Portal de Traspasos Contable. REQUISITOS Área Contable

Transcripción

1 Portal de Traspasos Contable REQUISITOS Área Contable Configuración de a3con / a3eco Para realizar el traspaso correctamente debe tener en cuenta lo siguiente: La empresa donde se traspasarán los datos debe estar dada de alta en a3con o a3eco antes de realizar el traspaso. El número de dígitos del plan contable de la empresa en a3con / a3eco debe coincidir con el número de dígitos de los ficheros Excel. El ejercicio contable donde se incorporará la información debe estar creado en a3con / a3eco. Formato del fichero MS Excel Si lo desea puede incluir toda la información en el mismo fichero MS Excel pero cada tipo de información debe estar en una hoja diferente, por ejemplo, una hoja para el Plan Contable y otra hoja para el Diario. Si lo prefiere también puede incluir cada tipo de información en un fichero diferente de MS Excel. En caso de seleccionar el tipo de traspaso Personalizado, el fichero deberá contener en su primera fila las cabeceras identificativas de los datos correspondientes a cada columna. El número de dígitos del plan contable deberá ser el mismo en ambos ficheros (plan contable y diario) y debe coincidir con el informado en la empresa de a3con /a3eco. En caso contrario, es posible que la información se cree por duplicado. Portal de Traspasos Contable 1

2 SELECCIÓN Área Contable Una vez iniciada la sesión con su usuario y contraseña, accederá a la pantalla inicial del asistente de conversión. Este paso del asistente se denomina Selección, en el cual debe escoger el traspaso que desea realizar entre una serie de opciones: 1. Aplicación destino: Actualmente existen traspasos disponibles tanto del área contable, como del área laboral. En este punto, debe seleccionar la aplicación destino de los datos en A3 Software, que será A3CON / A3ECO. 2. Aplicación origen: La siguiente opción a escoger es el tipo de fichero origen de los datos. Deberá seleccionar una de las opciones disponibles. Portal de Traspasos Contable 2

3 3. Tipo de traspaso Debido a la gran cantidad de aplicaciones de la competencia existentes en el mercado, existen diferentes plantillas definidas como estándares en la aplicación, por lo cual en este tercer punto deberá seleccionar entre las opciones que tenga contratadas el tipo de aplicación de la cual provienen sus datos. Si su aplicación no apareciera en la lista, existe la opción Personalizado que le permitirá dar formato a su fichero posteriormente. Una vez seleccionadas todas las opciones, aparecerá un mensaje que indicará el número de traspasos disponibles del tipo seleccionado. Cuando este número sea 0, significa que usted ha agotado el total de traspasos contratados, y deberá contactar con su comercial para solicitar un nuevo pack. Por último y para finalizar el proceso de Selección, debe marcar el indicador Acepto las Condiciones de uso y Protección de Datos. Puede leer su contenido pulsando en el enlace correspondiente. Hecho esto, pulse el botón y accederá a la siguiente pantalla. Portal de Traspasos Contable 3

4 DATOS Área Contable Este segundo paso del asistente tiene como finalidad informar todos los datos necesarios para realizar la conversión, en este caso, de un traspaso del área contable. Pulse el botón y accederá a la ventana donde podrá indicar los ficheros en MS Excel que se asociarán a cada grupo de información. Pulse el botón para seleccionar los ficheros a traspasar. Una vez seleccionados los ficheros pulse para volver a la ventana anterior. Portal de Traspasos Contable 4

5 Marque la información que desea traspasar: Plan Contable Diario Facturas Recibidas (sólo si ha seleccionado tipo de traspaso personalizado) Facturas Emitidas (sólo si ha seleccionado tipo de traspaso personalizado) En cada traspaso será posible marcar todas las opciones simultáneamente o bien sólo alguna de ellas, según las necesidades. NOTA: en cualquier caso, se descontará sólo una licencia de las contratadas. Portal de Traspasos Contable 5

6 Una vez marcados los indicadores correspondientes, seleccione los ficheros a traspasar y la hoja donde se encuentra la información. Hecho esto, en la parte inferior de la ventana se solicita una serie de datos adicionales. Código de Empresa: Informe el código de empresa existente en A3CON / A3ECO. El código de la empresa debe ser un número comprendido entre 1 y NOTA: El traspaso de carácter contable no crea la empresa en A3 Software, sólo añade datos correspondientes al ejercicio seleccionado. Año del Ejercicio: Seleccione en la lista desplegable el ejercicio contable al cual se desea incorporar la información. Por último y para finalizar, una vez comprobados todos los campos, pulse el botón a la siguiente pantalla. y accederá Portal de Traspasos Contable 6

7 FORMATO Área Contable Si está realizando un traspaso Personalizado debe configurar el formato de los ficheros que desea traspasar, en caso contrario, si está realizando uno de nuestros traspasos estándar, debe omitir este paso y únicamente pulsar el botón ya que estos formatos ya están preestablecidos. En la parte izquierda de la ventana seleccione los datos que desea configurar: Plan Contable Diario Facturas Recibidas Facturas Emitidas Si lo desea puede guardar la configuración de los formatos pulsando el botón recuperarla en próximos traspasos pulsando el botón. y Portal de Traspasos Contable 7

8 Formato del Plan Contable La pantalla de configuración está formada por una serie de campos, que corresponden con todos aquellos datos que es posible traspasar a la aplicación de A3 Software. El objetivo de esta configuración es asignarle a cada uno de estos campos la columna del fichero en formato MS Excel que le corresponda. Para cada campo existe un desplegable situado a la derecha de la pantalla que contiene la lista de columnas existentes en el fichero Excel. En la configuración, cada uno de los campos tiene un indicador que por defecto está activo. En caso de que el fichero Excel no contenga ese dato, deberá desmarcar el indicador. De esta forma la aplicación omitirá esa información en el proceso de conversión. NOTA: Aquellos campos que estén marcados con un * son obligatorios, es decir, tienen que tener una columna asociada. Formato de Apuntes La configuración del formato de apuntes es similar a la anterior, salvo que en este caso hay un campo característico llamado Formato de Fecha. Seleccione en la lista desplegable una de las opciones existentes, que únicamente indican a la aplicación el tipo de fecha que está tratando el fichero. Portal de Traspasos Contable 8

9 Ejemplos: FECHA FORMATO 25/03/2009 dd/mm/aaaa aaaammdd dd-mm-aa 03/25/2009 mm/dd/aaaa Al finalizar la configuración de todos los formatos, pulse el botón proceso de conversión. y el asistente comenzará el Portal de Traspasos Contable 9

10 INCIDENCIAS Área Contable Al finalizar la conversión en el paso de Formato aparecerá la pantalla de Incidencias. Durante el proceso de conversión es posible que la aplicación detecte datos o registros que resulten incorrectos, o bien que falte algún dato que sea opcional. En estos casos la aplicación genera un registro de incidencias que se muestran en esta pantalla. Existen dos tipos de incidencias: Errores: Se producen cuando algún registro tiene un dato incorrecto que implica la omisión del registro en el traspaso. Avisos: Se producen en registros que tienen algún campo vacío, pero se traspasarán omitiendo únicamente ese dato. En el ejemplo que puede ver en la imagen, se produjeron 4 incidencias, de las cuales 3 fueron errores y 1 fue un aviso. Portal de Traspasos Contable 10

11 Cada tipo de incidencia dispone de un enlace a su derecha llamado Visualizar. Al pulsarlo desplegará una nueva ventana que contiene una tabla con el detalle de las incidencias asociadas. Descuento de traspasos disponibles En función de las incidencias ocurridas, dispone de dos opciones: A) Si decide continuar con el proceso y dar por válidas las incidencias si las hubiera, deberá pulsar el botón y pasará a la pantalla de Descarga. Esto implica que se le descontará el traspaso realizado de su pack contratado (*). B) En caso que considere que las incidencias ocurridas no generan un traspaso correcto, puede pulsar el botón que le permitirá volver a realizar el proceso, dándole la posibilidad de escoger otros ficheros Excel o bien modificar los actuales. De esta forma, no se le descontará ningún traspaso en su pack contratado. (*) En el área contable, se descontará 1 traspaso por cada ejercicio contable. Posibles Incidencias Área Contable A continuación le mostramos de las posibles incidencias que puede generar el traspaso de datos y cómo procederá el Portal de Traspasos en cada caso. Plan Contable AVISO: CUENTA SIN DESCRIPCIÓN. SE TRASPASARÁ OMITIENDO ESTE DATO. ERROR: EL CÓDIGO DE LA CUENTA ES INCORRECTO. SE OMITIRÁ EL REGISTRO EN EL FICHERO DE SALIDA. Apuntes AVISO: EL CONCEPTO DEL APUNTE NO ESTÁ INFORMADO. SE TRASPASARÁ OMITIENDO ESTE DATO. AVISO: EL ASIENTO # CONTIENE FACTURAS Y SE HA TRASPASADO COMO TIPO APUNTE. DEBERÁ REVISARLO TRAS LA CONVERSIÓN. ERROR: EL IMPORTE ES INCORRECTO (DEBE/HABER). SE OMITIRÁ EL REGISTRO EN EL FICHERO DE SALIDA. ERROR: LA FECHA DEL APUNTE ES INCORRECTA. SE OMITIRÁ EL REGISTRO EN EL FICHERO DE SALIDA. ERROR: LA FECHA DEL APUNTE NO SE CORRESPONDE CON EL EJERCICIO ACTUAL. SE OMITIRÁ EL REGISTRO EN EL FICHERO DE SALIDA. ERROR: EL ASIENTO # SÓLO CONTIENE UN APUNTE. SE OMITIRÁ EL REGISTRO EN EL FICHERO DE SALIDA. Portal de Traspasos Contable 11

12 DESCARGA Área Contable En este punto, el traspaso ha finalizado y usted ha validado las incidencias ocurridas si las hubiera. En este caso se mostrará una pantalla como la siguiente: La pantalla de Descarga tiene como finalidad informarle que el traspaso ha concluido correctamente, indicándole cuantos traspasos le quedan disponibles del total contratado. Portal de Traspasos Contable 12

13 Por último le aparecerá un enlace que le permitirá descargarse el fichero que se ha generado en el proceso de conversión, que será el que deberá importar posteriormente en la aplicación de A3 Software. NOTA: si la cantidad de registros generados es muy elevado, es posible que se genere más de un fichero en el proceso. En este caso, aparecerán tantos enlaces como corresponda y deberá descargalos uno a uno. Portal de Traspasos Contable 13

14 IMPORTACIÓN DE DATOS DESDE A3CON / A3ECO Al finalizar la descarga, deberá acceder a la aplicación de A3 Software correspondiente y desde el menú Utilidades / Importar Exportar / Enlace contable importar el fichero o los ficheros generados. Se mostrará una ventana que le solicitará informar el camino de acceso al fichero que desea importar y el nombre del mismo. Una vez seleccionado, pulse el botón, comenzando el proceso de importación. Portal de Traspasos Contable 14