Manual del expositor Expo Finanzas 2013

Transcripción

1 22-24 Abril Manual del expositor Expo Finanzas 2013 Organizado por: Medios oficiales: división finanzas

2 Manual del Expositor Es nuestro compromiso reducir la posibilidad de riesgos durante la realización de Expo Finanzas, por eso le sugerimos verificar cuidadosamente la logística de su participación. Recuerde que nuestro personal con gusto le asesorará y aclarará todas sus dudas. Turne este manual a las personas involucradas en la participación de su empresa, así como al decorador de su stand para el correcto cumplimiento del presente. Capacitación de Expositores Antes del evento, Grupo Fidalex realizará una sesión de trabajo en donde usted como expositor aprenderá a planear, ejecutar y medir su participación en la expo, así como aprovechar todos los medios tecnológicos a su alcance. Espacio 1 3 x 3 m (9 m 2 ) Existen espacios con las siguientes características: Mampara: - Cajón: 2 paredes laterales y 1 de fondo - Esquina: 1 pared lateral y 1 de fondo Iluminación de stand (solo stands con antepecho) Antepecho con el nombre de la empresa (no logotipo) 4 gafetes 1 mesa 2 sillas 6 x 3 m (18 m 2 ) Mampara: - Cajón: 2 paredes laterales y 1 de fondo - Esquina: 1 pared lateral y 1 de fondo Iluminación de stand (solo stands con antepecho) Antepecho con el nombre de la empresa (no logotipo) 6 gafetes 1 mesa 2 sillas 6 x 6 m (36 m 2 ) 6 x 9 m (54 m 2 ) 8 gafetes 12 gafetes Máximo 8 expositores 2

3 6 x 12 m (72 m 2 ) Costo por metro cuadrado 16 gafetes Máximo 8 expositores 1.1 Mobiliario De 9 m 2 a 17 m 2 De 18 m 2 a 35 m 2 De 36 m 2 a 71 m 2 Más de 72 m 2 $ 3, $ 2, $ 2, $ 1, cm 1.20m Mesa con faldón azul 60cm 2 sillas Todo el mobiliario, mamparas y rótulos que se incluyen en el paquete se deben solicitar previamente en el módulo del expositor con las claves asignadas a su empresa. Si se solicita fuera de la fecha límite, 27 de marzo o durante el montaje de la expo, tiene un costo adicional de $2, pesos más IVA en stand 3x3 y $5, pesos más IVA en stand 6x3, entregándose al día siguiente del solicitado, dado que el montaje de adicionales se hará durante la noche. La altura máxima de los stands no debe ser mayor a 5 m. En caso de sobrepasar los 2.44 m de altura, deberá cubrir las partes sobresalientes que afecten la vista de los demás stands. Es inadmisible la invasión del espacio de otros expositores o de pasillos de circulación para el público. 2 Operación de la Sede 2.1 Montaje Fecha Inicia: Domingo 21 de Abril Termina: Lunes 22 de Abril Horario 14:00 hrs. 09:00 hrs. Para la descarga de materiales al área de exposición la entrada es por la calle de Dakota, deben mencionar que van al evento Expo Finanzas. El transporte tiene sólo media hora para la descarga, de exceder ese tiempo se le aplicará un cobro por concepto de estacionamiento; únicamente se permite el acceso de un vehículo por empresa. El ingreso está sujeto a la capacidad de los andenes y del lugar que ocupe en la fila, es necesario tomar precauciones. No se hacen excepciones. A las 9:00 hrs. del día 22 de abril todos los stands deberán estar terminados, por lo que el personal de montaje deberá abandonar la sala. El stand que no haya sido ocupado a esta hora, se considerará abandonado por parte del expositor y será utilizado como el comité organizador lo considere conveniente. El colganteo de lonas, banners o pendones que vayan sujetos al techo del recinto, se realiza directamente en el módulo de servicios de WTC, tel: , modulodeservicio@exposwtc.com (El precio depende de las características del material a colgar). 3

4 No está permitido clavar, atornillar, raspar, pintar ni utilizar pegamentos o adhesivos que dejen huella en las paredes, piso, alfombras, columnas, techos y trabes del recinto de exhibición. En caso de dañar las instalaciones o el material que les es proporcionado, deberán cubrir el costo correspondiente al daño. No se permite manipular, desmontar o modificar el material instalado (mamparas, iluminación, stands, etc.) de hacerlo deberán cubrir el costo correspondiente. En caso de usar adhesivos sobre las mamparas, se hará un cargo extra de $ por metro lineal por depilación. La limpieza general de la exhibición será proporcionada por los organizadores. La limpieza de cada stand es responsabilidad de cada expositor. La parte posterior de los paneles a utilizar en el stand deberán estar forrados y pintados de un color neutro (blanco o negro). Los expositores deberán encargarse de sacar del recinto de exhibición los materiales sobrantes, así como la basura resultante del desempaque de los productos durante el montaje (cajas, cartones, materiales de construcción, etc.) 2.2 Servicios Adicionales Grupo Fidalex pone a su disposición los servicios de apoyo de la división imagen, para cualquier solicitud usted podrá contactar a: Adriana Ruiz / Tel: 01 (55) Ext. 140 / expositores@expo-finanzas.com Si requiere algún servicio adicional, el comité organizador ha seleccionado como proveedores oficiales a: Renta de Mobiliario Diseño y Montaje de Stands Fernando González Tel: 01 (55) Ext fgonzalez@ormex.com Audiovisual Diana Durán Carrillo Tel: 01 (55) diana@grupoquintana.com.mx Display Fernando Osorio Tel: 01 (55) info@designart.com.mx Cintya Ballesteros Tel: 01 (55) Ext. 313 y cballesteros@psav.com Gabriela Sierra Tel: 01 (55) gabriela.sierra@qualton.com.mx En caso de requerir que otro proveedor ingrese a las instalaciones del recinto, deberá solicitar autorización al comité organizador mediante el formato de la página 9 de este manual. Sin esta autorización no podrá ingresar ningún proveedor diferente, con excepción de los proveedores oficiales del evento. Todos los diseños de stands, junto con la hoja de la página 9, ficha técnica de construcción y dibujo del stand a montar, deberán ser enviados a expositores@expo-finanzas.com para ser autorizado por WTC y protección civil. 2.3 Gafetes Expositores El registro de los gafetes de expositor se hace mediante el módulo de expositor con las claves asignadas a su empresa. La entrega se hará el día domingo 21 de abril de 14:00 a 20:00 hrs. y el lunes 22 de abril de 9:00 a 11:00 hrs., en el área de registro ubicada en el lobby de WTC. 4

5 2.4 Energía Eléctrica El espacio cuenta con suministro de energía eléctrica mediante un contacto doble polarizado de 1000 watts por cada área contratada. En caso de requerir instalaciones especiales, favor de enviar un correo a expositores@expo-finanzas.com, este servicio adicional tiene un costo extra. Durante el montaje la luz del piso de exhibición se habilitará hasta el día 22 de abril a partir de las 9 de la mañana. El recinto cuenta con cajas de luz en los pasillos, en caso de requerir electricidad para maniobras de montaje, será necesario que el montador lleve sus propias extensiones. Las instalaciones eléctricas internas que se realicen en cada stand deberán hacerse con cable de uso rudo y de calibre adecuado para la carga a utilizar, entubadas y/o protegidas y aislando los empalmes correctamente. NO SE ACEPTA BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA CABLE DUPLEX. Está prohibido manipular o cambiar de lugar las instalaciones eléctricas de suministro a los exposito res; por lo que podrán conectarse exclusivamente a los contactos de líneas directas que para tal efecto se han dispuesto en su área de stand. Queda también prohibido montar tarimas sobre el cable de suministro de energía eléctrica. Los organizadores se reservan el derecho a desconectar el suministro de energía eléctrica a cualquier expositor cuyas instalaciones no cumplan con las regulaciones indicadas y/o que representen peligro. 2.5 Seguridad Durante todo el evento habrá vigilancia necesaria para el material y equipo del expositor, sin embargo, ni los organizadores, ni el recinto se hacen responsables por robo o pérdida de ningún tipo de pertenencias personales, así como de los materiales de exhibición e instalaciones del stand. Se recomienda asegurarlos contra daño, robo o pérdida. Es obligación del expositor entregar un inventario de materiales y equipos ante el servicio de vigilancia. Dicho inventario tiene función de seguridad preventiva y no podrá ser considerado como recibo de materiales, por lo que el organizador se deslinda de cualquier responsabilidad. En el momento que se ingrese el equipo de cómputo y/o electrónico, es obligación del expositor registrarlo en la bitácora del personal de seguridad, cabe mencionar que el equipo debe salir por la misma puerta de acceso donde se registró. El personal de seguridad puede colocar sin costo alguno candados a laptops, proyectores, pantallas, dvd s, etc. Le sugerimos asegurar todos sus equipos para evitar pérdidas o robos, sólo es necesario solicitar los candados a los elementos de seguridad. Esto no deslinda al expositor de hacerse responsable de sus pertenencias. 2.6 Alimentos y Bebidas De acuerdo con las políticas del recinto, no se permite el ingreso de comestibles ni bebidas que no sean del WTC. En caso de ingresar alimentos y/o bebidas sin previa autorización del Comité Organizador, el expositor deberá cubrir el costo por desplazamiento el cual se determinará por la cantidad y tamaño del aperitivo. Si requiere contratar alimentos y bebidas, favor de contactar a expositores@expo-finanzas.com 5

6 2.7 Material de Promoción, Venta y Escaneo de Visitantes Los materiales impresos de promoción, las demostraciones y cualquier otra actividad de ventas directas u obsequios, así como el escaneo de visitantes, están restringidos al área de su propio stand. Si el expositor hace caso omiso de este punto se procederá a retirar el material que se esté repartiendo en las zonas de circulación. 2.8 Rifas El recinto requiere con anticipación el original del permiso de la Secretaría de Gobernación para que el expositor pueda realizar rifas dentro de su stand, de lo contrario no se podrán efectuar. 2.9 Horarios de Exposición Fecha Lunes 22 de Abril Martes 23 de Abril Miércoles 24 de Abril Horario De 13:00 a 20:00 hrs. De 13:00 a 20:00 hrs. De 13:00 a 20:00 hrs. Los días 22, 23 y 24 de abril, se requiere la llegada de los expositores al menos una hora antes de que se abra el acceso al público para que una vez iniciada la expo, se encuentren atendidos todos los stands, de lo contrario, por políticas de imagen de la empresa, todos los stands serán abiertos aunque no estén atendidos. El reabastecimiento de materiales para los stands se realizará los días 23 y 24 de abril de 9:00 a 12:00 hrs. Durante el horario de exposición no se permitirá a los expositores ingresar con materiales pesados, diablos, carros o de deco ración para su stand. 3 Desmontaje El desmontaje será el miércoles 24 de abril de las 21:00 hrs. a las 24:00 hrs. No está permitido desmontar su stand antes del horario establecido. Es importante considerar que no se podrá retirar ningún material (banners, estructuras, pósters, promocionales, etc.) por puertas principales, ni por andenes, antes del horario mencionado. 4 Estacionamiento El costo del estacionamiento es de $26.00 pesos por hora, máximo $ pesos por 12 hrs. Boleto extraviado $ pesos. No hay tarifa exclusiva para expositores. Todos los precios aquí considerados no incluyen IVA y están sujetos a cambios sin previo aviso. 5 Hospedaje y Transportación En caso de requerir hospedaje y/o transportación, favor de cominucarse a: Tel: 01 (55) housing@gfidalex.com 6

7

8 6 Términos y Condiciones Grupo Fidalex se reserva el derecho de modificar o añadir disposiciones al presente reglamento, lineamientos que deberán ser cumplidos por parte del expositor. El expositor acatará también las políticas de la sede y se hará responsable de los daños que ocasione a las instalaciones del lugar y a los expositores que resulten afectados. 8

9 Montaje y Diseño de Stand Datos Expositor Nombre de Empresa: No. Stand: Nombre Responsable: Cargo: Datos Proveedor de Montaje Empresa: Nombre de Responsable: Tel: Este formato deberá enviarse previamente lleno a expositores@expo-finanzas.com con los datos solicitados, la ficha técnica de construcción y el dibujo del stand a montar para ser autorizado por WTC y protección civil. De no ser enviado, no se permitirá hacer el montaje del mismo. 9