MANUAL DE PARTICIPACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE PARTICIPACIÓN Feria: EXPO AGROTEC 2015 Ciudad: TUNJA, BOYACÁ Feria: 28, 29 y 30 de mayo de 2015 Montaje: 27 de mayo de 2015 Desmontaje: 30 de mayo de 2015 Lugar: Centro de Convenciones de la Cámara de Comercio de Tunja Calle 35 No ( El presente manual contiene información importante y de obligatorio cumplimiento para las empresas participantes como expositoras de la feria. La feria EXPO AGROTEC 2015 estará regida por el presente reglamento: 1. FECHAS IMPORTANTES: Actividad Fecha Horario Montaje de Expositores 27 de Mayo de :00 a.m. a 8:00 p.m. Primer Día de Feria 28 de Mayo de :00 a.m a 7:00 p.m. Segundo Día de Feria 29 de Mayo de :00 a.m a 7:00 p.m. Tercer Día de Feria 30 de Mayo de :00 a.m. a 6:00 p.m. Desmontaje 30 de Mayo de :00 p.m a 11:00 p.m. Desmontaje 31 de Mayo de :00 a.m. a 10:00 a.m. HORARIOS: Actividad Horario para Expositores Horario para Visitantes Fecha A partir de las 8:00 a.m. A partir de las 10:00 a.m.

2 2. OBLIGACIONES: El contrato de ARRENDAMIENTO PARA LA PARTICIPACIÓN EN LA FERIA obliga al expositor a ocupar exclusivamente la zona que se le ha asignado y entregado, y sólo en éste espacio podrá hacer distribución de su material publicitario. El expositor se obliga a respetar estrictamente los espacios asignados para el montaje de su stand, de acuerdo al área contratada. En caso de diseños especiales para el stand, deben descontarse 2,5 cm x lado y/o costado. La altura del stand no puede sobrepasar los 2,40 m. Alturas superiores a las establecidas deberán ser autorizadas por el coordinador de operaciones. Los stands que sean esquineros no llevaran los paneles laterales, facilitando la visual del expositor Los stands que sean islas no llevaran panelería. Para el montaje de los stands con decoraciones especiales deberá contarse con aprobación del organizador a través de LA EMPRESA DE MONTAJE que haya contratado el expositor; y NO debe interferir con los stands vecinos o las normas básicas del evento. Estas autorizaciones se deberán solicitar por escrito y enviar el render acotado al correo electrónico: operaciones@arquitecturadeeventos.com. Únicamente se tendrá en cuenta para aprobación la altura y que el diseño no interfiera con el área del stand de otros expositores. No se realizará revisión o aprobación de diseños estructurales o del sistema constructivo del stand, este será responsabilidad del expositor o la empresa de montaje. El expositor se obliga a mantener su stand debidamente presentado, con personal de atención desde el momento de la apertura de la feria para visitantes, hasta el momento en que se desaloje totalmente al público, todos los días del evento y durante el montaje y desmontaje. Ni el organizador ni el Centro de Convenciones se hacen responsables por robos, hurtos o daños ocurridos durante la feria. Los expositores serán responsables de la seguridad de su stand desde el momento de la apertura hasta el cierre de la feria. El expositor de la zona exterior deberá enviar la ficha técnica de los vehículos o maquinaria que ingresara para exhibición, ya que hay restricciones de peso y se deben definir los carreteables con base en esta información. Todos los expositores de la zona exterior deberán contar con ésta aprobación. Sin el visto bueno, no podrán ingresar al recinto. Las fichas técnicas deben ser enviadas ANTES DEL 15 DE MAYO DE 2015 al correo electrónico: operaciones@arquitecturadeeventos.com. El expositor se obliga a presentar copia de la afiliación a la ARL y EPS de TODO el personal que estará a cargo del montaje de su stand y del personal que lo atenderá durante la feria.

3 3. STANDS: El valor del stand incluye: Panelería (Lámina melamínica y perfilería en aluminio) Nombre de la empresa expositora y número del stand en un señalizador lateral en letra estándar Una (1) toma eléctrica doble de (110V / 0,5Kw) Iluminación Una (1) mesa, tres (3) sillas La toma eléctrica de cada stand, ofrece una potencia de 120V (1/2 KW, Max. 4 AMP), lo que permite conexión por cada stand de 1 equipo, que puede ser: - 1 portátil - 1 computador convencional - 1 televisor con DVD Si requiere de instalaciones eléctricas especiales para el stand, deben ser solicitadas a través del formato de consumos eléctricos que está adjunto al , en el archivo en excel. Los equipos especiales que superen el consumo eléctrico básico suministrado (Ejemplos cafeteras, hornos, equipos industriales, etc) obligatoriamente deben ser reportados al coordinador de operaciones en el formato de consumos eléctricos. Nota: El formato de consumos eléctricos deberá ser diligenciado y enviado a través del correo electrónico: operaciones@arquitecturadeeventos.com, ANTES DEL 15 DE MAYO DE 2015 con el fin de destinar las conexiones eléctricas adecuadas. Si requiere nuevamente el formato de consumos eléctricos, puede solicitarlo al correo electrónico: operaciones@arquitecturadeeventos.com Si el expositor no realiza esta solicitud antes de la fecha mencionada, la organización asumirá que no es requerida y por tanto no se compromete a la instalación o autorización de las mismas. MOBILIARIO ADICIONAL: Disponemos de un catálogo de mobiliario, audiovisuales e iluminación y electricidad para atender los requerimientos adicionales para el montaje de su stand. Para más información: mariaclaudia@eventop.co / 57 (1) /25/26

4 FACTURACIÓN DE SOLICITUDES ADICIONALES: Las solicitudes de adicionales como sillas, mesas, instalaciones eléctricas, adecuaciones al stand y demás serán facturadas únicamente por Event OP SAS y deben ser canceladas directamente en las cuentas de la empresa. Por ningún motivo deben hacerse pagos en efectivo a personal no autorizado. INTERNET: Los expositores ubicados en el Salón Principal dispondrán de internet WIFI básico. Podrán solicitar la clave de acceso al personal de logística de la feria. Este servicio será compartido con los demás expositores. El servicio de internet no cubre las zonas exteriores. NORMAS BÁSICAS DE MONTAJE DE STANDS: El expositor y/ó su empresa de montaje está en la obligación de atender, conocer, entender y respetar las siguientes normas para el montaje del stand: No se permitirá, de ninguna manera, decoración que deteriore: La panelería Los pisos Las paredes Los techos El mobiliario Los accesorios No se permite pegar, clavar, pintar, perforar o picar directamente sobre los paneles e infraestructura del Centro de Convenciones. En caso de deterioro, daño o mala utilización de cualquiera de estos elementos, el expositor debe pagar a la organización el valor que ella le fije. Los elementos decorativos como pendones o retablos podrán ser colgados del tubo superior de los paneles, con nylon o alambre y que no supere los 4.5 Kg. La disposición de los elementos decorativos y publicitarios correrá exclusivamente por parte del expositor, el cual debe contar con la herramienta y medios para hacerlo. Sobre la mesa suministrada como parte del mobiliario del stand, no se podrán pegar cintas adhesivas las cuales levantan la laca de la madera, tampoco se permite derramar líquidos indelebles, hacer rayones o perforaciones.

5 Importante: En general, el expositor y/ó su empresa de montaje deben respetar la estructura original de los elementos que conforman el stand y devolverlo en el mismo estado en que lo recibió. Las sillas no podrán ser utilizadas como escaleras para el montaje de elementos decorativos; estas prácticas implican deterioro y riesgo para las personas. Los stands se identificarán con el nombre que la empresa expositora determine en el contrato de participación. La numeración será la del plano respectivo. Si la empresa decide cambiar el nombre ya asignado o modificarlo, el costo del cambio correrá por cuenta del expositor. El stand no podrá ser desmontado por ningún motivo antes de la clausura del evento. 4. BODEGAJE: El organizador facilitará el servicio de bodega para expositores en los siguientes horarios: Fecha Horario 26 de Mayo 2:00 p.m. a 6:00 p.m. 27 de Mayo 8:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 7:30 p.m. 28 de Mayo 9:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 7:30 p.m. 29 de Mayo 9:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 7:30 p.m. 30 de Mayo 9:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 10:00 p.m. 31 de Mayo 7:00 a.m. a 10:00 a.m. Se recibirán únicamente cajas selladas y no se realizará inventario del contenido de las mismas, por lo cual el organizador no asumirá responsabilidad sobre su contenido. Este servicio no tendrá ningún costo. Para él envió de mercancía a través de transportadora, por favor incluir los siguientes datos: Nombre de la feria (EXPO AGROTEC TUNJA 2015) Nombre del expositor No. de stand Persona que retira la mercancía Dirección: CENTRO DE CONVENCIONES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE TUNJA (CALLE 35 No ), Tunja Boyacá.

6 NOTA IMPORTANTE: Antes del 26 de mayo no hay servicio de Bodega para Expositores, por lo tanto NO SE RECIBIRÁ MERCANCÍA. MERCANCÍA GUARDADA DURANTE EL DESMONTAJE: La mercancía que se deje para retirar el 31 de mayo debe quedar embalada y en la bodega de la feria. Los vehículos o maquinaria ubicada en la zona exterior que no salgan del recinto el día 30 de mayo durante el desmontaje y que requieran de cama baja para su movilización, serán dejados en el lugar que designe el Coordinador de Operaciones de la feria. El organizador no se hará responsable por la seguridad de la mercancía o de la carga dejada después de las fechas de desmontaje de la feria. Transcurrido este tiempo, la mercancía será declarada como abandonada por los propietarios y se procederá a dar de baja. Para cualquier inquietud, comunicarse con Mario Romero - (57) PROHIBICIONES: A los expositores, bajo sanciones de cierre de la zona de exhibición, se les prohíbe los siguientes actos y conductas: Ceder o subarrendar el área de exhibición adjudicada, ya sea parcial o totalmente. Vender productos alimenticios, bebidas o licores. Brindar degustaciones o publicidad fuera del área de su stand. Preparar alimentos para degustaciones en áreas no permitidas. No es permitido el uso de equipos que requieran gas propano ni otro tipo de gas que ponga en riesgo la feria. Los vehículos que estén en exhibición deberán ir con la reserva del tanque de combustible. Atraer la atención general, mediante el uso de altoparlantes, equipos de sonido o de cualquier otra índole, que moleste a los visitantes o a los demás expositores. La presentación de conjuntos musicales, la celebración de cócteles o eventos sociales dentro de las áreas de exposición, fuera de las horas que la organización considere adecuadas para ello, y que no se encuentren previamente autorizadas. La distribución o exhibición de propaganda, publicidad o mercancías que la organización juzgue como inadecuadas o inconvenientes.

7 En general, cualquier actividad contraria a las sanas prácticas comerciales y al contrato de arrendamiento del cual forma parte el presente reglamento. Almacenar en bodega de productos inflamables. Los vehículos o maquinaria que participe de la zona demostraciones, deberá contar con la autorización del Coordinador de Operaciones de la feria y tendrán que tener el visto bueno del plan de manejo del horario y funcionamiento de su demostración, con el fin de prever cualquier accidente. 6. CREDENCIALES DE IDENTIFICACIÓN: El expositor tendrá 3 credenciales de EXPOSITOR por cada uno de los stands comprados. La organización les expedirá la respectiva credencial, sin costo alguno. La empresa expositora debe enviar a la organización ANTES DEL 21 DE MAYO DE 2015 al correo electrónico: asistentemercadeo@eventop.co los tres nombres y números de identificación de las personas a quienes se les entregará la acreditación como expositor. Las credenciales son personales e intransferibles. Las credenciales de expositor serán entregadas el día de montaje de expositores. 7. CONTACTOS CONTACTO CARGO Mario Romero Coordinador de Operaciones operaciones@arquitecturadeeventos.com Sergio Tolosa Project Manager sergio@eventop.co Ma. Claudia Becerra Directora Comercial mariaclaudia@eventop.co Vivian Otero Ejecutiva Comercial expoagrotec@eventop.co Luisa Díaz Coordinadora de Marketing luisa@eventop.co Paola Hernández Gerente de Marketing paola@eventop.co NOTA IMPORTANTE: Por ser una feria especializada de negocios, el organizador se reserva el derecho de admisión.