Experiencia sobre Control de Proyectos Externalizados en Grandes Organizaciones

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1 Experiencia sobre Control de Proyectos Externalizados en Grandes Organizaciones Jose Antonio Martínez Ontiveros

2 Índice Contexto del problema Aproximación a la solución Resultados obtenidos Conclusionesy evolución

3 Immedia Desarrollamos software que le facilite a las empresas aprovechar e integrar la información procedente de sus proyectos, procesos o productos.

4 CONTEXTO DEL PROBLEMA

5 Organización ESA (European Space Agency): Canaliza el esfuerzo de los países miembro para desarrollar las capacidades y beneficios del espacio. ESA-ESOC (European Space Operations Centre): Operaciones de satélites Desarrollo de SW de control Características: Proyectos complejos y críticos Tradicionalmente preocupados por calidad y buenas prácticas

6 Objetivos de BIRF Una organización grande Estructuras contractuales complejas: Programas y Contratos marco Principalmente proveedores externos Consorcios con empresas de diferentes países Tipos de proyectos: PRIME CONTRACTORS SUBCONTRATISTAS Estudios cortos hasta proyectos operacionales de años Trabajo onsite o localizado en el proveedor Consultoría, desarrollos a medida, proyectos mixtos

7 Problemas derivados Es difícil controlar equipos distribuidos: Saber el estado de cada proyecto y anticiparse a problemas Visibilidad global para dimensionar recursos Estilos diferentes de gestión de proyectos: Metodologías estándar pero ejecución heterogénea Reporting de muchas formas distintas Esfuerzo excesivo en tareas de control

8 Objetivos de BIRF Qué se quiere hacer? Controlar eficazmente los proyectos: Evaluación exacta y objetiva del estado del proyecto, y de la calidad del resultado final Cómo ser más eficaces? Normalizando la forma de reportar de los contratistas Automatizando tareas de gestión e interfaces Acceso rápido de los participantes y gestores a la información

9 APROXIMACIÓN A LA SOLUCIÓN

10 Funcionalidad Idea principal Aplicación web corporativa Integrada en el entorno de desarrollo y gestión Punto de entrada único a la información de los proyectos Grupos de interés: Jefes de Proyecto (Contratistas) Technical Officers Directores de División

11 Qué es BIRF? El proyecto BIRF BIRF: Business Intelligence and Reporting Framework BIRF-SW: Business Intelligenceaplicada a proyectos de desarrollo de software Estudios previos: Colaboración con la Universidad de Coímbra Prácticas internas basadas en estándares

12 Qué es BIRF? Grupo de procesos del PMBoK INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL CIERRE

13 Qué es BIRF? Un proyecto sobre control de proyectos

14 Qué se ha usado? Business Intelligence, una tecnología genérica y madura: Herramientas para analizar información clave Normalmente información de negocio (ventas, beneficios, producción, ) Aplicación de Business Intelligence a la gestión de proyectos.

15 Porqué BI? Permite más fácilmente: Recopilar información de distintas fuentes Construir indicadores clave de rendimiento con diferentes niveles de agregación y detalle Acceder a la información de una manera más simple e intuitiva Almacenar y tratar la información histórica

16 Seamos ágiles Desarrollo iterativo basado en metodologías de gestión ágiles Involucración del usuario final en la definición Desarrollo utilizando herramientas existentes Componentes Open Source suficientemente maduros Reducción del coste final

17 RESULTADOS OBTENIDOS

18 Funcionamiento general Se comienza normalizando toda la información relacionada con el estado y progreso de los proyectos en marcha: Tareas y Paquetes de Trabajo, Hitos, Personal, Riesgos, Reuniones, Cambios, Progreso, Costes, Incidencias, etc. Rational Change Conversor Conversor BIRF-XML EXTRACCIÓN, TRANSFORMACIÓN Y CARGA (ETL) ALMACENAMIENTO DATA WAREHOUSE RESULTADOS A TRAVÉS DE DASHBOARDS (Posterior)

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25 Funcionalidad: Informes Capacidades de análisis Análisis detallado de la información Tablas dinámicas interactivas Exportación a otros sistemas

26 Funcionalidad: Informes Reporting Informes a medida en PDF Progreso mensual Informes por Sección/División

27 CONCLUSIONES Y EVOLUCIÓN FUTURA DEL PROYECTO

28 Evolución de BIRF a WIPBI Conclusiones Hemos conseguido Mejorar la visión del estado de los proyectos en niveles altos de gestión Ahorrar tiempo en tareas manuales y repetitivas Entorno de trabajo más homogéneo Qué más? No sólo controlar, mejora continua Base para generar un histórico de proyectos realizados

29 Evolución de BIRF a WIPBI Evolución futura Podemos mejorar la capacidad de diagnosticar? Explotemos los datos históricos: detectar casos similares, predecir problemas Tecnologías que nos ayudan: Data Mining Sistemas Basados en el Conocimiento

30 Evolución de BIRF a WIPBI Evolución futura Otros entornos de gestión de proyectos: WipBI Evolución de BIRF hacia propósito más general Plataforma SaaS en Cloud Centrada en relaciones Cliente-Proveedor Buscando la integración con terceros (MS Project, OpenProj, JIRA, PPM)

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