a lado izquierdo, información del usuario autenticado (1), Pantalla 5. En la parte central la fecha y hora de ingreso a la aplicación (), Pantalla 5. En la parte superior, lado derecho, el botón Perfil del Usuario (3), Pantalla 5, donde se visualiza información personal del usuario. En la parte superior, a lado derecho, el botón Cerrar Sesión, lo cual le permite salir de la aplicación (4), Pantalla 5. En la parte inferior del botón Cerrar Sesión, se encuentra el Manual del Usuario, que le permite al usuario descargar el documento para el uso correcto de la aplicación (1), Pantalla 5. 5

7 Finalmente en parte inferior del manual de usuario, se encuentra información de la sede o sub sede académica a la cual pertenece el usuario autenticado (5), Pantalla 5. Adicionalmente, podrá visualizar una barra de menú, en la cual podrá observar que las iniciales de cada opción forman la palabra SMART, que en el transcurso del documento se nominará como Barra SMART (6). Pantalla 5. Las opciones del menú que ofrece la aplicación son las siguientes: - Siu: gestión de información personal del usuario (7), Pantalla 5 - Materia: gestión de materias (8), Pantalla 5 - Académica: consulta de información académica (9), Pantalla 5 - Recursos: acceso a recursos (10), Pantalla 5 - Tips: consejos y datos de utilidad (11), Pantalla 5 A continuación se tiene una explicación detallada de cada una de las opciones que presenta la aplicación Pantalla 5. Página Principal del SMART El Perfil de Usuario, permite ver información personal del usuario autenticado, para acceder a estos datos hacer clic en Perfil 6

8 del Usuario (3). Pantalla 5. Inmediatamente se visualizará la información correspondiente y la fotografía del usuario. Pantalla (6). Para volver a la página principal, hacer clic en el botón Regresar (1). Pantalla 6. Menú materia (8), Pantalla 5 Este menú contiene todas las materias que el docente-administrativo dicta (si está ejerciendo labores de docencia). Por cada materia se visualizan tres sub opciones: Pantalla 6. Perfil de Usuario - Mensajes enviados (1) Pantalla 9: permite acceder a la funcionalidad de mensajería con los estudiantes que están inscritos a la asignatura - Lista de estudiantes () Pantalla 9: es un listado de estudiantes inscritos donde se indica además la carrera - Guías (3) Pantalla 9: permite descargar las guías disponibles para la materia 7

9 1 3 Pantalla 7. Menú Materia Mensajes enviados (1) Pantalla 7 Esta opción permite enviar mensajes a los estudiantes registrados en la asignatura. Para ingresar se debe realizar un clic sobre la opción Mensajes enviados (1) Pantalla 7. Al ingresar, la aplicación muestra los mensajes que se han enviado anteriormente (1) Pantalla 8, donde cada mensaje indica el título () Pantalla 8 y la fecha en que fue enviado (3) Pantalla 8. 8

10 1 3 Si aún no se ha enviado mensajes se visualiza el texto que indica No existen mensajes para la materia, tal como aparece en la pantalla 9. Pantalla 8. Mensajes Enviados 1 9

11 Nuevo mensaje Para redactar un nuevo mensaje se debe hacer un clic en la opción Nuevo Mensaje (1) Pantalla 9. Un mensaje consta de las siguientes partes: Pantalla 9. Materia sin Mensajes Enviados Título (1) Pantalla 10, que debe ser proporcionado para poder enviar el mensaje Archivos adjuntos () Pantalla 10, es de uso opcional. Se pueden adjuntar hasta 3 archivos por mensaje. Los archivos deben tener un tamaño menor a Megabytes (MB). Contenido del mensaje (3) Pantalla 10, la longitud máxima es de 400 letras. Para facilitar el recuento del número de letras que faltan para llegar al límite se tiene un indicador en la parte inferior del cuadro de texto (4) Pantalla 10. Para adjuntar un archivo se realiza un clic sobre el botón Examinar (5) Pantalla 10. Seguidamente se elige el archivo que se pretende enviar y se selecciona la opción Adjuntar (6) Pantalla 10. El mensaje que envía el docente puede o no requerir respuesta. Para permitir a los estudiantes que envíen una respuesta se debe marcar la casilla de solicitud de respuesta (7) Pantalla 10. Si un mensaje requiere respuesta por parte de los estudiantes, se debe configurar las opciones de respuesta: Cantidad permitida de archivos (8) Pantalla 10, indica cuántos archivos deberá adjuntar el estudiante en su respuesta (máximo 3 archivos) Tamaño máximo de archivos (9) Pantalla 10, indica el tamaño máximo que podrán tener los archivos que envíe el estudiante (máximo Megabytes) Fecha límite para responder (10) Pantalla 10, indica hasta cuándo el estudiante puede enviar su respuesta Una vez que todos estos datos hayan sido llenados, se procede a enviar el mensaje mediante un clic en el botón Enviar (11) Pantalla 10. Si no se desea realizar el envío se selecciona el botón Cancelar (1) Pantalla

12 Ver mensaje Pantalla 10. Nuevo Mensaje Para ver el contenido de un mensaje que se ha enviado se debe hacer clic sobre el título del mensaje () Pantalla 8. La aplicación seguidamente visualizará los datos del mensaje: título (1) Pantalla 11, fecha de publicación () Pantalla 11, archivos adjuntos (3) Pantalla 11, contenido (4) Pantalla 11. Si el mensaje requiere una respuesta, se visualiza también la cantidad de archivos que se permite en la respuesta (5) Pantalla 11, tamaño máximo que puede tener un archivo en la respuesta (6) Pantalla 11 y la fecha límite para responder el mensaje (7) Pantalla 11. Para descargar un archivo adjunto se debe hacer clic sobre su nombre (3) Pantalla 11. Para regresar a la lista de mensajes enviados se selecciona el botón Regresar (9) Pantalla

13 Ver respuestas a mensaje Pantalla 11. Contenido del Mensaje Todo mensaje es enviado a los estudiantes inscritos en el grupo seleccionado. Los estudiantes desde la misma aplicación pueden enviar sus respuestas. Para ver las respuestas se debe ubicar el mensaje en la lista de mensajes enviados (1) Pantalla 1. En el mensaje deseado se debe seleccionar la opción Ver estudiantes () Pantalla 1. 1

14 1 Pantalla 1. Mensajes Enviados A continuación se visualiza una lista con los estudiantes que recibieron el mensaje. Si un estudiante ha leído el mensaje se mostrará la fecha de lectura (1) Pantalla 13. De manera similar, si un estudiante ha respondido el mensaje se mostrará la fecha de respuesta () Pantalla 13. Para ver la respuesta se debe hacer clic sobre el nombre del estudiante (3) Pantalla 13. En la lista de estudiantes se puede visualizar sólo aquellos que han leído el mensaje, o sólo los que han respondido; para esto es necesario elegir en la lista desplegable de búsqueda (4) Pantalla 13 la opción Han leído o Han respondido y realizar un clic en el botón de búsqueda (5) Pantalla 13. Adicionalmente es posible buscar un estudiante en la lista, para ello se debe escribir el nombre o apellido en el campo de texto (6) Pantalla 13 y realizar un clic en el botón de búsqueda (5) Pantalla 13. Para actualizar la lista, es decir, volver a cargar las respuestas; se tiene el botón de recarga (7) Pantalla

15 Pantalla 13. Lista de Estudiantes Destinatarios de un Mensaje Lista de Estudiantes En esta opción se visualizan la lista de estudiantes inscritos en la materia seleccionada. Para ingresar se debe realizar un clic sobre la opción Lista de Estudiantes (1) Pantalla 14 del sub menú de materias. A continuación se visualiza una lista con los estudiantes inscritos en la materia seleccionada. Los datos que se muestran son los siguientes: PRIMER APELLIDO, SEGUNDO APELLIDO, NOMBRES y CARRERA. 14

16 3 1 Pantalla 14. Lista de estudiantes Ahora bien usted puede exportar esta lista a un archivo Microsoft Excel (.XLSX) o a un archivo Portable Document Format (.PDF). Para exportar la lista a un archivo Microsoft Excel debe presionar el botón (1) Pantalla 14, la aplicación responderá preguntando si desea guardar () Figura 15 o abrir (1) Figura 15 el reporte. Pantalla 15. Abrir o guardar reporte. 1 Si elige guardar debe seleccionar la ubicación y el navegador se encargara de descargar el reporte en la ubicación seleccionada, si decide abrir el navegador invocara una instancia de Microsoft Excel para mostrar el reporte como en la Figura 16 15

17 Pantalla 16. Visualización del reporte en Microsoft Excel Guías En esta opción se visualizan las guías correspondientes a cada materia. Para ingresar se debe realizar un clic sobre la opción Guías (1) Pantalla 17 del sub menú de materias. A continuación se visualiza una lista con las guías disponibles, con el nombre, versión y enlace de descarga () Pantalla 17. Para buscar una guía se escribe el nombre en el campo de texto y se realiza un clic en el botón de búsqueda (3) Pantalla

18 La descarga de una guía se efectúa mediante un clic sobre el enlace de descarga del archivo (4) Pantalla Pantalla 17. Guías Menú Académico (9), Pantalla 5 En esta opción se encuentran gestiones que puede realizar el docente-administrativo, como: - Consultar su horario (Si es que se encuentra desempeñando labores de docencia) (), Pantalla Pantalla 18. Menú Académico 17

19 Horario (1), Pantalla 18 Mediante esta opción el usuario puede consultar el horario de las clases que dicta. Al seleccionar esta opción se visualizan las materias en los días y periodos correspondientes (1), Pantalla Pantalla 19. Horario de un Docente 18

20 Menú Recursos (10), Pantalla Pantalla 0. Bibliotecas Virtuales La primera opción que aparece en la Pantalle 0, tiene como objetivo mostrar las publicaciones disponibles para toda la comunidad universitaria. Para poder visualizar las publicaciones se debe realizar un clic en Publicaciones (1), la aplicación SIU mostrará la Pantalla 1. Pantalla 1. Publicaciones Universitarias La segunda opción que aparece en la Pantalla 0, tiene como objetivo mostrar el acceso a las más reconocidas bibliotecas virtuales del mundo. Para acceder a estas bibliotecas virtuales se debe realizar un clic en Bibliotecas Virtuales (), Pantalla 0. La aplicación SIU visualizará una lista con enlaces a las dichas bibliotecas, Pantalla. 19

21 Pantalla. Bibliotecas Virtuales La tercera opción de la Pantalla 0, permite tener acceso a los distintos formularios, que necesita el docente, ya sea en la parte académica como en la investigativa. Para tener acceso a estos formularios se debe realizar un clic en la opción Formularios (3), Pantalla 0. La aplicación SIU mostrar la Pantalla 3. Pantalla 3. Formularios Académicos 0

22 La última opción, con el nombre de Registro de Calificaciones (4), permite acceder a las opciones para el registro de calificaciones de cada una de las asignaturas asignadas a un docente. Para visualizar la interfaz se debe realizar un clic en la opción de Registro de Calificaciones (4). La aplicación SIU mostrará la Pantalla Pantalla 4. Información del Docente La Pantalla 4, visualiza información del docente, siendo la fotografía imprescindible, sin esta, el docente no podrá imprimir el Acta de Calificaciones. Adicionalmente, la aplicación permite el acceso al manual (1) y al Perfil de Usuario (). Una vez que el usuario haya verificado la información, debe realizar un clic en el botón Continuar (3). Este botón mostrará la Pantalla 5. 1

23 1 Para visualizar las asignaturas que han sido asignadas al docente se debe realizar un clic en el botón Transcripción de Calificaciones (1), Pantalla 5, esta acción permite visualizar todas las asignaturas en una gestión vigente. Una vez identificada la asignatura e iniciar el proceso de transcripción de calificaciones, se debe realizar un clic en el link Seleccionar Asignatura (), Pantalla 5. La aplicación mostrará información sobre la asignatura, como se puede ver en la Pantalla 6. Pantalla 5. Asignaturas habilitadas del Docente Pantalla 6. Información de la asignatura La interacción con la Pantalla 6 se inicia con la selección del Modo de transcripción (1). Este tiene dos opciones: - Por Parcial y Examen Final. Permite transcribir las calificaciones un parcial a la vez. - Por Examen Final. Permite transcribir todas las calificaciones de los parciales y del examen final. Es obligatorio seleccionar un Modo de transcripción, para luego realizar un clic en el botón Introducir calificaciones (), Pantalla 6. Una vez realizada esta acción, la aplicación mostrará la Pantalla 7. 1

24 1 4 3 Pantalla 7. Información de la asignatura La Pantalla 7, permite registrar las calificaciones. Como se puede ver, se ha seleccionado el modo de transcripción Por Parcial y Examen Final, por este motivo solo las casillas de Faltas 1 P (Faltas de primer parcial) (3) y el 1 Parcial (Calificación del primer parcial) (4) están habilitadas para la transcripción. Una vez que el docente entregue el acta y sea registrada por el departamento de archivos, las otras casillas se habilitarán automáticamente. Caso contrario, si se ha seleccionado el otro modo de transcripción, se habilitarán todas las casillas. Dentro de la Pantalla 7, existen dos botones que permiten guardar parcialmente las calificaciones y entregar (registrar) el acta de examen. Para guardar parcialmente las calificaciones se debe realizar un clic en el botón Guardar parcialmente (1), Pantalla 7. Una vez realizada esta acción la aplicación mostrará la Pantalla 8. 3

25 Pantalla 8. Calificaciones han sido registradas Para entregar el acta, se debe realizar las siguientes acciones: - Realizar un clic en el botón Entregar Acta (), Pantalla 9. Al realizar esta acción la aplicación mostrará un mensaje de confirmación. - Realizar un clic en la casilla de confirmación de entrega (1), Pantalla 9. - Realizar, nuevamente, un clic en botón de Entrega de Acta (), Pantalla 9. Una vez realizadas estas acciones, la aplicación boqueará la edición del acta. Es decir, no se podrán modificar las calificaciones y las faltas, hasta que existe una autorización. Si la entrega del acta es exitosa, la aplicación mostrará la Pantalla 30. 4

26 1 Pantalla 9. Calificaciones han sido registradas Pantalla 30. Impresión del Acta de Examen Para finalizar con la introducción de calificaciones se debe realizar un clic en el botón Imprimir Acta de Examen (1), Pantalla 30. Luego de esta acción, la aplicación desplegará un cuadro de diálogo que permite almacenar, de forma local, un archivo que corresponde al acta de examen. Como se puede ver en la Pantalla

27 La opción de imprimir el acta está condicionada al tipo de asignatura. Si la asignatura es un Sub Grupo el botón Imprimir Acta de Examen (1), Pantalla 30, no se visualizará. Solo, la asignatura Grupo podrá imprimir el acta de examen. Pantalla 31. Impresión del Acta de Examen El formato y tipo de archivo que se genera al realizar clic en el botón Imprimir Acta Examen (1), Pantalla 30, es PDF. Por esta razón el usuario debe instalar, en su computadora, un software que permita la lectura e impresión de este tipo de archivos. La Pantalla 3 muestra el contenido del archivo PDF, el cual es el acta de examen. 6

28 Cuando el modo de transcripción es Por Examen Final, el Acta de Examen varía, como se puede ver en la Pantalla 33. Pantalla 3. Acta de Examen de un solo parcial 7

29 Pantalla 33. Acta de Examen de Examen Final 8